MINDEFENSA - Circular 11479 de 2006

CIRCULAR 11479 DE 2006

(marzo 21) Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia>

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Señores

DIRECTORA ADMINISTRATIVA MDN, DIRECTORES FINANCIEROS, JEFES OFICINAS DE

PLANEACION, OFICINAS DE CONTROL INTERNO O EQUIVALENTES, JEFES OFICINAS

DE INFORMATICA, GRUPOS FINANZAS.

Gn.

Asunto : Información SIIF Con toda atención me permito recordar a ese Despacho, algunos aspectos relacionados con el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, los cuales deben ser tenidos en cuenta por un lado, para la correcta ejecución de los recursos y de otro, para garantizar la funcionalidad del sistema SIIF,

así:

1. PRESUPUESTO PARA EL 2007 PARA ADQUISICIÓN DE CERTIFICADOS DIGITALES Como es de conocimiento, los certificados digitales entregados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público vencen en Octubre de 2007. Por tal razón, se recomienda que en el anteproyecto de presupuesto para dicho año, se incluyan los costos de renovación de éstos. Es de resaltar, que la renovación y expedición de certificados digitales, será un gasto que deben asumir las Unidades el cual se debe presupuestar igualmente, para las siguientes vigencias fiscales e insistir a los usuarios sobre su adecuada utilización para disminuir la erogación de los recursos por este concepto.

El Administrador del sistema el día 15 de Marzo de 2006, manifestó que el contrato, entre Certicámara

y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público se terminó, motivo por el cual informa que del 25 de marzo al 30 de abril no se tramitaran solicitudes de certificados digitales con cargo al cupo asignado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con el actual procedimiento definido, razón por la cual se recomienda solicitar los certificados que se requieran antes de la fecha señalada. Por lo tanto, durante estas fechas no se deben tramitar solicitudes de nuevos tokens o revocaciones a Certicámara, teniendo en cuenta que a partir del 1º de Mayo las solicitudes se deben tramitar ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Una vez el Ministerio de Hacienda y Crédito Público de a conocer el nuevo procedimiento a seguir para la expedición de certificados, se informará para su cumplimiento. Así mismo, y de acuerdo con lo manifestado por Certicámara los tokens que sean adquiridos en la presente vigencia fiscal directamente por la Unidad Ejecutora tendrán una vigencia de un año. Por lotanto, es necesario contemplar también este gasto en el presupuesto del año 2007.

2. CAMBIO HORARIO DEL SISTEMA La Administración SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público mediante comunicado del 15 de Marzo/06, informa que con el fin de facilitar la gestión financiera de las entidades, se modificó el horario del sistema a partir del 15 de marzo de 2006, el cual quedará en jornada continua así:

1. De lunes a viernes de las 9 a.m. a las 8:30 p.m.

2. Los fines de semana de 8 a.m. A 9 p.m.

3. El primer día hábil de cada mes el sistema se abrirá a las 10 a.m.

4. En los eventos que la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional requiera de más tiempo para realizar los pagos, el sistema se abrirá más tarde. En tales eventos la Administración lo informará.

3. CUMPLIMIENTO ARTICULO 35

DEL DECRETO 2789 DE 2004

La Administración del SIIF Nación mediante comunicado del 13 de Febrero/06, recuerda a las entidades usuarias del aplicativo, que deben dar cumplimiento a lo estipulado en el artículo 35 del Decreto 2789 de 2004, que establece: “Artículo 35 . Restricciones a la adquisición y utilización de software financiero. Las entidades usuarias en línea con el SIIF Nación no podrán adquirir ningún software financiero que contemple la funcionalidad incorporada en tal aplicativo y que implique la duplicidad del registro de información presupuestal y contable. Igualmente dichas entidades deberán desmontar a más tardar el 31 de diciembre de 2004, el software paralelo utilizado para hacer registros de operaciones, transacciones y funcionalidades que estén previstas en el SIIF Nación. Se exceptúan las entidades que a criterio del Comité Directivo del SIIF Nación posean sistemas que puedan interactuar en línea y tiempo real con dicho aplicativo.” Es pertinente indicar, que esta información ya se había dado a conocer a los Directores Financieros, a

los Jefes de las Oficinas de Informática y a las Oficinas de Planeación en cada Unidad Ejecutora, mediante la Circular Nº. 191 MDVGIDFGAD-13 del 4 de Agosto/05.

4. ASISTENCIA CAPACITACIONES La Administración SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público realiza cambios o ajustes al SIIF y con el fin de darlos a conocer a los usuarios programa capacitaciones, las cuales van dirigidas a usuarios específicos que adelantan cierto tipo de transacción. Sin embargo, para la mayoría de capacitaciones existe limitación en los cupos.

Con el propósito de aprovechar al máximo estas capacitaciones, me permito solicitar a los Coordinadores SIIF en cada Unidad Ejecutora, que cuando se realice la inscripción de los participantesse analice previamente el tema de la capacitación y se designe el funcionario que realmente conoce y maneja la funcionalidad en el sistema, con el fin de que la transmita a los demás usuarios de la Unidad Ejecutora a fin de ejecutar las acciones correctamente en el SIIF. En caso que se asignen cupos adicionales, se recomienda se dispongan para aquellos funcionarios que sirven como “Multiplicadores”, con el fin de que a su vez programen capacitaciones internas, para difundir la información a los usuarios que lo requieran en las respectivas Regionales. Lo anterior, teniendo en cuenta que se ha evidenciado que en algunos casos la información recibida no se difunde correctamente y los nuevos cambios generan dudas que son reportadas a la Administración SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por falta de conocimiento de los funcionarios que

asistieron a la capacitación y que por lo general, no son los que realizan las transacciones.

5. CONSULTAS INFORMACIÓN FINANCIERA Me permito recordar a los señores Directores Financieros o su equivalente en cada Unidad Ejecutora, que las consultas relacionadas con aspectos financieros a Entes Externos como el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Contaduría General de la Nación y Administración SIIF (en cuanto a excepciones y/o ampliación de horarios, cambios en la funcionalidad del sistema, entre otros) por mencionar algunos, deben ser canalizadas a través de las Dirección de Finanzas del Ministerio de

Defensa Nacional. Lo anterior, teniendo en cuenta que esta Dirección debe en primera instancia, conocer y evaluar los requerimientos y si hay lugar lo tramita a la Entidad respectiva y en segunda, porque es la encargada de la formulación de las políticas y procedimientos financieros para todas las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional. Es procedente manifestar por un lado, que esta instrucción se impartió en lo que corresponde al SIIF al Administrador SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público para que cualquier consulta a ese Despacho, no sea atendida si no ha surtido el trámite a través de la Dirección de Finanzas y de otro, que mediante la Directiva Permanente No. 24 – MDVGIDFGAD-23.1 del 3 de Noviembre/05 suscrita por el señor Ministro se indicó: “9.13 El conducto para cualquier aclaración, inquietud o gestión en materia financiera que se tengan

que realizar hacia los Entes Externos (Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Contaduría General de la Nación, Proyecto SIIF, entre otros), se debe canalizar por la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional.” (Subrayado fuera de texto).

6. TRAMITE DE ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS El “Registrador SIIF de la Entidad” es el responsable de la entrega de la clave al usuario, registrar en el sistema las novedades de usuario, restricciones de usuario y terminales e imprimir del sistema el formato válido para el trámite de esas novedades, el cual una vez impreso debe ser firmado por el Coordinador SIIF de la Entidad, remitirlo al FAX No. 3812812 y confirmar su recepción en el teléfono 3811700 extensión 2892.

La Administración SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público no tramitará ninguna solicitud o restricción de usuario que no esté registrada en el Sistema y que no tenga el formato impreso firmadopor el Coordinador SIIF de la Entidad. Así mismo, para conocer el trámite adelantado por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, es necesario realizar la consulta a través del sistema, ingresando por Administración, Usuarios, Registro y consultando las solicitudes de acuerdo con el número asignado por el sistema, en donde se indica si ya fue aprobada o rechazada y en este último caso los motivos del rechazo.

7. CUMPLIMIENTO ARTICULO 36

DEL DECRETO 2789 DE 2004

La Administración del SIIF Nación reitera a los Coordinadores SIIF Entidad mediante la Circular Externa No. 004 del 15 de Febrero de 2006, que en cumplimiento de lo establecido en el artículo 36 del Decreto 2789 de 2004, se debe informar a las Oficinas de recursos humanos, o quien haga sus veces,

Externa No. 004 del 15 de Febrero de 2006, que en cumplimiento de lo establecido en el artículo 36 del Decreto 2789 de 2004, se debe informar a las Oficinas de recursos humanos, o quien haga sus veces, qué funcionarios y contratistas son usuarios del SIIF Nación, con el fin que éstas les reporten las novedades de personal asociadas a tales funcionarios, de forma que se deshabiliten o inactiven cuando por alguna razón se ausenten de la institución temporal o permanentemente. El artículo 36 del Decreto 2789 de 2004, estipula: “Artículo 36 . Reporte de novedades de personal. El Coordinador SIIF entidad deberá informar a las Oficinas de personal de las entidades usuarias del SIIF Nación, o quien haga sus veces, cuales funcionarios o contratistas son usuarios del aplicativo, con el fin que dichas Oficinas le reporten las novedades de personal de tales servidores, a más tardar al día siguiente de su ocurrencia, para que sean deshabilitados o inactivados inmediatamente, cuando se retiren de la entidad, cambien de funciones o disfruten de licencias y vacaciones”. Es pertinente indicar, que mediante la Resolución No. 1282 del 10 de Noviembre de 2004 “Por la cual se designan funcionarios como Coordinadores SIIF Entidad en el Ministerio de Defensa Nacional”, se estipuló como una de las funciones del Coordinador SIIF Entidad de las Unidades Ejecutoras la relacionada con la información del personal de usuarios SIIF a las Oficinas de Personal, por lo que se

recuerda dar cumplimiento a la misma.

8. PERFIL REGISTRADOR La Administración SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público está implementando el perfil registrador en las diferentes entidades que se encuentran conectadas al SIIF Nación, motivo por el cual el 6 de Febrero/06 emitió el siguiente comunicado, por medio del cual informa las acciones a adelantar por parte de las Entidades, así: “Se informa que a partir del día 15 de febrero de 2006 será indispensable que las entidades usuarias dispongan de un usuario con el perfil “Registrador SIIF Entidad”, responsable del registro en el sistema de las novedades de usuario, restricciones de usuario y terminales. Por tanto a partir de esa fecha, el único formato válido para el trámite de esas novedades será el generado por el sistema, el cual una vez impreso debe ser firmado por el coordinador SIIF de la entidad, remitido al FAX No. 3812812 y confirmada su recepción en el teléfono 3811700 extensión 2892.

Para la asignación del usuario que va a desempeñar el perfil mencionado, se recomienda que dicho usuario sea un funcionario de la entidad que no tenga asignado un perfil de gestión en el SIIF. En caso que no se pueda disponer de un usuario para ese perfil y se tenga la necesidad de asignarle este perfil aun usuario de gestión ya existente, se debe enviar por oficio al Administrador del SIIF Nación la justificación respectiva. Si se trata de un contratista, se debe verificar que el contrato contenga una cláusula de confidencialidad. La funcionalidad a la que tiene acceso el perfil “Registrador SIIF Entidad” requiere de firma digital,

por tanto se debe tener en cuenta, si es el caso, que una vez creado el usuario en el SIIF, se tramite ante certicámara la asignación de un certificado digital para este usuario. En el evento que el usuario seleccionado ya disponga de un certificado digital, el mismo certificado puede ser utilizado para este perfil.” Es procedente aclarar, que a pesar de que en las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional ya se encuentra implementado el perfil “Registrador”, es necesario tener en cuenta las disposiciones emitidas por el Administrador SIIF Nación, en el evento en que la Unidad Ejecutora requiera cambiar el funcionario que actualmente tiene dicho perfil. La Administración del Sistema SIIF mediante la Circular Externa 002 del 11 de Enero de 2006, dio a conocer los aspectos que se deben tener en cuenta para la designación del Perfil “Registrador” encargado de registrar en el sistema las solicitudes de novedades de usuarios, tales como: crear usuario, cambiar la clave, habilitar o deshabilitar, restricciones a usuario y administración de terminales, Circular que fue dirigida a los Coordinadores SIIF Entidad en cada Unidad Ejecutora y las Oficinas de Control Interno, donde se indicó: Se recuerda que para ser usuario "Registrador SIIF Entidad":

1. Debe ser "Coordinador SIIF Entidad" o "Delegado del Coordinador SIIF Entidad".

2. Al "Delegado del Coordinador SIIF Entidad" lo designa el "Coordinador SIIF Entidad" mediante el

formato "Designación Delegado Coordinador SIIF Entidad".

3. No se permiten usuarios con 2 perfiles de gestión. El perfil "Registrador SIIF Entidad" es un perfil de

gestión.

4. El usuario con perfil "Registrador SIIF Entidad", requiere certificado digital.

5. Se debe tramitar la solicitud de creación de la cuenta de usuario, según el procedimiento establecido, presentación de examen para "Registrador SIIF Entidad" y solicitud de clave; paralelamente a la solicitud de Certificado Digital.

6. Los documentos que debe conocer un usuario "Registrador SIIF Entidad" previa presentación de examen son: a. "AdministracionEntidadesSIIF14Oct2005.pdf", ubicado en la página WEB del Ministerio de Hacienda y Crédito Público www.minhacienda.gov.co en los links > Presupuesto > SIIF - Nación > DocumentaciónFuncional y, b. "TransaccionesRegistradorSIIF.pdf", ubicado en la página WEB del Ministerio de Hacienda y Crédito Público > Presupuesto > SIIF - Nación > Capacitación > AdministracionSIIF.

9. CONEXIÓN UNIDADES EXISTENTES Y NUEVAS REGIONALES AL SISTEMA SIIFCon el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto No. 2789 del 31 de Agosto/04 “Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación”, en lo correspondiente a la incorporación de las Asignaciones Internas Fuera de Línea al SIIF, me permito recordar a ese Despacho, que de acuerdo con lo manifestado por el Administrador SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, las Unidades que van a ingresar al SIIF en el año 2006, solamente lo

pueden hacer bajo la modalidad VPN. Es procedente manifestar, que el Administrador del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público con Oficio No. 007461 del 10-Mar/06 indicó: “…Como se informó en el año 2004, el SIIF Nación a partir del año 2005 migraría del esquema Cliente Servidor al esquema VPN T Server, para lo cual las Entidades deberían hacer las adaptaciones técnicas del caso. Esta política se mantiene actualmente, por lo tanto, las Asignaciones Internas existentes deben migrar al esquema referido y las Asignaciones Internas que entren deben hacerlo a través de éste. Es de resaltar que la migración a VPN T Server es una condición para poderse conectar en el año 2008 al SIIF Nación, en razón a que el nuevo aplicativo funcionará a través de un esquema WEB” (Subrayado fuera de texto). Por lo expuesto, me permito solicitar a los Jefes de los Departamentos Financieros coordinar con las Oficinas de Informática o su equivalente, las previsiones correspondientes para adelantar la migración de las Unidades conectadas actualmente al SIIF al esquema VPN así como para las nuevas Regionales teniendo en cuenta por un lado, que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público desmontará el esquema Cliente Servidor y de otro, que con el MAFP II que se está desarrollando bajo WEB se requiere la conexión a Internet como ya se referenció. De otra parte, y una vez se establezcan cuáles son las nuevas Regionales que van ingresar en línea bajo la modalidad VPN del Ejército Nacional, la Armada Nacional y Sanidad Militar, se debe determinar

igualmente, el número de usuarios por regional que requieren token y la fecha en que ingresarán en línea con SIIF, con el fin de que se prevean los recursos necesarios para la adquisición de los mismos. Así mismo, remitir a esta Dirección el cronograma previsto en la presente vigencia fiscal para la conexión de las mismas al SIIF.

10. PLANES DE CONTINGENCIA En atención a que se ha evidenciado que cuando se presentan problemas en algunas Regionales los funcionarios se desplazan hasta las instalaciones del CAN y el personal que trabaja en las áreas financieras en el nivel central, deben facilitar sus equipos de cómputo para que los funcionarios que llegan puedan registrar la información en el sistema, se recomienda que con el propósito de suministrar un adecuado soporte a las Unidades que se encuentran en línea con el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, cuando se presenten problemas de conexión en alguna de las Regionales y no puedan acceder al SIIF para el registro de la información presupuestal, se establezca un plan de contingencia en el área Financiera, que cuente con tres o cuatro equipos destinados para el SIIF, los cuales cuando no requieran ser utilizados como contingencia pueden destinarse para el uso de la base de datos de Capacitación.

Es procedente manifestar, que con Circular No. 117 MDFAD-773 del 3 de Agosto de 2004, ya se habíaindicado a las Unidades Ejecutoras la necesidad de contar con los planes de contingencia a nivel Central y Regional. De otra parte, se recuerda a los Coordinadores SIIF en cada Unidad Ejecutora, que la Dirección de

Finanzas cuenta con cuatro (4) equipos de cómputo, los cuales están disponibles para el acceso a la base de datos de producción de SIIF, para aquellas Unidades que tengan problemas de conexión al Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación y requieran utilizar el sistema.

11. CALL CENTER Como es de conocimiento, a partir del 30 de Enero de 2006 entró en funcionamiento el servicio de Call Center en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, encargado de atender todas las solicitudes relacionadas con el SIIF, el cual permite de esta forma un único punto de contacto para reportar y hacer seguimiento a las solicitudes de soporte relacionadas con el Sistema.

Por consiguiente es procedente indicar que, el horario del Call Center es de lunes a viernes de 8:00 a.m a 7:00 p.m y los sábados de 8:00 a.m a 12:00 p.m. El servicio Call Center presta atención telefónica a las inquietudes e incidentes relacionados con el Sistema, de tal forma que se pueda hacer el seguimiento del caso desde su inicio hasta la obtención de una solución definitiva. Para reportar una solicitud debe haber una verificación previa por parte de la Entidad, motivo por el cual las solicitudes deben ser centralizadas a través del Coordinador SIIF en cada Unidad Ejecutora, quien es el encargado de proporcionar en primera instancia el soporte correspondiente, con el apoyo de la base de datos de Capacitación dispuesta para ello. Las solicitudes de soporte de tipo técnico deben ser atendidas en primer lugar, por el Soporte Técnico de

la respectiva Unidad Ejecutora y en caso de no tener solución, al reportarse al Call Center debe ir acompañada de la lista de chequeo correspondiente. Todas las solicitudes deben ser reportadas vía telefónica al número 3501270 en Bogotá. Si la solicitud requiere documentos anexos, deben ser remitidos al correo electrónico siifsoporte@minhacienda.gov.co.

12. UTILIZACIÓN CUBS EN EL SIIF La Administración SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público mediante la Circular Externa 006 del 24 de Febrero de 2006 dirigida a los Coordinadores SIIF y Usuarios de entidades en línea con el SIIF Nación, dio a conocer el concepto emitido por la Coordinación General del SICE de la Contraloría General de la República el 31 de Enero/06 sobre la utilización de los CUBS en el SIIF Nación, el cual se describe a continuación: “El CUBS es el elemento transversal de SICE que permite el registro y consulta de la información relacionada con los Bienes, Servicios y Obra Pública involucrados en los procesos Precontractual, Contractual y de Control Fiscal de las entidades.

La consulta y empleo del CUBS es obligatorio en los términos de la Ley 598 de 2000, el Decreto 3512 de 2003 y los Acuerdos del Comité para la Operación del SICE.En cuanto a la gestión presupuestal para el Control Fiscal es útil verificar si los recursos para los cuales las entidades solicitan disponibilidad son utilizados en las clases de Bienes, Servicios y Obra Pública

para los cuales se otorgaron. En ese sentido la normatividad y procedimientos relacionados con el SIIF faculta la validación en mención al menos al nivel de subclases.” Por lo expuesto, se solicita dar cumplimiento al uso de los CUBS en aquellos Bienes, Servicios u Obras que se encuentran codificados y que no están exceptuados de acuerdo con las normas legales vigentes. Finalmente, me permito solicitar a ese Despacho por un lado, la difusión y aplicación de los lineamientos aquí emitidos relacionados con el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación y de otro, recordar la permanente consulta de la página Web de la Dirección de Finanzas en la cual continuamente se posicionan documentos y normas que son fundamentales para tener una adecuada gestión del área financiera. Cordialmente, Capitán de Navío

JAIME JEFFERSON PEÑA PINZON

Director Financiero

DISTRIBUCIÓN:

Directora Administrativa MDN Director Administrativo y Financiero Comando General FF.MM. Director Financiero Ejército Nacional Director de Economía y Finanzas Armada Nacional Jefe Departamento Financiero Fuerza Aérea Colombiana Director Administrativo DIMAR Director Financiero Dirección General Sanidad Militar Director Financiero Superintendencia Vigilancia y Seguridad Privada Director Financiero Comisionado Nacional para la Policía Director Financiero Fondelibertad Jefe Oficina Asesora Planeación MDN Oficina Planeación Comando General Oficina Planeación Ejército NacionalOficina Planeación Armada Nacional Oficina Planeación Fuerza Aérea Colombiana Oficina Planeación DIMAR Oficina Planeación Dirección General Sanidad Militar

Oficina Planeación Superintendencia Vigilancia y Seguridad Privada Oficina Planeación Comisionado Nacional Para la Policía Oficina Planeación Fondelibertad Jefe Departamento E-4 Ejército Nacional Jefe Oficina Control Interno MDN Inspección General Comando General FF.MM Inspección General Ejército Nacional Inspección General Armada Nacional Inspección General Fuerza Aérea Colombiana Jefe Oficina Control Interno DIMAR Jefe Oficina Control Interno Dirección General Sanidad Militar Jefe Oficina Inspección y Vigilancia Superintendencia Vigilancia y Seguridad Privada Jefe Oficina Control Interno Comisionado Nacional Para la Policía Jefe Oficina Control Interno Fondelibertad Jefe Oficina Informática MDN Director Telemática Comando General Jefe Oficina Informática Ejército Nacional Jefe Oficina Informática Armada Nacional Jefe Dirección de Tecnología Fuerza Aérea Colombiana Jefe Oficina Informática DIMAR Jefe Oficina Informática Dirección General Sanidad Militar Jefe Oficina Informática Superintendencia Vigilancia y Seguridad PrivadaJefe Oficina Informática Comisionado Nacional para la Policía Jefe Oficina Informática Fondelibertad Coordinador Grupo Control Presupuestal Dirección Finanzas Coordinador Grupo Contabilidad General Dirección Finanzas Coordinador Grupo Control Tesorería Dirección Finanzas Coordinador Grupo Análisis y Difusión Dirección Finanzas

Revisó:

PE. MARTHA LUCIA RAMÍREZ GONZALEZ

Coordinadora Grupo Análisis y Difusión

Elaboró:

PU. NANCY ELVIRA TORRES PINZON

Ingeniera de Sistemas

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.

Última actualización: 20 de abril de 2024