MINDEFENSA - Circular 11950 de 1998

CIRCULAR 11950 DE 1998

(diciembre 11) Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia> MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL ASUNTO: Actualización Procedimientos para el manejo y presentación de los Estados Financieros. AL: Señor Capitán de Navío

JULIO DIAZ ROSAS

Director General de Sanidad Militar Gn. El Ministerio de Defensa en cumplimiento a las disposiciones vigentes, ha venido diseñando los métodos y la forrna de rendir la Información Financiera, teniendo en cuenta los procedimientos emitidos por el Contador General de la Nación. Mediante la Circular Permanente Nº. 12996-MDNFCO-027 del 29 de diciembre de 1995, se emitieron las normas contables relacionadas con las Oficinas de Contabilidad, Tesorerías, Almacenes y aplicación del Plan General de Contabilidad Pública. Con las Circulares Nº. 4747 MDFCO-022 del 16 de mayo de 1996 y Nº. 04680 MDFCO-022 del 27 de diciembre de 1996 se impartieron las instrucciones para la rendición de la información contable relacionada con la presentación de los Estados Financieros, Libros de Contabilidad, Documentos Soporte, Comprobantes de Contabilidad, Instalación del Programa Sistematizado y Rendición de la Información Contable en medio magnético. Teniendo en cuenta las nuevas disposiciones emanadas de la Contaduría General de la Nación, el Ministerio de Defensa - Secretaria General División Finanzas - Oficina de Contabilidad se permite

impartir nuevas instrucciones para la rendición de la información contable, asi: APROCESO DE ADQUISICIONES Al interior del proceso de adquisiciones se suceden una serie de operaciones que afectan la parte administrativa y el registro de las transacciones que las respaldan. Igualmente, el proceso contable conlleva el manejo de las cuentas y subcuentas denominadas de Balance y de Resultado como las de Presupuesto; por esta razón, el cuadro que se presenta a continuación permite sintetizar el desarrollo contable que se desarrolla al efectuar una operación de carácter administrativo, asi:ADMINISTRACION

PRESUPUESTO

CONTABILIDAD

NECESIDAD

Plan de Compras Cotizaciones

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD

2.   CONTRATO

REGISTRO PRESUPUESTAL

O315       XXX

O310                          XXX 9905        XXX 9135                       XXX

3.    FACTURA DEL

PROVEEDOR Orden de Entrada de Bienes o servicios Recepciòn

OBLIGACION

O320      XXX

O315                         XXX 9135      XXX 9905                        XXX 1635     XXX 1910                         XXX 5110       XXX 2400                      XXX

4 .   ORDEN DE PAGO

Comprobante de Egreso 2400      XXX 1110                   XXX

B. CREDITO EXTERNO SIN SITUACION DE FONDOS Las operaciones de Crédito Externo sin Situación de Fondos constituyen una ejecución del Presupuesto

de Gastos asignado al Ministerio de Defensa pero que desarrolla la Dirección de Crédito Extemo del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Cuando esta ejecución se sucede, se esta afectando el presupuesto asignado al Ministerio de Defensa y se deben seguir los siguientes pasos:

1. Registro del Contrato Cuando el contrato lo celebra el Ministerio de HaciendaDirección de Crédito Externo informa al Ministerio de Defensa quien debe elaborar el siguiente registro contable, por intermedio de la Unidad

Ejecutora que se afecto:

0315 PRESUPUESTO DE GASTOS COMPROMETIDO XXX

0310 PRESUPUESTO DE GASTOS POR EJECUTAR XXX

9905 RESPONSABILIDADES CONTINGENTES POR XXX CONTRA 9135 RESERVAS PRESUPUESTALES XXX2. Entrada de los Bienes o recibo a satisfacción de servicios Cuando el Ministerio de Defensa, por intermedio de las Unidades Ejecutoras que se afectan, reciben los bienes o servicios derivados del contrato suscrito por el Ministerio de Hacienda a nombre del Ministerio de Defensa, se debe solicitar a la División de Finanzas - Control Presupuestal el valor total liquidado por el Ministerio de Hacienda y que corresponda a la totalidad de las erogaciones que fuere necesario ejecutar en desarrollo del contrato respectivo. En este instante se deben elaborar los siguientes registros contables:

0320 PRESUPUESTO DE GASTOS EJECUTADO XXX

0315 PRESUPUESTO DE GASTOS COMPROMETIDO XXX

9135 RESERVAS PRESUPUESTALES XXX

9905 RESPONSABILIDADES CONTINGENTES POR CONTRA XXX

1635 BIENES MUEBLES EN BODEGA XXX

1910 CARGOS DIFERIDOS XXX 4720 OPERACIONES DE ENLACE XXX Como quiera, que se trata principalmente de la compra de bienes o servicios en el exterior, los cuales pueden en un momento dado requerir de gastos adicionales para colocar los bienes en capacidad de producción o de prestar el respectivo servicio, éstos se deben llevar como un mayor valor del bien Estos gastos adicionales pueden estar constituidos por gastos de nacionalización, financieros, técnicos, impuestos, hasta que el bien sea puesto en marcha o para el servicio que se adquirió (Instructivo Nº. 07 de febrero 18/98 numeral 5.4.2 de la Contaduria General de la Nación).

C. CLASIFICACION DE BIENES

1. Elementos de Consumo

a. Registro. Cuando se adquieran se deben registrar en la subcuenta 191001 CARGOS DIFERIDOS Materiales y Suministros. Si los elementos de consumo se encuentran contabilizados en la subcuenta 163509 BIENES MUEBLES EN BODEGA-Materiales y Suministros, se deben trasladar a la subcuenta 191001, teniendo en cuenta su naturaleza: Que sean fungibles Vida útil probable menor de un año Que se consuman con el primer uso de ellos Que por su uso, destino y valor no merezcan clasificarse dentro de la propiedad planta y equipo. b. Amortización. Se amortizan mensualmente por su uso o consumo trasladando su valor a gastos, asi:511017 GASTOS GENERALES-Materiales y Suministros XXX 191001 CARGOS DIFERIDOS-Materiales y Suministros    XXX

De acuerdo con la Circular Externa No.016 y el Instructivo No. 007 de la Contaduría General de la Nación, a los bienes o elementos de consumo clasificados en la subcuenta 191001 no se les aplica Ajustes por Inflación,

2. ELEMENTOS DEVOLUTIVOS Los elementos devolutivos corresponden a la Propiedad, Planta y Equipo de un Ente Público y se deben registrar contablemente en la cuenta 1600 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO, cuando reunan los siguientes requisites: Son bienes tangibles Adquiridos o construidos para emplearlos en forma permanente en el desarrollo de la función del Ente Público Que no esten destinados para la venta Que su vida útil probable sea mayor de un año

a. Registro Las Propiedades, Planta y equipo deben registrarse por su costo histórico y reexpresarse aplicando ajustes parciales por inflación, teniendo en cuenta las normas vigentes, emitidas por la Contaduria General de la Nación (C.E. No. 016 e Instructivo No. 007). b. Ajustes por Inflación Para su aplicación, se deben tener en cuenta los siguientes conceptos: Los ajustes por inflación se aplican sobre los saldos en el último día del mes anterior. El movimiento del mes es objeto de ajuste hasta el mes siguiente Se aplican de manera individual a cada elemento Se aplica el PAAG (Porcentaje de Ajuste Año Gravable) mensual que expide el DANE con base en IPC mensual. Los ajustes por inflación se registran mediante el siguiente asiento contable: 16XX/99 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO-Ajustes por Inflación XXX 3135/06 AJUSTES POR INFLACION-Propiedad Planta y equipo   XXX c. Depreciación Es el reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuído durante su vida útil

16XX/99 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO-Ajustes por Inflación XXX 3135/06 AJUSTES POR INFLACION-Propiedad Planta y equipo   XXX c. Depreciación Es el reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuído durante su vida útil estimada, de acuerdo con las siguientes bases:Se aplica sobre el saldo ajustado del bien (Costo Histórico más ajuste por inflación) al cierre del mes. Se aplica sobre un método para cada activo en forma consistente durante el periodo. Existen varios métodos de reconocido valor técnico, pero para aplicación general dentro del Ministerio de Defensa, se recomienda utilizar el de Linea Recta; cuando por circunstancias especiales se requiera utilizar otro método de reconocido valor técnico, se debe informar este evento dentro de las Notas a los Estados Financieros. Se tiene en cuenta la vida útil del bien, en circunstancias normales. La depreciación se registra mediante el siguiente asiento contable:

5315XX DEPRECIACION      XXX

1685XX DEPRECIACION ACUMULADA XXX Como la depreciación acumulada también es objeto de ajustes por inflación, esta se calcula sobre: El valor de la depreciación acumulada al último día del mes anterior Se le aplica el PAAG mensual Se registra mediante el siguiente asiento contable: 313510 AJUSTES POR INFLACION - Depreciación Acumulada   XXX 168599 DEPRECIACION ACUMULADA - Ajustes por Inflación XXX d. Adquisiciones y Mejoras Los Costos y Gastos aplicados sobre los bienes clasificados como propiedad, Planta y Equipo de un Ente Público y que reuna los requisitos siguientes, se debe contabilizar como un mayor valor del bien,

adicionando su costo histórico con el valor de las adiciones y mejoras aplicadas y que: Aumenten su vida útil Amplien su capacidad de eficiencia operativa Mejoren la calidad del producto o servicio obtenido Reducen significativamente los costos de producción En este evento, se alteran o modifican los parámetros para el cálculo de la depreciación y por consiguiente las cifras que resultan; lo anterior también se debe indicar en las Notas a los Estados Contables. Su registro se presenta mediante el siguiente asiento contable: 1600 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO XXX 1110 BANCOS XXX En el caso de que las reparaciones o mantenimiento no reunan los requisitos indicados para ser catalogados como una ADICION o MEJORA, se deben contabilizar como un gasto dentro de las cuentas 5100 GASTOS ADMINISTRACION 0 5200 GASTOS DE OPERACION respectivamente.e. Bienes Reparables En el registro contable de los repuestos que se retiran de un bien o activo fijo del ente público, se deben tener en cuenta las siguientes observaciones:

1. El activo o bien, el cual es sujeto de cambiarle piezas determinadas para su buen funcionamiento, se debe considerar como un TODO, pues su costo incluye el de todas las piezas o partes que lo componen y que se pueden cambiar y se debe registrar en la cuenta 1600 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO.

2. Cuando se reemplaza una pieza o repuesto, para su mejor funcionamiento, no se afecta su costo y el valor del repuesto se debe llevar a la cuenta de Gastos respectiva, así:

5100 GASTOS DE ADMINISTRACION  XXX

5200 GASTOS DE OPERACION  XXX

165511 MAQUINARIA Y EQUIPO - Herramientas y accesorios XXX

3. Cuando el repuesto que se retira, se considera como reparable, se determina su valor mediante los precios del mercado o del valor de su reposición y se registra en cuentas de orden, asi: 811505 BIENES Y PODER DE TERCEROS - maquinaria y equipo XXX

8905 DERECHOS CONTINGENTES POR CONTRA XXX

4. Cuando el bien se va a reparar y su costo es de gran magnitud se procede así: Se reversan las cuentas de orden que lo soportan Se registra el bien en la cuenta 1636 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO EN

MANTENIMIENTO.

Cuando el bien es reparado se da entrada a los inventarios del ente público con el siguiente registro:

1630 EQUIPO Y MANTENIMIENTO EN DEPOSITO     XXX

1636 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO EN MANTENIMIENTO    XXX

5. Los repuestos que se reparan, se deben contabilizar en la cuenta 1630 para distinguirlos de los nuevos.

3. ELEMENTOS INSERVIBLES.- (Por Obsolecencia) Cuando los bienes que conforman la cuenta 1600 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO, de un ente público son declarados administrativamente como inservibles, se presentan los siguientes eventos:

a. Bienes totalmente depreciados. En el sistema de Ajustes Parciales por Inflación, la utilidad o pérdida en la baja de un activo totalmente depreciado esta dada por su valor en libros (Costo Histórico Menos Depreciación Acumulada) toda vez que el sistema obliga a reversar los ajustes por inflación practicados al costo y a la depreciaciónacumulada, igualmente, los registros en la cuenta 3135 AJUSTES POR INFLACION.

En este evento se elabora el siguiente registro contable:

16XXXX ACTIVO FIJO XXX

16XX99 AJUSTES POR INFLACION XXX

1685XX DEPRECIACION ACUMULADA     XXX

168599 DEPRECIACION ACUMULADA XXX

- AJUSTES POR INFLACION

313506 AJUSTES POR INFLACIONXXX

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

313510 AJUSTES POR INFLACION XXX -DEPRECIACION ACUMULADA En el asiento anterior, se presenta una diferencia que esta representada por el costo histórico menos la depreciación acumulada, pero como el bien se encuentra totalmente depreciado, la depreciación es mayor que el costo del activo, por lo tanto, la diferencia se debe llevar como un menor gasto de periodos anteriores en la subcuenta 581503, AJUSTES A PROVISION, AGOTAMIENTO Y

DEPRECIACION.

El activo dado de baja se registra simultáneamente en cuentas de orden para su control, hasta que se defina administrativamente su retiro de los bienes del ente público, en las cuentas:

8315 ACTIVOS TOTALMENTE DEPRECIADOS, AGOTADOS 0 AMORTIZADOS

831501/90 SUBCUENTA RESPECTIVA    XXX

8915 DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA     XXX

d. Bienes Parcialmente Depreciados A los bienes inservibles que no estan totalmente depreciados, pero que se encuentran deteriorados, se les debe retirar del servicio y aplicar el procedimiento contable señalado en el literal a.- anterior. En este caso, la diferencia que presenta su valor en libros al restar de su costo histórico el valor de la

depreciación acumulada, se debe registrar en la subcuenta 581001 como un débito, si es mayor el costo histórico que la depreciación acumulada o en la subcuenta 581503 como un crédito si es mayor la depreciación acumulada que el costo histórico. Cuando se trata de la venta de bienes, se debe elaborar el asiento contable señalado en el literal a.- anterior adicionándole un débito por el valor recibido en CAJA por la venta o por el valor de la CUENTA POR COBRAR y determinando en el asiento si hubo utilidad en la venta en la subcuenta 481001 o si se presenta una pérdida en la subcuenta 581001.Igualmente, cuando se trasladan bienes de una Unidad a otra, orgánicas del Ministerio de Defensa, se debe determinar: El valor en libros del bien, esto es, costo histórico menos la depreciación acumulada y este valor se lleva a la cuenta 1995 PRINCIPAL Y SUBALTERNA, como bienes transferidos. El valor en libros del bien, esto es, costo histórico menos la depreciación acumulada y este valor se lleva a la cuenta 1995 PRINCIPAL Y SUBALTERNA, como bienes transferidos. Se deben reversar las cuentas que se afectaron con los ajustes por inflación, esto es 16XX99, 168599, 313506 y 313510, para dejarlas en ceros. La unidad que recibe los bienes, debe hacer los registros correspondientes y en sentido contrario a los que realizo la unidad que los traslado, de acuerdo con la siguiente guía:

CODIGO

CUENTA

QUIEN

ENTREGA

QUIEN RECIBE

DEBITO

CREDITO

DEBITO

CREDITO

16XXXX

PROPIEDAD PLANTA

Y EQUIPO

XXX XXX 16XX99

AJUSTES POR

INFLACION

XXX XXX 1685XX

DEPRECIACION

ACUMULADA

XXX XXX 168599

AJUSTES POR

INFLACION

XXX XXX 199502

BIENES

TRANSFERIDOS

XXX

199507

BIENES RECIBIDOS

XXX 313506

PROPIEDAD PLANTA

Y EQUIPO

XXX XXX 313510

DEPRECIACION

ACUMULADA

XXX XXX Cuando se trasladan bienes entre unidades ó entidades del mismo nivel (entre Ministerios o similares) se realizan los siguientes registros contables.

EN LA UNIDAD QUE ENTREGA:

572501 BIENES TRANSFERIDOS  XXX

1600 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO XXX

EN LA UNIDAD QUE RECIBE:

1600 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO  XXX

472501 BIENES RECIBIDOS XXX

D. VALORIZACIONES Y PROVISIONESDe acuerdo con la normatividad emitida por la Contaduria General de la Nación, los bienes se deben

revelar por el mayor de los siguientes valores: a. Valor actual VA b. Precio de mercado PM c. Valor de realización VR Cuando el costo reexpresado de un activo, esto es, costo histórico más ajustes por inflación, es menor al señalado anteriormente, se debe elaborar una VALORIZAC1ON, de acuerdo con el siguiente registro: Si: VA o PM o VR > Costo Reexpresado áVALORIZACION 199902 VALORIZACIONES - Propiedades planta y equipo  XXX 311502 SUPERAVIT POR VALORIZACION     XXX Pero cuando el costo reexpresado es mayor que las anteriormente citadas, se debe elaborar una PROVISION Si: VA o PM o VR < Costo reexpresado á PROVISION 530505 PROVISION - Propiedades Planta y Equipo XXX

311502 SUPERAVIT POR VALORIZACION     XXX Pero cuando el costo reexpresado es mayor que las anteriormente citadas, se debe elaborar una PROVISION Si: VA o PM o VR < Costo reexpresado á PROVISION 530505 PROVISION - Propiedades Planta y Equipo XXX

1695 PROVISION PARA PROTECCION PROP.PLANTA Y EQUIPO   XXX

E. MONEDA EXTRANJERA Los derechos y obligaciones representados en moneda extranjera se deben reexpresar en moneda legal, mediante la aplicación de la tasa representativa del mercado, vigente a la fecha de cierre, mensual o anual, debidamente certificada por la Superintendencia Bancaria, convertida previamente a dólares de los Estados Unidos de Norteamérica. Para el efecto, se utiliza la tasa de cambio que rija entre las dos monedas en la fecha de la transacción o al cierre del periódo contable, según el caso, informada por el Banco de la República.

1. Procedimiento: La diferencia entre el valor en libros de los activos o pasivos reexpresados en moneda extranjera y su valor reexpresado en la fecha de cierre, representa el ajuste que debe registrarse como un mayor valor o menor valor del activo o pasivo y como contrapartida, un ingreso o gasto financiero.

El valor en libros del derecho u obligación en moneda extranjera, al cierre mensual o anual, se calcula multiplicando los dólares por la tasa representativa del mercado a la respectiva fecha, asi: US$XXX X TRM = $XXX Para el segundo mes o periódo contable, la reexpresión del derecho u obligación lo determina el incremento ó disminución de la tasa representativa del mercado entre el período actual y el inmediatamente anterior, tomando como base que las divisas entre una y otra fecha permanecenconstantes, asi: US$XXXX X (TRM actual -TRM anterior) = Ajuste

2. Registro Contable

incremento ó disminución de la tasa representativa del mercado entre el período actual y el inmediatamente anterior, tomando como base que las divisas entre una y otra fecha permanecenconstantes, asi: US$XXXX X (TRM actual -TRM anterior) = Ajuste

2. Registro Contable

a. De un activo en moneda extranjera: La disminución del derecho ocasionado por la disminución de la TRM con respecto al mes anterior, genera para la entidad, una disminución en el activo y, por ende, un gasto financiero, lo cual se registrará mediante el siguiente asiento contable: 580519 FINANCIEROS-Ajustes por Diferencia en Cambio XXX 1000 ACTIVO        XXX Si el comportamiento de la tasa hubiera sido positivo, se habría generado un aumento en el activo y, por ende, un ingresos financieros, que se registraría asi: 1000  ACTIVO       XXX 480508 FINANCIEROS-Ajustes por Diferencia de cambio XXX b. De una obligación (Pasivo) en moneda extranjera. La reducción de la tasa representativa del mercado produce una disminución de la obligación y con ello, un ingreso financiero, que se registraría así: 2310 OBLIGACIONES FINANCIERAS EN EL EXTERIOR XXX 480508 OTROS INGRESOS FINANCIEROS XXX -Ajustes por diferencia en Cambio Si el comportamiento de la tasa representativa del mercado hubiese sido en sentido contrario, se genera un incremento en la obligación y, por ende, un gasto financiero, que se registra asi: 580506 OTROS INGRESOS –FINANC. XXX Ajuste por diferencia en cambio 2310  OBLIGACIONES FINANCIERAS EN EL EXTERIOR XXX Es importante aclarar, que si mediante un pasivo, se esta financiando un activo que no se encuentra en condiciones de utilización o venta y el ajuste por diferencia en cambio produce un incremento en dicho

2310  OBLIGACIONES FINANCIERAS EN EL EXTERIOR XXX Es importante aclarar, que si mediante un pasivo, se esta financiando un activo que no se encuentra en condiciones de utilización o venta y el ajuste por diferencia en cambio produce un incremento en dicho pasivo, esta diferencia se registra como un mayor valor del activo financiado, y no como un gasto financiero.

F. PASIVOS PENSIONALESEl pasivo pensional representa el valor presente de todas las mesadas futuras (pensiones, bienes pensionales y cuotas partes) que un ente publico deberá hacer a favor de personas que tengan y vayan a adquirir este derecho, de conformidad con normas regales y contractuales.

Este valor debe reconocerse por lo menos al cierre del período contable (anualmente) con base en estudios actuariales, preparados en forma consistente y siguiendo una metodología técnica.

1. Metodologia Para efectos de definir la metodología de cálculo de la reserva actuarial por este concepto, debe tenerse en cuenta la Circular Externa N. 0 24 y el Instructivo Nº. 008 del 24 de junio de 1998 de la Contaduría General de la Nación, que en el numeral 2.1.3.2. estipula que las entidades públicas que no han estimado sus reservas actuariales por concepto de pensiones de jubilación, por un método de reconocido valor técnico, se acogieran a lo establecido por la Oficina de Obligaciones Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Piiblico (Circular N. 003 del 21 de abril de 1996).

2. Reclasificación Contable De acuerdo con el Oficio N. 010458 del 9 de octubre de 1998, la Contaduría General de la Nación, establece que a partir de la información contable preparada al 30 de septiembre de 1998, deberá efectuarse las reclasificaciones pertinentes, de cara a la nueva estructura que para tales fines se ha

establecido en la Circular Externa No. 0 24 de 1998 al Catálogo General del Plan General de Contabilidad PúblicaPGCP-. Con base en lo anterior, las centrales contables de las Unidades Ejecutoras en coordinación con la Oficina de Prestaciones Sociales o la Dependencia que desarrolle éstas funciones, deberán deterrninar para la estimación y registro del pasivo pensional, por lo menos una vez al año, los siguientes cálculos actuariales, relativos a: Pensiones actuales Pensiones futuras Cuotas partes pensionales Cuotas partes de bonos pensionales

G. SISTEMA CONTABLE El Ministerio de Defensa nacional deberá registrar contablemente en el Sistema Integral de Información FinancieraSIIFtodas las transacciones económicofinancieras que se presentan, a partir de 1 de enero de 1999.

El registro de la información contable derivada de la ejecución del gasto en las etapas correspondientes a la causación y el pago, se afectará de manera automática a través de la matriz de asientos contables. Sin embargo, la información contable producto de operaciones no presupuestales y con efecto patrimonial, tales como Provisiones, Amortizaciones, Depreciaciones, Ajustes por Inflación, Movimientos de Inventarios y Propiedades Planta y Equipo sin afectación presupuestal, entre otras,

deberán registrarse en el SIIF, bien sea mediante asientos manuales de contabilidad contemplados en el módulo contable, o a través de la carga de archivos.De acuerdo con lo anterior, es necesario recalcar lo siguiente:

1. Unidades que se encuentran conectadas al SIIF en línea

a. El Sistema Integrado de Información Financiera - SIIFregistra en base contable, las operaciones de Ejecución del Presupuesto de Gastos, esto es, aquellas transacciones que afectan directamente al presupuesto y lo efectúa de manera automática a través de asientos de contabilidad. b. Los movimientos y registros contables de las demás operaciones, esto es, que no afectan al presupuesto deberán registrarse mediante asientos manuales de contabilidad o por carga de archivos, lo cual implica que esta información la debemos extractar o tomar de otro programa o aplicativo.

2. Unidades que no esten conectadas al SIIF en línea.

Las Unidades que quedan por fuera de linea con el SIIF deberan remitir su información a las pagadurias Principales de su respectiva Fuerza, por medio de dos archivo planos,asi: a. Un archivo plano que contenga toda la información relacionada con la ejecución del presupuesto que le fue asignado mediante una PROVISION DE FONDOS. b. Un segundo archivo plano que contenga la demás información contable y financiera que se procese en estas Unidades. En estas Unidades la información a remitir mediante archivos planos se debe obtener de un programa adicional que alimente esta información.

1. Alimentar la información requerida por el SIIF, tanto para las Unidades que quedan en linea como para las que no.

2. Obtener Estados Contables que permitan analizar su gestión y obtener cifras sobre la ejecución del

presupuesto asignado, porque, si bien el SIIF elabora estados financieros periódicos, lo hace a nivel del Organo Ejecutor, esto es, Ministerio de Defensa y a nivel de Unidad Ejecutora ó Fuerza.

3. Tomar información sobre los Activos Fijos, para lo cual, la División de Finanzas del Ministerio de Defensa esta mejorando el aplicativo contable, buscando obtener las siguientes mejoras:

a. Mayor facilidad de operación b. Módulo de Activos Fijos que elabore Ajustes por Inflación, Depreciación y presente movimientos acumulados por artículo o bien, de acuerdo a los requerimientos de la Contaduría General de la Nación.

4. Para la iniciación de saldos contables para el año de 1999, la division de finanzas, oportunamente dara a conocer el procedimiento, el cual debe estar de acuerdo con las mejoras del Sistema Contable descritos en el numera 13.

General RAFAEL HERNANDEZ LOPEZ Ministro de Defensa (E)Contralmirante

GABRIEL H. TORRES TORRES

Secretario General (E)

PUE. NESTOR AGUIRRE FLOREZ

Capitán de Navió

FLAVIO BARNEY MEDINA

Coordinador Contabilidad General (E) Jefe División Finanzas

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.

Última actualización: 20 de abril de 2024