MINDEFENSA - Circular 1290 de 2001 (1)

CIRCULAR 1290 DE 2001

(julio 26) Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia> MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL ASUNTO: Procedimiento Reintegro Pensiones y Jubilaciones, Mesadas y Bonos pensiónales AL: Con base en la misión particular asignada a la Dirección de Finanzas mediante Directiva Permanente No. 13 del 18 de julio/01, a continuación se determina el procedimiento que las diferentes Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional, deben realizar para efectuar los reintegros correspondientes a Pensiones y Jubilaciones, Mesadas y Bonos Pensionales. Esta circular contiene instrucciones precisas, relacionadas con la participación y responsabilidad de las áreas que intervienen en el proceso, las cuales deben ser objeto de observación y aplicación estricta por parte de cada Unidad Ejecutora. Para poder establecer este procedimiento, es necesario conocer primero el proceso de pago de estos recursos, toda vez que éste nace de una Orden de Pago generada a través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF.

1. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE PENSIONES

a. APROPIACION De acuerdo con lo dispuesto en el Decreto de Liquidación Anual del Presupuesto Nacional, la asignación para Pensiones, Mesadas y Bonos Pensionales, figura en la Gestión General y como tal la ejecución se debe reflejar en cabeza de la misma Unidad Ejecutora. b. ELABORACION DE NOMINAS Dirección de Prestaciones Sociales Comando de Fuerza - Reciben del Departamento de Personal de la Unidad Ejecutora, las novedades del personal con

derecho a pensión. - Elaboran los cuadros de inclusión de novedades en nómina. - Lo remite a la División de Prestaciones Sociales de la Dirección Administrativa de la Gestión General. Grupo Prestaciones Sociales Dirección Administrativa Gestión General - Incluye novedades en el proceso de nómina, reportadas por las Unidades Ejecutoras.- Liquida nómina de pensiones. - Envía las nóminas a las diferentes Unidades Militares en cada Unidad Ejecutora. - Simultáneamente informa el valor de la nómina al Grupo Control Presupuestal de la Dirección Administrativa, para la disponibilidad de recursos.

2 . PROCEDIMIENTO GIRO DE RECURSOS

Grupo Control Presupuestal de la Dirección Administrativa a. Por el valor de la nómina elabora un Certificado de Disponibilidad Presupuestal a través del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF). b. Elabora el Registro Presupuestal o Compromiso a través del SIIF. c. Carga en el sistema SIIF las Ordenes de Pago Presupuestales, endosadas a cada uno de los Tesoreros de las Unidades Funcionales fuera de la Guarnición, donde deban efectuarse pagos. Grupo Tesorería Dirección Administrativa a. Verifica las Ordenes de Pago registradas en el sistema SIIF, contra las nóminas. b. Ordena los pagos mediante el sistema SIIF para cada Unidad Militar, que sirve de puente para pagar al personal de esa región. c. Envía a cada Unidad Militar copia de la Obligación y Orden de Pago generada por el sistema SIIF,

con el propósito de tener claridad y soporte a que giro corresponde y si es necesario que el Tesorero de determinada Unidad Militar produzca un reintegro se refiera a los números que tiene registrados cada documento.

3. PAGO NOMINA PENSIONES

Tesorería Unidad Militar a. Recibe los recursos en la cuenta autorizada por el concepto de Transferencias, con situación de fondos, que le sitúa directamente la Dirección del Tesoro Nacional. b. Con base en la nómina que ha sido remitida por el Grupo de Prestaciones Sociales, elabora cheques o abona en cuenta a los beneficiarios. c. Es responsabilidad el Tesorero de la Unidad Militar, mantener una relación actualizada de la ubicación de la residencia y número telefónico del personal pensionado de la región, para efectos de cualquier notificación o pago por parte del Grupo de Prestaciones Sociales. d. Debe recomendar al personal pensionado la apertura de una cuenta corriente o de ahorros para que sean consignados sus recursos, con el fin de evitar reintegros por este concepto. PROCEDIMIENTO PARA REINTEGRO DE PENSIONESEstos pueden originarse por: - Cheques no cobrados o no reclamados por los beneficiarios - Mayores valores situados - Extinción de la pensión

• Otros

Tesorería Unidad Militar a. El Tesorero de la Unidad Militar, una vez ha efectuado el pago a los beneficiarios, debe elaborar una relación de cheques no reclamados, estableciendo en cada caso el motivo del no cobro, para determinar la situación a la cual pasarán los recursos: Pueden presentarse los siguientes motivos de no cobro, entre otros:

• Que el pensionado fallece - Que está desaparecido - Que fue secuestrado - Se encuentra preso Exceptuando estos casos puede presentarse que un beneficiario que viva en el exterior, tenga mesadas pensionales acumuladas de seis (6) meses en adelante.

b. En estos casos debe enviar una solicitud de reintegro al Grupo de Prestaciones Sociales de la Dirección Administrativa, explicando el motivo de no cobro. c. Cuando se trate de pensionados en otras situaciones diferentes a los casos expuestos, que se presenten a cobrar esporádicamente, no se les debe acumular más de seis (6) mesadas, teniendo en cuenta que estos títulos valores prescriben a los seis (6) meses contados a la fecha de su emisión. Una vez prescriban deben ser constituidos como Acreedores Varios y se deben consignar en la cuenta Acreedores Sujetos a Devolución de la DTN. Cuando estos recursos ingresan a esta cuenta, se corre con el riesgo de que el pensionado pierda estas mesadas, por cuanto la DTN advierte que los dineros consignados allí después de un año, si el beneficiario no se acerca a cobrar se entenderá extinguida la obligación a cargo de la Entidad y de la Nación. Tesorería Principal Dirección Administrativa Debe seguir el mismo procedimiento indicado para las Tesorerías de Unidades Militares, para efectuar los reintegros de las pensiones que corresponden a la Guarnición de Bogotá, que son giradas a través de esa Tesorería y los pagos en Agua de Dios, Radicados, Corporación Gustavo Matamoros y los de difícil locomoción. Grupo Prestaciones Sociales Dirección Administrativaa. Recibe la solicitud de reintegro de la Tesorería de la Unidad Militar, la cual debe ser analizada,

identificando el motivo del no cobro. b. Autoriza el reintegro cuando: - Hay extinción de pensión - Cuando se han presupuestado mayores valores en la nómina - Un reconocimiento que se giró sin tener derecho. c. No autoriza la solicitud de reintegro cuando: - Se encuentre en trámite una sustitución pensional, en caso de muerte del pensionado. - Un juicio de sucesión, secuestro, prisión o desaparecimiento. Comunica a la Unidad Militar, vía fax o por correo militar, la decisión tomada con respecto a la solicitud. Cuando se autorice el reintegro se debe indicar el número de cuenta bancaria a la cual se debe consignar, así: - Para recursos ubicados en la vigencia actual, deben ser consignados en el BANCO DE LA REPUBLICA , cuenta corriente No. 61011532 – DIRECCION DEL TESORO NACIONAL – REINTEGROS VIGENCIA ACTUAL – TRANSFERENCIAS . - Para recursos ubicados en la vigencia anterior, deben ser consignados en el BANCO DE LA REPUBLICA , cuenta corriente No. 61011607 – DIRECCION DEL TESORO NACIONAL – REINTEGROS VIGENCIA ANTERIOR – TRANSFERENCIAS . - Para recursos ubicados en la vigencia expirada, deben ser consignados en el BANCO DE LA REPUBLICA , cuenta corriente No. 61012910 – DIRECCION DEL TESORO NACIONAL

REINTEGROS VIGENCIA ANTERIOR – TRANSFERENCIAS .

Para las Unidades Militares que no tienen acceso al Banco de la República, deberán efectuar las consignaciones así: - BANCO POPULAR cuenta corriente No. 050000249 – DIRECCION DEL TESORO NACIONAL – CUENTA FONDOS COMUNES, VIGENCIA ACTUAL, ANTERIOR O EXPIRADA (según el

consignaciones así: - BANCO POPULAR cuenta corriente No. 050000249 – DIRECCION DEL TESORO NACIONAL – CUENTA FONDOS COMUNES, VIGENCIA ACTUAL, ANTERIOR O EXPIRADA (según el caso) – TRANSFERENCIAS. - BANCO AGRARIO cuenta corriente No. 0700200108 – DIRECCION DEL TESORO NACIONAL – CUENTA FONDOS COMUNES, VIGENCIA ACTUAL, ANTERIOR O EXPIRADA (según el caso) – TRANSFERENCIAS. Para todos los casos es importante aclarar que se trata de un reintegro de TRANSFERENCIAS – PENSIONES, debiéndose aclarar en el comprobante de consignación que el reintegro se efectúa con cargo a la Unidad Ejecutora 1501-01 GESTION GENERAL . Tesorería Unidad Militara. Recibe la respuesta a la solicitud de reintegro y de acuerdo con lo autorizado procede de conformidad. b. Elabora una consignación y consigna en la cuenta ordenada anteriormente. c. Dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de la consignación, envía copia original de la consignación al Grupo Financiero de la Dirección Administrativa, anexando la relación completa de la siguiente información, en medio magnético y en archivo Excel. - Número y fecha de la obligación a la que corresponde el reintegro - Valor de la obligación - Nombre completo de la Unidad - Ciudad - NIT de la Unidad - Grado y nombre del beneficiario - Documento de identidad del beneficiario

• Valor de la mesada pensional

d. Organiza e incluye la misma información en una base de datos, la cual le servirá para controlar los valores reintegrados. e. En los casos en que no es autorizado el reintegro, los dineros deberán permanecer en el Banco, hasta que se generen las novedades que indiquen el destino final de estos recursos. Grupo Financiero Dirección Administrativa a. Recibe, organiza y registra la información suministrada por cada Unidad Militar, en una base de datos necesaria para controlar los valores reintegrados a la Dirección del Tesoro, por este concepto. b. Envía a la Dirección de Finanzas copia de las consignaciones, que se utilizaron las cuales son requeridas para efectuar conciliaciones con la Dirección del Tesoro Nacional. Dirección del Tesoro Nacional Recibe extractos bancarios y comprobantes de consignación. Concilia y carga mediante archivos planos en el Módulo CUN, los reintegros efectuados en el mes anterior. Grupo Financiero Dirección Administrativa Una vez cargado el reintegro por parte de la DTN, procede a aplicar el reintegro en SIIF, teniendo en cuenta el procedimiento instruido en la Tercera Parte “Reintegros” de la Circular No. 9067 del 16 de noviembre/2000 para el cierre de la vigencia 2000, expedida por el señor Ministro de Defensa.5. PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR DEVOLUCIONES Tesorería Unidad Militar a. Cualquier solicitud posterior al reintegro por parte de un beneficiario solicitando el pago, se canalizará a través de la Tesorería de la Unidad Militar.

b. Esta eleva una solicitud de devolución al Grupo Financiero de la Dirección Administrativa, para lo cual debe anexar: - Solicitud escrita del beneficiario - Fotocopia del comprobante de consignación que dio origen al reintegro - Relación de beneficiarios incluidos en ella Grupo Financiero Dirección Administrativa a. Recibe la solicitud de devolución remitida por la Tesorería de la Unidad Militar b. Verifica la información recibida con la base de datos que posee, y de acuerdo con la vigencia en que fueron situados los recursos, tramita la solicitud, teniendo en cuenta los siguientes pasos según corresponda: - Cuando se trate de vigencias expiradas (año 1999 y anteriores), debe elevar una solicitud de traslado presupuestal por concepto de “Pago Pasivos Exigibles Vigencias Expiradas”, ante la Oficina Asesora de Planeación del Ministerio de Defensa. Una vez aprobado el traslado, el PAC se coordinará con la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa. - Cuando se trate de reintegros de la vigencia anterior (año 2000) y que se encuentren constituidos en cuentas por pagar, se debe tramitar la solicitud de PAC respectivo ante la Dirección de Finanzas, teniendo en cuenta los formatos y plazos establecidos. - Cuando corresponda a la vigencia actual (año 2001), debe coordinar con la Dirección de Finanzas, para que sea aplicado el reintegro en SIIF por parte de la Dirección del Tesoro Nacional. Cuando se trate de Acreedores Sujetos a Devolución, para aquellos casos en que haya superado el año de reintegrado el dinero, debe elevar una solicitud motivada ante la Oficina Jurídica de la Dirección del

Tesoro Nacional, anexando el comprobante de consignación y nombre del beneficiario o beneficiarios. - Surtido el pago al beneficiario, el Grupo Financiero de la Dirección Administrativa actualizará la base de datos, descargando la cancelación efectuada al beneficiario. Finalmente es importante que al interior de esa Unidad Ejecutora, se difunda esta circular y se impartan instrucciones precisas, a fin que el personal comprometido en este proceso, adelante las acciones necesarias que conlleven al cumplimiento de la misma. Atentamente,Capitán de Navío

EDUARDO POSADA ZAMUDIO

Director Financiero

DISTRIBUCION:

Dirección Administrativa Ministerio de Defensa_________________________ Departamento Financiero Comando General___________________________ Departamento Financiero del Ejército_________________________________ Dirección de Economía y Finanzas Armada____________________________ Departamento Control y Presupuesto Fuerza Aérea_____________________ Oficina de Control Interno__________________________________________ Oficina Asesoría Económica________________________________________

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Última actualización: 20 de abril de 2024