MINDEFENSA - Circular 1503 de 2001

CIRCULAR 1503 DE 2001

(agosto 30) Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia>

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

ASUNTO: Procedimiento Ejecución Recursos Fondo de Defensa Nacional AL Señor Anteriormente al Fondo de Defensa Nacional, se le asignaban las rentas provenientes de la "Cuota de Compensación Militar", consagrada en el artículo 22 de la Ley 48 de 1993 de la siguiente manera: "El inscrito que no ingrese a filas y sea clasificado debe pagar una contribución pecuniaria al Tesoro Nacional, denominada "Cuota de Compensación Militar". El Gobierno determinará su valor y las condiciones de liquidación y recaudo".

No obstante dichos recaudos pertenecieran al Fondo de Defensa Nacional, estos deberían ser manejados y administrados teniendo en cuenta que los mismos se hallaban a cargo de la Dirección del Tesoro Nacional, quien en realidad actuaba como depositario de los fondos, para posteriormente incorporarlos en la Ley de Presupuesto con el nombre de Fondo de Defensa Nacional, y aprobarlos de acuerdo con la disponibilidad del PAC con situación de fondos. En la actualidad, con la expedición de la Reforma Tributaria del año 2000, Ley 633 de 2000 artículo 120 se dispuso que: " Los recursos a que hace referencia artículo 22 de la Ley 48 de 1993 y los recaudos por conceptos de mora, multas y sanciones pecuniarias liquidadas en función de los mismos, continuarán perteneciendo al Fondo de Defensa Nacional. También pertenecerán a este Fondo los

recursos provenientes de la venta de activos de propiedad del Ministerio de Defensa Nacional y de las donaciones que se realicen al mismo. Con los recursos provenientes de la venta de activos no se podrán financiar gastos recurrentes. Estos recursos serán recaudados directamente por el Ministerio de Defensa Nacional - Fondo de Defensa Nacional, se presupuestarán sin situación de fondos y se destinarán al desarrollo de los objetivos y funciones de la Fuerza Pública en cumplimiento de su misión constitucional ". (el subrayado es nuestro). Teniendo en cuenta esta nueva disposición, la Dirección de Finanzas considera pertinente definir términos, determinar el procedimiento y establecer las responsabilidades por cada una de las Oficinas comprometidas, en las diferentes etapas de ejecución de los recursos del Fondo de Defensa Nacional, así:

1. RECURSOS DEL FONDO DE DEFENSA

a. DEFINICION Ingresarán al Fondo de Defensa, los recursos provenientes de:La Cuota de Compensación Militar, los recaudos por concepto de mora, multa y sanciones pecuniarias liquidadas en función de la misma. La venta de bienes muebles de propiedad del Ministerio de Defensa y la Policía Nacional. Todos los ingresos provenientes de la venta de bienes inmuebles de propiedad del Ministerio de Defensa y Policía Nacional Las donaciones en efectivo con destinación genérica para el Ministerio de Defensa Nacional y/o Policía Nacional, incluyendo los recursos por la recuperación o indemnización por siniestros de las mismas. El producto de la venta de las donaciones que haya recibido el Ministerio de Defensa y/o la Policía

Nacional b. OBJETO DEL FONDO DE DEFENSA Se destinará al desarrollo de los objetivos y funciones de la fuerza pública en cumplimiento de su misión constitucional. Con los recursos provenientes de la venta de activos no se podrán financiar gastos recurrentes. Estos se presupuestarán como Gastos de Inversión, a través de la Oficina de Planeación del Ministerio de Defensa. c. TIPO DE RECURSO Estos recursos se presupuestan sin situación de fondos y se incorporan al Presupuesto General de la Nación, como recurso 16, en cabeza de la Sección 1501 Ministerio de Defensa Nacional. En el evento de producirse un mayor recaudo frente a la apropiación vigente, éste, debe incorporarse al presupuesto a través de adicionales presupuestales, que tramitará la Oficina de Planeación del Ministerio de Defensa. Es pertinente aclarar que el hecho de que haya quedado la apropiación identificada como recursos 16 Sin Situación de Fondos, no se debe interpretar que estos recursos se conviertan en "Fondo Interno".

2. RECAUDO DE LOS RECURSOS Estos recursos serán recaudados a nivel nacional directamente por el Ministerio de Defensa Nacional, así: El recaudo de mora, multa y sanciones de la Cuota de Compensación Militar, se seguirá efectuando a través de la cuenta corrient e No. 31000199-5 FONDO DE DEFENSA NACIONAL del Banco Ganadero , sucursal Indumil.

Para el recaudo del producto de la venta de activos y donaciones, se utilizarán nuevas cuentas corrientes

registradas, que debe autorizar el Grupo de Tesorería de la Dirección de Finanzas, a nombre de la TESORERIA PRINCIPAL DEL MINISTERIO DE DEFENSA , las cuales se denominarán: FONDO DE DEFENSA NACIONAL - VENTA DE ACTIVOSFONDO DE DEFENSA NACIONAL - DONACIONES Para la apertura de estas cuentas se deben diligenciar los formatos de Apertura y/o Cancelación de Cuentas Corrientes Registradas, por parte del Tesorero Principal de la Dirección Administrativa de la Gestión General.

3. REGISTRO RECURSOS EN MODULO DE INGRESOS SIIF Tanto la creación de las nuevas cuentas corrientes registradas, como el registro de los ingresos en el SIIF en las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa, se hará teniendo en cuenta el procedimiento No. 13 "Procedimiento Módulo de Ingresos SIIF Fondo de Defensa Nacional", expedido mediante oficio No. 0707 MDFCP-074 del 16 de abril/2001 por la Dirección de Finanzas del Ministerio de

Defensa.

4. DISTRIBUCION DE LOS RECURSOS Y TRASLADOS PRESUPUESTALES De acuerdo con lo establecido en el artículo 7 numeral 16 del Decreto 1932/99, corresponde al Viceministerio planear y ejecutar los recursos asignados al Fondo de Defensa Nacional.

Corresponde a la Oficina de Planeación y Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa, consolidar las solicitudes de las Unidades Ejecutoras y Policía Nacional y presentarlas ante el Despacho del señor Ministro, para la distribución de los recursos, previo concepto del Viceministro de Defensa.

a. RESOLUCION DE TRASLADO PRESUPUESTAL Una vez autorizada la distribución de los recursos, la Oficina de Planeación debe elaborar y tramitar para firma del señor Ministro, las resoluciones de traslados presupuestales a nivel de Decreto de Liquidación, de los recursos asignados por concepto de Gastos Generales e Inversión Ordinaria (Sin Situación de Fondos), para cada Unidad Ejecutora. Para el trámite de la resolución se debe anexar el certificado de disponibilidad presupuestal de modificación, expedido por el Grupo de Presupuesto de la Dirección Administrativa de la Gestión General. Una vez aprobada la resolución de traslado presupuestal por parte del señor Ministro de Defensa, la Oficina de Planeación - Grupo de Presupuesto, coordina con el Grupo de Presupuesto de la Dirección Administrativa de la Gestión General para que dicha Unidad Ejecutora, solicite el traslado presupuestal por medio del SIIF a la Dirección General de Presupuesto Nacional. (El sistema asigna automáticamente un número de solicitud de modificación presupuestal). Igual procedimiento debe realizar la Unidad Ejecutora que va a acreditar la apropiación, es decir, realiza a través del sistema la solicitud de traslado, obteniendo un número de solicitud. Estos números de solicitud deben ser reportados por la Oficina de Planeación del Ministerio a la Dirección General del Presupuesto Nacional, por medio de un oficio remisorio donde se envía la resolución en original, para la respectiva aprobación por parte del Director General de Presupuesto Nacional. Luego de obtener la refrendación de la resolución de traslado presupuestal, la Dirección General dePresupuesto Nacional, aprueba las solicitudes realizadas por las Unidades Ejecutoras (la que

contracredita y la que acredita), a través de SIIF. Efectuado el anterior proceso, la Oficina de Planeación del Ministerio de Defensa recibe el original de la resolución de traslado, verificando a través del SIIF, que la transacción se ha realizado con éxito; en caso contrario, debe coordinar lo pertinente con la Dirección General del Presupuesto Nacional. Cuando la transacción se ha realizado adecuadamente, procede a distribuir fotocopia de la resolución a la Unidad Ejecutora que se le asignó apropiación y a la Dirección Administrativa de la Gestión General. Cuando se trate de distribución y traslado de apropiación para la Policía Nacional, se debe efectuar mediante Ley, la cual es aprobada por el Congreso de la República. Este tramite está a cargo de la Oficina de Planeación del Ministerio de Defensa. b. RESOLUCION DE DISTRIBUCION INTERNA La Unidad Ejecutora, a través de la Oficina de Planeación y/o Departamento 4 Logístico, verifica en el SIIF, que la apropiación esté debidamente acreditada y procede a elaborar la resolución de distribución interna, la cual es firmada por el Segundo Comandante de Fuerza y refrendada por el Jefe de la Oficina de Planeación del Ministerio de Defensa. Una vez firmada esta resolución, la Oficina de Planeación y/o el Departamento 4 Logístico de la Fuerza, procede a asignar internamente la apropiación a través del SIIF, y comunica al Departamento Financiero y al Ordenador del Gasto de la Unidad Ejecutora, la existencia de la apropiación para iniciar

la cadena presupuestal (Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Registro Presupuestal, Obligación y Pago). La ejecución se debe realizar al máximo nivel de desagregación, a fin de mantener una estadística adecuada en el SIIF. Asimismo, la Dirección General de la Policía Nacional distribuirá al interior de su Entidad, los recursos asignados.

5. PROGRAMACION DE RECURSOS DE PAC En todos los casos para la ejecución de la apropiación del Fondo de Defensa, se requiere aprobación previa del PAC por parte de la Dirección del Tesoro Nacional, por los conceptos de Gastos Generales e Inversión Ordinaria sin situación de fondos, según corresponda.

A fin de no detener los procesos contractuales que se originen por las diferentes asignaciones, el Departamento Financiero o quien haga sus veces en las Unidades Ejecutoras, de acuerdo con lo establecido en la circular No. 1056-MDFCT-001 del 12 de junio/01, deben determinar los cupos mensuales de PAC, los cuales se afectan con los compromisos. Para que la Dirección de Finanzas del Ministerio solicite adiciones de PAC en la vigencia actual, cada Unidad Ejecutora debe elaborar en los formatos establecidos mediante circular No. 1120 MDFCT del 12 de mayo/00 "Formatos para solicitud modificaciones al PAC", los flujos de pago de los recursos asignados por concepto de gasto, los cuales deben ajustarse a las necesidades reales, y enviarlos dentrode los plazos previstos para este fin. Asimismo, corresponde a la Dirección de Finanzas del Ministerio, gestionar ante la Dirección del

Tesoro Nacional, las solicitudes de modificación al PAC necesarias, de acuerdo con los requerimientos presentados por las Unidades Ejecutoras. Una vez asignados los cupos de PAC autorizados, el Grupo de Tesorería de la Dirección de Finanzas comunicará a los Departamentos de Presupuesto y Finanzas de las Unidades Ejecutoras las cuotas aprobadas, y estas podrán efectuar la ejecución de estos recursos en SIIF. Distribuidos los recursos del Fondo de Defensa a la Policía Nacional, el Departamento Financiero o quien haga sus veces en esa Entidad, debe establecer el flujo de pagos y coordinar directamente la asignación de PAC Sin Situación de Fondos, con la Dirección del Tesoro Nacional.

6. GIRO DE LOS RECURSOS A LAS UNIDADES EJECUTORAS INSTRUCCIONES PARA GIRO El giro de los recursos se hará teniendo en cuenta los flujos de pagos presentados por cada Unidad Ejecutora y las cuotas de PAC aprobadas por la Dirección del Tesoro Nacional.

Para ello el Grupo de Tesorería de la Dirección de Finanzas, asignará un funcionario para que ejerza el control sobre los valores recaudados por concepto del Fondo de Defensa y así mismo determine el flujo de pagos, para la ordenación de los giros a cada una de las Unidades Ejecutoras y Policía Nacional. El Grupo de Tesorería de la Dirección de Finanzas, debe elaborar los oficios a la Dirección Administrativa de la Gestión General, dando instrucciones para que la Tesorería Principal gire los recursos asignados a cada Unidad Ejecutora y/o Policía Nacional mencionando el monto a debitar de

cada cuenta. b. GIRO DE LOS RECURSOS El Tesorero Principal del Ministerio de Defensa, es el único responsable de ordenar y coordinar con la Entidad Financiera depositaria de estos recursos, los débitos que se hagan en las tres (3) cuentas que manejan los recursos del Fondo de Defensa. Los giros se ordenarán mediante transferencia electrónica o a través de consignación, según corresponda, a cuentas corrientes registradas que abrirá la Tesorería Principal de cada Unidad Ejecutora, para este fin. Esta cuenta se denominará "FONDO DE DEFENSA NACIONAL". Asimismo, para los casos en que las Fuerzas deban transferir estos recursos a Batallones o Unidades Militares, se girarán igualmente a cuentas corrientes registradas que estas abrirán con anticipación, bajo la misma denominación "FONDO DE DEFENSA NACIONAL". La autorización para la apertura de estas cuentas será dada por la Dirección de Finanzas Grupo Control Tesorería del Ministerio de Defensa, previo diligenciamiento por parte del Tesorero de la Unidad Ejecutora y/o Batallón, de los formularios establecidos para la Apertura y/o Cancelación de Cuentas Corrientes.La Policía Nacional debe abrir una cuenta corriente registrada denominada "FONDO DE DEFENSA NACIONAL", en la cual la Tesorería Principal del Ministerio de Defensa Nacional le consignará los recursos asignados.  En los casos en que la Dirección General de la Policía deba transferir recursos a los Departamentos de Policía a nivel nacional, lo hará a cuentas específicas abiertas para este fin. La apertura de estas cuentas será autorizada directamente por la Oficina encargada en la Policía Nacional. A través de estas cuentas sólo se manejarán recursos del Fondo de Defensa.

7. EJECUCION DE LOS RECURSOS POR LAS UNIDADES EJECUTORAS Y LA POLICIA

Nacional. A través de estas cuentas sólo se manejarán recursos del Fondo de Defensa.

7. EJECUCION DE LOS RECURSOS POR LAS UNIDADES EJECUTORAS Y LA POLICIA NACIONAL Corresponde al Departamento Financiero en cada Unidad Ejecutora y la Dirección General de la Policía Nacional, controlar mensualmente la ejecución de la apropiación del Fondo de Defensa Nacional, verificando a través de los informes que rinden los Ordenadores del Gasto a los cuales se les asignó presupuesto por este concepto.

El control de la consolidación de la ejecución de estos recursos corresponde a la Dirección de Finanzas, dependencia que verifica, analiza y reporta a la Contraloría General de la República el informe mensual, con base en la resolución No 05168 del 13 de diciembre de 2000. El fin de los recursos transferidos a las cuentas corrientes definidas por cada Unidad Ejecutora y/o Dirección General de la Policía Nacional, es cubrir las obligaciones que se generen con cargo al Fondo de Defensa Nacional, por lo tanto las Tesorerías de las Unidades y/o Policía Nacional, no podrán constituir depósitos de ahorro ni a término, ni la suscripción de ningún tipo de activo financiero. La ejecución de estos recursos debe hacerse cumpliendo la cadena presupuestal; igualmente si se efectúa mediante provisión de fondos, ésta debe realizarse a través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF.

8. PRESENTACION DE INFORMES El reporte de ejecución de los recursos del Fondo de Defensa, se hará conforme a lo establecido en la

circular No. 1180 -MDFCP-074 del 05 de julio/2001, la cual fue enviada a las Unidades Ejecutoras de la Sección 1501. En cuanto a la Policía Nacional, una vez sea aprobada la presente circular se le indicará la forma como debe presentar los reportes de ejecución.

9. CONCILIACION BANCARIA El Jefe de Contabilidad de la Dirección Administrativa en coordinación con el Tesorero Principal del Ministerio de Defensa, deben elaborar la conciliación bancaria mensual correspondiente a las cuentas corrientes FONDO DE DEFENSA NACIONAL - VENTA DE ACTIVOS y DONACIONES y presentarlas a la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Grupo Contabilidad General.

El control de los recursos que ingresen a la cuenta CUOTA DE COMPENSACION MILITAR , se efectuará en la misma forma que se viene haciendo, es decir, con la intervención del Grupo ControlTesorería de la Dirección de Finanzas.

REGISTROS CONTABLES

RECAUDO DE LA CUOTA DE COMPENSACION MILITAR

CODIGO

ONCEPTO

DEBITO

CREDITO

111005050 Cuenta corriente bancariaFondos no situados por DTN XXX 472080 Recaudos DTN por clasificar XXX

RECLASIFICACION DE LOS RECAUDOS

CODIGO

CONCEPTO

DEBITO

CREDITO

472080 Recaudos DTN por clasificar XXX 412005 Fondo de Defensa Nacional XXX

DISTRIBUCION DE LOS RECURSOS

(1) EN LA GESTION GENERAL

CODIGO

CONCEPTO

DEBITO

CREDITO

199501

Principal y Subalterna - Fondos Transferidos XXX 111005050 Cuenta corriente bancariaFondos no situados por DTN XXX

EN LA UNIDAD QUE RECIBE EL TRASLADO PRESUPUESTAL

CODIGO

CONCEPTO

DEBITO

CREDITO

111005050 Cuenta corriente bancariaFondos no situados por DTN XXX 199506 Principal y Subalterna - Fondos Recibidos XXX EJECUCION Implica el desarrollo completo de la cadena presupuestal, vale decir:

(1)   OBLIGACIONESCODIGO

CONCEPTO

DEBITO

CREDITO

15XXXX

Inventarios XXX

16XXXX

Propiedades Planta y Equipo XXX 191001 Otros activosMateriales y Suministros XXX

5XXXXX

Gastos XXX 240101 Cuentas por PagarAdquisición Bienes y

Servicios XXX NOTA : Si la obligación tiene deducciones se llena la carpeta deducciones, la cual asocia un código OAT del presupuesto de Gastos de Personal o Gastos Generales, según el rubro presupuestal a ejecutar, el cual se selecciona de la plantilla que presenta el sistema. Se debe tener especial cuidado al escoger el código OAT clase 650 Sin Situación de Fondos (recurso 16), el cual es diferente a los códigos OAT

Con Situación de Fondos. (2) CONFIRMACION DE DEDUCCIONES Se debe seleccionar y confirmar a través del sistema las deducciones autorizadas o de Ley correspondientes a la clase OAT 650 , las cuales fueron previamente marcadas en la etapa de

obligación.

CODIGO

CONCEPTO

DEBITO

CREDITO

240101 Cuentas por pagarAdquisición Bienes y Servicios XXX 243625 Retención IVA XXX 2436XX Retención en la Fuente XXX 243701 Retención ICAPor Compras XXX (3) ORDEN DE PAGO Es ordenar pagar la obligación por el valor neto. Como los recursos son propios y están en el banco, se hace cheque de Tesorería de la Unidad. Las Ordenes de Pago quedan " generadas". (4) CONFIRMACION DE ORDEN DE PAGO Entrar en el SIIF por el módulo CUN y dar la orden de "Estado Pagado" a las ordenes de pago "generadas" Sin Situación de Fondos. Ruta: PagosConfirmación de Ordenes de Pago SSF - Llenar información -Grabar. Aquí el sistema hace el siguiente registro contable.CODIGO

CONCEPTO

DEBITO

CREDITO

240101 Cuentas por pagarAdquisición Bienes y Servicios XXX 111005050 Cuenta Corriente Bancaria Fondos No situados por DTN XXX (5) DESCARGUE POR OAT DE LAS DEDUCCIONES SIN SITUACION DE FONDOS. (PAGO DE IMPUESTOS RETENIDOS) Se debe registrar esta transacción teniendo en cuenta que NO hay situación de recursos por parte de la Dirección del Tesoro Nacional, dado que se trata de rubros Sin Situación de Fondos, lo que hace el sistema es descargar el código de la deducción OAT clase 650 marcado en la obligación. La Tesorería de la Entidad gira cheque cuando se pagan las deducciones. El sistema genera en forma automática el

siguiente asiento:

CODIGO

CONCEPTO

DEBITO

CREDITO

243625 Retención IVA XXX 2436XX Retención en la Fuente XXX 243701 Retención ICAPor Compras XXX 111005050 Cuenta corriente bancaria Fondos No situados por

DTN XXX NOTA: La contabilidad del Fondo de la Defensa, se debe llevar como una contabilidad separada de los otros fondos para dar cuenta y razón a los entes de control.

Finalmente es importante que al interior de cada Unidad Ejecutora y Policía Nacional, se difunda esta circular y se impartan instrucciones precisas, a fin que el personal comprometido en este proceso, adelante las acciones necesarias que conlleven al cumplimiento de la misma. Atentamente, Capitán de Navío

EDUARDO POSADA ZAMUDIO

Director de Finanzas

PU. MARCO MENDOZA DE LA TORRE

COORDINADOR GRUPO TESORERIA DISTRIBUCION: Dirección Administrativa Gestión General________________________________Dirección Administrativa Comando General______________________________ Departamento Financiero del Ejército __________________________________ Dirección de Economía y Finanzas de la Armada__________________________ Departamento Presupuesto y Finanzas Fuerza Aérea______________________ Oficina de Planeación del Ministerio de Defensa __________________________ Oficina de Control Interno Mindefensa___________________________________

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.

Última actualización: 20 de abril de 2024