MINDEFENSA - Circular 15745 de 2004

CIRCULAR 15745 DE 2004

Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia>

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

DE : MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

PARA : COMANDANTE GENERAL DE LAS FUERZAS MILITARES, COMANDANTE

EJERCITO NACIONAL, COMANDANTE ARMADA NACIONAL, COMANDANTE FUERZA

AÉREA COLOMBIANA, DIRECTOR GENERAL POLICÍA NACIONAL, VICEMINISTRO DE

ASUNTOS POLÍTICOS Y TEMÁTICA INTERNACIONAL, VICEMINISTRO DE GESTION

INSTITUCIONAL, SECRETARIA GENERAL, DIRECTOR GENERAL DE SANIDAD MILITAR,

DIRECTOR DE SANIDAD DELA POLICÍA NACIONAL, COMISIONADO NACIONAL PARA

LA POLICÍA, DIRECTOR FONDELIBERTAD, DIRECTOR GENERAL MARÍTIMO,

SECRETARIO EJECUTIVO COMISIÓN COLOMBIANA DEL OCÉANO, REPRESENTANTES

LEGALES ENTIDADES ADSCRITAS Y VINCULADAS, ASESOR ENTIDADES

DESCENTRALIZADAS, OFICINAS DE PLANEACIÓN MINISTERIO DE DEFENSA

NACIONAL.

ASUNTO: Lineamientos para el cumplimiento de la Circular No. 03 del 15 de abril de 2004 “Directrices sobre la implementación de prácticas de verificación y control de la calidad de la información reportada al Sistema de Programación y Gestión de Metas Presidenciales-SIGOB”.

Con el fin de unificar criterios en las dependencias y entidades adscritas y vinculadas que integran el

Sector Administrativo Defensa Nacional, para la implementación de prácticas de verificación y control de calidad de la información reportada al Sistema de Programación y Gestión de Metas Presidenciales SIGOB, de conformidad con los parámetros y metodología establecidos por la Presidencia de la República y el Departamento Administrativo de la Función Pública, mediante la Circular No. 03 del 15 de abril de 2004 y el documento “Lineamientos básicos para establecer y concertar los medios de verificación y control de la calidad de la información del SIGOB”, del 13 de mayo de 2004, se determinan las siguientes responsabilidades, así:

1. La Oficina de Planeación del Ministerio de Defensa Nacional debe liderar en el Sector Administrativo Defensa Nacional el proceso de rendición de cuentas a la ciudadanía a través del Sistema de Programación y Gestión de Metas Presidenciales – SIGOB, para lo cual se deben adelantar las siguientes actividades: - Emitir políticas a las dependencias del Ministerio de Defensa Nacional, para que cada una de ellas determine las metas que deben hacer parte del Sistema SIGOB en forma articulada con los objetivos de la Política de Defensa y Seguridad Democrática, los objetivos del Plan Estratégico del Ministerio de Defensa 2002-2006, el Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo y los respectivos planes de acción anuales.

Así mismo, en coordinación con el Asesor de Entidades Descentralizadas, se debe desarrollar la anterior acción para las entidades adscritas y vinculadas.- Impartir lineamientos generales respecto a la designación de los Coordinadores y Gerentes de Meta del SIGOB en cada una de las dependencias del Ministerio redefensa Nacional y sus entidades adscritas y

vinculadas así como las funciones y responsabilidades que les competen según lo dispuesto en la Circular No. 03 del 15 de abril de 2004. - Determinar posprocedimientos para la consolidación, articulación, evaluación y seguimiento de la información que se registre en el Sistema SIGOB a nivel estratégico y sectorial del Ministerio de Defensa Nacional, para lo cual se debe definir la metodología, la forma de cálculo, la periodicidad, los riesgos de la información, las fuentes internas y externas, primarias y secundarias y en general, todo el proceso de generación de la información de cada uno de los indicadores de las metas previstas.

2. El Comandante General de las Fuerzas Militares, el Comandante de cada Fuerza, el Director General de la Policía Nacional, la Secretaría General, los Jefes de Dependencia así como los Representantes Legales de las Entidades Adscritas y vinculadas, con fundamento en las políticas y directrices que emitirá la Oficina de Planeación del Ministerio de Defensa Nacional y a través de las respectivas Oficinas de Planeación o sus equivalentes, desarrollarán las siguientes actividades: - Determinar las metas específicas que van a ser parte del SIGOB en concordancia con las políticas sectoriales y la planeación estratégica de cada dependencia o entidad. - Designar a los Gerentes de Meta del SIGOB, quienes serán responsables de la información que se debe reportar al sistema así como de la utilización de los medios de verificación y control para garantizar la calidad de la misma. - Designar a los Coordinadores del SIGOB para cada dependencia o entidad, quienes deben verificar la

consistencia de la información que incorporan los Gerentes de Meta al Sistema. - Determinar los procedimientos y mecanismos de control necesarios para garantizar la calidad, suficiencia y oportunidad de la información que se consigne en el Sistema, teniendo en cuenta que la responsabilidad derivada de la inexactitud en los datos, omisión o retardo en el suministro, recae en el Jefe de organismo o entidad, según lo dispuesto en la Circular No.07 del 11 de agosto de2003.

3. El Inspector General del Comando General, los inspectores Generales de cada una de las Fuerzas, el Inspector General de la Policía Nacional, y en las dependencias quienes cumplen funciones de control interno en el nivel central del Ministerio de Defensa, el Jefe de la Oficina de Control Interno del Ministerio de Defensa Nacional y los Jefes de Oficinas de Control interno de las entidades adscritas y vinculadas, en concordancia con lo dispuesto en la Circular 03 del 15 de abril de 2004,deben emprender las siguientes actividades: - Concertar con los Coordinadores y Gerentes de Meta del SIGOB, designados por cada dependencia o entidad, los medios de verificación y control de la calidad de la información, teniendo en cuenta los parámetros determinados en el documento “Lineamientos Básicos para establecer y concertar los medios de verificación y control de la calidad de la información del SIGOB”.

Para el efecto, se debe informar a este Despacho, con plazo agosto 30 de 2004, la siguiente información:Coordinador del SIGOB Metas concertadas por la dependencia o entidad Gerente designado para cada una de las metas Medios de verificación y control de la calidad de la información concertados.

• Evaluar el cumplimiento de los medios de verificación y control de la calidad de la información concertados, con énfasis en el uso adecuado de la aplicación de los procedimientos establecidos, verificando de manera selectiva y/o puntual la calidad, consistencia, confiabilidad y oportunidad de la información reportada.

Cuando se determinen debilidades en la calidad de la información o alarmas se debe indagar con los Gerentes de Meta y/o Coordinadores del SIGOB, en la respectiva dependencia o entidad. Como producto de esta evaluación, se debe presentar al respectivo Comandante, Director de la Policía, Viceministro de Gestión Institucional, Jefe de Dependencia y Representante Legal, respectivo, un informe ejecutivo que contenga los aspectos evaluados, la identificación de las limitaciones y problemas relacionados con la calidad de la información incorporada al Sistema SIGOB así como las recomendaciones que se brinden para solucionarlos. - La Oficina de Control Interno del Ministerio de Defensa Nacional a través del Subcomité de Coordinación del Sistema de Control Interno de los Jefes de Oficinas de Control Interno de las dependencias y entidades del Sector Defensa, hará el seguimiento de lo dispuesto en la presente Circular. Por último, es remencionar que la Circular No. 03 del 15 de abril de 2004 y el documento “Lineamientos básicos para la definición de medios de verificación y control de la calidad de la información”, se encuentran disponibles para consulta en la página web del Ministerio de Defensa Nacional www.mindefensa.gov.co– Sección sobre el Ministerio/ ”El Sistema de Control Interno en el Ministerio de Defensa Nacional”. Cordialmente,

JORGE ALBERTO URIBE ECHAVARRÍA

Ministro de Defensa Nacional

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Última actualización: 20 de abril de 2024