MINDEFENSA - Circular 1631 de 2002

CIRCULAR 1631 DE 2002

(agosto 27) Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia> MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL ASUNTO: Compra de divisas para las Unidades Ejecutoras. AL: Teniendo en cuenta el impacto económico originado por la cantidad de divisas que negocia el Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades Ejecutoras, la Dirección de Finanzas busca establecer mecanismos que permitan a través de la negociación conjunta, obtener beneficios que se reviertan en la Institución. Por lo anterior a partir de la fecha, la negociación de divisas se hará a través del Grupo de Tesorería de la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa, para lo cual se solicita tener en cuenta el siguiente procedimiento por parte de las Unidades Ejecutoras: Diligenciamiento formato No. 1 Necesidades de Compra de Divisas Este formato debe ser diligenciado por cada Unidad Ejecutora, donde especificará la cantidad de divisas que van a adquirir por Concepto del Gasto; de igual forma se debe informar si dichas divisas se requieren para ser transferidas a otras cuentas, o si requieren en efectivo en la Tesorería de la Unidad Ejecutora. La compra de divisas se realizará una vez a la semana, teniendo en cuenta las necesidades consolidadas por cada Unidad Ejecutora; por lo tanto se debe diligenciar el formulario completo indicando la semana a la cual corresponde el requerimiento. Esta información debe ser enviada a la Dirección de Finanzas todos los viernes de cada mes; en el caso

que se haga necesario una compra de divisas de improvisto, debe ser informado a la Dirección de Finanzas inmediatamente, utilizando el formulario correspondiente. El formato de necesidades debe ser firmado por el Director Financiero o quien haga sus veces en cada Unidad Ejecutora. Consolidación de las Necesidades Una vez recibidas las necesidades de compra de divisas de cada Unidad Ejecutora, la Dirección de Finanzas, diligenciara el formato No 2 Consolidado Necesidades de Divisas por Unidad Ejecutora. Este formato reúne los requerimientos de todas las Unidades Ejecutoras, por concepto del gasto y los totales para transferencias y en efectivo. Una vez consolidado la información del total de dólares a adquirir se establece que día se efectuará lacompra de divisas. Los siguientes campos del formato No 2, son diligenciados por la Dirección de Finanzas así: Fecha ; Este campo asume la fecha del sistema, es decir la día en que se efectúa la consolidación y de igual forma el día en que se va efectuar la compra. TRM ;  En este campo se registra la Tasa Representativa del Mercado para el día de consolidación y de compra de las divisas. Hora Inicio; En este campo se registra la hora de inicio de la negociación. Hora de Termino ; En este campo se registra la hora en que se termina la negociación; es decir donde los representantes de la mesa de Dinero deciden a quien comprarle., El campo puntas para la compra del Día ; En este campo se registran los máximos y mínimos de precio

de compra de las divisas que se están ofreciendo en mercado Financiero. Para Diligenciar este campo el representante de la Dirección de Finanzas el día que se va efectuar la compra se establece comunicación con la Dirección del Tesoro Nacional – Subdirección FinancieraMesa de Dinero ó con una Entidad Financiera que maneje DATATECH, se  solicita información sobre el precio de venta del dólar en el Mercado Financiero; esta información se puede requerir  varias veces en la mañana toda vez que el precio de venta y compra del dólar es muy fluctuante. También se verifica por Internet, conectados a soporte de una Entidad Financiera, el comportamiento del precio de compra y venta del dólar para el día de la compra.

3.  Establecimiento de la Mesa de Dinero.

El día determinado para la compra de divisas en la Sala de Juntas de la Dirección de Finanzas, se reunirá un representante de cada Unidad Ejecutora (este representante debe tener el perfil Jefe Financiero o quien él delegue, o el pagador de la Unidad Ejecutora o quien haga sus veces),  un representante de la Dirección de Finanzas (Debe Tener perfil analista con conocimiento de negociación de dólares, debe pertenecer al Grupo Control Tesorería) y el Coordinador del Grupo Control Tesorería. Los miembros de la de la Mesa de Dinero iniciarán la negociación con los diferentes Entidades financieras que ese día se decida cotizar. A medida que se efectúa cada una de las cotizaciones los representantes, diligencian la segunda parte del formato No 2; allí se registra el nombre de la Entidad Financiera y el precio de compra  para el total de dólares para transferencias y en efectivo; a su vez se solicita  a la Entidad Financira el envío de la cotización vía fax. Una vez efectuadas mínimo tres cotizaciones, se analiza el mejor precio de compra, se decide y efectúan

de dólares para transferencias y en efectivo; a su vez se solicita  a la Entidad Financira el envío de la cotización vía fax. Una vez efectuadas mínimo tres cotizaciones, se analiza el mejor precio de compra, se decide y efectúan la negociación con la Entidad Financiera que ofreció mejor tasa. Cierre de la Negociación y Firma del Formato No 2 Los miembros de la mesa de Dinero después de diligenciado la segunda parte del Formato No 2, debenfirmarlo, lo cual los hace responsables ante la Unidad Ejecutora y la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa de las decisiones allí tomadas. Entrega de Documentos al Banco Cada representante de las Unidades Ejecutoras que participaron en la negociación de Divisas, llevan una copia del Formato No 2, al Interior de la Unidad Ejecutora se establece comunicación con la Entidad Financiera con la que se cerro el negocio, y envían la información requerida por la Entidad Financiera ( Declaración de Cambio, oficio etc.), para finiquitar la compra. Envío de Oficio con Copia de los soportes del pago a la Dirección de Finanzas Después que cada Unidad Ejecutora  termine el proceso de pago y suministro de información a la entidad Financieras y/o casa de cambio,  debe enviar a la Dirección de Finanzas mediante oficio  los anexos de la transacción efectuada con el Entidad Financiera, a fin que sirvan como antecedentes de las negociaciones efectuadas. El representante o quien haga sus veces de la Dirección de Finanzas, es responsable de consolidar los

antecedentes correspondientes, verifica que se haya cumplido con la negociación y elabora y mantiene al día la información estadística de la Mesa de Dinero. Fin del proceso Este procedimiento debe ser implementado por las Unidades Ejecutoras para la compra de divisas; se intentara efectuar este procedimiento una vez en la semana, determinando un día en que todas la Unidades Ejecutoras compren, lo cual evita que el precio del dólar  se suba, por la excesiva demanda que se puede presentar en el momento que cada Unidad Ejecutora cotice independientemente . Cordialmente, Capitán de Navío

EDUARDO POSADA ZAMUDIO

Director FinancieroMDN

PE. MARCO TULIO MENDOZA

Coord. Grupo Control Tesorería

PU. SANDRA LUCIA ARISTIZABAL

Analista de Tesorería

DISTRIBUCION

DIRECCION ADMINISTRATIVA –MDN

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVOCGFMDIRECCION FINANCIERA DEL EJERCITO

DIRECCION DE ECONOMIA Y FINANZASARC

DEPARTAMENTO PRESUPUESTO Y FINANZAS –FAC

GRUPO CONTROL PRESUPUESTAL

GRUPO CONTABILIDAD GENERAL

GRUPO ANALISIS Y DIFUSION

GRUPO CONTROL TESORERIA

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Última actualización: 20 de abril de 2024