MINDEFENSA - Circular 2036 de 2001

CIRCULAR 2036 DE 2001

(noviembre 16) Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia>

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

ASUNTO: Manejo Partida de Alimentación Soldados AL: Señor Analizado el procedimiento que actualmente realizan las Unidades Fuera de Línea (Operativas Mayores, Menores y Tácticas o sus equivalentes en cada una de las Fuerzas), frente al Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF), es necesario que las Dependencias comprometidas en el proceso de programación, presupuestación, distribución y ejecución del rubro 1027-1 “Partida Alimentación Soldados”, realicen las funciones y coordinaciones necesarias para que con fecha 01Enero de cada vigencia los Ordenadores del Gasto cuenten con la apropiación suficiente para atender las adquisiciones de los bienes y/o servicios con cargo a dicho rubro.

Dirección de Personal – Sección Liquidación y Haberes o sus equivalentes en las Fuerzas. - Debe tener actualizada una base de datos estadísticos donde se pueda identificar mensualmente la cantidad de soldados efectivos, (Bachilleres, Regulares, Voluntarios, Alféreces, Cadetes, Alumnos y Profesionales) que se encuentran nombrados en las Fuerzas a través de las Ordenes Administrativas de Personal o Directivas de Incorporación y Licenciamientos. - Deben tener actualizada una base de datos estadísticos donde se pueda identificar mensualmente la cantidad de dinero girado a cada una de las Unidades Fuera de Línea para conocer los promedios de PAC que es necesario solicitar a la Dirección del Tesoro Nacional.

• En la primera semana de diciembre de cada año, con base en los datos estadísticos y en los efectivos reales (Soldados Bachilleres, Regulares, Voluntarios, Alféreces, Cadetes, Alumnos y Profesionales) en cada Unidad, es necesario que se efectúe una proyección de gasto para asignar la apropiación anual.

Ejemplo: El Batallón de Policía Militar No 19, según Orden Administrativa de Personal tiene asignados 100 hombres y por Directivas de Incorporación y Licenciamientos 200 hombres, para un total de efectivos de 300 hombres.

De acuerdo con los datos estadísticos mensuales del año inmediatamente anterior, la cantidad de soldados promedio es 320 hombres en total (Soldados Bachilleres, Regulares, Voluntarios, Alféreces, Cadetes, Alumnos y Profesionales). Quiere decir, que los 20 soldados de más, son de otra Unidad. La partida diaria de alimentación autorizada (para la vigencia de 2001), es $3.261.00. Es de aclarar, que dicho valor se debe tomar de acuerdo con la Resolución de reajuste por este concepto, la cual eselaborada anualmente por el Ministerio de Defensa Nacional. A la partida en mención, se debe descontar lo del Fondo Específico, el valor de $40.00 (vigencia 2001), dicho monto es modificado anualmente con la Resolución descrita anteriormente. El Valor que queda disponible para adquirir bienes (materiales y suministros) es $3.221.00. Para efectuar la proyección de la apropiación para cada una de las Unidades, es necesario tener en cuenta el valor total de la partida diaria de alimentación. Que para el caso de la vigencia de 2001 es

$3.261.00. Forma de liquidar la apropiación para el Batallón: Cantidad de hombres (datos estadísticos) x Partida diaria de Alimentación x Días del mes x Doce meses del año.

Numéricamente es: (Formula matemática) 320 hombres x $3.261.00 x 30 días x 12 meses = $375.667.200.00

NOTA: en el momento de realizar la operación en mención, es necesario tener en cuenta el índice de inflación por alimentos para incluirlo en el valor de la partida de alimentación, desde el inicio de la liquidación.

No obstante por lo anterior, la Dirección de Personal – Sección Ejecución, debe reportar el primer día hábil de la segunda semana de diciembre de cada año, a la Oficina de Planeación o Departamento – 4, el valor de $375'667.200.00 + inflación por alimentos, para que en la Orden Administrativa o Separata de Presupuesto, al Batallón de Policía Militar No 19, se le asigne el valor anteriormente descrito como apropiación inicial, por el rubro 1027-1 “Partida Alimentación Soldados”. En el evento que la apropiación inicial del rubro 1027-1 “Partida Alimentación Soldados” asignada en la Orden Administrativa o Separata de Presupuesto para la vigencia en curso no sea suficiente, es necesario efectuar esta proyección hasta los meses que alcance la asignación de la apropiación inicial. La diferencia para cubrir los meses restantes, se debe solicitar oportunamente como adición, a través de la Oficina de Planeación del Ministerio de Defensa Nacional. Una vez aprobada la Adición Presupuestal e informada por parte de la Oficina de Planeación del

Ministerio de Defensa, la Dirección de Personal – Sección Liquidación y Haberes o sus equivalentes en las Fuerzas, deben hacer nuevamente las proyecciones de las apropiaciones a adicionar en cada Unidad Fuera de Línea, e informar los montos a las Oficinas de Planeación o Departamentos –4, para que a su vez estos informen a las diferentes Unidades (Operativas Mayores, Menores y Tácticas o sus equivalentes en cada una de las Fuerzas), para su respectiva incorporación en el Aplicativo de la Resolución Nro. 036. Al iniciar el ejemplo, se mencionó que en promedio en el Batallón de Policía Militar Nro. 19 sobrepasaba la cantidad de hombres asignada, en 20; esto es producto de los movimientos que tiene el personal por la situación de orden público, por tal razón, cuando el personal de soldados (Bachilleres, Regulares, Voluntarios, Alféreces, Cadetes, Alumnos y Profesionales) sea desplazado a otro Batallónpor necesidades del servicio no se deben tramitar cuentas de cobro entre unidades , debido a que el Batallón que recibe al personal transeúnte o en comisión debe asumir los gastos de la alimentación. Sin embargo, tanto el Batallón de origen como el Batallón de destino del personal, deben reportar la novedad al nivel central Dirección de Personal – Sección Ejecución, en las fechas establecidas para el cierre del mes en que ocurrió la novedad, con el fin de disminuir la apropiación en el Batallón de origen e incrementar en el Batallón de destino.

Nota: Como se puede apreciar, la información que contenía las cuentas de cobro se mantiene; sin ser

cuentas de cobro, pues este término no existe en el concepto de contratación estatal. La proyección total de la Fuerza y desagregada por Unidad Fuera de Línea, debe ser enviada primer día hábil de la segunda semana de diciembre de cada año, a la Oficina de Planeación o Departamento – 4 de cada Fuerza, para su consolidación y respectiva comunicación a las Unidades Fuera de Línea. Oficinas de Planeación o Departamentos-4 de las Fuerzas

1. El primer día hábil de la tercer semana de diciembre de cada año, con base en las proyecciones que realiza la Dirección de Personal – Sección Liquidación y Haberes o sus equivalentes en las Fuerzas, deben elaborar el proyecto de la Resolución de Distribución Interna para el rubro 1027-1 “Partida Alimentación Soldados”, quedará pendiente de asignarle número y fecha, hasta que sea sancionada la Ley y Decreto de liquidación del Presupuesto e inicie la vigencia de ejecución.

2. Durante la tercer semana de Diciembre de cada año, es necesario que se informe a las Unidades a través de Radiograma o su equivalente en las Fuerzas, el valor que se le proyectó por el rubro 1027-1 “Partida Alimentación Soldados”, con el propósito que el 01 de Enero del siguiente año, las Unidades registren la apropiación en el Aplicativo Resolución 036, previa autorización escrita por la Oficina de Planeación o Departamento – 4 de la Fuerza. (La autorización, debe ser enviada vía radiograma hasta que se refrende la resolución por parte de la Oficina de Planeación del Ministerio de Defensa Nacional).

3. Una vez refrendada la Resolución de Distribución Interna por parte de la Oficina de Planeación del Ministerio de Defensa, debe registrarse en el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) en cada una de las asignaciones internas (Unidades Fuera de Línea), las apropiaciones aprobadas por el rubro 1027-1 “Partida Alimentación Soldados”, confirmando que dichos valores son iguales a los que se distribuyeron en la Orden Administrativa o Separata de Presupuesto.

4. Teniendo en cuenta que las Unidades presentan novedades en el personal de efectivos (Soldados Bachilleres, Regulares, Voluntarios, Alféreces, Cadetes, Alumnos y Profesionales) por la situación de orden público que vive el país, las Oficinas de Planeación o Departamentos – 4, deben estar en comunicación continua y permanente con la Dirección de Personal – Sección Ejecución para que les reporten por escrito (al corte de cada mes) las modificaciones que deben realizar en las apropiaciones de las Asignaciones Internas a través del SIIF, toda vez que estas repercutirán cuando se carguen en el sistema (Nivel Central o Comandos de Fuerza) los archivos planos que remitan las Unidades Fuera de Línea en forma mensual, con la ejecución real de la apropiación del rubro 1027-1 “Partida

Alimentación Soldados”. Oficina de Planeación del Ministerio de Defensa Nacional1. Una vez aprobado el Decreto de Liquidación del Presupuesto del año siguiente, verifica y evalúa el Proyecto de Resolución de Distribución Interna que tramita cada Fuerza, donde registra el rubro 10271 “Partida Alimentación Soldados”. Si no existe observación alguna, refrenda y tramita a la Oficina de Planeación o Departamento – 4, de cada Fuerza para que se proceda a incorporar la distribución en el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) a las asignaciones internas, es decir, las Unidades Fuera de Línea, información que debe ser concordante con la que figura en la Orden Administrativa o Separata de Presupuesto. Unidades Fuera de Línea (Operativas Mayores, Menores y Tácticas o sus equivalentes en cada una de las Fuerzas)

1. Durante la tercer semana de Diciembre de cada año, las Unidades deben recibir la proyección de la apropiación asignada para el rubro 1027-1 “Partida Alimentación Soldados” para el siguiente año, la cual debe ser reportada por las Oficinas de Planeación o Departamentos –4 de cada Fuerza. Es de aclarar, que no se debe efectuar ningún compromiso con cargo a dicho valor, debido a que sólo se puede iniciar la cadena presupuestal en el aplicativo Resolución 036 hasta que les sea confirmado por escrito el valor anteriormente asignado por parte de la dependencia autorizada en cada fuerza.

2. Las Unidades Fuera de Línea deben tener debidamente actualizada la versión del Aplicativo Resolución 036 (versión 2.5), para que con fecha 01Enero, máximo 02Enero de cada año registren las apropiaciones autorizadas e inicien la ejecución de la cadena presupuestal, expidiendo los certificados de disponibilidad, registros presupuestales, efectuando las obligaciones y gestionando los

pagos una vez se le sitúen los fondos (efectivo).

3. Cuando por necesidades del servicio el personal de efectivos (Bachilleres, Regulares, Voluntarios, Alféreces, Cadetes, Alumnos y Profesionales), no consuman los alimentos en la Unidad donde depende orgánicamente, el Jefe de Personal de cada Unidad Fuera de Línea, en coordinación con el Ecónomo o Intendente, debe reportar a la Dirección de Personal – Sección Ejecución del Comando de cada Fuerza la novedad, informando desde cuando salió a comisión, Unidad donde está prestando el servicio, y periodo de tiempo. Igual procedimiento debe realizar la Unidad que recibe al personal y por ende suministrar los alimentos (según formato anexo) . En ambos casos, el reporte debe ser por escrito al cierre del 15 de cada mes, para que la Sección de Ejecución de la Unidad Ejecutora – Nivel Central, efectúe los ajustes a que haya lugar, en el sentido de disminuir o incrementar la apropiación según el caso.

4. Una vez efectuada la cadena presupuestal del rubro 1027-1 “Partida Alimentación Soldados” a través del Aplicativo Resolución 036, el último día hábil de cada mes, las Unidades deben producir el archivo plano de acuerdo con lo establecido en el manual del usuario e imprimir el reporte consolidado de la ejecución presupuestal, al igual que el contenido del archivo plano, enviándolo a los Departamentos Financieros de cada Fuerza, dependencia que se encargará de efectuar la verificación y

análisis de la cadena presupuestal frente a la apropiación autorizada ( Es necesario tener en cuenta que en el archivo plano, no sólo se registra la ejecución presupuestal de la Partida de Alimentación Soldados, sino además la información de los otros rubros que hayan tenido ejecución). Si el archivo plano no presenta observación alguna, se procederá a incorporarlo en forma automática al SIIF; cuyo objetivo es el de saldar los valores girados por intermedio de Operaciones Auxiliares de Tesorería –OAT`S ( es decir los giros que mensualmente se realizan a través de delegaciones y que directamenteubica la Dirección del Tesoro Nacional).

5. La Unidad que no realice los pasos descritos anteriormente, figurará en el SIIF, como pendiente por legalizar los giros enviados mensualmente, causando incertidumbre en los reportes de ejecución presupuestal que se tramitan a la Contraloría General de la Nación, Dirección General de Presupuesto y por ende sesgando la realidad de la información, para la toma de decisiones por parte de las dependencias que controlan los presupuestos asignados al Sector Defensa.

6. Las Unidades deben cumplir a cabalidad cada una de las instrucciones registradas en esta circular, por cuanto a partir Enero de 2002, no se aceptarán ningún tipo de transacciones entre Unidades o entre Intendentes con cuentas de cobro.

OFICINA DE PLANEACION – DEPARTAMENTOS 4 DE CADA FUERZA Con base en el hecho que el Comando General de las Fuerzas Militares en promedio y en forma permanente cuenta mensualmente con 220 Soldados que corresponden 80 del Ejército Nacional, 70 de

la Armada Nacional y 70 de la Fuerza Aérea, para prestar el servicio de seguridad y vigilancia al personal, instalaciones y equipos de los cuarteles generales a partir del 01 de enero de 2001, cada una de las Fuerzas anteriormente descritas, deben disminuir la apropiación de la partida de alimentación Soldados en los valores equivalentes a la cantidad de Soldados y tiempo de permanencia, para que a través de traslados presupuestales se le asigne dicha apropiación al Comando General de las Fuerzas Militares. El Departamento Administrativo del Comando General, será la Dependencia encargada de ejecutar el Rubro, teniendo en cuenta la cadena presupuestal y de dar cumplimiento a lo establecido en la Resolución que actualmente produce el Ministerio de Defensa Nacional, por medio de la cual establece los valores a utilizar en la Partida Diaria de Alimentación y Fondo Específico. El control de las apropiaciones para este Rubro, deben ser conciliadas mensualmente por cada una de las Fuerzas con el Comando General para efectuar los ajustes a que haya lugar siempre a través de resoluciones de traslados presupuestales autorizadas por la Dirección General del Presupuesto Nacional – Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Es de aclarar, que todas las transacciones deben elaborarse a través de SIIF.

ASIGNACION PAC RUBRO ALIMENTACION SOLDADOS

1. Las Unidades Fuera de Línea (Operativas Mayores, Menores y Tácticas o sus equivalentes en cada una de las Fuerzas), deben diligenciar mensualmente la información solicitada en el formato anexo y enviarla a los Departamentos de Personal – Sección Ejecución con corte 15 de cada mes ( A manera de

ejemplo, el primer corte sería del 01 al 15 de enero de cada vigencia; y los siguientes cortes se tomarían el 15 de febrero, 15 de marzo y así sucesivamente hasta el 15 de noviembre); documentos que se consolidarán en dichas dependencias. La suma de los cuadros descritos anteriormente de las diferentes unidades con la información requerida, será el valor para solicitar a la Dirección de Finanzas la totalidad del PAC por Fuerza, con el fin de cubrir los pagos de las obligaciones adquiridas con cargo al rubro Partida Alimentación Soldados.

2. Es de aclarar, que los Departamentos de Personal – Secciones de Liquidación y Haberes, son lasresponsables de analizar, evaluar y ajustar mensualmente la información que reportan las Unidades Fuera de Línea en forma permanente para que se produzcan las delegaciones y se puedan efectuar los giros oportunamente, a través de la Cuenta Unica Nacional.

3. El valor correspondiente al Fondo Específico, no se debe comprometer en la adquisición de los víveres frescos y/o secos, por cuanto dicho valor debe ejecutarse para los conceptos que establece la Resolución Ministerial por la cual se fijan y se reajustan las partidas diarias de alimentación para cada vigencia.

4. De acuerdo con lo expuesto, se establece como fecha de corte el día 15 para que el día 16 hasta al día 20 de cada mes, los Departamentos de Personal – Liquidación y Haberes o sus equivalentes en cada Fuerza, verifiquen, analicen, ajusten y gestionen el PAC de acuerdo con las observaciones que hagan las unidades. Con base en este cronograma, en la tercer semana de cada mes se deben situar los fondos.

Es de aclarar, que una vez situados los fondos a cada Unidad Fuera de Línea, se debe terminar la cadena presupuestal, dado que la apropiación debe estar en el estado obligada a través del aplicativo de la Resolución 036. El manejo para los demás meses será el mismo, de tal forma que se estará haciendo corte el 15 de noviembre.

5. Para el manejo del mes de diciembre, se debe enviar el 15 de diciembre, pero con la proyección de los movimientos hasta el 31 de diciembre (es decir, informe por 45 días), PAC que será girado aproximadamente en la tercer semana de diciembre. Sobre este giro, debe elaborarse un informe final, y de ser posible efectuarse los reintegros al presupuesto del personal que no recibió alimentación; tomando como referencia el informe proyectado.

Como se puede apreciar, el propósito de esta circular es el de estandarizar procedimientos en cada una de las Unidades Ejecutoras tanto a nivel central como fuera de línea, para ejecutar la apropiación de la partida de alimentación con base en la cadena presupuestal y ajustando los trámites o situación que viven las Fuerzas Militares respecto al control del Orden Público, pero sin desconocer el enfoque que establece el Decreto Nro. 2806 de fecha diciembre 29/2000, por medio del cual el señor Presidente de la República ordena que la ejecución del presupuesto debe efectuarse a través del Sistema de Integración Financiera (SIIF), por tal razón, se requiere la participación y compromiso del personal que labora en cada una de las Fuerzas.

Capitán de Navío

EDUARDO POSADA ZAMUDIO

Director Financiero

Distribución:

• Jefe Oficina de Planeación Ministerio de Defensa Nacional
• Jefe Jefatura Administrativa Comando General - Director Financiero Ejército Nacional - Director Economía y Finanzas Armada NacionalJefe Departamento Presupuesto y Finanzas Fuerza Aérea - Departamento de Personal o sus equivalentes en cada Fuerza

Comando General Ejército Nacional Armada Nacional Fuerza Aérea - Oficinas de Planeación o Departamentos-4 de cada Fuerza Comando General Ejército Nacional Armada Nacional Fuerza Aérea

• Jefatura Defensa y Seguridad Fuerza Aérea

Capitán de Navío

EDUARDO POSADA ZAMUDIO

Director Financiero

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Última actualización: 20 de abril de 2024