MINDEFENSA - Circular 4144 de 2000

CIRCULAR 4144 DE 2000

(junio 6) Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia> MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL ASUNTO: Políticas de orden presupuestal y SIIF AL: Con miras a que exista unidad de criterio y cumplimiento para con las normas legales vigentes y con el proyecto de Modernización de la Administración Pública a través del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF), a continuación me permito informar a ese Despacho, algunas directrices generales a fin de que al interior de la Unidad Ejecutora se difundan y se apliquen como políticas que permitirán adelantar adecuadamente los diferentes procedimientos y por consiguiente, un eficiente uso de los recursos presupuestales apropiados al Ministerio de Defensa Nacional. Para ello, es necesario capacitar a todo el personal de las diferentes Unidades Ejecutoras incluyendo a los Ordenadores del Gasto, personal de las Oficinas de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad, entre otras, sobre el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF), teniendo en cuenta que la ejecución presupuestal se realizará a través de este sistema, considerando que mediante la Resolución No. 2864 del 24 de diciembre de 1999 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público se dispuso iniciar operaciones en dicho sistema a partir del 1º de enero de 2000. Consecuente con lo anterior, la ejecución presupuestal a través del Sistema Integrado de Información Financiera será verificada no solo por la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional,

sino también por los entes externos, entre ellos, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Departamento Nacional de Planeación y la Contraloría General de la República. Por consiguiente, es necesario que el personal que hasta el momento ha sido capacitado en el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF), sirva de efecto multiplicador al interior de las Unidades Ejecutoras así como en las demás Unidades Operativas y Tácticas o su equivalente en cada Fuerza. Con el fin de tener claridad sobre la ejecución del presupuesto y antes de emitir las políticas, es indispensable aclarar que ésta se desarrolla mediante la Cadena Presupuestal , la cual tiene una secuencia lógica que no se puede alterar como es: existencia de apropiación, expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Registro Presupuestal del Compromiso, Obligación y Pago. Dentro de las políticas a tener en cuenta para la correcta ejecución del presupuesto se establecen las siguientes:

1. PLAN DE COMPRAS 1.1 Toda Unidad Ejecutora debe elaborar el Plan de Compras, herramienta que le permitirá por una parte, planear las adquisiciones a realizar y por otra, controlarlas, es decir, evaluar si lo que realmentese planeó se adquirió.

Lo anterior, en consideración a lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto 2686 del 28 de diciembre de 1999, en donde se estipula que los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación, para su funcionamiento y organización requieren de un Plan de Compras .

1.2 Este Plan debe ser refrendado por el Ordenador del Gasto y contendrá la descripción del elemento o bien a adquirir, la unidad de medida, cantidad, valor unitario y valor total. 1.3 El Plan de Compras se debe estructurar con fundamento en los objetivos en que se encuentra comprometida cada Unidad Ejecutora a fin de cumplir con los diferentes programas propuestos en la Guía de Planeamiento Estratégico y por consiguiente, con la misión constitucional asignada al Ministerio de Defensa Nacional.

2. RESOLUCION DISTRIBUCION PRESUPUESTO Y ORDEN ADMINISTRATIVA 2.1 Conocido el Decreto de Liquidación del presupuesto, cada Unidad Ejecutora debe proceder inmediatamente a elaborar su correspondiente Resolución de Distribución del Presupuesto apropiado al máximo nivel de desagregación para los conceptos de Gastos de Personal, Gastos Generales y Transferencias. 2.2 Consecuente con lo anterior, se elaborará la Orden Administrativa de Partidas Fiscales, Separata o como se denomine en cada Unidad Ejecutora, documento que deberá por una parte, ser suscrito por el Comandante o representante legal de la Unidad Ejecutora y por otra, contener entre otros aspectos, los lineamientos generales para la ejecución del presupuesto.

3. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL 3.1 Es un documento que se debe expedir antes de asumir cualquier compromiso, a fin de garantizar la existencia de apropiación suficiente y libre de afectación.

El Certificado de Disponibilidad Presupuestal se expedirá a nivel de decreto de liquidación, cuando sea a través del Sistema Integrado de Información Financiera, toda vez, que aquellas Unidades que se

encuentren fuera de línea, es decir, que no ejecuten su presupuesto a través del Sistema Integrado de Información Financiera, lo expedirán mediante el software de la Resolución 036 de 1998 que diseñó la Dirección de Finanzas el cual lo contempla al máximo nivel de desagregación. 3.2 Los Jefes de Presupuesto o quien haga sus veces expedirán los Certificados de Disponibilidad Presupuestal a solicitud escrita del Ordenador del Gasto, documentación que debe ser debidamente archivada como soporte de la actuación de los Jefes de Presupuesto. 3.3 Teniendo en cuenta la puesta en marcha del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF), el Certificado de Disponibilidad Presupuestal debe ser elaborado a través de dicho sistema (para unidades en línea), y por consiguiente, registrarse en forma adecuada la imputación presupuestal que será objeto de afectación. Igual situación se tendrá presente para las Unidades que utilicen el aplicativo de la Resolución 036. En caso de que existan Unidades Ejecutoras que no cuenten con el Sistema Integrado de InformaciónFinanciera ni con el aplicativo de la Resolución 036, deberán ejercer un adecuado control sobre la expedición de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal, teniendo en cuenta la imputación presupuestal, fecha de elaboración y el funcionario facultado para expedir los certificados, entre otros aspectos. 3.4 De utilizarse más de una imputación presupuestal en los Certificados de Disponibilidad Presupuestal, cualquiera sea su forma de expedición, se discriminará claramente el valor que le

corresponde a cada una de ellas. 3.5 Aquellas Unidades que expidan manualmente los Certificados de Disponibilidad Presupuestal, es decir, que no cuenten con el SIIF y/o aplicativo de la Resolución 036, deben establecer mecanismos de control que les permita determinar la apropiación disponible, en caso de que un certificado de disponibilidad presupuestal sea reducido en su valor inicial, a fin de liberar el recurso para poder emplearlo en la atención de otro compromiso. 3.6 Consecuente con el punto anterior, las Unidades que carezcan del SIIF y/o aplicativo Resolución 036 deben efectuar cruce permanente entre los Certificados de Disponibilidad Presupuestal frente a los Registros Presupuestales expedidos, a fin de determinar el monto real destinado para perfeccionar el compromiso y proceder a liberar los recursos a que haya lugar. 3.7 Los Certificados de Disponibilidad Presupuestal no se deben considerar como " Ejecución ", ya que ésta, se da, cuando se ha efectuado el pago o desembolso por parte de la administración por la obtención a satisfacción del bien o servicio. 3.8 Los Certificados de Disponibilidad Presupuestal no se deben expedir por el monto total de la apropiación. Lo anterior, teniendo en cuenta que por la crítica situación del país en materia de obtención de recursos, en cualquier momento la apropiación se puede ver afectada y además se puede llegar a perder el control sobre la misma, sino se cuenta con un adecuado mecanismo que permita indicar cual es la disponibilidad que se tiene para asumir compromisos. Así mismo, no se deben expedir Certificados de Disponibilidad Presupuestal en forma global, es decir,

por el valor total del rubro presupuestal o para amparar varias comisiones al exterior, por mencionar un ejemplo. En caso de presentarse una comisión colectiva, se podrá expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal global pero únicamente para amparar la Resolución que dispone dicha comisión colectiva, es decir, que comprenderá la totalidad de los funcionarios que la integran y hasta el valor total de la misma. Lo ideal es que se expida un Certificado de Disponibilidad Presupuestal para cada compromiso que se vaya a adquirir.

4. REGISTRO PRESUPUESTAL 4.1 Es el documento mediante el cual se perfecciona el compromiso garantizando que el recurso no será desviado para ningún otro fin.El Registro Presupuestal debe tener fecha posterior o igual a la del "Compromiso" pero en ningún caso podrá ser anterior a la del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, toda vez, que de suceder dicha situación se tendría que se adquirió un compromiso sin el respaldo presupuestal.

Igualmente, no expedir el Registro Presupuestal antes de suscribirse el contrato o el acto administrativo correspondiente, porque ello indicaría que se perfeccionó un compromiso inexistente. 4.2 Es importante que la imputación presupuestal del Registro Presupuestal sea concordante con la del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. El Registro Presupuestal o Compromiso como se denomina con la puesta en funcionamiento del Sistema Integrado de Información Financiera se expedirá al máximo nivel de desagregación.

Igualmente, aplica para aquellas Unidades Fuera de Línea que utilicen el aplicativo de la Resolución 036 así como para aquellas que no cuenten con ninguna de estas herramientas. 4.3 El Registro Presupuestal, debe contener el plan de pagos previsto, para lo cual es indispensable tener presente los cupos del Programa Anual de Caja (PAC) autorizados para la Unidad Ejecutora. 4.4 Es indispensable en todo acto administrativo colocar la fecha de elaboración y por consiguiente, en la expedición del Registro Presupuestal aplica con mayor razón, teniendo en cuenta que este documento es un requisito de perfeccionamiento del compromiso, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 71 del Decreto 111 de 1996. 4.5 Es necesario expedir Registro Presupuestal para todo acto administrativo, como por ejemplo, para una nómina, contrato, pago de "Rurales" en el caso de la Dirección General de Sanidad Militar, por mencionar algunos ejemplos.

5. PROGRAMA ANUAL DE CAJA - PAC 5.1 Se reservarán cupos de PAC de acuerdo con la calendarización de pagos del Registro Presupuestal.

Es de manifestar que el PAC es una herramienta flexible que podrá ser objeto de reprogramación ante eventualidades que se presenten por parte de los contratistas, por lo tanto, las Unidades Ejecutoras deben estar al tanto de aquellas obligaciones pendientes de pago, teniendo en cuenta para el efecto que el bien o servicio ya se haya recibido o por los anticipos pactados en los contratos. 5.2 Es importante mencionar, que las solicitudes de PAC no deben sobrepasar los cupos globales

autorizados, de ahí la necesidad de que al interior de las Unidades Ejecutoras se dé prioridad por una parte, a aquellas obligaciones ciertas de pago y por otra, a las que de no cancelarse oportunamente le generen el pago de intereses a la administración. 5.3 En atención a que el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) carece de un control específico para el PAC por Unidad Ejecutora, es procedente que las Fuerzas diseñen controles internos que permitan conocer la disponibilidad de PAC asignado a la Unidad Ejecutora, para no afectar los cupos autorizados a las demás Unidades.

6. INFORMES Y LIBROS DE PRESUPUESTO 6.1 El Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) permite obtener reportes, vale decir, de laapropiación, certificados, compromisos, obligaciones y órdenes de pago, entre otros, los cuales se recomienda que al interior de las Unidades Ejecutoras se impriman y se mantengan debidamente organizados y archivados, con el fin de contar con una herramienta que permita percibir los movimientos y en general la ejecución del presupuesto apropiado.

Para las Unidades que no se encuentren en línea (Sistema Integrado Información Financiera), con el aplicativo de la Resolución 036 diseñado por la Dirección de Finanzas, podrán obtener los libros y reportes de la ejecución del presupuesto, de conformidad con lo estipulado en la Resolución 036 del 7 de mayo de 1.998 "Por la cual se determinan algunas normas y procedimientos sobre registros presupuestales, suministro de información y su sistematización del Presupuesto General de la Nación".

Si bien es cierto la información se puede obtener directamente del equipo de cómputo. No obstante, ante la posibilidad de que se presenten fallas en el sistema se sugiere mantener impresión de los libros y reportes, las cuales se pueden realizar semanalmente, a fin de contar con el documento soporte que facilite la toma de decisiones en el momento en que no se pueda consultar la información directamente del equipo de cómputo. Para aquellas Unidades que no cuenten a la fecha con el Sistema Integrado de Información Financiera ni con el aplicativo de la Resolución 036 deben llevar igualmente los diferentes libros y reportes de ejecución presupuestal, bien sea en forma manual o sistematizada aprovechando los equipos informáticos que se dispongan. 6.2 Es indispensable indicar que todo libro que se lleve en las diferentes Unidades y Dependencias debe contar con su correspondiente acta de apertura e indicar cual es la finalidad del mismo. 6.3 Teniendo en cuenta que las Unidades Ejecutoras actualmente, mientras se conoce con mayor profundidad las bondades del Sistema Integrado de Información Financiera, están llevando el proceso de ejecución presupuestal en forma paralela, se recomienda efectuar comparativos entre los diferentes informes que se produzcan, así como con los informes del Sistema Integrado de Información Financiera a fin de garantizar la correlación y veracidad de la información. Por lo anterior, se recomienda realizar cierres mensuales para que al final de la vigencia no se presenten problemas que incidan en la toma de decisiones.

7. SALDOS EN BANCOS 7.1 Mientras se implementa el funcionamiento y se da cumplimiento a la filosofía del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF), cual es la de que directamente la Dirección del Tesoro Nacional le sitúe los recursos al beneficiario en una cuenta bien sea de ahorros o corriente, es indispensable insistir en el cumplimiento del artículo 15 del Decreto 359 del 22 de febrero de 1995.

sitúe los recursos al beneficiario en una cuenta bien sea de ahorros o corriente, es indispensable insistir en el cumplimiento del artículo 15 del Decreto 359 del 22 de febrero de 1995. Lo anterior, tiene que ver con que los recursos de las cuentas autorizadas no pueden permanecer por más de cinco (5) días promedio en bancos, ya que la esencia es cancelar las obligaciones adquiridas, es decir, ejecutar el presupuesto y no mantener los recursos en bancos para que la entidad bancaria se beneficie.

8. CUENTAS POR PAGAR Y RESERVA PRESUPUESTAL8.1 Ante la puesta en marcha del Sistema Integrado de Información Financiera, las Unidades Ejecutoras deben realizar en la vigencia fiscal de 2000 la desagregación y el registro de las Cuentas por Pagar y la Reserva Presupuestal constituidas a 31 de diciembre de 1999. Igual situación deberán adelantar las Unidades fuera de línea con el aplicativo de la Resolución 036.

Para la vigencia fiscal del 2001 no será necesaria dicha operación, teniendo en cuenta que directamente el sistema determinará al cierre de la presente vigencia fiscal que se constituirá en Cuentas por Pagar, considerando que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 33 del Decreto 2686 de 1999 ya no se dará la figura de la Reserva Presupuestal. 8.2 Situado el recurso para atender el pago de las obligaciones constituidas en Cuentas por Pagar, es indispensable dar cumplimiento, en forma priorizada a aquellas que le generen interés a la

administración, como es el caso de las prestaciones sociales y sentencias, entre otras. 8.3 Las Cuentas por Pagar constituidas en 1999 tienen como plazo máximo para su ejecución el 31 de diciembre de la presente vigencia fiscal, de no ejecutarse caducan sin excepción. Igual situación, sucede con la Reserva Presupuestal constituida a 31 de diciembre de 1999, siendo necesario atender prioritariamente dichas obligaciones y compromisos, previo el cumplimiento por parte de los contratistas. 8.4 Si de las cuentas por pagar y la reserva presupuestal constituida en 1999 quedan saldos sin ejecutar, deberán ser objeto de reintegro a la Dirección del Tesoro Nacional, toda vez, que el plazo máximo para su ejecución, es 31 de diciembre de 2000.

9. CUPOS DE VIGENCIAS FUTURAS 9.1 En atención al artículo 33 del Decreto 2686 del 28 de diciembre de 1.999, y como ya se indicó no se dará la figura de la constitución de Reserva Presupuestal en la presente vigencia fiscal.

Por ende, para aquellos compromisos que sobrepasen la anualidad se debe solicitar la autorización de vigencias futuras. Dado lo anterior, las Unidades Ejecutoras, deben realizar en el menor tiempo posible, la evaluación de aquellos compromisos sobre los cuales no se alcancen a recibir los bienes y/o servicios en la presente vigencia fiscal, debiendo informar a la Oficina de Planeación de este Ministerio, a fin de adelantar las gestiones ante los entes externos pertinentes. 9.2 Los cupos anuales autorizados para asumir compromisos con cargo a vigencias futuras no

utilizados a 31 de diciembre de cada año caducan sin excepción, de ahí la diligencia que deben tener las Unidades Ejecutoras para utilizar dichos cupos.

10. TRASLADOS PRESUPUESTALES 10.1 Ante la permanente solicitud de traslados presupuestales por parte de las Unidades Ejecutoras, se recomienda analizar al interior de las mismas las diferentes imputaciones presupuestales, para no solicitar modificaciones en primera instancia, contracreditándolas y posteriormente, acreditándolas.

Lo anterior, permite evidenciar que no se elabora un estudio a fondo de las mismas y por consiguiente,se tiene observación por parte de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional, siendo necesario realizar una adecuada planeación del presupuesto. 10.2 Para solicitar un traslado presupuestal que requiera refrendación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, es necesario elaborar en el Sistema Integrado de Información Financiera un "Certificado de Modificación", requisito sin el cual no se puede continuar el trámite, teniendo en cuenta que éste soporta la existencia de apropiación disponible. Adicionalmente, la Unidad Ejecutora remitirá el Certificado de Modificación y la justificación del traslado presupuestal entre otros documentos a la Dirección de Finanzas, dependencia que se encargará en coordinación con la Oficina de Planeación del Ministerio de Defensa Nacional de analizar la viabilidad y efectuar el trámite para obtener la firma del señor Ministro de Defensa así como registrar en el sistema la solicitud de modificación, para efecto de su aprobación por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 10.3 Para aquellas imputaciones presupuestales que vayan a ser objeto de modificación presupuestal, se

debe certificar que durante lo que resta de la vigencia fiscal cuentan con el recurso suficiente para atender los compromisos a que haya lugar en dicha identificación presupuestal.

11. PARQUE AUTOMOTOR 11.1 Cada Unidad Ejecutora debe tener muy bien definido a su interior, en cumplimiento a lo dispuesto en los Decretos de Austeridad del Gasto Público, cuales son los vehículos operativos, cuyo propósito será para atender necesidades ocasionales e indispensables propias de las funciones de cada órgano. 11.2 Para la adquisición de vehículos, que no se consideren operativos, se debe solicitar su autorización a la Dirección General del Presupuesto Público Nacional, anexando para el efecto la justificación que detalle el inventario de los vehículos y su programa de reposición.

12. SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION FINANCIERA 12.1 En atención al Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF), es indispensable que al interior de las Unidades Ejecutoras se determinen los perfiles de los funcionarios que adelantarán los diferentes procedimientos dentro de la cadena presupuestal (certificado de disponibilidad presupuestal, registro presupuestal del compromiso, obligación y pago).

Dado lo anterior, se debe efectuar la segregación de funciones determinando los niveles de responsabilidad, a fin de impedir la participación de un mismo funcionario en las diferentes instancias de la cadena presupuestal. Así mismo, es importante determinar quien tendrá el perfil de " Pagado r" y para el efecto, no se recomienda tener más de un funcionario en dicho perfil, el cual también debe ser diferente del que tenga

la función de registro de los " Beneficiarios ". 12.2 Todo funcionario que tenga acceso al Sistema Integrado de Información Financiera tiene su clave la cual se recomienda cambiar periódicamente y no transferir o prestar a otra persona, con el propósito de brindar seguridad al sistema y proteger al usuario.12.3 Es procedente al interior de cada Unidad Ejecutora, efectuar auditoría al Sistema Integrado de Información Financiera, a fin de garantizar la correcta utilización y registro de las operaciones en el mismo. Dentro de las auditorías se sugiere, emitir reportes semanales enterando en forma escrita a los usuarios para que certifiquen que los días y horas de acceso corresponden a labores que ellos sí han realizado, conservando dicha información en forma adecuada, la cual será soporte del actuar de los funcionarios en el sistema. 12.4 Todo rubro que dentro de la Ley de Presupuesto presente previos conceptos, debe ser objeto de gestión por parte de cada Unidad Ejecutora, a través de la Dirección de Finanzas y la Oficina de Planeación del Ministerio de Defensa, hacia los Entes Externos, es decir, el Departamento Nacional de Planeación, Dirección General del Presupuesto Público Nacional, entre otros, para obtener su levantamiento, teniendo en cuenta que sin el mismo no se podrá iniciar el proceso de ejecución. 12.5 Dentro del Sistema Integrado de Información Financiera es recomendable que el funcionario destinado para el perfil correspondiente a la transacción de “ Obligación y Orden de Pago ”, tenga conocimientos contables. Por lo tanto, se sugiere que ésta operación sea realizada preferiblemente por un Contador o Auxiliar

Contable. Igualmente, es procedente que se tengan en cuenta los siguientes: LINEAMIENTOS GENERALES Conocido el presupuesto apropiado a la Unidad Ejecutora se debe comprometer en forma diligente el recurso a fin de garantizar que éste tendrá una óptima utilización, previo claro está, el cumplimiento de los requisitos a que haya lugar. 1. No se puede adquirir ningún compromiso sin el debido respaldo presupuestal.

3. Tener presente la cronología de los diferentes documentos que se expidan a fin de no dar lugar a la configuración de hechos cumplidos, como por ejemplo, que se suscriba un compromiso antes de haberse obtenido las autorizaciones correspondientes como por ejemplo, del Consejo Superior de Política Fiscal para contraer obligaciones con cargo a vigencias futuras sin apropiación en el presupuesto del año en que se concede la autorización.

4. Cualquier duda, aclaración o inquietud que presenten las diferentes Unidades Ejecutoras desde el punto de vista presupuestal, contable o financiero, debe ser objeto de consulta a la Dirección de Finanzas, quien se encargará de canalizarlas, evaluarlas, solucionarlas o en su defecto, gestionar ante los entes externos competentes.

Es procedente indicar igualmente, que al interior de cada Unidad Ejecutora las consultas, solicitudes de partidas presupuestales o cualquier actividad de orden presupuestal debe ser centralizada a través de sus correspondientes Departamentos Financieros o dependencias que hagan sus veces.

5. Toda actuación de las Unidades Ejecutoras así como de los funcionarios debe contemplar el"Autocontrol" y la "Autoevaluación", lo cual garantizará que las acciones realizadas estén acordes con

las directrices y la normatividad legal vigente.

6. Es indispensable que las Unidades Ejecutoras se preocupen por la permanente capacitación y actualización del personal en cuanto a los procedimientos, normatividad y divulgación de las políticas, con el propósito de que la gestión que se realice corresponda a la esperada.

Esta capacitación se debe extender a las Escuelas de Formación, Divisiones, Brigadas, Batallones y sus equivalentes en cada una de las Fuerzas, por lo que se recomienda que las Escuelas de Formación contemplen en los pensum una cátedra relacionada con la normatividad de orden legal, presupuestal y contable para la correcta ejecución y contabilización del presupuesto.

7. Aquellos recursos que se obtengan con ocasión de multas impuestas a contratistas por el incumplimiento en el objeto contratado, deben ser consignados en la Dirección del Tesoro Nacional.

8. Fortalecer la comunicación entre las Oficinas o Dependencias de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad, toda vez, que éstas se interrelacionan, máxime cuando para cualquier proceso se debe dar cumplimiento a la cadena presupuestal.

Igualmente, entre las oficinas de Planeación y Presupuesto, debiéndose elaborar una adecuada programación de los ingresos y gastos, es decir, analizar. Con qué cuento? Para qué se adquiere? y si Realmente se necesita? Es decir, que debe existir la interrelación entre la Planeación, Programación y el Presupuesto. Por lo anterior, también se sugiere que al interior de las Unidades Ejecutoras se inicie la recopilación de

información para mantener estadísticas relacionadas con estudios de costos.

9. Solo se podrán ejecutar aquellas apropiaciones que hayan sido incluidas en la Ley de Presupuesto.

Dado lo anterior, aquellos excedentes que se obtengan de recursos de Fondos Internos al finalizar el año fiscal, se debe solicitar su aforo para la siguiente vigencia, previa certificación de la Contaduría General de la Nación y posterior trámite por parte de la Oficina de Planeación del Ministerio de Defensa Nacional ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

10. Cumplir los principios del Sistema Presupuestal, especialmente los relacionados con la " Anualidad" es decir, que el año fiscal inicia el 1º de Enero y termina el 31 de diciembre y la " Especialización " según el cual las apropiaciones se deben referir en cada órgano a su objeto y funciones.

11. Pagar prioritariamente las obligaciones por concepto de: sueldos del personal, prestaciones sociales, servicios públicos, seguros, mantenimiento, sentencias, pensiones y transferencias asociadas a la nómina, como lo dispone el Decreto 2686 del 28 de diciembre de 1999.

12. Cumplir los decretos de austeridad del gasto público, en el sentido de que:No se podrán realizar fiestas, agasajos, reuniones con recursos de la Nación.

Los contratos de prestación de servicios sólo se podrán celebrar cuando no exista personal de planta con capacidad para realizar las actividades que se contratarán.

13. Ejercer eficientemente la " Autonomía Presupuestal ", es decir, la capacidad de contratar y

comprometer a nombre de la personería jurídica de la cual hacen parte y de ordenar el gasto en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en la respectiva Unidad Ejecutora.

14. Las provisiones que en desarrollo del Sistema Integrado de Información Financiera se realicen a las Unidades por Operaciones Auxiliares de Tesorería “OAT” no se deben considerar como "Ejecución", ya que ésta se da cuando se efectúe realmente el pago por parte de las Unidades, previo cumplimiento de la cadena presupuestal, es decir, la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Registro Presupuestal del Compromiso, la Obligación y el Pago.

15. En los compromisos de moneda extranjera si se presenta desfinanciamiento se debe cubrir con la imputación presupuestal que le dió origen al contrato.

16. En los compromisos que conlleven el pago de gastos de nacionalización o el pago de intereses por la utilización de la modalidad de carta de crédito, se debe registrar en el cuerpo del contrato quien asume dichos gastos.

Si los gastos de nacionalización los asume la Unidad Ejecutora, se debe indicar la imputación presupuestal y el valor.

17. Para los compromisos en moneda extranjera se debe considerar la tasa de cambio proyectada para el mes en que se determine el pago.

18. En los contratos donde se estipule el pago de anticipos, se debe exigir la póliza de buen manejo del mismo.

19. Los anticipos que se pacten en los contratos no podrán exceder el 50% del valor del contrato.

20. Los recaudos por concepto de Fondos Internos deben consignarse en las cuentas que le han sido autorizadas a cada una de las Tesorerías que dependen directamente de las Fuerzas.

21. Se podrán pagar con cargo a las apropiaciones de la presente vigencia fiscal, las obligaciones causadas en el último trimestre de 1999 por concepto de servicios médico-asistenciales, pensiones, servicios públicos domiciliarios, gastos de operación aduanera, comunicaciones y transporte así como las de previsión social, motivo por el cual se debe determinar en las Unidades Ejecutoras cuáles de las obligaciones que se tienen pendientes se encuentran dentro de dicho parámetro.

22. Con recursos de Fondos Especiales se podrán pagar obligaciones financiadas con recursos de la Nación mientras la Dirección del Tesoro Nacional transfiere los recursos respectivos. No obstante, para ello se debe contar previamente con la autorización de la Dirección del Tesoro Nacional.

Finalmente, me permito solicitar que la presente Circular sea divulgada a todas las Divisiones, Brigadas, Batallones o sus equivalentes en cada Fuerza.Así mismo, que al interior de cada Unidad Ejecutora sea leída con los funcionarios de las Oficinas o Dependencias de Presupuesto, Tesorería y Contabilid