MINDEFENSA - Circular 4160 de 2003

CIRCULAR 4160 DE 2003

(abril 10) Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia> MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL ASUNTO: Previsiones registro información 2003

AL: SEGUNDOS COMANDANTES DE FUERZA, SECRETARIA GENERAL,

SUPERINTENDENCIA VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA, COMISIONADO NACIONAL

PARA LA POLICIA, DIRECTORES FINANCIEROS, JEFES OFICINAS PLANEACION, JEFES

OFICINAS DE CONTROL INTERNO UNIDADES EJECUTORAS, OFICINA JURIDICA MDN,

DIRECCION GENERAL SANIDAD MILITAR, COORDINADORES SIIF, COORDINADORES

GRUPO DIRECCION FINANZAS.

Gn. El Viceministerio de Gestión Institucional con el propósito de dar cumplimiento a las directrices emitidas por el Gobierno Nacional mediante la expedición de diferentes actos administrativos, entre ellos: leyes, decretos, resoluciones y directivas presidenciales, ha venido impartiendo a través de la Dirección de Finanzas políticas y lineamientos hacia las Unidades Ejecutoras, encaminados a garantizar la transparencia en los diferentes procesos y procedimientos del área financiera, mediante la utilización de los sistemas de información desarrollados tanto por Entes Externos como Internos al Ministerio de Defensa Nacional, como son el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF, programa contable CNT y el Aplicativo de la Resolución 036.

Es así como se ha insistido en el adecuado y oportuno registro de la información mediante el empleo de los sistemas de información antes mencionados así como el cumplimiento de la normatividad, para lo cual la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional ha expedido las Circulares Nos. 1515-MDFAD-074 del 3-Sep/01 “Previsión Cierre Vigencia Fiscal”, 9453-MDN-812 del 08-Nov/01 “Procedimientos Financieros y Cierre Vigencia Fiscal”, 0623 -MDFAD-074 del 19-Abr/02 “Previsiones registro información 2002” y 11925-MDN-812 del 30-Dic/02 “Procedimientos Financieros y Cierre de Vigencia Fiscal”, entre otras. No obstante lo anterior, efectuado el cierre de vigencia fiscal del año 2002, se evidenciaron algunas debilidades que no han debido ocurrir si se hubieren tenido en cuenta las diferentes instrucciones que impartió la Dirección de Finanzas. Por lo expuesto, y con el propósito de fortalecer los procedimientos existentes a fin de evitar que a la postre se presenten deficiencias que incidan en los cierres de vigencia fiscal, a continuación se establece la relación de los aspectos que incidieron significativamente en el año anterior, haciendo la aclaración que se registran en forma general sin particularizar, teniendo en cuenta que los mismos no ocurrieron en todas las Unidades Ejecutoras, pero que el hecho de conocerlas, disminuye el riesgo de incurrir a futuro en las mismas, así:1. Algunas Unidades Ejecutoras no entregaron los diferentes informes en las fechas requeridas, en

atención, a que no se previó en el área financiera la situación de permisos, vacaciones y comisiones del personal que suelen suceder en el fin de año, afectando de esta forma el reporte de la información financiera.

2. Falta de capacitación de los funcionarios que tenían a su cargo los procesos presupuestales en las Unidades Ejecutoras, lo que conllevó desgaste administrativo en una etapa crucial para la ejecución y el reporte de informes a la Dirección de Finanzas, con el fin de analizar, evaluar, consolidar y reportar los informes a los Entes de Control en los plazos establecidos por la Ley.

3. Insuficiencia de personal para efectuar el cargue de los archivos planos que genera el aplicativo de la resolución 036 para las Unidades Fuera de Línea, afectando por ende, el obtener la información de la ejecución total de los recursos correspondientes a la Unidad Ejecutora.

Igualmente, existencia de un solo centro de cargue de los archivos planos de las regionales (Unidades Fuera de Línea), en donde antes de proceder a realizar el cargue de cada unidad, se tiene que verificar la información para garantizar su confiabilidad y en caso de ser incorrecta, devolverla a su lugar de origen para que efectúen los ajustes pertinentes, lo que conlleva tiempo y precisamente para el cierre no se contaba con el mismo, afectando el reporte total de la información.

4. No se realizó la lectura de la Circular de Cierre de Vigencia por parte de algunos funcionarios, en donde se establecieron los diferentes procedimientos a adelantar, conllevando a frecuentes interrogantes que podían ser subsanados en forma oportuna, toda vez, que dicho documento indica paso a paso cada

una de las actividades que deben realizar los usuarios.

5. Falta de control en la refrendación de las resoluciones de traslados internos así como de la distribución, generando inconsistencias posteriormente, en la ejecución.

6. Se percibió desconocimiento de las políticas enviadas por la Dirección de Finanzas a las diferentes Unidades Ejecutoras sobre el registro de la información en el Sistema SIIF, especialmente dirigido a las Unidades Regionales (Unidades Fuera de Línea) que entraron en línea con el mencionado sistema.

Las situaciones más frecuentes que se presentaron en las unidades funcionales que entraron en línea fue la de efectuar en forma tardía la validación de los beneficiarios-cuenta. En consecuencia, algunas Unidades se vieron obligadas a registrar en el compromiso como beneficiario el NIT de las tesorerías principales, siendo esta información incorrecta por cuanto los contratos fueron celebrados con terceros (proveedores). Igualmente, en algunas Unidades no se efectuó la creación de los diferentes beneficiarios. Así mismo, algunas Unidades Ejecutoras no aplicaron dentro de las fechas establecidas el procedimiento contable sobre reversión de saldos e inicialización a 30 de Noviembre de 2002. Para analizar las cifras del balance fue necesario esperar hasta el cierre provisional del 31 de diciembre el cual inició el 26 de Enero de 2003, generando retraso en el análisis para efectuar los ajustes y reclasificaciones a que hubiese lugar para la confirmación de los Estados Financieros. Es de indicar, que este procedimiento solo se aplicaba por única vez con el cambio de versión que

requería distribuir los saldos en cabeza de cada una de las Subunidades para poder obtener reportes enforma separada, identificando los movimientos realizados en un periodo de tiempo por cada una de ellas.

7. Con relación a los recursos del Plan Choque algunas Unidades Ejecutoras en Línea con el Sistema SIIF, tampoco crearon los beneficiarios-cuenta, acudiendo a registrarlos con cargo al NIT de las Tesorerías Principales, lo que a futuro no permite efectuar un seguimiento por terceros desde el punto de vista presupuestal como contable.

8. No se realizó un adecuado análisis del “objeto” del compromiso frente al rubro presupuestal a imputar al momento de expedir el registro presupuestal.

9. Constitución de Cuentas por Pagar y Reserva Presupuestal sin la correspondiente documentación soporte.

10. Algunas de las Unidades Regionales que se conectaron al Sistema SIIF, expidieron varios registros presupuestales para adquirir bienes y/o servicios con un mismo proveedor y para el mismo objeto, conllevando desgaste administrativo.

11. Faltó seguimiento en el Módulo de Ingresos al valor pendiente por descargar de las cuentas recaudadores de ingresos (Fondos Internos MDN) en las Unidades en Línea como Fuera de Línea con el Sistema SIIF, con el fin de afectar los correspondientes rubros conceptos.

Así mismo, en este módulo se presentaron saldos pendientes por clasificar en las cuentas de la Dirección del Tesoro Nacional por concepto de reintegros como de ingresos, afectando el registro de la información financiera.

12. Se efectuó recaudo de ingresos sin su correspondiente proceso de causación, generando saldos

negativos en algunos rubros conceptos. Se presentó confusión con la ejecución de los recursos de seguridad democrática para el pago de nóminas. No se efectuó una adecuada coordinación entre las oficinas que intervenían en el procedimiento.

14. Se constituyó Rezago Presupuestal con saldos de Registros Presupuestales y Obligaciones sin ser lo correcto, esto debido a que no se liberaron aquellos saldos de estos documentos que no se iban a utilizar.

15. No existió un adecuado manejo del Rezago Presupuestal teniendo en cuenta que en la vigencia anterior se efectuaron algunas reducciones y/o anulaciones en los “Compromisos” de Reserva Presupuestal y “Obligaciones” de Cuentas por Pagar sin el correspondiente respaldo documental, castigando en forma automática el mismo.

16. Se efectuaron reintegros de órdenes de pago presupuestal de las cuentas por pagar constituidas en el año 2001 y se afectó el compromiso (constituido en reserva presupuestal) asociado a la obligación reduciéndolo en el valor del reintegro, teniendo en cuenta que el sistema en forma automática al aplicar el reintegro incrementa el saldo pendiente por obligar del compromiso, lo cual no debía realizarse porque se estaría castigando en dos oportunidades el rezago presupuestal, en este caso, la reserva que se había constituido.17. No se realizaron las órdenes de pago OAT tipo Acreedor sin situación de fondos para los conceptos de retefuente, IVA e ICA entre otros, incidiendo en los registros contables.

18. Se registró un alto porcentaje en desactivación de usuarios y terminales en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF, por las siguientes razones: Digitar en tres oportunidades la clave en forma errada Olvido de la clave No ingresar al sistema en el término de 15 días Tener el sistema activo en horario no permitido De donde se tiene, que si se hubieren seguido los diferentes procedimientos que se han dispuesto así como las medidas preventivas que se han impartido, no tendrían porque haber ocurrido las situaciones anteriormente mencionadas.

Si bien es cierto, algunos aspectos externos fueron los que incidieron en el cierre de la vigencia, como por ejemplo, las adiciones y traslados presupuestales a última hora, también lo es, que día a día y considerando que el Sistema SIIF es el rector en el área financiera de la Administración Pública, con el cual se viene trabajando desde el año 2000 en el Ministerio de Defensa Nacional, con más razón se debe al interior de las Unidades Ejecutoras, hacer énfasis en el conocimiento de este sistema por parte del personal que labora en el área financiera ya que de no utilizarse en forma adecuada traerá repercusiones que pueden incidir en el normal funcionamiento y por ende, en la asignación de recursos para asumir los diferentes compromisos que conlleven a garantizar el cumplimiento de la misión constitucional. Por lo expuesto, a continuación se recuerdan algunas directrices que se deben tener en cuenta en forma permanente para no incurrir en las mismas debilidades ya referenciadas, máxime que el objetivo fundamental es lograr a futuro conectar la mayor cantidad posible de regionales (Unidades Fuera de

Línea) de las diferentes Unidades Ejecutoras al Sistema SIIF, con el fin de contar con información en tiempo real. Dentro de las principales medidas a considerar están:

1. Tener en cuenta las diferentes situaciones que se presentaron en el año anterior y que se mencionan al inicio de esta Circular, a fin de tomar los correctivos que procedan en aquellas Unidades que tuvieron dichas dificultades.

2. Documentar al personal del área financiera de las diferentes circulares, procedimientos y normas que se han emitido a través de la Dirección de Finanzas y que deben ser de estricto cumplimiento, toda vez, que están diseñadas con el enfoque SIIF así como también para la utilización del aplicativo resolución

036.

3. Capacitar y actualizar en forma permanente al personal, labor en la que la Dirección de Finanzas se encuentra empeñada y participa activamente a través del Plan Estratégico de Capacitación, con miras a transmitir y afianzar los conocimientos y procedimientos que se deben adelantar en las Unidades

Ejecutoras. Teniendo en cuenta que en la vigencia anterior, con ocasión de la conexión de regionales (UnidadesFuera de Línea), se conformaron en cada Unidad Ejecutora del Nivel Central "Equipos de Multiplicadores", son éstos en quienes en primera instancia recae el proceso de acompañamiento y asesoramiento para con los usuarios de su respectiva Unidad Ejecutora, bien sea de las Unidades Fuera de Línea o en Línea con el Sistema SIIF y lógicamente, cuentan con el apoyo permanente de la Dirección de Finanzas.

4. Adecuada distribución del personal de acuerdo con sus perfiles y conocimientos, teniendo en cuenta que todo procedimiento que se adelante se debe manejar en un contexto de integrabilidad de las diferentes áreas que conforman la parte financiera, vale decir: presupuesto, tesorería y contabilidad.

Igualmente, para el cierre de vigencia fiscal, tomar las medidas a que haya lugar para contar con el personal suficiente y su disponibilidad a fin de garantizar el cumplimiento total de los procedimientos en el sistema y por ende, en la rendición de la información dentro de los plazos estipulados. Así mismo, prever el cuidado en el manejo de las claves, especialmente durante los periodos de permisos, licencias o vacaciones del personal usuario del sistema SIIF, con el fin de gestionar ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público la activación o inactivación de la misma, previa coordinación con la Dirección de Finanzas de este Ministerio.

5. Ante la imposibilidad de conectar todas las Unidades Fuera de Línea si se tiene en cuenta las limitaciones de orden presupuestal, de comunicación, de orden público y de personal entre otras, es procedente que al interior de las Unidades Ejecutoras se estudie la reasignación de personal en el nivel central, si es del caso, para poder cargar los archivos planos de estas unidades en forma oportuna y no crear traumatismos al cierre del año fiscal.

6. Permanente coordinación entre las diferentes instancias que intervienen en los procesos contractuales con el área financiera para garantizar el respaldo presupuestal así como su desarrollo y por consiguiente, el pago de los mismos.

7. Continuo seguimiento a los diferentes recursos y rubros presupuestales a fin de gestionar en caso de

requerirse, los traslados presupuestales que ameriten con la debida oportunidad.

8. Tener en cuenta las políticas de ejecución de PAC establecidas mediante Circular No. 0218MDFCT-001 del 11 de febrero de 2003.

9. Solicitar la modificación al PAC en los plazos y formatos establecidos en la Circular No. 1120MDFCT-001 del 12 de mayo de 2000 y 0449-MDFCT-001 del 27 de febrero de 2001.

A este procedimiento se le debe efectuar un continuo seguimiento a través del sistema SIIF, toda vez, que si no se van a utilizar los cupos aprobados se deben aplazar dentro del plazo establecido para ello.

10. Para efectuar la ejecución presupuestal de compromisos y/o provisión de fondos se deben tener en cuenta los cupos asignados de PAC, los cuales deben ser distribuidos a nivel de asignación interna funcional.

11. Las Unidades Ejecutoras y las Asignaciones Internas Funcionales que se encuentren operando en línea con el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF, deben coordinar con la oficina encargada de la administración del PAC en la Unidad Ejecutora a la que pertenecen, los cupos de PACdel rezago año siguiente que sean suficientes para registrar los compromisos a constituir en cuentas por pagar y/o reserva presupuestal.

12. Se debe tener en cuenta que las distribuciones de PAC por asignación interna se deben hacer por lo menos, con ocho (8) días de anticipación al giro.

13. Las solicitudes de PAC adicional deben ser consecuentes con la necesidad real de pago de la Unidad

Ejecutora y con la capacidad administrativa y financiera para concluir la cadena presupuestal antes del cierre de la vigencia.

14. Se debe recordar que para ordenar pagos en el SIIF es necesario que el jueves de la semana inmediatamente anterior se hayan solicitado los cupos de giro respectivos a la Dirección de Finanzas, o en su defecto, que se hayan registrado las obligaciones en SIIF antes de la programación.

15. Para ordenar el pago de las deducciones, mediante Operaciones Auxiliares de Tesorería – OAT

(tipo acreedor), se requiere que previamente se haya solicitado a la Dirección de Finanzas la programación del cupo de giro respectivo.

16. Dar cumplimiento al artículo 15 del Decreto 359 del 22 de febrero de 1995, relacionado con la situación de recursos en bancos.

Es pertinente resaltar, que si existen recursos situados por la Dirección del Tesoro Nacional que no se pueden ejecutar o saldos por concepto de Acreedores Varios Sujetos a Devolución, deben ser reintegrados a la Dirección del Tesoro Nacional, de conformidad con lo indicado en la Circular No. 4894-MDFCT-049 del 14 de mayo de 1999.

17. Verificar los reintegros generados por orden de pago presupuestal u orden de pago OAT, a fin de determinar si fueron cargados por la Dirección del Tesoro Nacional debiendo posteriormente, las Unidades Ejecutoras efectuar su aplicación, toda vez, que en algunos casos liberan apropiación y PAC para la vigencia actual.

18. En los Reintegros, las Unidades Ejecutoras deben tener cuidado si éste se originó por una Orden de

Pago Presupuestal de la vigencia actual, debiendo aplicarse por el Módulo de Egresos del Sistema SIIF. Si se trata de una Orden de Pago OAT u Orden de Pago Presupuestal Vigencia Anterior, se aplicará por el Módulo de Ingresos.

19. Para aquellos saldos de dólares cuyos valores se encuentren en el exterior y que deben ser reintegrados a la Dirección del Tesoro Nacional, las Unidades Ejecutoras aplicarán el procedimiento dispuesto en la Cuarta Parte “Reintegros” Numeral 6º de la Circular No. 11925-MDN-812 del 30 de diciembre de 2002.

Si los dólares sobrantes se encuentran en las Tesorerías Principales de los Comandos de Fuerza, se debe seguir el procedimiento dispuesto en la Circular No. 2169-MDFCT-049 del 30 de noviembre de 2001.

20. Las Unidades Ejecutoras deben tener presente que aquellos Reintegros que no se aplicaron dentro de la vigencia fiscal anterior (31 de diciembre de 2002), tendrán que clasificarse como un “Ingreso” con cargo a la presente vigencia fiscal, es decir, el 2003. Esto aplica tanto para recursos CON y SIN Situación de Fondos.Para el presente año es procedente recordar, la necesidad de aplicar los reintegros una vez hayan sido cargados.

21. Si la Unidad Ejecutora determina que han sido cargados Reintegros o ingresos que no corresponden a la misma, deben informar oportunamente a la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa, para que ésta coordine con la Dirección del Tesoro Nacional la reclasificación de ese valor.

22. Teniendo en cuenta que en la Unidad Ejecutora 1501-01 Gestión General, son cargados valores de las entidades descentralizadas del Sector Defensa, es muy importante que mensualmente depuren dichos valores, especialmente los correspondientes a “Otras tasas multas y contribuciones, Fondos Comunes Banco Popular”, en razón a que la no depuración oportuna genera llamados de atención permanentes por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y crea traumatismos contables al cierre de la vigencia.

23. De conformidad con lo dispuesto en el Decreto de Liquidación se podrán pactar anticipos únicamente cuando cuenten con Programa Anual Mensualizado de Caja – PAC - aprobado.

24. Revisar permanentemente que los datos de las cuentas corrientes se encuentren en estado activo, a fin de evitar inconvenientes a la hora del giro de los recursos.

25. En atención a que algunas Unidades Ejecutoras no han clasificado la totalidad de los ingresos recaudados en la vigencia 2002 y años anteriores, se recomienda identificar mensualmente los ingresos recaudados para evitar alteraciones e inconvenientes en la clasificación de los mismos en el cierre definitivo de la vigencia, es decir, que se debe adelantar un permanente seguimiento al Módulo de

Ingresos. Así mismo, tener en cuenta los aspectos relacionados con el cierre de este Módulo de conformidad con lo previsto en la Circular No. 11925-MDN-812 del 30-Dic/02. En tal sentido, se debe verificar que lo causado no tenga valores negativos, identificarlos si existen y de

ser necesario reversarlo, actividad que se debe adelantar en forma permanente y no dejar para el fin de año.

26. Analizar la clasificación de los ingresos y buscar el rubro concepto que más se ajuste, evitando así clasificar la mayoría de los recaudos en “OTROS”.

27. Las Unidades Ejecutoras del nivel central deben coordinar con sus unidades regionales el envío de la información a tiempo, a fin de realizar oportunamente la respectiva clasificación de los ingresos y evitar generar informes externos con datos parciales o inexactos.

28. Evitar solicitar recursos la última semana de la vigencia fiscal, los cuales normalmente se quedan afectando los saldos en bancos a 31 de diciembre.

29. Cuando se carguen archivos planos las Unidades Ejecutoras (nivel central) deben cerciorarse que cuenten con provisiones de fondos por los diferentes conceptos del gasto OAT (tipo deudor) suficientes que respalden la ejecución, lo anterior para evitar saldos negativos por los diferentes conceptos OAT.

30. Cuando se genere un error de matriz contable es necesario que el usuario diligencie la solicitud desoporte en el menor tiempo posible, esto con el fin de gestionar ante la Contaduría General de la Nación la actualización de la matriz contable en el Sistema SIIF, toda vez, que este proceso dura aproximadamente una semana.

31. Asignar personal para adelantar las funciones previo conocimiento de los procedimientos que se deben seguir, teniendo en cuenta, que en el año anterior se realizó en una Unidad Ejecutora el traslado de personal al cual se le destinó para el manejo de la Caja Menor, quien desconocía el proceso de legalización que se encuentra dispuesto en la Circular No. 1404-MDFAD-074 del 31-Jul/02.

32. Las Unidades Ejecutoras a través del perfil “Pagador” deben efectuar constante verificación al estado de las órdenes de pago hasta que las mismas queden en estado “Pagado”, tanto para recursos con y sin situación de fondos.

33. Verificar la correlación entre el “objeto” del compromiso y el rubro presupuestal que se va a afectar, con el fin de evitar a futuro la realización de ajustes contables a los asientos que genera el Sistema SIIF, toda vez, que existe relación directa entre el rubro presupuestal y las cuentas contables.

34. Para la constitución tanto de las Cuentas por Pagar como de la Reserva Presupuestal se debe tener en cuenta la información y la documentación dispuesta en la Segunda Parte Ejecución Vigencia Actual, Numerales 6 y 7 de la Circular No. 11925-MDN-812 del 30 de diciembre de 2002.

35. Para aquellas Unidades Regionales que se conectaron y las que se piensan conectar a futuro al Sistema SIIF, se sugiere analizar la situación de los procesos contractuales que se van a suscribir cuando éstos sean con el mismo proveedor y para el mismo bien y/o servicio, en el sentido de no realizar varios contratos.

36. Efectuar en forma periódica la verificación de los saldos por descargar de las cuentas recaudadoras de ingresos así como de las cuentas de la Dirección del Tesoro Nacional.

37. En el momento de aplicarse un reintegro de órdenes de pago presupuestal de las cuentas por pagar constituidas en la vigencia anterior, se debe tener cuidado de no ir a reducir el saldo por obligar en el compromiso (reserva presupuestal año anterior). Ello cuando el compromiso esté amparado tanto

Reserva Presupuestal como Cuentas por Pagar de la vigencia anterior.

38. Antes de pagar los conceptos de Retefuente, IVA, e ICA entre otros, se debe proceder a elaborar las correspondientes órdenes de pago OAT tipo Acreedor sin situación de fondos.

39. Para las Unidades Regionales que entraron en línea al Sistema SIIF, se debe tener presente que en el momento de asignarles apropiación también se les debe distribuir el PAC en su totalidad.

40. Realizar permanente seguimiento a las cuentas de los beneficiarios con el fin de verificar que su estado debe ser siempre “activa”, a fin de no tener problemas al crear la “Obligación”.

41. Establecer controles permanentes y revisiones periódicas para confirmar el estado y procesamiento de la información en las diferentes etapas de la cadena presupuestal y el registro contable que se debe adelantar a través de los sistemas de información utilizados en el área financiera.

42. A las capacitaciones a las que se invite al personal ya sea por parte de la Dirección de Finanzas oaquellas que realicen Entes Externos como el caso de la Contaduría General de la Nación y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se recuerda que su asistencia es obligatoria, teniendo en cuenta la incidencia que la misma puede tener para el registro de las transacciones en los sistema de información utilizados, toda vez, que de no tenerse suficiente claridad puede afectar las demás áreas y por consiguiente, la confiabilidad de la información del Ministerio de Defensa Nacional.

43. Es procedente que los usuarios realicen un mayor análisis y reporten a la Dirección de FinanzasGrupo Administración SIIF las inconsistencias que se presenten sobre los registros contables que está

realizando el Sistema SIIF, generados desde los diferentes módulos, para solicitar el correspondiente mantenimiento a las matrices contables y evitar la continua reversión y ajustes manuales de los lotes automáticos que éste genera. Igualmente, para cualquier transacción que se requiera de los diferentes módulos que componen dicho sistema, mediante solicitud de soporte diligenciada y remitida a la dirección e-mail finanzas@mindefensa.gov.co previa consulta de la información disponible a través de la “Ayuda en línea” presionando F1 de cada transacción, donde se despliega la información relacionada con el concepto, campos y operatividad.

44. Optima utilización de las herramientas que tienen las Fuerzas Militares como son los Depósitos Aduaneros Habilitados y ser Usuarios Aduaneros Permanentes, que no tienen costo para las importaciones de la Fuerza Pública, en todos los Incoterms.

Es de resaltar, que las compras en plaza de material importado bajo el INCOTERM DDP, que arriben al país a depósitos públicos y que la gestión aduanera se realice por una sociedad de intermediación aduanera particular, tienen inconvenientes económicos, de seguridad y de eficiencia para el Ministerio de Defensa, así: Económicos, por cuanto el Contratista, para entregar en plaza los bienes importados tiene que pagar costos de bodegaje e intermediación aduanera a particulares, los cuales se incluyen en el precio del bien ofertado. Seguridad, teniendo en cuenta que al almacenarse los bienes en Depósitos Públicos, se corre el riesgo de hurto, saqueo, pérdidas, deterioro por mencionar algunos, hechos que entorpecerían la ejecución normal

de un contrato. Eficiencia, por incremento en el tiempo que conlleva realizar los trámites aduaneros por parte de las sociedades de intermediación aduanera, para poner a disposición de la Fuerza Pública los bienes objeto de los contratos. Aspecto que no ocurre a través de los Usuarios Aduaneros Permanentes, que son personal militar y civil, que efectúan la nacionalización entrega inmediata a las Direcciones propietarias de los bienes, en un tiempo máximo de 24 horas. En consecuencia, no es recomendable que las Unidades Ejecutoras contraten bajo la modalidad de DDP.

45. Con el ánimo de no crear traumatismo en la Dirección de Finanzas para la atención de las inquietudes que se presenten en la operabilidad de los diferentes sistemas que se utilizan en el áreafinanciera, se recomienda acudir a las “Mesas de Ayuda” siguiendo los procedimientos que se han establecido en las Circulares Nos. 0 925 -MDFCP-074 del 22 de mayo de 2001, 1604-MDFCP-906 del 14 de septiembre de 2001 y 2417-MDFAD-876 del 25 de noviembre de 2002.

Así mismo es procedente indicar, que cualquier aclaración, inquietud o gestión en materia financiera que se deba efectuar ante los Entes Externos, vale mencionar: Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Contaduría General de la Nación entre otras, se debe informar a la Dirección de Finanzas, dependencia que se encargará de canalizarlas, evaluarlas, solucionarlas o en su defecto, gestionar ante la Entidad competente.

46. En materia de medidas de seguridad para conexión de regionales (Unidades Fuera de Línea) al Sistema Integrado de Información Financiera SIIF, es procedente tener en cuenta las directrices impartidas en la Circular No. 2177 -MDFAD-876 del 29-Oct/02.

Igualmente, efectuar permanente seguimiento a las Unidades Regionales (Unidades Fuera de Línea) que se conectaron al Sistema SIIF en la vigencia anterior, para fortalecer su proceso de registro y aprendizaje sobre la operabilidad del sistema.

47. Es pertinente que las Direcciones Financieras o su equivalente en cada Unidad Ejecutora, difundan a las diferentes Unidades Regionales la normatividad que debe ser tenida en cuenta en el manejo financiero, y que se conforme una compilación documental de la misma tanto en las Unidades Fueras de Línea así como en aquellas que se conecten en línea al Sistema SIIF.

48. De conformidad con lo expresado por el Doctor Maximino Sossa Consultor MAFP del Proyecto SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, las Unidades Regionales que se conectaron en la vigencia anterior al Sistema SIIF recibirán en el presente año equipos de cómputo. Sin embargo, y como se conoce que las necesidades son bastantes y la entrega de equipos por regional no será de pronto en la cantidad requerida, se sugiere al interior de las Unidades tomar las medidas a que haya lugar, para en lo posible ubicar en el área financiera aquellos equipos que sean de mayor capacidad para soportar el

Sistema SIIF. Es procedente manifestar, que con oficio No. 2833 de Diciembre 27 de 2002 se solicitó a los

Coordinadores SIIF de las Unidades Ejecutoras, adelantar un estudio en unión con