MINDEFENSA - Circular 4714 de 1999

CIRCULAR 4714 DE 1999

(diciembre 16) Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia>

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

ASUNTO: Inventarios Físicos Cierre Vigencia Fiscal

AL: Señores

JEFES DEPARTAMENTOS FINANCIEROS

Unidades Ejecutoras Gn. Con toda atención, me permito sugerir el procedimiento para realizar los Inventarios Físicos al Cierre de la Vigencia, con el fin de establecer el valor real del patrimonio de la Institución, hacer las conciliaciones del resultado del inventario con los registros contables, así como, dar cumplimiento a la observación de la Contraloría General de la República, en lo referente a realizar inventarios físicos, para lo cual es necesario tener cn cuenta como mínimo las siguientes pautas, así: Realizar inventario físico tanto de bienes devolutivos como de consumo, es decir, los que se encuentran contabilizados en Propiedades, Planta y Equipo y Cargos Diferidos en bodega y servicio. 1. Los inventarios de las Propiedades, Planta y Equipo considerados, como devolutivos se debe reportar los siguientes datos; como mínimo: 2. - Fecha de adquisición - Discriminación del bien - Vida útil - Código contable a nivel de subcuenta

• Modelo - Placas - Código interno de control o No referencia
• Marca - Cantidad - Valor de la adquisición o costo históricoNOTA : No reportar Ajustes por Inflación, ni Depreciación, Provisiones ni Amortizaciones.

3. Para los bienes de consumo o registrados en la Cuenta Materiales y Suministros, reportar como

mínimo los siguientes datos: - Fecha de ultima adquisición - Nombre descripción del elemento - Código contable a nivel de subcuenta - Unidad de medida

• Presentación - Cantidad - Costo promedio o histórico NOTA : En el caso de los víveres cuando son gramos expresar la presentación en libras.

Unidad de medida, expresado en metros, galones, kilos, gramos, centímetros cúbicos, etc.

4. Los bienes decomisados, recibidos o dados en custodia, aplicar los mismos datos del numeral 2, del presente oficio.

5. Para los bienes inmuebles reportar la información, tal como lo establece la circular No.29 e Instructivo No. 009 de febrero 18 de 1999.

6. Cuando se trata de bienes o elementos que se reciben en gran cantidad o por lotes como el caso de: fusiles, vestuario, munición, botas, etc, es conveniente incorporar en un solo registro siempre y cuando correspondan a la misma serie, fecha de adquisición, contrato, entrada de almacén y precio, pero no se puede incorporar lotes con: Diferentes fechas de adquisición, costo histórico o precio promedio, porque se desvirtúa la realidad de los inventarios.

7. Para el reporte de los inventarios utilizar el procedimiento administrativo y de sistemas que se viene utilizando en la Unidad Operativa, Táctica, o su equivalente en las Fuerzas o Unidades Ejecutoras, lo anterior, con el fin de evitar reproceso de la información. En el evento de no contar con el procedimiento administrativo y la aplicación de sistemas utilizar hoja Excel utilizando los datos de los

numerales 2 y 3 según el caso del presente oficio.

8. Es importante tener en cuenta las instrucciones impartidas en el Manual de Bienes en las paginas 255 a la 265, como guía para la toma física de los inventarios.

9. El resultado del inventario se debe mencionar en Notas a laos Estados Financieros del mes de diciembre.

10. Es vital la descripción del bien, presentación, unidad de medida, con el fin de crear un único código de identificación, que permita la consolidación de los inventarios a nivel de Fuerza y Ministerio en unfuturo.

11. El resultado del inventario se debe conciliar con los registros contables

12. Es importante hacer un inventario y contabilización de los siguientes elementos o bienes: Vías internas, redes, pozos, cercas, líneas telefónicas, fax, medidores de servicios públicos, torres, antenas (parabólica), monumentos, entre otros.

13. Los inventarios se deben realizar, liquidar y presentar por clases o tipo de almacén, así: Comunicaciones, armamento, transporte, etc.

Con el resultado de cada clase de almacén se debe elaborar el estado de Propiedades, Planta y Equipo tanto de bienes en bodega como en servicio. El Contador de la Unidad Operativa, Táctica o sus equivalentes en las Fuerzas o Unidades Ejecutoras, con base en los diferentes estados de Propiedades Planta y Equipo de cada almacén elabora un Estado Consolidado, para proceder a conciliar con los Estados Financieros.

14. La rendición de la información en diskettes de 3 ½ o medio magnetico por tipo o clase de almacén,

es decir, se deben presentar tantos diskettes como almacenes tenga la Unidad Operativa, Tactica o su equivalente en la Fuerza o Unidad Ejecutora. El nombre del archivo es: Inventario.XLS. (hoja excel). Si la Unidad Operativa o Táctica, cuenta con una aplicación de sistemas instalado de inventarios o activos fijos el archivo se debe enviar en formato de texto TXT. Es decir, bajar la información a un archivo plano, explicando su diseño en oficio adjunto y debidamente marcado el diskette así: Código de la Unidad y el Subcodigo del Almacén, tal como están clasificados en el Manual de Bienes en la Página 21 y 22 del citado manual, ejemplo:

• Batallón de Artillería No.1 Tarqui: 30104 - Subcódigo del Almacén General: 001 es decir, quedaría marcado el diskette así; 30104.001. - Los anteriores archivos de los inventarios se deben remitir a la División de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional, a más tardar el 15 de enero del año 2000 a través del Departamento Financiero del Comando de la Fuerza quienes son los responsables de recibir la información y reportarla mediante oficio dirigido al Jefe División de Finanzas señalando la Unidad, No. de almacenes, responsables y las observaciones del caso firmado por el Comandante de la Unidad Operativa, Táctica o su equivalente en

la Fuerza o Unidad Ejecutora.

15. Debido a la falta de una aplicación para llevar los activos fijos e inventarios y la inexistencia de un código único de identificación para los diferentes bienes, no es posible consolidar los inventarios por

Unidades Ejecutoras y Ministerio.

16. Son responsables de realizar el inventario físico los siguientes servidores públicos: - Comandante o Director de Unidad Ejecutora, Operativa o Táctica o su equivalente en las Fuerzas. - Jefes del área administrativa y financiera - Almacenista yContador En el caso de requerir información adicional llamar al teléfono 2 21 89 66 o Microondas 2401 División

FinanzasContabilidad. Atentamente, Capitán de Navío

FLAVIO BARNEY MEDINA

Jefe División Finanzas

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Última actualización: 20 de abril de 2024