MINDEFENSA - Circular 7987 de 1998

CIRCULAR 7987 DE 1998

(septiembre 4) Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia>

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

ASUNTO Elaboración Estados Contables Consolidados e Informes Complementarios AL: Señor La División de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional viene consolidando los Estados Contables e Informes Complementarios que se deben rendir a la Contaduría General de la Nación, Contraloría General de la República y Cámara de Representantes, sin embargo, con el fin descentralizar el proceso de consolidación y dar cumplimiento a la Ley No. 298 del 23 de julio de 1996, en su articulo 5 , así como, crear la infraestructura para la implantación del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF), en razón a que el Presupuesto esta asignado a nivel de Unidad Ejecutora y es responsabilidad del Representante Legal rendir el informe de su gestión, se hace necesario que las Unidades Ejecutoras consoliden los Estados Financieros que rindan las Oficinas de Contabilidad de las Unidades orgánicas de su Fuerza para lo cual se emiten las siguientes pautas:

1. OBJETIVOS 1.1 Desarrollar el proceso de consolidación en las Unidades Ejecutoras para que coadyuve en el proceso final que le compete a la División de Finanzas - Ministerio de Defensa 1.2 Procurar y facilitar el control y la conciliación directa de las operaciones financieras que están bajo la responsabilidad del Representante Legal de la Unidad Ejecutora . 1.3 Disponer de información oportuna y confiable para que la toma de decisiones sea coherente con los

principios de Administración Publica 1.4 Elaborar análisis económicos que apoyen la gestión. 1.5 Suministrar información a los órganos de control y a la ciudadanía, cuando la soliciten. 1.6 Llenar un vacío de información financiera a nivel consolidado en las Unidades Ejecutoras. 1.7 Coadyuvar para que los Representantes Legales de las Unidades Ejecutoras rindan cuenta y razón por los recursos asignados, para determinar el logro de las metas y objetivos propuestos. 1.8 Aprovechar los beneficios del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF), puesto que va a tener un impacto en la administración publica, que requiere un cambio de actitud mental y estructural en la organización.

2.  MARCO LEGAL DEL PROCESO DE CONSOLIDACIONEl proceso de consolidacion de los Estados Contables e Informes Complementarios se encuentra regulado en: 2.1 Circular Permanente No. 12996-MDNFCO-027 del 29 de diciembre de 1995. 2.2 Ley 298 de julio 23 de 1996, Articulo 5 º. y la Carta Circular No. 011 del 20 de enero/97 2.3 Circular Permanente No. 5259 MDNFCO-027 del 11 de julio de 1997.

2.4 El Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF).

3. IMPLANTACION DEL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA (SIIF).

Para la implantación del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) en las Unidades Ejecutoras, es vital que los Representantes Legales o Comandantes de Fuerza lideren y adecuen o

reestructuren sus procesos presupuestales y financieros en razón a que la fuente de información primaria del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) es el presupuesto asignado a cada Fuerza y el registro de sus operaciones está estructurado bajo la filosofía de una base contable que hace imprescindible que los Comandos de Fuerza o sus equivalentes consoliden los estados contables de todas y cada una de las unidades que los conforman.

4. PROCEDIMIENTO PARA LA CONSOLIDACION: 4.1 Apertura y registro de los libros oficiales y auxiliares con base en las circulares externas: Nos. 00 7 de abril 11/96 y 010 de Octubre 31/96 y la carta circular No. 009 de junio 26/96, de la Contaduría General de la Nación 4.2 Diseñar y enviar por una sola vez, a la División de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional el proceso de consolidacion donde se haga referencia a los objetivos, recursos humanos y técnicos utilizados. 4.3 Nombrar mediante Acto Administrativo al Jefe de Contabilidad de la Central Contable de la Unidad Ejecutora, que debe ser Contador Titulado, con Tarjeta Profesional, que va a responder por la consolidacion y firmar los estados contables de acuerdo con la Circular Permanente No. 12996

MDFCO-027 del 29 de diciembre/95 del Ministerio de Defensa Nacional. 4.4 Los estados contables deben estar auditados por la oficina de Control Interno de la Fuerza o la Unidad Ejecutora, adjuntando su respectivo informe, en concordancia con la carta circular No. 008 del 21 de junio/96, y Resolución No. 152 Capitulo VI del 25 de Julio/97 de la Contaduría General de la

Nación. 4.5. En la elaboración del balance consolidado se debe dar aplicación a las siguientes normas expedidas por la Contaduría General de la Nación, así:

1. Plan General de Contabilidad Pública actualizado a julio de 1997, aprobado mediante Resolución No. 4444 del 21 de noviembre de 1995 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

2. Doctrina contable, emitida por la Contraloría General de la Nación.3. Circular Externa No. 008 del 24 de abril/96 y No. 009 del 29 de julio/96, que tratan de las instrucciones para el diligenciamiento de los formatos que contienen la información contable y el instructivo No. 001 y 002 de octubre 18 de 1996.

4.  Circular externa No.0 21 y el procedimiento No. 006 de febrero 13/98 respectivamente, que tratan de las normas técnicas relativas a los estados contables básicos individuales y consolidados en desarrollo de los numerales 5.7.1.1.3 y 5.7.1.2, del Plan General de Contabilidad Publica (PGCP), adoptado mediante Resolución 4444 del 21 de noviembre/95.

5.  Circular externa No. 0 11 de noviembre 15/96, que trata de las normas técnicas relativas al reconocimiento y valuación de los activos, correspondientes a los conceptos de depreciación, agotamiento, amortización y provisión que trata el numeral 5.7.2.1 del Plan General de Contabilidad Publica adoptado mediante Resolución No. 4444

del 21 de noviembre/95,expedida por el Contaduría General de la Nación.

6. Circular externa No. 015 del 30 de diciembre de 1996, que trata de las instrucciones para el registro contable de las cuentas del presupuesto en la clase 0.

7. Circular externa No. 0 16 /96, que trata de las normas técnicas relativas a la aplicación de los ajustes por inflación, en desarrollo de la norma general de la valuación, de que tratan los numerales 5.6 y 5.7.2 del Plan General de Contabilidad Publica, adoptado mediante Resolución No. 4444 del 21 de noviembre/95 y el procedimiento No. 007 de febrero 18/98.

8. Carta circular No. 00 5 del 19 de Enero/96, que trata del alcance de las notas explicativas a los

estados financieros y circular externa No. 0 14 de diciembre 17/96, que trata de las normas relativas a las notas a los estados contables numeral 5.7.1.1.3 del Plan General de Contabilidad Publica, adoptado mediante Resolución No. 4444 del 21 de noviembre/95, expedida por el Contador General de la Nación y el instructivo No. 004 de diciembre 17/96, que trata de la elaboración y presentación de las notas a la información contable.

9. Carta circular No. 007 del 24 abril/97, que trata de las instrucciones para el envío de Información Financiera Económica y Social y el instructivo No. 002 de octubre 18/96.

10. Circular Externa No. 0 12

y el instructivo No. 003 de diciembre 2/96, que trata de las instrucciones impartidas para el registro contable, causación, recaudo y consignación de los ingresos de la Nación y conciliación de saldos de operaciones reciprocas relacionadas.

11. Circular externa No.0 19 y el procedimiento No. 005 de noviembre 6/97 respectivamente, que trata de las normas técnicas relativas a la valoración de las inversiones a precio de mercado, en desarrollo a la norma general de la valuación referida en el numeral 5.6 y las normas técnicas relativas al reconocimiento y valuación de los activos, de que trata el numeral 5.7.2.1 del Plan General de Contabilidad Publica, adoptado mediante Resolución 4444 del 21 de noviembre de 1995, expedidas por el Contador General de la Nación y la circular externa No. 020 de diciembre 22/96, que trata de las modificaciones a la anterior circular 4.6 En el proceso de consolidacion, además, de las normas señaladas en el numeral 4.5, se deben aplicar las instrucciones impartidas por el Ministerio de Defensa NacionalDivisión Finanzas, así:1.  Circular permanente No.12996 MDNCO-027 diciembre 29/95, que trata de normas de carácter contable.

2. Circular No 4747 MDFCO-022 de mayo 16/96, que trata de los procedimientos para el manejo y presentación de los estados financieros.

Circular No. 4680 MDFCO-022 de diciembre 27/96, que trata de la actualización a la circular No

4747. Circular Permanente No. 5259 MDNFCO-027 de Julio 11/97, que trata de actualización procedimientos para el manejo y presentación de los estados financieros. 4.7. A los estados contables se debe adjuntar la siguiente información:

1. Análisis de la cuenta responsabilidades con los siguientes datos: Unidad, nombres y apellidos del responsable, No. cédula de ciudadanía, concepto, fecha de constitución y valor.

2. Saldos de todas y cada una de las cuentas corrientes incluyendo las del Fondo Interno.

3. Análisis de las inversiones con los siguientes datos: fecha de emisión del titulo, clase, entidad, rentabilidad, valor intereses y valor del titulo y origen de los recursos.

4. Valor girado por la Dirección del Tesoro Nacional a cada una de las Unidades, debidamente conciliado.

5. Valor de los reintegros a la Dirección del Tesoro Nacional por Unidad y concepto, debidamente conciliados.

6. Ejecución presupuestal discriminada por concepto del gasto.

7. Ejecución del programa de inversión

8. Saldos de Operaciones Reciprocas.

9. Relación de los Bienes Raíces que demuestren la propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, así: clase de bien, dirección del inmueble, No. y fecha de la escritura, notaria, No. de la matricula inmobiliaria, No. de la cédula catastral, ubicación geográfica (departamento, ciudad o municipio), área del terreno en metros cuadrados (m2), área de la construcción en metros cuadrados (m2), estrato y valor

del inmueble.

10. Estado individual y consolidado de las prestaciones sociales y pensiones con su respectivo calculo actuarial y soportes

11. Hoja de vida de los activos fijos, individuales donde se indique: saldo inicial, ajuste por inflación, movimiento mensual, saldo ajustado, depreciación mensual, depreciación acumulada y ajuste por inflación a la depreciación acumulada y depreciación acumulada ajustada. 4.8. Las cifras de los estados contables a nivel consolidado deben estar registradas en los libros principales y auxiliares a nivel de subcuenta.4.9. Los soportes y documentos fuentes deben estar en custodia y bajo la responsabilidad del Contador de cada Unidad, no obstante existe información y documentación complementaria de dependencias o entidades externas que deben estar en la central contable de cada Unidad Ejecutora.

5. PERIODICIDAD Y PLAZOS DE RENDICIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES CONSOLIDADOS E INFORMES COMPLEMENTARIOS: 5.1. La consolidacion se efectuará en forma mensual. 5.2. La fecha de rendición de los estados contables consolidados e informes complementarios será mensual dentro de los quince (15) primeros días del mes siguiente al que se refieren las operaciones, a la División de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional, debidamente legalizados y firmados por el Representante Legal de la Unidad Ejecutora, Jefe del área Financiera y Contador con Tarjeta Profesional. 5.3. Se realizará una consolidacion paralela durante los meses de julio, agosto y septiembre/98, entre la División de Finanzas y las Unidades Ejecutoras con el fin de conocer el proceso y cumplir con los

plazos fijados por la Contaduría General de la Nación para la rendición de los estados contables e informes complementarios.

NOTA: Durante el período de consolidacion paralelo las Unidades deben enviar la cuenta fiscal tanto a la División de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional como a la central contable de cada Fuerza o Unidad Ejecutora. 5.4. En lo sucesivo, a partir del mes de octubre de 1998, las cuentas fiscales de las Unidades se rendirán únicamente a la oficina de Contabilidad de cada Fuerza o su equivalente. 5.5  Se efectuará un programa de capacitación a nivel de sistemas, contabilidad y presupuesto por la División de Finanzas durante el mes de septiembre/98, sobre los aspectos mas importantes de la consolidacion.

6. INCORPORACION BIENES Y FONDOS DE GASTOS RESERVADOS .

En lo sucesivo, los bienes y fondos considerados como material de inteligencia o reservado se deben incorporar y consolidar a través de las Direcciones de inteligencia y estas a su vez reportaran a la central contable de cada Comando de Fuerza o Unidad Ejecutora para incorporarlo en el balance consolidado como una Unidad mas. Las normas y procedimientos a aplicar son los descritos en la presente circular.

7.  BIENES RECIBIDOS EN CUSTODIA O DE TERCEROS Es responsabilidad de cada Unidad Ejecutora llevar control y registro de los anteriores bienes contabilizándolos en cuentas de orden dentro del balance de cada Unidad Operativa o Táctica o su equivalente a nivel consolidado.

8. COMPETENCIA EN MATERIA CONTABLE

En la emisión y adopción de políticas en materia contable a nivel de Ministerio de Defensa Nacional y para mantener la unidad de criterio es importante, observar la competencia jerárquica, así: 1. 2.Contaduría General de la Nación1. Ministerio de Defensa NacionalDivisión Finanzas - Grupo Contabilidad.2. Oficina Central Contable de cada Unidad Ejecutora o su equivalente.3. Brigadier General

HENRY MEDINA URIBE

Secretario General Capitán de Navío

FLAVIO BARNEY MEDINA

Jefe División Finanzas

PUE. NESTOR AGUIRRE FLOREZ

Coordinador Grupo Contabilidad General (e)

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.

Última actualización: 20 de abril de 2024