MINDEFENSA - Circular 9326 de 2001

CIRCULAR 9326 DE 2001

(noviembre 6) Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia> MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL ASUNTO: Informe Ejecución Plan Integrado 2001 y Formulación Plan Año                2002. AL: Señores

DIRECTORES, JEFES DE OFICINA, INTEGRANTES DEL    EQUIPO TECNICO DE TRABAJO

DE LA GESTION GENERAL Y COORDINADORES DE OBJETIVOS .

Ministerio de Defensa Nacional Gn. Como es de su conocimiento, es necesario dar cumplimiento a los requerimientos de las diferentes dependencias externas a la Institución, tales como la Presidencia de la República y el Departamento Administrativo de la Función Pública, lo cual implica elaborar el informe final de ejecución del Plan Integrado de Gestión de la presente vigencia, así como formular el Plan de Acción de la Gestión General, año 2002. Por lo tanto, se solicita a los señores Directores y Jefes de Oficina adelantar las acciones pertinentes orientadas al cumplimiento de estas tareas, con el apoyo del Equipo Técnico de Trabajo de la Gestión General y los coordinadores de objetivos, teniendo en cuenta los criterios y la programación que se indican a continuación:

1. Informe Final Plan Integrado de Gestión, año 2000 1.1. Informe escrito.

El informe final de ejecución, debidamente firmado por el jefe de la dependencia, deberá ser remitido antes del 08 de nov./01, a las 14:00 horas, conforme a la metodología que se acordó en la novena sesión

del Equipo Técnico de Trabajo. 1.2. Presentación Ejecución Consolidada La sustentación de los resultados de la gestión de cada dependencia se realizará el día 06 de diciembre/01 a las 08:30 horas y estará a cargo de los directores y jefes de Oficina. Las ayudas para esta presentación se elaborarán en power point, utilizando los formatos únicos de evaluación que se emplearon en la presentación a agosto 30/01.

2. Formulación Plan Integrado de Gestión, Año 2.0022.1 Políticas Generales para la Formulación del Plan Integrado. 2.1.1 Se requiere la integración de los diferentes planes, que de acuerdo con las disposiciones legales, debe formular la institución, entre otros el Plan de Acción, el Plan de Lucha Contra la Corrupción, aplicación de las Herramientas para la Transformación de la Administración Publica (Herramientas TAP), de tal forma que, en lo posible, se conforme un solo documento que defina y oriente los resultados que espera obtener la entidad durante el año 2.002. 2.1.2 Es prioritario continuar con el proceso de austeridad del gasto público, mediante el cumplimiento de las normas vigentes sobre la materia. 2.1.3 Constituye también tarea prioritaria el estricto cumplimiento del Plan de Mejoramiento, elaborado con fundamento en el Informe de Auditoría Integral de la Contraloría General de la República, en cuya ejecución colaborará activamente el Equipo Técnico de Trabajo de la Gestión General (ETT-GG). 2.1.4 La racionalización de trámites, procesos, procedimientos y métodos de trabajo deberá continuar

como una de las actividades más importantes de todas las dependencias de la entidad, y su cumplimiento seguirá siendo liderado por el ETT-GG. 2.1.5 Las Herramientas para la Transformación de la Administración Pública (Herramientas TAP) deberán ser formalmente utilizadas, conforme a la categorización y aplicabilidad de las mismas, al interior de cada dependencia, para cumplir así con las políticas de la Presidencia de la República sobre el Programa de Lucha contra la Corrupción. 2.1.6 A través del Grupo de Auditoría Financiera se liderará el estricto cumplimiento de las disposiciones financieras y contables, en especial las procedentes de la Contaduría General de la Nación, para la elaboración oportuna de los informes pertinentes. 2.1.7 La Dirección Administrativa, por intermedio del Grupo de Potencial Humano, continuará la implementación y mejoramiento del Sistema Unico de Información de Personal “SUIP” y Sistema para el Control y Seguimiento de la Declaración de Bienes y Rentas de los Servidores Públicos “SIDEC”, conforme al Decreto 1049 /01, Ley 190 /95, Decreto 2232 /95 y demás normatividad relacionada. 2.1.8 Continuar con el fomento de la cultura del autocontrol y autoevaluación, para fortalecer el Sistema de Control Interno al nivel de todas las dependencias de la Gestión General, con la interiorización y participación activa de cada uno de los integrantes de la Institución, es una de las actividades más importantes que deben cumplirse en la Gestión General. Por lo tanto, se requiere un apoyo fuerte por parte de los directores y jefes de oficina para el cumplimiento de esta política.

2.1.9 En el desarrollo de la política anterior, es necesario hacer evaluaciones trimestrales de la situación del Sistema de Control Interno de cada dependencia, teniendo en consideración sus diferentes fases, factores y componentes integrantes. 2.1.10 Los objetivos específicos que formule cada dependencia deben caracterizarse por ser significativos, representativos, claros y que se logren con dos o tres metas máximo, pero que sean relevantes y precisas. Adicionalmente, los indicadores que se establezcan deben ajustarse a los criterios y guías del Departamento Administrativo de la Función Pública.Cada dependencia presentará hasta un máximo de cuatro (4)        objetivos específicos. 2.1.11 Es necesario fortalecer el objetivo de “Sustentabilidad Ambiental”, cuya orientación continuará a cargo de la Oficina de Planeación y en el cual deberán participar activamente todas las dependencias. 2.2 Actividades de las Direcciones y Oficinas. 2.2.1 Con el apoyo directo de los coordinadores de grupo, coordinadores de objetivos e integrantes del ETT-GG, se deberá dar estricto cumplimiento a la programación de actividades para la formulación del Plan Integrado de Gestión del año 2.002, según el cronograma del Anexo No. 1. 2.2.2 Cada Dirección y Oficina debe recomendar, a más tardar noviembre 08/00, 11:00 horas, al menos un objetivo general que debería incorporarse por parte de la Gestión General en el Plan Integrado del Año 2.001. 2.2.3 Es necesario tener en cuenta los criterios que se han impartido en las reuniones periódicas, realizadas con los Jefes de las Dependencias.

2.2.4 La consolidación del Plan Integrado del año 2.002 estará a cargo de la Asesoría Económica, con el apoyo de la Oficina de Informática, para lo cual cada Jefe de Dirección y Oficina le remitirá la información pertinente, debidamente estructurada, por correo electrónico, a más tardar el 27 de noviembre/01, a las 11:00 horas.

3. Coordinación general.

La coordinación y asesoría general de lo dispuesto en esta circular están a cargo del AS. Humberto Luna Reyes. Atentamente, Vicealmirante

ALFONSO CALERO ESPINOSA

Secretario General

HUMBERTO LUNA REYES

Coordinador

ANEXO 1

FORMULACION PLAN INTEGRADO DE GESTIÓN  AÑO 2.002ACTIVIDADES A REALIZAR

RESPONSABLE FECHA LIMITE Propuesta de objetivos generales a ser incluidos en el Plan Integrado Jefes de Dirección y  Oficina Nov. 08/01, 11:00 horas

2.  Definición y diseño de los formatos a emplear en la formulación del plan Equipo Técnico de Trabajo de la

Gestión General y Coordinadores de Objetivos Nov. 13/01, 11:00 horas

3.  Formulación de los Objetivos

Generales de la Gestión General Secretaría General del Ministerio Nov. 15/01, 11:00 horas

4. Formulación Objetivos Específicos de las dependencias, que apoyen el logro de los objetivos generales de la

Gestión General Jefes de Dirección y de Oficina

Nov. 20/01, 11:00 horas

5. Diligenciamiento de los formatos que se adopten para la estructuración

del Plan Integrado de Gestión. Equipo Técnico de Trabajo de la Gestión General y Coordinadores de Objetivos Nov. 27/01, 11:00 horas

6. Consolidación documento final.

Asesoría Económica Dic. 05/, 11:00 horas.

7. Aprobación del Plan Integrado.

Secretario General Dic. 07/, 15:00 horas.

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Última actualización: 20 de abril de 2024