MINDEFENSA - Concepto 0000019 de 2001

CONCEPTO 19 DE 2001 (4 abril)

Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL CONCEPTO 19MDJNG-810 DEL 04.04.2001

REPUBLICA DE COLOMBIA

OFICINA JURIDICA

ASUNTO: Concepto proyecto de Directiva Prestaciones Sociales.

AL: Señor Vicealmirante

ALFONSO CALERO ESPINOSA

Secretario General Gn. En atención a la circular No. 9833 MDSAE –335 del 11 de diciembre de 2000, mediante el cual se remite a esta Oficina, el proyecto de Directiva permanente sobre el reconocimiento y pago de prestaciones sociales, por medio de la cual se pretende modificar y actualizar la Directiva Permanente No. 02 del 19 de enero de 1998 y luego de analizar nuevamente proyecto consolidado y unificado, esta dependencia se permite presentar las siguientes observaciones: OBJETIVO Y ALCANCE El acápite “ objeto y alcance,” literal a, finalidad, requiere para una mayor comprensión la inclusión de la preposición “ de ” cuando se refiere a las dependencias encargadas del reconocimiento y pago de las prestaciones sociales.

II. REFERENCIAS 2.1 Para facilitar la identidad de las normas y su incidencia en los temas prestacionales, se recomienda que al citar una ley, Decreto o Resolución, se precise su jerarquía y a renglón seguido se transcriba su epígrafe; por tal razón se debe proceder de la manera indicada en los siguientes casos: (3) Ley 75 de 1968.

Ley 432 de 1997 (al parecer se trata de un error, toda vez que el numeral siguiente se cita la ley 432 de 1998)Decreto 094 de 1989. Debe precisarse que se trata de un Decreto Ley. Decreto 1211 de 1990. Se trata de un Decreto Ley. Decreto 1214

de 1998)Decreto 094 de 1989. Debe precisarse que se trata de un Decreto Ley. Decreto 1211 de 1990. Se trata de un Decreto Ley. Decreto 1214 de 1990. Se trata de un Decreto Ley. Decreto 266 de 2000. “Por la cual se dictan normas para suprimir y reformar las regulaciones, tramites y procedimientos”. Esta norma no se encuentra vigente, por haber sido declarada nula. Por tal razón en materia de supresión de tramites tan solo se encuentra vigente el Decreto 2150 de 1995. Decreto 1790 de 2000. Se trata de un Decreto Ley. Decreto 1792 de 2000. Se trata de un Decreto Ley. Decreto 1793 de 2000. Se trata de un Decreto Ley. Decreto 1794 de 2000. Se trata de un Decreto Ley. Decreto 1795 de 2000. Se trata de un Decreto Ley. Decreto 1796 de 2000. Se trata de un Decreto Ley. Decreto 1797 de 2000. Se trata de un Decreto Ley. Hace falta relacionar normas que tienen incidencia en el tramite y reconocimiento prestacional, así: Decreto 1252 de 2000, por el cual se establece normas sobre el régimen prestacional de los empleados públicos, los trabajadores oficiales y miembros de la fuerza pública. Decreto 2701 de 1988, por el cual se reforma el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales de las entidades descentralizadas, establecimientos públicos o empresas industriales y comerciales del Estado, adscritos o vinculados al Ministerio de Defensa Nacional. Ley 54 de 1990, Por la cual se definen las Uniones Maritales de Hecho y se establece el régimen patrimonial entre compañeros permanentes.

industriales y comerciales del Estado, adscritos o vinculados al Ministerio de Defensa Nacional. Ley 54 de 1990, Por la cual se definen las Uniones Maritales de Hecho y se establece el régimen patrimonial entre compañeros permanentes. EJECUCION En el literal “b” correspondiente a las misiones particulares, numeral 2 de la Secretaria General del Ministerio de Defensa Nacional, en el literal “a” indica que a ésta le corresponde reglamentar las dependencias encargadas del trámite y reconocimiento prestacional de cada Fuerza; se considera por parte de esta Oficina que lo apropiado sería remplazar la palabra “reglamentar” por la palabra “recomendar”, toda vez que la estructura de las oficinas a las que se refiere, corresponde su organización a los Comandos de Fuerza, dependiendo de sus necesidades, políticas y requerimientos. El numeral 3, Comandos de Fuerza, literal c, dispone que las direcciones de sanidad de las Fuerzas, remitan las hojas de vida del personal civil de la planta de salud, con los antecedentes laborales y prestacionales a la Dirección General de Sanidad Militar, con el propósito de que por parte de ésta se elabore y tramite ante las Direcciones de Prestaciones Sociales de las Fuerzas, la liquidación de servicio para el reconocimiento y pago de prestaciones sociales; siendo necesario en concepto de esta Oficina, seprecise que dicha liquidación de servicios debe contener entre otras cosas, tiempos de servicio, antecedentes prestacionales y la información pertinente respecto a los descuentos y embargos prestacionales, por ser la Dirección General de Sanidad, la dependencia que efectúa el manejo de

nómina de este personal. En cuanto al literal “f”, del numeral 4, Dependencias responsables del tramite y reconocimiento prestacional, se indica que les corresponde proferir el respectivo Acto Administrativo mediante el cual se realiza el reconocimiento y pago de las diferentes prestaciones sociales; no obstante se recomienda incluir la palabra “ordena”, toda vez que la verdadera función de esas dependencias es la de “reconocer y ordenar el pago de las prestaciones sociales delegadas”. En cuanto al literal “g”, del numeral 4, hace referencia como función de dichas dependencias, la de numerar las resoluciones que se expidan en cada uno de los casos, cuando en realidad esa es una función que los Comandos de Fuerza, han radicado en cabeza de dependencias distintas, como en el caso de la Fuerza Aérea decisiones que obedece a políticas propias de las Fuerzas; por consiguiente no es conveniente referirse de manera general a esa función. El literal “h” del numeral 4, hace referencia nominar las prestaciones sociales a su cargo, de acuerdo con la disponibilidad presupuestal, lo que no resulta ser totalmente cierto, pues para nominar las prestaciones sociales se debe tener en cuenta el orden en que se vayan ejecutoriando los actos administrativos que reconocieron y ordenaron cancelar esas prestaciones sociales. El literal “p”, del numeral 4, limita al mes de diciembre de cada año, la elaboración de los actos administrativos y nominas de los recursos a transferir a la Caja Promotora de Vivienda Militar, lo que podría generar inconvenientes dada la premura de su elaboración; de tal manera que para evitar dichos impases, éstas pueden elaborarse en el transcurso del año, máxime si consideramos que los requisitos

para el reconocimiento y envío de cesantías a la Caja Promotora de Vivienda Militar se van configurando a lo largo de una vigencia fiscal, esto es las 168 cuotas, no solo se cumplen en diciembre, sino en enero, febrero, marzo, etc., por lo menos esto acontece con el rubro DEUDA CESANTIAS

CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR.

Es preciso incluir como función a cargo de las dependencias encargadas del reconocimiento y pago de las prestaciones sociales, reportar y mantener debidamente actualizada la base de datos prestacionales con los envíos mensuales y envíos consolidados de cesantías al Fondo Nacional de Ahorro, de tal manera que permita brindar información a los funcionarios, dado que en el Fondo solo se informa el monto trasladado correspondiente al consolidado inmediatamente anterior. También se considera necesario incluir como función de estas dependencias, elaborar los expedientes pretacionales con destino a la Caja de Sueldos de Retiro y al Grupo de Prestaciones Sociales del Ministerio de Defensa para el reconocimiento y pago de asignación de retiro y pensiones de conformidad con las normas legales vigentes. Es conveniente que se prevea como función de estas dependencias todas las relacionadas con el cumplimiento del Decreto 1252 de 2000, que termino con la retroactividad de cesantías del personal uniformado del Ministerio de Defensa Nacional. El Numeral “6”, presenta un error mecanográfico, toda vez que utiliza como nomenclatura literales enminúscula, empezando con la letra “a” y luego continua con la letra “h”, cuando en realidad corresponde a la letra “ b”.

El literal “b” del numeral “7”, contiene un error de transcripción en la utilización del genero, al citar “elaboren por la dependencia de Prestaciones Sociales de la Fuerza”, cuando debe ser “elaboren las dependencias de Prestaciones Sociales de las Fuerzas”. Debe precisarse el literal “j” del numeral 11, ya que allí se refiere a certificaciones de tiempo, siendo necesario agregar “ de servicio”, para dar mayor comprensión al texto. Dentro de las funciones que se en listan de la Dirección Administrativa – Grupo Financiero de la Secretaria General y Dependencias Financieras de las Fuerzas, debe considerarse incluir las necesarias para el cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto 1252 de 2000, que terminó con la retroactividad de las cesantías del personal uniformado de la fuerza pública. El literal “b” del numeral 14, se refiere a que la Dirección de Coordinación de Entidades Descentralizadas deben controlar mensualmente, mediante la cuenta individual los ingresos de cesantías que son enviados por cada fuerza, función que no es totalmente precisa, pues es necesario agregar que dichos envíos son efectuados con destino a la Caja Promotora de Vivienda Militar, y que en consecuencia la función se reduce a coordinar que por parte de esta ultima entidad, se ejerza control y seguimiento de la consignación de dichos dineros retroalimentando la información con las dependencias de prestaciones sociales de las fuerzas, para evitar en el futuro giros de dineros sin corresponder. Igual observación le merece a esta dependencia los literales “c y d”, en cuanto a que se debe aclarar que

esas funciones corresponden a la Caja Promotora de Vivienda Militar y no a la Dirección de Coordinación de entidades Descentralizadas. El numeral 4, Disposiciones Administrativas, del proyecto de Directiva, por técnica jurídica entre otras razones, no es conveniente que el Ministro disponga que él mismo, deberá reglamentar otro asunto, como es el caso del valor a cobrar por fotocopias que requieran los interesados.

IV. ANEXO “A” 4.1 El anexo “A” del proyecto de Directiva, contiene un cuadro que enuncia las clases de prestaciones y dependencias encargadas de reconocerlas; así: Oficina Desarrollo Humano Comando General, Jefaturas Presociales Fuerzas “o” Grupo Presociales de la Dirección Administrativa de la Secretaria General del Ministerio de Defensa. Para una mayor precisión y comprensión del texto se recomienda cambiar la conjunción “o” por “y”. 4.2 El cuadro que contiene las clases de prestación, en su numeral 2, incluye las cesantías definitivas, comprendiendo Justicia Penal Militar y la ley 432 de 1997, lo que obedece a un error toda vez que la ley 432 no es de 1997, sino de 1998, y adicionalmente debe incluirse la ley 344 de 1996, ya que esta se refiere al régimen de liquidación anual, para el personal civil del Ministerio de Defensa vinculado en vigencia de esa norma. 4.3 Debe incluirse como clase de prestación los recursos de Apelación que se tramitan por el Grupo de Prestaciones Sociales de la Dirección Administrativa del Ministerio de Defensa, contra las decisiones del Director General de la Policía Nacional.V. ANEXO “B” 5.1 Respecto a los requisitos para los anticipos de cesantías, debe tenerse en cuenta que los Decretos 1211 y 1214

del Director General de la Policía Nacional.V. ANEXO “B” 5.1 Respecto a los requisitos para los anticipos de cesantías, debe tenerse en cuenta que los Decretos 1211 y 1214 de 1990, están vigentes en tratándose de prestaciones sociales, ello involucra también los decretos reglamentarios, en cuanto a prestaciones se refiere, de tal manera que debe observarse los requisitos que en ellos se indican para este tipo de prestaciones, ahora bien, si allí se indica que a las solicitudes de anticipos debe acompañarse el respectivo apoyo del superior inmediato, éste debe incluirse dentro del proyecto de directiva, al igual que copia de la escritura publica que contiene el gravamen hipotecario. También debe hacerse aclaración en los requisitos de anticipo que para compra de vivienda se debe anexar es la copia de la promesa de compraventa. 5.2 En cuanto al numeral 2.1.2. Documentos que deben ser aportados por la entidad, se enuncian haberes expedidos por la dependencia correspondiente, debiéndose ampliar este concepto en el sentido de indicar que la misma debe contener la discriminación de las partidas devengadas y que se tienen en cuenta para reconocimiento de prestaciones sociales. 5.3 El literal “c”, del numeral 2.1.2, hace referencia solo a embargos por alimentos, cuando en realidad frente a las prestaciones sociales, procede otro tipo de embargos, tales como los que se originan en procesos de liquidación de sociedad conyugal, y divorcios entre otros, así como los embargos ordenados

en favor de cooperativas, de conformidad con las normas legales vigentes. Se hace preciso que también se anexe a los expedientes prestacionales, los documentos soportes para efectuar descuentos, tales como libranzas y autorizaciones por parte de los funcionarios entre otros. El literal “d” del numeral 2.2 Cesantía definitiva, 2.2.1 Documentos que deben ser aportados por la entidad, requiere mayor precisión, por lo siguiente: Considera esta oficina que no es suficiente para aumentar o disminuir simplemente anexar el cuadro de disminución o aumento, toda vez que de conformidad con los artículos 104 y 57 de los Decretos 1211 y 1214 de 1990, disponen que los aumentos, disminuciones, extinciones y suspensiones de los subsidios y primas, se ordenaran por disposición del Comando de Fuerza Respectivo, de tal manera que en lugar de exigir un simple cuadro, debe exigirse la disposición debidamente ejecutoriada, para proceder a la disminución o aumento de las primas o subsidios según el caso. 5.7 Debe anexarse en este acápite los fallos administrativos y los informes que permitan establecer si los funcionarios han sido sindicados por la justicia penal militar o por la jurisdicción ordinaria de la comisión de delitos contra el patrimonio del Estado, esto para efectos de retener las prestaciones de conformidad con las disposiciones de los decretos 1211 y 1214 de 1990. 5.8 Debe considerarse la posibilidad de tener como requisito los documentos soporte para mantener los subsidios familiares en sus porcentajes respectivos, previendo las novedades en la situación familiar

tales como divorcio. 5.9 En cuanto al numeral 2.3.1 documentación para las indemnizaciones, y para todas las prestaciones a reconocer se debe agregarse como documento el respectivo volante de antecedentes prestacionales debidamente certificado y complementado, así como los documentos soporte para el subsidio familiar y para descuentos, trátese de embargos o autorizaciones.Cuando se refiere a los requisitos que deben ser aportados por el interesado, siempre se hace referencia a certificaciones de haberes, siendo preciso expresar en todos los casos que dicha certificación debe contener la discriminación de las distintas primas y subsidios. En todos los casos cuando se quiere hacer mención a embargos, tan solo se citan los de alimentos dejando sin mencionar otros tipos de embargos tales como los decretados a favor de cooperativas, los decretados en procesos en donde de alguna manera se liquida la sociedad conyugal. Por tal motivo se recomienda ajustar la directiva en ese sentido, toda vez que esta observación es valida para todo el documento. El literal “d” del numeral 2.4.2, indica que “si se trata de sociedad de hecho, adjuntar copia del fallo judicial que declare tal situación”. Esta afirmación requiere mayor precisión y exactitud, pues se presume que en realidad quiso referirse a las Uniones Maritales de Hecho, consagradas en la ley 54 de 1990, y que en su articulo segundo, contempla la declaración judicial de la Sociedad Patrimonial , que es el equivalente de la Sociedad Conyugal en el caso de los matrimonios, de tal manera que todo el texto del proyecto de Directiva debe ajustarse a esta denominación.

Los numerales 2.6.3.2, 2.6.4.2 y 2.6.5.1, cuando se refieren a las Actas de Juntas Medicas o Tribunales de Revisión Militar y de Policía, debe adicionarse como requisito, su respectiva certificación de ejecutoriedad, ya que esto evitará realizar reconocimientos que pueden ser jurídicamente modificados, generando traumatismos para las dependencias encargadas del tramite. El numeral 2.8.2, se refiere a una documentación que se exige en los casos de uniones maritales de hecho, exigiendo para los compañeros permanentes que tienen impedimento legal para contraer nuevas nupcias, copia autentica de la sentencia de divorcio y liquidación de la sociedad conyugal, lo que merece ser corregido y aclarado, si consideramos que no se puede exigir de manera general una sentencia de divorcio, ya que estas están protegidas con reserva legal de 20 años, cuando son divorcios contenciosos; es decir que en su lugar debe exigirse fotocopia del Folio de Registro Civil de Matrimonio, en donde debe constar la respectiva anotación de divorcio u otros eventos que impliquen la disolución y liquidación de la sociedad conyugal, que es lo que interesa para estos casos, toda vez que pasado un año de tal situación se empezaran a contar los dos años siguientes que requiere la ley 54 de 1990. Como recomendación general se debe tener en cuenta la calidad de los compañeros permanentes y ajustar la documentación a requerir en el proyecto de directiva permanente.

VI. ANEXO “C”

6.1 La hoja No. 3 del anexo “C”, se presenta una formula para calcular el tiempo a liquidarse así:

TIEMPO A LIQUIDAR = (A+B-C+D+DIFERENCIA DE AÑO LABORAL) Donde A y B equivalen a la relación de servicios prestados a lo que no se presenta objeción alguna. Donde C, equivale a los reconocimientos para tiempo de servicio. Donde D, equivale a las deducciones de tiempo de servicio.No se comprende por qué si “D” equivale a las deducciones, se están sumando en la formula, a caso no deben restarse?. Y finalmente los tiempos denominados con la variable C no deben sumarse?. 6.2 Se hace indispensable citar el marco jurídico y legal, para efectuar la dosificación de la diferencia de año laboral. 6.3 La hoja No. 5 del anexo “C”, presenta una NOTA, indicando que la diferencia de año laboral se tiene en cuenta para liquidar tres meses de alta, prima de antigüedad o de servicio, asignación de retiro y pensión, pero pasó por alto mencionar que también se tiene en cuenta para liquidar cesantías. Igual observación le merece a esta Oficina la nota que respecto al mismo tema se hace en la hoja No. 7 del mismo anexo, que trata del personal civil.

VII. ANEXO “D” 7.1 Se considera necesario revisar la manera como se liquida la doceava de la prima de Navidad, por cuanto sería una doceava de lo devengado y no una doceava de los factores devengados. 7.2 El numeral 4.1.2 señala que si el oficial esta en el escalafón complementario y la fecha fiscal del escalafón es mayor o igual a dos años, entonces se toma el salario básico del grado inmediatamente superior, siendo necesario incluir “salvo los casos de disminución de la capacidad laboral, para la autoridad militar, incapacidad absoluta y permanente o gran invalidez y muerte de conformidad con el articulo 27 del Decreto 1211 de 1990.

superior, siendo necesario incluir “salvo los casos de disminución de la capacidad laboral, para la autoridad militar, incapacidad absoluta y permanente o gran invalidez y muerte de conformidad con el articulo 27 del Decreto 1211 de 1990. 7.3 El numeral 4.1.3, se refiere a los soldado Profesional o voluntario, y al momento de indicar como se liquida la prima de antigüedad, se recomienda precisar que en todo caso el porcentaje a multiplicar por el tiempo de servicio no puede superar el 58.5%, de conformidad con el articulo 2 del Decreto 1794 de 2000. 7.4 En el numeral 4.1.4.3 Trabajador oficial, se anexa una nota, donde se indica que para el pago de cesantías y pensión se busca el promedio devengado en el ultimo mes, siendo necesario para mayor claridad agregar el fundamento jurídico de dicha aseveración, toda vez que para determinar el salario básico devengado de un trabajador oficial, no es necesario efectuar un promedio, solo basta verificar el valor determinado por el contrato, la misma observación le merece a esta dependencia los demás factores salariales de los trabajadores oficiales. 7.5 El numeral 4.1.4.4 correspondiente a la forma de liquidar las prestaciones del personal de la justicia penal militar, siendo necesario indicar el soporte jurídico para incluir como factor salarial los gastos de representación, con la expresión de los grados a los que se les debe tener en cuenta. 7.6 El numeral 4.1.4.5 se refiere a la forma o método a tener en cuenta para liquidar las prestaciones del personal regido por el Decreto 2701 de 1988, los que prestan el servicio social obligatorio y los vinculados en vigencia de la ley 100 de 1993. Esta Oficina considera necesario en primer lugar que se

del personal regido por el Decreto 2701 de 1988, los que prestan el servicio social obligatorio y los vinculados en vigencia de la ley 100 de 1993. Esta Oficina considera necesario en primer lugar que se haga precisión en cuanto, a qué personal de la planta de salud de este Ministerio le es aplicable el Decreto 2701 de 1988 en aspecto prestacional, de manera que si ya se elaboró una circular referente a este tema, esta es la oportunidad indicada para incorporar la parte pertinente en este documento, y en segundo lugar, debe expresarse con precisión cuales son las partidas computables como factor prestacional del personal que presta servicio social obligatorio y vinculado a las diferentes fuerzas apartir de 1998, toda vez que desde esa fecha, éste personal viene siendo régimen 1214 de 1990, y por tanto sus factores prestacionales serían los de este estatuto y no los del Decreto 2701 de 1988, teniendo en cuenta que en los actos administrativos de vinculación se está haciendo esta advertencia.

VIII. ANEXO “E” 8.1 El numeral 5.1, del anexo “E”, indica que si el tiempo de servicio es igual a seis meses se debe sumar un año más, lo que se presta para confusiones siendo más exacto el termino de aproximar al año siguiente. Así mismo debe incluirse las indicaciones para proceder a la liquidación de cesantías del personal uniformado, de conformidad con el decreto 1252 de 2000. 8.2 El anexo “E” se refiere al Calculo de Cesantías, pero cuando entra a indicar cómo se debe efectuar la liquidación del personal uniformado y no uniformado, pasa por alto hacer las clasificaciones en la

manera de liquidarlas ya que debe tener en cuenta los diferentes regímenes así: Personal Oficiales y Suboficiales de las Fuerzas Militares: Régimen retroactivo regido por el Decreto 1211 de 1990 y Régimen establecido por el Decreto 1252 de 2000. Personal Civil del Ministerio de Defensa Nacional: Régimen retroactivo regido por el Decreto 1214 de 1990 y Régimen establecido por ley 344 de 1996 y 432 de 1998. 8.3 El numeral 5.4 del Anexo “E”, hace referencia al régimen de cesantías del personal de soldados profesionales, pero debe corregirse la formula presentada, toda vez que hace falta indicar que el tiempo de servicio por el valor del factor debe dividirse por 360, de conformidad con el articulo 9 del Decreto 1794 de 2000, sin mencionar a demás que esta por definirse el deposito de esos dineros en un fondo. 8.4 En cuanto a los embargos le merece a esta oficina el mismo comentario en cuanto a que existen otros embargos que afectan las prestaciones sociales. 8.5 Respecto a los descuentos, es preciso tener en cuenta que en el proyecto de directiva se plantean como excepción a la limitación de efectuar descuentos superiores al 50%, de la prestación referida los correspondientes a deducciones por primas, haberes y anticipos, lo que no comparte esta dependencia, ya que en todo caso siguen siendo descuentos y los decretos 1211 y 1214 de 1990, no los previeron como excepción. 8.6 El numeral 5.7.2, debe hacer precisión respecto a que los empleados públicos vinculados en

vigencia de la ley 100 , se les aplicará ese régimen de pensiones y seguridad social. 8.7 El numeral 5.7.3.1, debe ajustarse, toda vez que la pensión por muerte se hace exigible a partir del hecho generador y no de la terminación de los tres meses de alta, que no tienen efecto prestacional en este caso. Así mismo debe corregirse la redacción de los párrafos que señalan el limite de la pensión de muerte, ya que se debe indicar que esta no superará el 85% y no que equivale a 85%

IX. ANEXO “F”9.1 En ninguno de los formularios se tiene en cuenta la existencia o no de la compañera permanente, se recomienda ajustar los formularios a esa calidad que tiene vigencia a partir de la ley 54 de 1990. 9.2 En los formularios de solicitud de anticipos de cesantías, debe incluirse las causal de calamidad domestica de conformidad con los decretos 1211 y 1214 de 1990, así mismo debe habilitarse un espacio para que el funcionario indique si esta o no afiliado e la Caja Promotora de Vivienda Militar o al Fondo Nacional de Ahorro. 9.3 No se considera viable la nota que indica que para solicitar el anticipo de cesantías, el funcionario, no debe estar afiliado al Fondo Nacional de ahorro, toda vez que se estarían desconociendo derechos laborales de los funcionarios afiliados al Fondo Nacional de Ahorro en calidad de Voluntarios y que por lo mismo tienen cesantías retroactivas, cuyo mayor valor son responsabilidad de este ministerio de conformidad con la ley 432 de 1998. 9.4 Se reitera la observación de incluir otros requisitos exigidos por los decretos reglamentarios de los decretos 1211 y 1214 de 1990, respecto de los anticipos de cesantías, esto es el apoyo del inmediato

de 1998. 9.4 Se reitera la observación de incluir otros requisitos exigidos por los decretos reglamentarios de los decretos 1211 y 1214 de 1990, respecto de los anticipos de cesantías, esto es el apoyo del inmediato superior y la copia de la escritura publica que contiene el gravamen sobre el inmueble en tratándose de hipoteca. 9.5 En cuanto a la nota que indica como cuantía cinco salarios mínimos legales vigentes para efectos de ordenar el pago de prestaciones sociales a funcionarios que fallecen después de reconocidos sus derechos, se hace conveniente en todo caso señalar el fundamento jurídico para fijar ese tope como cuantía. 9.6 No se comprende la razón para incluir en el formulario No. 3 la nota de “En caso de usted ser hermana célibe del fallecido y única beneficiaria, diligencia este espacio”, por cuanto de conformidad con el artículo 185 del Decreto 1211 y su equivalente en el Decreto 1214 , tan solo fijan como requisitos para que las hermanas sean consideradas como beneficiarias, que sean menores de 18 años y que dependan económicamente del causante. 9.7 El formulario No. 4, para prestaciones sociales por muerte de personal casado, se interroga acerca de si se hacia vida marital al momento del deceso, cuando lo pertinente en el caso de reconocimiento de prestaciones sociales, excepto en el caso de reconocimiento de pensiones, lo que interesa es establecer si se tenia sociedad conyugal vigente o no y en tratándose de uniones maritales de hecho, si la sociedad

patrimonial esta vigente. 9.8 La hoja No. 9 del anexo “F”, cuando se relacionan los documentos que debe aportar el beneficiario legal del causante, se exige el registro civil de matrimonio, recomiendandose exijir la fotocopia del folio de registro civil del matrimonio, en donde figuran todas las novedades que en vida del causante se hallan presentado en relación con el matrimonio. 9.10 El Formulario No. 5, interroga acerca de si se han adelantado procesos administrativos o penales, que a juicio de esta Oficina requiere mayor precisión toda vez que los Decretos 1211 y 1214 de 1990, contemplan la retención de prestaciones sociales en caso de que el beneficiario se encuentre al menos SINDICADO, de la comisión de delitos contra el patrimonio del Estado. La hoja 11 del anexo “F”, indica los documentos a ser presentados por el interesado, en elreconocimiento de cesantías, sin que se mencione que debe anexar los certificados de estudio y las certificaciones de dependencia económica para los hijos mayores de 21 años, por los que se devenga subsidio familiar. Así mismo debe anexarse las respectivas solicitudes del beneficiario en donde se indique si desea que los descuentos se sigan efectuando de la asignación de retiro o pensión, según el caso. Igual observación le merece a esta Oficina la hoja No. 13 del mismo anexo. 9.12 El formulario No. 7, sustitución de pensión: personal soltero con o sin hijos, no menciona ni indaga por si el causante vivía en unión marital de hecho, esto a fin de establecer si existe un compañero

(a) permanente, aspecto importante al momento de decidir sobre alguna sustitución pensional. 9.13 Como observación general para este anexo, se considera necesario que en los eventos de reconocimiento y pago de prestaciones sociales en caso de muerte de funcionarios, que tengan hijos extramatrimonilales, debe requerirse los registros civiles de los padres con nota marginal de soltería o los registros civiles de matrimonio, según sea el caso a fin de verificar la paternidad de los beneficiarios.

X. ANEXO “G” 10.1 El literal “d” del numeral 7.3 del anexo “G”, señala que las dependencias financieras en caso de no cumplir con la obligación de consignación de las cesantías en el Fondo Nacional de Ahorro, deben indicar los motivos que ocasionaron tal evento, sin embargo es preciso hacer claridad que tal situación no exonera el pago de los intereses moratorios por el retardo en la consignación.

XI. ANEXO “H” 11.1 En cuanto a los formatos de control de antecedentes prestacionales, se recomienda incluir un espacio para el valor de los reconocimientos y los datos correspondientes a las nominas, lo que permite un mejor control al momento de entrar a liquidar las