MINDEFENSA - Concepto 0000038 de 2002

CONCEPTO 38 DE 2002 (15 agosto)

Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL CONCEPTO 38MDJNG-810 DEL 15.08.2002

REPUBLICA DE COLOMBIA SECRETARIA GENERAL ASUNTO: Concepto certificaciones tiempo de servicio. AL: Doctora

LUZ MARINA AGUILERA LEON

Coordinadora Grupo Archivo General Gn. Comedidamente y en atención al oficio No. 4670 MDACE-114 de julio 22 de 2002, mediante el cual se solicita concepto jurídico sobre la viabilidad de expedir certificación de tiempo de servicio con fundamento en una declaración extrajuicio y certificación de Jefe de Personal cuyos documentos soportes fueron incinerados, sobre el particular esta Oficina se permite pronunciar en los siguientes términos: PROBLEMA JURIDICO Según se expresa en el oficio No. 4670 MDACE-114 de julio 18 de 2002 por la Coordinadora del Grupo Archivo General del Ministerio de Defensa Nacional se requiere determinar si le es viable expedir certificación sobre tiempo de servicio al señor RAMON ANTONIO BARCO LORA, con base en una declaración extrajuicio y en el certificado expedido por el jefe de Personal de la Escuela Naval de Cadetes, cuyas planillas de pago que sirvieron de base para expedir la citada certificación no fueron allegas al Archivo por haberse incinerado. 1.1. NORMAS JURIDICAS Ley 80 de 1989 « Por la cual se crea el Archivo General de la Nación de la Nación y se dictan otras disposiciones «

Artículo 1 º. Créase el Archivo General de la Nación, como un establecimiento público, del orden nacional, adscrito al Ministerio de Gobierno, con personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa y con domicilio en Bogotá D.E. Artículo 2 º El Archivo General de la Nación tendrá las siguientes funciones:d) Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con le plan nacional de desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos. Ley 594 de 2000 « Por la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones « Conviene traer a colación algunas definiciones traidas por la ley general de archivos para precisar sus alcances en materia probatoria, así: Artículo 3 °. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así: Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que

comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Artículo 4 °. Principios generales. Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes: a)Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley; b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional; c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de lasobras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información

institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano; i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora; k) Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano. Artículo 16 . Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos. Artículo 27 . Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley. Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes. Competencia. En virtud de lo dispuesto en los numerales 11 y 12 del artículo 22

, del Decreto 1512 del 11 de agosto de 2000, la Oficina Jurídica del Ministerio de Defensa Nacional, es competente para conceptuar respecto al asunto planteado por el Grupo de Archivo General. CONSIDERACIONES EN TORNO A LA LEY La citada ley define el archivo como « un conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos… » Así mismo se señala por la ley como una de las finalidades del archivo contribuir con los fines esenciales del Estado Colombiano consagrado en el artículo 8 que reza: “ Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la nación. “ En desarrollo de dicha función el archivo debe garantizar la efectividad de los derechos y deberes consagrados en la Constitución en los términos previstos por la ley, toda vez que los documentos que lo conforman son imprescindibles para la toma de decisiones de la administración. De otra parte la ley le da a los archivos una función probatoria, garantizadora y perpetuadora que debe tener un Estado de Derecho.La Secretaría General del Ministerio de Defensa en desarrollo del artículo 20 numeral 5º del Decreto 1512 de 2000 en concordancia con lo dispuesto en la Ley    594 de 2000 tiene como función: « Coordinar y apoyar los procesos del Archivo General relacionados con la memoria histórica del Ministerio de Defensa Nacional y todas sus dependencias, velando por su conservación y custodia. «

El Grupo Archivo General asume la función asignada por la ley a la Secretaría General en cuanto a la conservación de la memoria histórica del Ministerio de Defensa Nacional y como tal a través de su Coordinador certifica y autentica los requerimientos presentados por la ciudadanía, de conformidad con las funciones asignadas al cargo Profesional Especializado 3010-18 Coordinador del Grupo. En este orden de ideas solo corresponde al Grupo Archivo General del Ministerio de Defensa certificar sobre la autenticidad de los documentos que reposen en dicha dependencia y que de conformidad con lo dispuesto en la ley fueren acumulados en un proceso natural en el transcurso de la gestión de la entidad y conservados respetando un orden lógico. CONCLUSION Por lo anterior no resulta viable que por dicha dependencia se certifique sobre la existencia, veracidad o autenticidad de documentos que no reposan en los archivos de la esa dependencia. Lo anterior no obsta para que las dependencias responsables del reconocimiento prestacional entren a valorar las pruebas presentadas por los particulares para el reconocimiento de sus derechos, de acuerdo con el principio de la sana crítica. En todo caso se recomienda, en aras de dar solución a la situación del señor RAMON ANTONIO BARCO LORA, coordinar con la Armada Nacional para que con fundamento en la certificación que se anexa sobre tiempo de servicio se proceda a elaborar la hoja servicios del citado peticionario, documento que se incorporará en los antecedentes que reposan en el Archivo General y sobre el cual se podrá certificar conforme lo solicita el Grupo Prestaciones Sociales del Ministerio de Defensa, quien se encuentra conociendo de la cuota parte pensional consultada por la empresa ALCALIS DE

COLOMBIA LTDA - En liquidación.

PROYECTO,

BLANCA CECILIA MORA TORO

Abogada Grupo Negocios Generales

REVISÓ,

ELIZABETH JAIMES DE TRUJILLO

Coordinadora Grupo Negocios Generales e Informática Jurídica AVALÓ, LUZ MARINA GIL GARCIA Jefe Oficina Asesora Jurídica (e)Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.

Última actualización: 20 de abril de 2024