MINDEFENSA - Concepto 0000056 de 2001

CONCEPTO 56 DE 2001 (1 septiembre)

Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL CONCEPTO 053MDJCE-810 DEL 17.09.2001

REPUBLICA DE COLOMBIA

SECRETARIA GENERAL

OFICINA ASESORA JURIDICA

AL:  Señor Coronel

CARLOS BERNARDO GAITAN CANCINO

Jefe Departamento Presupuesto y Finanzas Fuerza Aérea Colombiana Gn. En atención al oficio No. 1536 MDFCP-074 de fecha 4 de septiembre de 2001, procedente de la Dirección Financiera del Ministerio de Defensa Nacional, en donde solicita concepto jurídico sobre los interrogantes: ¿Se puede denominar una cotización como un acto administrativo?/.Que incidencia tiene que una cotización presente fecha anterior a la fecha de expedición del Certificado de Disponibilidad presupuestal en un proceso contractual?, teniendo en cuenta su oficio No. 2467 EMAPR-EMAPP-049 del 22 de agosto de 2001, esta Oficina Asesora jurídica se permite manifestar lo siguiente: Sea lo primero anotar, que una cotización, entendida esta, como el precio que en los mercados públicos se fija para la venta o compra de mercancías, no comporta, por lo general, la existencia de acto administrativo alguno, toda vez que ella emanaría de un particular al que no se le ha atribuido potestad alguna para desempeñar funciones administrativas, y a su vez, por no participar de otros elementos propios de esta categoría de actos jurídicos, como es el caso de la manifestación unilateral de voluntad por parte de autoridad. Ahora, de conformidad con lo establecido en el numeral 6 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, que trata del principio de economía, "las entidades estatales abrirán licitaciones o concursos e iniciar

por parte de autoridad. Ahora, de conformidad con lo establecido en el numeral 6 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, que trata del principio de economía, "las entidades estatales abrirán licitaciones o concursos e iniciar procesos de suscripción de contratos, cuando existan las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales". Por su parte el inciso segundo del numeral 1 del articulo 30 de la Ley 80 de 1993, establece que "De conformidad con lo previsto en el numeral 12 del artículo 25 de esta ley, la resolución de apertura debe estar precedida de un estudio realizado por la entidad respectiva en la cual se analice la convenienciay.oportunidad del contrato y su adecuación a los planes de inversión, de adquisición o compras, presupuesto y ley de apropiaciones, según el caso (...)". No sobra anotar, que dichos presupuestos, a su vez, son aplicables a los procesos de contratación directa, por así establecerlo el articulo 2 del Decreto 855 de 1994. A su turno, el artículo 71 del Decreto 111 de 1996 (por el cual se compilan las normas que conforman el Estatuto Orgánico de Presupuesto) señala que "Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos". Existe, entonces, una fase previa a la ordenación del gasto, requiriéndose el certificado de disponibilidad presupuestal, CDP, que no es otra cosa que el documento expedido por el jefe de

presupuesto o quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal (Dto. 568 de 1996, art. 19 ) En otros términos, el CDP afecta preliminarmente el presupuesto, garantizando la existencia de apropiación presupuestal suficiente para atender el gasto que se va a efectuar, de forma tal que deberá ser expedido cada vez que se provea ordenar un gasto, contratar y/o adquirir un compromiso a solicitud de todo ordenador del gasto que tenga delegada dicha facultad, y luego de expedido el mismo deberá ser remitido al área solicitante a fin de que proceda a los tramites respectivos para la adquisición de los compromisos correspondientes. Conforme con lo anteriormente expuesto, existen unas etapas previas a la apertura de una licitación publica, concurso de méritos o bien contratación directa, que se han de adelantar por la entidad pública contratante, siendo todas ellas parte integrante del proceso contractual, entendido este como un todo. En efecto, dichas actuaciones de índole administrativo que se encuentran encaminadas a la generación y ordenación de gastos inician de manera fundamental con la existencia de una necesidad al interior de la entidad respectiva, requiriéndose en consecuencia la autorización para realizar el gasto correspondiente, luego de autorizada dicha posible erogación se podrán efectuar estudios preliminares de precios o cotizaciones (entendidas estas bajo el concepto arriba expuesto, y dentro de un contexto racional), y

luego emitir el documento de afectación preventiva, esto es el CDP, acto seguido se elaboraran los pliegos, y se efectuaran las invitaciones publicaciones, etc. En consecuencia, es lógico que dentro de un proceso contractual, previamente a la expedición de un Certificado de Disponibilidad Presupuestal, se efectuaren estudios de mercado, de precios, dentro de los cuales pueden estar incluidas algunas cotizaciones, tanto así, que ellas pueden hacer parte del estudio de conveniencia y oportunidad. Sin embargo se advierte que tales cotizaciones deben estar circunscritas a dicha etapa contractual, pues si a estas se les va a dar un alcance distinto, esto es, como un principio de oferta por parte del futuro proponente, en donde ya se ha determinado un precio del bien a proveer con antelación, así como una determinación concreta del bien, deberán actualizarse las mismas, con la existencia previa del CDP correspondiente.Es decir, si la cotización como tal comporta ya un alcance distinto al de un mero estudio de mercado a fin de establecer los bienes requeridos por la entidad, así como el presupuesto estimado para dicha adquisición, sino una oferta, entendida como un proyecto serio y completo de negocio jurídico, que contiene todos los elementos esenciales del mismo, y al que solo le hace falta la aceptación por parte de la persona a la que va dirigida, para la celebración del contrato, indefectiblemente dicha cotización deberá estar precedida del correspondiente Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Finalmente, conviene aclarar que los contratos estatales pueden ser sin formalidades plenas y con

formalidades plenas, siendo éstos aquellos en los que se exige que el contrato conste por escrito, debidamente suscrito por parte de quienes concurren al mismo, debiendo contener todos los elementos esenciales del negocio jurídico, independientemente de que el contrato sea el resultado de un proceso licitatorio o concursal así como de una contratación directa, en tanto que aquellos, serán todos los contratos estatales cuyos valores correspondan a los señalados en el paragrafo del articulo 39 de la ley 80 de 1993, requiriendo, en todo caso, de una orden previa y por escrito por parte del jefe o representante legal de la entidad o del funcionario al que se le haya delegado dicha facultad, siendo aplicable en ambos contratos, esto es, con formalidades o sin formalidades plenas, los postulados contenidos en el Decreto 111 de 1996, en lo que se refiere a la existencia previa del Certificado de Disponibilidad Presupuestal a la expedición de actos administrativos que afecten apropiaciones presupuestales. Siendo la excepción a esta regla, la contratación en situación de urgencia manifiesta a que se refiere el artículo 41 y 42 de la ley 80 de 1993. Así las cosas, cuando se pretermitan los criterios establecidos en los principios que deben regir en la contratación estatal, y en general cuando se incurra en alguna de las causales previstas en el articulo 44 y 46 de la ley 80 de 1993, los contratos podrán ser declarados nulos con la posible declaratoria de responsabilidad de la entidad estatal como del servidor público correspondiente.

PROYECTO:

CARLOS ANDRES SUAREZ NORENO

Abogado Grupo Contratación Estatal

LUZ MARINA GIL GARCIA

Jefe Oficina Asesora Jurídica

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.

PROYECTO:

CARLOS ANDRES SUAREZ NORENO

Abogado Grupo Contratación Estatal

LUZ MARINA GIL GARCIA

Jefe Oficina Asesora Jurídica

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.

Última actualización: 20 de abril de 2024