MINDEFENSA - Concepto 0000061 de 2001

CONCEPTO 61 DE 2001 (27 septiembre)

Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL CONCEPTO 061MDJNG-810 DEL 27.09.2001

REPUBLICA DE COLOMBIA OFICINA ASESORA JURIDICA ASUNTO: Concepto entrega información de carácter reservado. AL: Señor Coronel

JULIO ALFONSO TELLO CEBALLOS

Director General Sanidad Militar. Gn. En atención a la solicitud de concepto elevada por esa Dirección mediante oficio No. 91732 DGSMSAF-DGF-CAR-511 de julio 25 del año en curso, que hace referencia al requerimiento del Ministerio de Hacienda y Crédito Público sobre la entrega de las base de datos de los afiliados y beneficiarios del Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares, debido a la confidencialidad de los datos, esta oficina una vez estudiado el tema se permite pronunciar en los siguientes términos: CONSULTA En esta oportunidad se pregunta si es conveniente entregar las bases de datos de los afiliados y beneficiarios al Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares, debido a la confidencialidad de los datos. NORMAS INVOCADAS Ley 633 de 2000 “ Por la cual se expiden normas en materia Tributaria, se dictan disposiciones sobre tratamiento a fondos obligatorios para la vivienda de interés social y se introducen normas para fortalecer las finanzas de la rama judicial “ ARTICULO 99 º. Modifícase el artículo 91

de la Ley 488 de 1998, el cual quedará así: "Artículo 91 . Normas aplicables al control del pago de aportes parafiscales en materia de Seguridad Social.... ... Además de las obligaciones establecidas en la presente disposición, las entidades administradoras de los distintos riesgos que conforman el Sistema de Seguridad Social Integral y las entidades administradoras de los regímenes especiales que existan en materia de seguridad social, tendrán laobligación de suministrar a la entidad encargada de la administración del Registro Unico de Aportantes – RUA, la información relativa a sus aportantes, afiliados y beneficiarios dentro de los términos y con los requisitos que establezca el reglamento. El Registro Unico de Aportantes – RUA deberá contar con la información completa, confiable y oportuna sobre los aportantes, afiliados y beneficiarios al Sistema de Seguridad Social Integral y a los regímenes especiales en materia de seguridad social, de tal manera que el mismo se constituye en una herramienta para el control del cumplimiento de las obligaciones que la Ley establece en materia de seguridad social “ Decreto No. 889 de mayo 11 de 2001 “ Por el cual se dictan unas disposiciones para el funcionamiento del Registro Unico de Aportantes al sistema de Seguridad Social “ Artículo 5 : Obligación de reportar información en los regímenes especiales. Las entidades administradoras de los regímenes especiales de seguridad social en salud que no estén sujetas al proceso de compensación, deberán cumplir con las obligaciones establecidas en el artículo tercero, efectuando sus reportes en forma directa al órgano de la administración del RUA. La

periodicidad y especificaciones técnicas para el cumplimiento de estas obligaciones será la establecida mediante resolución del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Artículo 12 . “ Cruces con otras bases de datos. Con el fin de permitir un mayor control a las distintas formas de evasión, elusión y multiafiliación que afectan la estabilidad financiera del Sistema General de Seguridad Social el órgano de administración del RUA podrá llevar a cabo cruces de información con las bases de datos que administren otras entidades, tanto públicas como privadas...” Artículo 13 . “ Reserva de información. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 del Decreto 1406 de 1999 que regula la información que en cumplimiento de las normas legales reporten las entidades al órgano de administración del RUA tendrá carácter de información reservada. En consecuencia la misma solo podrá ser suministrada a las propias entidades y órganos de control para efectos de subsanar las inconsistencias que en ella se originen, y para el ejercicio de las competencias que la ley les otorga en materia de control de la evasión, elusión y multiafiliación al Sistema...” ( resaltado fuera de texto )

SOLICITUD DE SUMINISTRO DE INFORMACIÓN.

El Ministerio de Hacienda y Crédito Público mediante oficio de fecha junio 20 de 2001 solicitó a la Dirección General de Sanidad Militar el suministro de información sobre el personal afiliado y sus beneficiarios, la cual sería remitida a la Compañía Latinoamericana de Software – LASC S.A. empresa especializada, designada por el mismo, para ejercer las funciones de administración del sistema RUARegistro Unico de Aportantes, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 633 de 2000 y el Decreto 889 de 2001, entre otras normas que se enuncian como fundamento legal.

Registro Unico de Aportantes, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 633 de 2000 y el Decreto 889 de 2001, entre otras normas que se enuncian como fundamento legal. El derecho al suministro de información se encuentra regulado en la Ley 57 de 1985 mediante la cual se dispone: Artículo 12 : “ Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinaspúblicas y que se expida copias de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan el carácter de reservado conforme a la Constitución o a la ley, o no hagan relación a la defensa y seguridad nacional... “ ( resaltado fuera de texto ) Artículo 20 : “ El carácter de reservado de un documento no será oponible a las autoridades que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de los documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo prescrito en este artículo. ( resaltado y subrayado fuera de texto) De conformidad con lo expresado en las normas, el carácter de reservado de un documento como lo son los datos del personal de afiliados y beneficiarios del Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares no puede ser oponible a otra entidad pública cuando se requiera para el debido ejercicio de sus funciones, en el caso que nos ocupa es el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, quien solicita la información y autoriza entregar la misma a una compañía especializada designada para ejercer las labores de administración del Sistema de Información Unico de Aportantes. No obstante lo dispuesto por el artículo 13 del Decreto 889 de 2001 sobre reserva de información, debe tenerse en cuenta que las bases de datos del personal de afiliados y beneficiarios del Subsistema contienen información de carácter laboral y familiar, tales como nombres, documentos de

No obstante lo dispuesto por el artículo 13 del Decreto 889 de 2001 sobre reserva de información, debe tenerse en cuenta que las bases de datos del personal de afiliados y beneficiarios del Subsistema contienen información de carácter laboral y familiar, tales como nombres, documentos de identificación, ubicación laboral, cargos desempeñados, grupo familiar, direcciones, teléfonos, etc, del personal de las fuerzas militares, que pueden circular fácilmente en otras entidades, por disposición de la citada norma y que pueden poner en riesgo la seguridad y defensa nacional, situación que deberá evaluarse por esa Dirección previamente a tomarse cualquier decisión en torno a la entrega de información, en coordinación con el Comando General de las Fuerzas Militares y las disposiciones internas que se hayan proferido para el efecto. Como quiera que el Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares se rige por unas disposiciones especiales que lo hacen diferente del Sistema General de Seguridad Social Integral regulado por la Ley 100 de 1993, la información requerida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público solo se encamina a determinar los casos de doble afiliación o multiafiliaciones como lo define la norma, para lo cual ordena el cruce de información, por tanto no se requeriría de la totalidad de la información contenida en las bases de datos del sistema de salud de las fuerzas militares, por lo que se recomienda hacer las coordinaciones correspondientes con el Viceministerio Técnico del Ministerio de Hacienda y Crédito Público para que sin entrar a entorpecer la labor del RUA, dicha información de doble

afiliación sea verificada por nuestros funcionarios y se entreguen informes precisos sobre doble afiliación con información general o datos básicos del personal que se encuentre en dicha situación al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en todo caso, este último ministerio deberá garantizar el efectivo cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 13 del Decreto 889 de 2001 sobre reserva de información. De otra parte se hace necesario la Coordinación con la Dirección de Sanidad de la Policía Nacional quienes deben estar en la misma situación, a efectos de unificar una sola política para el Sistema de Salud de las Fuerzas Militares y Policía Nacional, recomendándose llevar este asunto al Consejo Superior de Salud de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional del cual hacen parte los Ministros de Despacho de las entidades involucradas, para que se tome una decisión sobre el particular.

PROYECTO,BLANCA CECILIA MORA TORO

Abogada Negocios Generales

ELIZABETH JAIMES DE TRUJILLO

Coordinadora Grupo Negocios Generales

LUZ MARINA GIL GARCIA

Jefe Oficina Asesora Jurídica Reg. 881309 06-09-2001

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.

Última actualización: 20 de abril de 2024