MINDEFENSA - Concepto 0003061 de 2004

CONCEPTO 3061 DE 2004

(marzo 12)

Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Señor Coronel

JUAN CARLOS LATORRE FERRERO

Director Informática Ejército Nacional

Gn Asunto: Viabilidad Reserva Presupuestal Con toda atención y con el fin de emitir concepto presupuestal acerca de la Reserva Presupuestal del Contrato de Mantenimiento No. 014/03, celebrado entre el MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL - EJERCITO NACIONAL DIRECCION DE INFORMATICA y la Firma DATACOM REDES Y COMUNICACIONES LTDA por valor de $78.900.001,00, me permito informar al señor Coronel JUAN CARLOS LATORRE FERRERO Director de Informática del Ejército, lo siguiente:

1. El Ejército Nacional, expidió el Certificado de Disponibilidad Presupuestal Nº 1124 del 27 de mayo de 2003 por valor de $80.000.000 - con cargo a la Unidad Ejecutora 1501-03 con asignación interna K al rubro presupuestal CUENTA 2; SUBCUENTA 0; OBJETO 2; RECURSO 10 - Con Situación de Fondos, para el mantenimiento de la red eléctrica del Comando Ejército.

2. El 2 de julio de 2003 el Certificado de Disponibilidad No. 1124 se redujo por un valor de

$1.099.999,00.

3. El 07 de julio de 2003, se firmó el Contrato No. 014/03, entre el MINISTERIO DE DEFENSA

NACIONAL - EJERCITO NACIONAL DIRECCION DE INFORMATICA y la Firma DATACOM REDES Y COMUNICACIONES LTDA, cuyo objeto es: "… el MANTENIMIENTO DE LA RED ELÉCTRICA DEL COMANDO DEL EJERCITO de acuerdo a las características Técnicas estipuladas en los términos de Referencia y la Propuesta del 17 de junio de 2003, las cuales se relacionan a continuación…"

4. El 10 de julio de 2003 se expidió el Registro Presupuestal del Compromiso Nº 1769 por valor de $78.900.001,00, Unidad Ejecutora 1501-03 - asignación interna K - afectando el rubro presupuestal CUENTA 2; SUBCUENTA 0; OBJETO 2; ORDINAL 50; SUBORDINAL 9 - RECURSO 10 (Con Situación de Fondos), asociado al Certificado de Disponibilidad Presupuestal Nº 1124 del 27 de mayo de 2003, afectando los planes de pago así: para el día 22 de julio/2003 el valor de $39.450.000,50 y para el 23 de marzo de 2004 un valor de $39.450.000,50.5. En la cláusula Cuarta del Contrato se indica: "FORMA DE PAGO. EL MDN EJERCITO NACIONAL -DIRECCION INFORMATICA pagará al CONTRATISTA el valor de este contrato así: un pago anticipado de TREINTA Y NUEVE MILLONES CUATROCIENTOS CINCUENTA MIL PESOS CON 50/100 MCTE ($39.450.000,50) el 22 de julio de 2003, y el saldo la suma de

TREINTA Y NUEVE MILLONES CUATROCIENTOS CINCUENTA MIL PESOS CON 50/100

MCTE ($39.450.000,50) el 19 de julio de 2004. PARÁGRAFO PRIMERO. Los pagos que se efectúen en el presente contrato se ordenarán previa suscripción de las actas de recibo y visto bueno del Supervisor del contrato, las cuales se cancelarán previo cumplimiento de los trámites administrativos a que haya lugar y expedición de la obligación y orden de pago del SIIF y una vez se encuentre aprobado el Programa Anual Mensualizado de Caja "PAC" para realizar los pagos dentro del plazo arriba establecido… " (Subrayado Fuera de Texto)

6. En la cláusula Sexta se estipuló: "DURACIÓN: 90 días calendario el cual se empezará a contar a partir de la fecha de suscripción del acta de iniciación…" En el acta de iniciación se estableció como fecha de inicio el 18 de julio de 2003 y de terminación el 18 de octubre de 2003, la cual fue firmada por el Representante Legal de la compañía DATACOM LTDA, Gerente del Proyecto y el Director de Informática del Ejército.

7. El Ejército Nacional, del valor total del contrato dejó $39.450.000,50 pendiente por obligar a 31 de diciembre/2003 constituyéndolo en Reserva Presupuestal.

Es procedente indicar, que el valor dejado de obligar obedeció a que si bien es cierto, el Ejército suscribió el acta del recibo a satisfacción del contrato Nº 014/2003, de acuerdo a lo indicado en el

Oficio Nº 37481 CE-DIINF-ATI-049 del 24 de marzo de 2004, no se constituyó en Cuentas por Pagar en atención a que no se recibió la "Factura" por parte del Proveedor.

8. El Ejército Nacional suscribió el 18 de octubre de 2003 el acta de liquidación del Contrato 014/2003 indicando por una parte, que se liquida el Contrato y por otra, se establece entre otros aspectos, el valor $78.900.001,00 como valor inicial y valor ejecutado, la cual fue firmada por el contratista JHON MAURICIO DUSSAN, el Gerente del Proyecto Teniente LUIS ALEJANDRO MORENO UNIBIO y

Coronel JAIRO ANDRES CACERES GARCIA Director de Informática del Ejército. De acuerdo a las normas legales vigentes se tiene:

1. El artículo 944 del Código de Comercio estipula: "El comprador tiene derecho a exigir del vendedor la formación y entrega de una factura de las mercaderías vendidas con indicación del precio y de su pago total o de la parte que hubiere sido cancelada. No reclamándose contra el contenido de la factura, dentro de los tres días siguientes a la entrega de ella, se tendrá por irrevocablemente aceptada…"

2. El Artículo 615 del Estatuto Tributario establece: "Obligación de expedir factura. Para efectos tributarios todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o

ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales…"3. El Artículo 616 -1. Adicionado por la Ley 223/95 art. 28 . establece: "Factura o Documento Equivalente. La factura de venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales…"

4. La Circular Nº 2166-MDFAD-074 del 7 de octubre de 2003 "Manual Procedimientos Financieros y Cierre de Vigencia Fiscal" señala en el Capítulo II "Ejecución Vigencia Actual" Numeral 4 "Constitución Cuentas por Pagar Vigencia Actual", Ordinal, 4.3 "Punto de Control Constitución Cuentas por Pagar", lo siguiente: "Se sugiere a los Ordenadores de Gasto y Tesoreros tener en cuenta los siguientes requisitos de acuerdo

a las normas fiscales vigentes, tales como:

4. Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal (Compromiso en el SIIF), de conformidad con lo dispuesto en la normatividad.

5. Contrato, Planilla, Nómina, etc.

6. Documento de recibo a satisfacción de los bienes y/o servicios.

7. Documento de cobro (Factura) donde se menciona el monto adeudado producto del desarrollo de los compromisos adquiridos, por el valor equivalente a los bienes y/o servicios recibidos y demás

exigibilidades pendientes de pago, incluidos los anticipos no pagados que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratación administrativa.

1. Póliza de Garantía Única.

2. En el caso de Obra, acta de recepción de obra (la cual debe incluir la firma del interventor)…"

5. Oficio Nº 19977 del 16 de mayo de 2003 suscrito por el Subdirector de Administración General del Estado de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (se anexa fotocopia), por el cual se da concepto con respecto a la modificación Rezago Presupuestal 2003 de la Agencia de Compras de la Fuerza Aérea, en el que se indica ejecutarlo de acuerdo como fue constituido siempre y cuando se haya cumplido con las formalidades del caso.

Con base en la documentación allegada se tienen las siguientes observaciones:

1. Teniendo en cuenta que en el presente año se recibió la factura por parte del proveedor y que los lineamientos estaban claros para la Constitución de las Cuentas por Pagar en la vigencia anterior, es procedente que se adelanten las investigaciones y acciones pertinentes para conocer por un lado, el motivo por el cual la Dirección de Informática no exigió en el año 2003 la factura al proveedor y de otro, por qué sólo hasta el 02 de marzo de 2004 se expidió la factura por parte del proveedor.

2. Con respecto a la Factura Nº 0143 del 02 de marzo de 2004 de la firma DATACOM REDES y COMUNICACIONES LTDA que se está anexando como soporte de la prestación del servicio se tiene por una parte, que está superando el valor del contrato el cual se suscribió por $78.900.001 y la Factura estipula el valor de $79.900.001 y por otra, se establece el valor total pero no se hace mención del pago

por una parte, que está superando el valor del contrato el cual se suscribió por $78.900.001 y la Factura estipula el valor de $79.900.001 y por otra, se establece el valor total pero no se hace mención del pago de $39.450.000,50 que efectuó el Ejército Nacional en la vigencia fiscal de 2003 como "pagoanticipado".

3. En cuanto al Acta de Liquidación existen los siguientes comentarios: 1o. El hecho de que se haya suscrito el Acta de Liquidación del Contrato Nº 014/2003 el 18 de de octubre de 2003 da entender que el objeto contractual se cumplió y que a su vez se hubiere ejecutado

(pagado), teniendo en cuenta que en la misma se hace la claridad que se liquida el contrato y se ejecutó el valor de $78.900.001. 2o. Lo anterior, da a entender que no había lugar a constituir la Reserva Presupuestal, en atención a que como se ya se indicó, con la misma se está liquidando el contrato y en ningún momento se hizo salvedades con respecto a que el Ejército Nacional tuviese pendiente por efectuar pago alguno.

2. El Acta de Liquidación del 18 de octubre de 2003 está haciendo referencia a: " … dando cumplimiento a los estipulado en el contrato y de acuerdo a la cláusula 61 Ley 80 de 1983, se liquida el presente contrato a los 18 días del mes de octubre de 2003…".

Donde se tiene, que en primer lugar no se debe hacer mención de la "cláusula 61" sino del "Artículo 61". En segundo, la Ley 80 no es de "1983" sino de "1993" y en tercer lugar, el artículo 61 trata de la

"liquidación unilateral" la cual en este caso no aplicaba, toda vez, que está ocurre si el contratista no se presenta a la liquidación o las partes no llegan a acuerdo sobre el contenido de la misma, aspecto que no sucedió para el Contrato 014/2003, ya que el acta fue suscrita por las partes.

3. El acta de liquidación no estableció el paz y salvo entre las partes de conformidad con lo dispuesto en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993.

Por lo expuesto, esta Dirección recomienda:

1. Se aclare la Factura en cuanto al valor total del contrato y se deje indicado el valor que el Ejército Nacional otorgó como pago anticipado.

2. Verificar con la Oficina Jurídica de la Fuerza la pertinencia del Acta de Liquidación del Contrato Nº 014/2003 que fue suscrita el 18 de octubre y se determine cual es el efecto jurídico de este documento.

Así mismo, se ilustren para futuro sobre la elaboración (redacción-tiempo) y requisitos que la misma debe contener.

3. De acuerdo con los documentos analizados, se tendría que el proceso de haberse exigido la factura y seguido su curso normal estaba para ser constituido en Cuentas por Pagar, motivo por el cual es necesario tomar las previsiones y efectuar las exigencias a que haya lugar en su momento, para no incurrir en procedimientos alternativos que no son consistentes con la realidad, como es el caso de haber constituido la Reserva Presupuestal a pesar de haberse recibido bienes y servicios.

4. Es necesaria la permanente comunicación y coordinación entre los Gerentes de Proyecto con el área

financiera de la Unidad Ejecutora a fin de hacer seguimiento a la ejecución presupuestal (Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Compromiso, Obligación y Orden de Pago y Pago), con el propósito de ser consistentes en el desarrollo del proceso contractual.

5. Para realizar una Obligación y Orden de pago es necesario cumplir con los requisitoscorrespondientes a: La Entrada del Bien o el acta de recepción del Servicio a Satisfacción, Factura o documento equivalente, Pólizas, Copia del Contrato, Registro Presupuestal, Cuenta Bancaria esta última debe estar validada por el Sistema Financiero y encontrarse en estado "Activa", entre otros aspectos, con el fin que el Sistema Integrado de Información Financiera Nación "SIIF" permita realizar la Obligación.

6. No realizar la Obligación en el Sistema SIIF hasta que no se corrija la Factura y se verifique que esté acorde con los requisitos legales exigidos en el Estatuto Tributario.

7. Con fundamento en el Oficio Nº 19977 del 16 de mayo de 2003, suscrito por el Subdirector de Administración General del Estado de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, relacionado con caso similar sucedido en otra Fuerza, adelantar la ejecución como se constituyó siempre y cuando se haya cumplido con las formalidades del caso.

8. Cualquier consulta de orden financiero debe ser canalizada y tramitada a través de la Dirección

Financiera de la Unidad Ejecutora. Finalmente es de mencionar, que el anterior concepto se expide con el alcance del artículo 25 de

Decreto Nº 01 del 02 de enero de 1984 "Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo" que en su tercer párrafo indica: "…las respuestas en estos casos no comprometerán la responsabilidad de las entidades que las atienden, ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución". Cordialmente, Capitán de Navío VICTOR MANUEL MARTINEZ VARGAS Director Financiero ANEXO: Fotocopia Oficio No. 19977 del 16 de mayo de 2003. CC: Director Financiero Ejército

PU. HARRY PALACIOS AMADO

Coordinadora Grupo Análisis y Difusión

PE. MARTHA LUCÍA RAMÍREZ G.

Economista

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.

Última actualización: 20 de abril de 2024