MINDEFENSA - Concepto 0005443 de 2006

CONCEPTO 5443 DE 2006

(febrero 10)

Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Señor Coronel

CIRO EDGAR JORGE SANCHEZ CASTRO

Jefe Departamento Financiero Fuerza Aérea Colombiana Gn.

Asunto: Certificado de Disponibilidad Presupuestal Inversión y Gastos Generales En atención al Oficio Nº 166-EMAFI-SEFIC-PPTO-074 del 26 de enero/06 mediante el cual se solicita se emita un concepto sobre la viabilidad que hay de elaborar un Certificado de Disponibilidad Presupuestal en un proceso precontractual en el cual se incluyan rubros presupuestales de gastos generales y proyectos de inversión, así como un procedimiento de control financiero en el evento en que se solicite la expedición de un Certificado de Disponibilidad Presupuestal para un proceso y se determine la responsabilidad de no utilizar los recursos asignados para un proyecto para pagar elementos recibidos de otro proyecto y/o gastos generales, me permito informar al señor Coronel Jefe Departamento Financiero de la Fuerza Aérea Colombiana, lo siguiente:

1. De acuerdo a lo indicado en el Capítulo I “EJECUCIÓN VIGENCIA ACTUAL CADENA PRESUPUESTAL EGRESOS” Literal A “SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA SIIF NACIÓN” Numeral 2.2.2. “Controles Certificados de Disponibilidad Presupuestal” del Manual de Procedimientos Financieros enviado mediante Circular Nº 262

MDVGIDFGAD-13 del 19 de octubre/05, se tiene: “Con el fin de ejercer un mejor control y evitar realizar varias cadenas presupuestales, se sugiere a las Unidades Ejecutoras en Línea expedir un único Certificado de Disponibilidad Presupuestal por proceso, sin querer decir, que se expida por el monto total de la apropiación” (Subrayado fuera de texto). En consecuencia, en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal se deben incluir todos los rubros presupuestales a afectar, para el caso, tanto de gastos generales como inversión, siempre y cuando correspondan a un mismo proceso. De otro lado, es necesario indicar que en el momento en que se va a efectuar la Obligación y Orden de Pago, la transacción solicita se marque si la operación corresponde a Gastos de Funcionamiento o de Inversión, con lo cual trae los rubros correspondientes al nivel seleccionado por lo tanto, el Sistema SIIF Nación no permite realizar la obligación conjunta de gastos generales y gastos de inversión sino que se debe generar una Obligación y Orden de Pago para Gastos Generales y otra para Inversión, en consecuencia, el pago a adelantar se hará de manera independiente.2. En cuanto al procedimiento de control financiero que se debe seguir en el evento en que se solicite la expedición de un Certificado de Disponibilidad Presupuestal para un proceso y se determine la responsabilidad de no utilizar los recursos asignados para un proyecto para pagar elementos recibidos de otro proyecto y/o gastos generales, me permito informar lo siguiente: 2.1 El Artículo 71 del Decreto 111/96 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y La ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto” estipula: “Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con

de 1989, la Ley 179 de 1994 y La ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto” estipula: “Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos. Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos. En consecuencia, ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible, o sin la autorización previa del CONFIS o por quien éste delegue, para comprometer vigencias futuras y la adquisición de compromisos con cargo a los recursos del crédito autorizados...” (Negrilla y subrayado fuera de texto). Así mismo, el Decreto No. 4730 de 2005 “Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto” en su Artículo 18 señala: “Requisitos para afectar el presupuesto. Ningún órgano del Presupuesto General de la Nación podrá efectuar gasto público con cargo al Tesoro o transferir crédito alguno que no figure en el presupuesto, o en exceso del saldo disponible, para lo cual, previo a contraer compromisos, se requiere la expedición de un certificado de disponibilidad presupuestal. El certificado de disponibilidad y el registro presupuestal, podrán expedirse a través de medios electrónicos, de conformidad con lo señalado en la Ley 527 de 1999, bajo la entera responsabilidad del funcionario competente, por motivos previamente definidos en la ley, y con las formalidades legales establecidas”.

electrónicos, de conformidad con lo señalado en la Ley 527 de 1999, bajo la entera responsabilidad del funcionario competente, por motivos previamente definidos en la ley, y con las formalidades legales establecidas”. 2.2 Consecuente con lo anterior, al efectuarse la expedición del Registro Presupuestal ya se perfecciona el acto administrativo y se garantiza que no habrá la desviación de los recursos. Igualmente, en la carpeta de Plan de Pagos el sistema trae automáticamente la asociación al Nivel de Agrupación PAC que corresponde, por lo tanto, no es posible que se afecte un nivel diferente. 2.3 El Departamento Financiero de la Fuerza Aérea debe establecer sus propios controles administrativos para garantizar por una parte, el registro de la información y por otra, la consistencia y adecuada utilización de los recursos, tanto de las Unidades Ejecutoras en Línea (por el Sistema SIIF Nación) como de Fuera de Línea (Aplicativo Resolución 36). Por consiguiente, se sugiere por un lado, analizar la estructura del área financiera para ver su funcionalidad y para el caso en particular, que la expedición de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal se realicen por procesos como ya se indicó, y no por concepto del gasto y de otro, que se impartan las instrucciones al interior de la Unidad para que en forma clara y concisa se efectúen lassolicitudes por parte de los Ordenadores del Gasto para la expedición de los diferentes documentos de la cadena presupuestal. 2.4 El Artículo 5 del Decreto 2789/04 “Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información

Financiera SIIF Nación”, estipula: “Responsabilidad de la Información. El representante legal de cada órgano conectado con el SIIF Nación, deberá establecer los procedimientos de control interno administrativo y contable, que garanticen la aplicación de los requerimientos técnicos y de seguridad previstos para el adecuado funcionamiento del sistema, con el fin de propender por un registro en el aplicativo de la gestión financiera pública, basado en criterios de oportunidad, veracidad, confiabilidad, confidencialidad e integridad. Igualmente, son responsables por la información registrada todos los usuarios del SIIF Nación. Las irregularidades en los registros deberán ser reportadas a las autoridades competentes” (Subrayado fuera de texto). 2.5 El Artículo 14 del Decreto 2789/04 ya mencionado, señala: “Responsabilidades de la coordinación del SIIF en la Entidad: El Coordinador SIIF Entidad será responsable de la implantación de las medidas de seguridad señaladas por el Comité de Seguridad y de la administración de los usuarios de la Entidad. Para tal fin deberá, responder por la creación de usuarios y de terminales, verificar las restricciones de uso del aplicativo; brindar soporte funcional y técnico; mantener actualizado al administrador del sistema respecto a las novedades de los usuarios y del funcionario responsable del sistema; capacitar a los usuarios nuevos previa su creación en el aplicativo; mantener un archivo documental de los usuarios y cumplir con las políticas y estándares de seguridad del sistema SIIF Nación” (Subrayado fuera de texto). Igualmente, y como es de conocimiento, con Resolución Nº 1282

del 10 de Noviembre/04 se designó al Jefe Departamento Financiero Fuerza Aérea Colombiana como Coordinador SIIF Entidad a nivel de Unidad Ejecutora, quien es la persona idónea para determinar los funcionarios que deben operar el sistema SIIF Nación, garantizando de esta forma que únicamente personal capacitado cuente con un perfil en el sistema consistente con las funciones del cargo. Cordialmente, Capitán de Navío

JAIME JEFFERSON PEÑA PINZON

Director Financiero

PE. MARTHA LUCÍA RAMÍREZ GONZÁLEZ

Coordinadora Grupo Análisis y Difusión

PU. ELSA JANNETTE CÁRDENAS RODRÍGUEZ

EconomistaDisposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.

Última actualización: 20 de abril de 2024