MINDEFENSA - Concepto 0020249 de 2006

CONCEPTO 20249 DE 2006

(mayo 15)

Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Señor Coronel

CIRO JORGE EDGAR SANCHEZ CASTRO

Jefe Departamento Financiero Fuerza Aérea Colombiana Gn.

Asunto: Donaciones En atención al oficio Nº 2698 EMAFI-UPLAC-074 sobre el procedimiento a seguir para el manejo, control, recibo y registro de bienes muebles e inmuebles recibidos a través de donación en las Unidades de la Fuerza Aérea me permito informar al Señor Coronel Jefe Departamento Financiero Fuerza Aérea

Colombiana, lo siguiente:

1. La Directiva Permanente Nº 0 5 del 16 de abril de 2003, estableció el procedimiento para solicitar, recibir, distribuir y administrar los bienes donados por la DIAN, la cual debe ser objeto de aplicación.

No obstante lo anterior, es procedente que se tenga en cuenta en forma prioritaria los siguientes aspectos: a) Determinar las necesidades que pueden ser suplidas a través de este mecanismo y enviar los requerimientos al Ministerio de Defensa para aprobación y trámite a la DIAN. b) La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN elabora la Resolución de Donación Específica y la envía a la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional, la cual a su vez la remite en forma inmediata a la Unidad Ejecutora beneficiada con la donación. c) La Unidad Ejecutora debe nombrar al funcionario encargado de recibir la donación en el sitio, fecha

y hora indicada por la DIAN en la Resolución, quien verificará la cantidad, peso, valor, estado y descripción y la ejecuta de acuerdo con las instrucciones dadas. Así mismo, suscribe el acta considerando también al Administrador de la Aduana Local. d) Los Almacenistas deben registrar contablemente los bienes objeto de la donación con base en los documentos soporte. e) Contemplar el presupuesto para asumir los gastos en que se incurra por concepto de la donación de los bienes. f) Control y verificación en el Balance General del registro de los bienes donados, de conformidad conel Manual de Bienes y el Plan General de Contabilidad Pública. g) Envío de informes correspondientes a las instancias estipuladas y en los plazos previstos. h) En atención a que la DIAN también ha donado vehículos al Ministerio de Defensa Nacional, se debe tener en cuenta el procedimiento dispuesto en la Circular Nº 15657–MDFCP–035 del 22 de octubre de 2003, en donde se resalta que el contenido de la solicitud debe especificar claramente los siguientes aspectos: Identificación del Bien: Corresponde al Documento de Ingreso de Mercancía (DIM), mediante el cual la DIAN identifica los bienes aprehendidos o decomisados.

Justificación: la Unidad Ejecutora solicitante debe exponer los motivos por los cuales se está haciendo la solicitud la cual se debe ajustar a la Misión que cada Unidad Ejecutora cumple y que no puede ser cubierta de ninguna otra forma.

Propuesta Económica: expresar en cifras el valor del ahorro presupuestal especificando si es mensual,

semestral o anual.

Destinación Final: La unidad beneficiaria de la donación debe especificar la forma como va a ser utilizado el bien.

Certificación Presupuestal: se debe anexar certificación expedida por el ordenador del gasto, donde conste que se tiene apropiación presupuestal disponible y libre de afectación con el fin de cubrir los gastos en que se incurra para el traspaso y utilización del bien.

Concepto Técnico: Donde se exprese que se realizó inspección ocular del bien objeto de la donación.

Así mismo, la Unidad Ejecutora notificada de la donación del vehículo debe dentro de los diez (10) días hábiles siguientes retirarlo del sitio de almacenamiento porque de lo contrario, correrá con los gastos por concepto de guarda y custodia.

2. La Directiva Ministerial Nº 33 del 22 de diciembre del 2005 “Planeamiento y manejo de los recursos provenientes de cooperación Internacional”, fija los parámetros de planeamiento, negociación, programación, recepción, distribución, seguimiento y evaluación integral de la asistencia proveniente de la cooperación internacional, e indica igualmente, lo atinente al punto de vista financiero.

3. De otra parte, es procedente recordar las clases de donaciones (bienes) de que ha sido objeto el

Ministerio de Defensa entre las cuales se tienen:

1. Bienes Perecederos: la entrega de los mismos a los beneficiarios, se procederá inmediatamente se conozca la notificación de la Subsecretaría de Comercialización. El Despacho del Viceministerio de Gestión Institucional señalará a quien le corresponde retirar y beneficiarse de la donación y notificará

de tal hecho a la División de Disposición de Mercancías de la Subsecretaría de Comercialización de la DIAN.

2. Bienes Intermedios y de Capital: la entrega de los mismos se realiza de acuerdo con los procedimientos ya indicados (donaciones Dian y Cooperación Internacional.3. Elementos de Tratamiento Especial: según lo dispuesto en el artículo 524 del Decreto 2685 de 1999, serán puestos a disposición de las Fuerzas Militares y la Policía Nacional, sin necesidad de aprobación del Comité para la Evaluación y Distribución de los Bienes Requeridos por la Fuerza Pública y Donados por la DIAN.

4. Otro aspecto fundamental que las Unidades Ejecutoras deben tener presente es el correspondiente a los registros en el Sistema Integrado de Información FinancieraSIIF Nación considerando que la funcionalidad del sistema contempla la relación de la gestión administrativa con la financiera a través del Catálogo Único de Bienes y Servicios (CUBS), para aquellos bienes y servicios que estén previstos en el mismo.

En consecuencia, cuando se reciban bienes y/o servicios como resultado de una donación, se debe diligenciar en la transacción de Registro de Bienes/Servicios por una parte, para el control de los bienes recibidos y por otra, para la afectación contable, pero no se relacionará o asociará con un Certificado de Disponibilidad Presupuestal. De otro lado, a continuación se establecen en forma general algunos aspectos relevantes sobre las donaciones, los cuales me permito solicitar a ese Despacho, se impartan las instrucciones al interior de

la Unidad Ejecutora, para que sean tenidos en cuenta, como son:

1. Las donaciones solicitadas deben estar encaminadas a suplir necesidades en las Unidades Ejecutoras siempre y cuando éstas se encuentren enmarcadas para el cumplimiento de la misión constitucional y por ende, ser coherentes con la Política de Defensa y Seguridad Nacional.

2. Establecer el origen de los bienes y servicios así como la pertinencia del recibo de la donación, con el propósito de que no se convierta en un mayor gasto o problema a futuro para la Unidad Ejecutora.

3. Evaluar, determinar y prever las necesidades de erogación presupuestal para el sostenimiento de los bienes donados, mantenimiento, infraestructura, equipamiento, gastos de nacionalización (sólo en caso de que aplique) e instrucción, entre otros.

4. Elaborar la minuta del contrato de donación.

5. Notificada la donación retirar de inmediato los bienes a fin de no incurrir en gastos por guarda y custodia.

6. Elaboración del Acta de Recibo, la cual debe ser debidamente suscrita por los funcionarios designados para el efecto.

7. No comercializar las mercancías o bienes donados.

8. Utilización de los bienes donados en el destino que se autorizaron.

9. Registro oportuno desde el punto de vista contable en las Unidades que reciben las donaciones y con la debida documentación soporte.

10. No adelantar las Unidades Ejecutoras solicitudes individuales de donación de bienes y/o servicios, ya que éstas se deben canalizar a través del Ministerio de Defensa Nacional.11. Dar cumplimiento a los lineamientos y directrices dispuestas en el Manual de Bienes, así como en el

Plan General de Contabilidad Pública y los documentos que se han emitido con relación a las donaciones. Finalmente, de acuerdo con la Resolución 168 del 24 de febrero de 2006 “Por la cual se delegan unas funciones y competencias relacionadas con la contratación de bienes y servicios con destino al Ministerio de Defensa Nacional, a  las Fuerzas Militares y la Policía Nacional” en el Título IV “Delegación Remanente”  artículo 4 COMPETENCIAS NO DELEGADAS COMPETENCIA REMANENTE DEL MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL. Se establece que sin perjuicio de la facultad de reasumir las competencias delegadas a través de dicha resolución el Ministro de Defensa Nacional mantendrá como competencia remanente en materia de contratación administrativa la siguiente: “(iv) Contratos de donaciones de bienes inmuebles, mediante los cuales se reciban o entreguen inmuebles. Contratos de donaciones cuando se entreguen bienes muebles y contratos de donaciones cuando se reciban bienes muebles cuyo valor se estime en cien (100) o mas SMMLV. PARAGRAFO 1: Los contratos de donación aquí referidos, cuyo valor no supere los 100 SMMLV serán suscritos por los delegatarios que resulten competentes, señalados en la presente resolución de conformidad con la cuantía y las funciones a ellos asignada.” Coordialmente, Capitán de Navío

JAIME JEFFERSON PEÑA PINZON

Director Financiero

PE. MARTHA LUCÍA RAMÍREZ GONZÁLEZ

Coordinadora Grupo Análisis y Difusión

PU. HARRY PALACIOS AMADO

Economista

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.

Última actualización: 20 de abril de 2024