MINDEFENSA - Concepto 0045519 de 2005

CONCEPTO 45519 DE 2005 (11 octubre)

Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL CONCEPTO 45519MDJNG-720 DEL 11.10.2005

Doctora

LILIANA PEREZ URIBE

Directora Administrativa Ministerio de Defensa Nacional Asunto: Respuesta oficio responsabilidades en proceso Respetada Doctora: En atención al oficio No. 43417 del 27 de septiembre de 2005, mediante el cual solicita concepto con relación a la viabilidad de presentar ficha de saneamiento a fin de extinguir un registro contable de responsabilidad en proceso, cuando no se encuentran soportes del citado registro, me permito poner a su consideración los siguientes planteamientos:

1. FUNDAMENTOS LEGALES 1.1 Ley 716 de 2001

ARTÍCULO 4 º. Modificado por el artículo 2 de la Ley 901 de 2004. “DEPURACIÓN DE SALDOS CONTABLES. Las entidades públicas llevarán a cabo las gestiones necesarias que permitan depurar los valores contables que resulten de la actuación anterior, cuando corresponda a alguna de las siguientes condiciones:

a) Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad; b) Derechos u obligaciones que no obstante su existencia no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva; c) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuantoopera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso; d) Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos a través de los cuales se puedan

adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago; e) Cuando no haya sido legalmente posible imputarle a alguna persona el valor por la pérdida de los bienes o derechos;

f) Cuando evaluada y establecida la relación costo beneficio resulte más oneroso adelantar el proceso de que se trate; g) Los inmuebles que carecen de título de propiedad idóneo y respecto de los cuales sea necesario llevar a cabo el proceso de titulación para incorporar o eliminar de la información contable, según corresponda. PARÁGRAFO 2o. Los derechos y obligaciones de que trata el presente artículo, y cuya cuantía sea igual o inferior a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, solo requerirán prueba sumaria para que sean depurados de los registros contables de las entidades públicas”. (Subrayado y negrilla fuera de texto).

1.2 Decreto 1282 de 2002: ARTÍCULO 4 o. “MONTO DE LOS VALORES CONTABLES OBJETO DE DEPURACIÓN. De conformidad con el artículo 4 de la Ley 716 de 2001, las entidades y organismos obligados al saneamiento contable, podrán depurar de los registros contables, derechos y obligaciones de la entidad, con base sólo en la prueba sumaria de su existencia, cuando su monto no supere los cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes”. ARTÍCULO 7 o. “FUNCIONES DE LOS COMITÉS TÉCNICOS. El comité técnico a que se refiere el artículo anterior tendrá las siguientes funciones: a) Asesorar al jefe o director de entidad o máximo organismo colegiado de dirección, según

corresponda, en la determinación de la política, montos objeto de depuración y procedimientos que sobre saneamiento contable deben cumplir las entidades; b) Estudiar y evaluar los informes que presenten las áreas competentes sobre el proceso de saneamiento contable y recomendar la depuración de los valores contables a que haya lugar proponiendo su descargue o incorporación en los estados financieros de las entidades públicas, según sea el caso”.2. CONSIDERACIONES Y RECOMENDACIONES De acuerdo con lo dispuesto en la Ley 716 de 2001 en concordancia con el Decreto Reglamentario 1282 de 2002 y para el caso concreto objeto de consulta, los valores contables a depurar correspondientes a responsabilidades en proceso, podrían ser encuadrados en alguna de las siguientes situaciones: § Derechos de la entidad respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción: En este evento debe analizarse con relación al registro existente en la cuenta de responsabilidades en proceso: ¨ Fecha en que se hizo el registro ¨ Tiempo transcurrido entre la fecha del registro y la fecha del análisis. ¨ Posible ocurrencia del fenómeno de prescripción dependiendo del proceso que lo origina: disciplinario, fiscal, administrativo. § Derechos de la entidad originados en pérdida de bienes cuyo valor no ha sido posible imputarle a alguna persona: En este evento debe analizarse con relación al registro existente en la cuenta de responsabilidades en proceso: ¨ Pérdida del bien que originó el registro contable ¨ Existencia de la actuación tendiente a establecer responsabilidad

¨ Existencia de una decisión de autoridad competente en la cual conste que no ha sido posible imputar el valor de la pérdida a alguna persona. En el caso concreto planteado por la Dirección Administrativa, se tienen las siguientes características: § Valor del registro: $1.259.526,40: Inferior a cinco salarios mínimos mensuales legales vigentes, razón por la cual en principio este registro puede ser depurado con base en prueba sumaria sobre su existencia.

La prueba sumaria es aquella que no ha sido controvertida, pero que es conducente para demostrar la existencia del supuesto de hecho exigido en la norma. Los supuestos de hecho para el saneamiento contable como se anotó, se encuentran dispuestos en elartículo 4 de la Ley 716 de 2001. § Concepto del registro: El registro contable se encuentra en la cuenta de responsabilidades en proceso, lo que implica que para la fecha en que se hizo el registro existía un proceso tendiente a determinar una responsabilidad. Si bien de conformidad con los antecedentes a que se hace referencia, se consultó la base de datos de investigaciones en proceso, se ofició a la Contraloría General de la Nación y a la Oficina de Control Disciplinario Interno, determinándose que en la actualidad no hay procesos en curso, debe establecerse si entre la fecha del registro y la actual, va no se trata de una responsabilidad en proceso, sino de una responsabilidad administrativa, fiscal o disciplinaria ya establecida, por haber culminado el proceso correspondiente. En este evento y dada la evolución normativa en materia de competencia para el conocimiento de los

distintos procesos se estima conducente sin perjuicio de otras actuaciones, adelantar las siguientes: Establecer la fecha en que se originó el registro contable. ¨ Consultar la hoja de vida del funcionario a nombre del cual aparece la responsabilidad en proceso, con el fin de establecer la existencia de algún antecedente que permita aclarar las circunstancias del registro contable. ¨ Consultar el archivo general del Ministerio de Defensa con relación a la existencia de un posible proceso administrativo de responsabilidad, con el fin de recopilar los documentos existentes. ¨ Oficiar a la autoridad competente para adelantar procesos por jurisdicción coactiva al interior del Ministerio de Defensa. ¨ Consulta de antecedentes disciplinarios en la Procuraduría General de la Nación.

En este sentido es pertinente recordar que bajo el esquema del Decreto 791 de 1979, al interior del Ministerio de Defensa Nacional pueden adelantarse procesos de responsabilidad administrativa en forma independiente a los de responsabilidad fiscal de competencia de la Contraloría General de la República. § Imputación de la responsabilidad: Según los antecedentes suministrados por la Dirección Administrativa, el registro contable se encuentra a nombre de una persona en particular que se desempeñaba como Tesorero Principal de este Ministerio. El literal e del artículo 4 de la Ley 716 de 2001 exige como supuesto de hecho para que sea procedente el saneamiento contable, no haber sido legalmente posible imputarle a alguna persona el valor de la pérdida del bien.El caso concreto planteado se estima que no se adecua a la condición establecida en el literal e del artículo 4 de la Ley 716 de 2001, por cuanto en el mismo la responsabilidad en proceso registrada se encuentra a nombre de una persona en particular, y la exigencia de la disposición es precisamente que la responsabilidad no haya podido ser endilgada a persona alguna.

artículo 4 de la Ley 716 de 2001, por cuanto en el mismo la responsabilidad en proceso registrada se encuentra a nombre de una persona en particular, y la exigencia de la disposición es precisamente que la responsabilidad no haya podido ser endilgada a persona alguna. De acuerdo con lo expuesto se concluye:

1. En principio para el caso planteado por la Dirección Administrativa, no se considera viable el saneamiento contable con fundamento en el literal e del artículo 4 de la Ley 716 de 2001.

2. Con relación al caso planteado por la Dirección Administrativa, por no existir ni siquiera prueba sumaria que permita establecer la existencia de alguna de las condiciones establecidas en el artículo 4 de la Ley 716 de 2001 en el registro contable de que se trata, se estima que deben adelantarse todas las acciones administrativas necesarias que permitan establecer el estado real de las responsabilidades en proceso. V. G.: 2.1 Consulta hoja de vida del funcionario a nombre del cual se encuentra el registro contable. 2.2 Consulta antecedentes disciplinarios Procuraduría General de la Nación 2.3 Consulta archivo general del Ministerio de Defensa sobre antecedentes documentales 2.4 Consulta autoridad interna encargada de procesos de jurisdicción coactiva 2.5 Análisis de la evolución contable que permita determinar el origen y fecha del registro correspondiente.

3. Una vez agotada la actuación administrativa tendiente a precisar la situación real del valor contable correspondiente y previa consolidación de estos antecedentes que así lo demuestren, se estima que debe someterse el caso al análisis y estudio del Comité Técnico de Saneamiento Contable, con el fin de que

se pueda castigar este valor al cumplir con una de las causales de depuración establecida en el artículo 4 de la Ley 716 de 2001, como puede ser: 3.1 Literal c Artículo 4 Ley 716 de 2001: En caso de que se establezca que si bien el derecho al pago del valor existió, el mismo ya no puede ser cobrado por haber operado una causal de extinción: prescripción, caducidad, etc. 3.2 Literal d Artículo 4 Ley 716 de 2001: En el caso de que adelantada toda la actuación administrativa necesaria, no sea posible obtener el documento soporte que establezca la existencia de la responsabilidad en proceso y como consecuencia no sea posible adelantar su cobro. 3.3 Literal e Artículo 4 Ley 716 de 2001: En el caso de establecerse que si bien se adelantó el proceso correspondiente a imputar a una persona el valor por la pérdida del bien, no fue legalmente posible. V.

G. Declaración de que la pérdida no es imputable a la responsabilidad de una persona.

Es pertinente indicar que el presente concepto se emite en los términos del artículo 25 del CódigoContencioso Administrativo, no siendo de obligatorio cumplimiento ni compromete la responsabilidad de quien lo emite, y sin perjuicio del concepto y recomendación que sea emitida por el Comité Técnico de Saneamiento Contable.

ALEX DE JESÚS SALGADO LOZANO

Jefe Oficina Asesora Jurídica

ASTRID ROJAS SARMIENTO

Abogada Negocios Generales

CARLOS ALBERTO SABOYA GONZALEZ

Coordinador Grupo Negocios Generales

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.

Última actualización: 20 de abril de 2024