MINDEFENSA - Concepto 0045900 de 2005

CONCEPTO 45900 DE 2005 (13 octubre)

Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL CONCEPTO 45900MDJNG-869 DEL 13.10.2005

Asunto: Concepto proyecto de resolución Comité Gestión de Calidad

Doctor

LUIS MANUEL NEIRA NUÑEZ

Secretario General Ministerio de Defensa Nacional Respetado Doctor: En atención al oficio No. 42164 MDSGAOC-869 del 21 de septiembre de 2005, mediante el cual se remite para concepto jurídico el proyecto de Resolución por la cual se crea, conforma y reglamenta el Comité de Gestión de Calidad de la Gestión General”, me permito poner a su consideración los siguientes planteamientos:

1. FUNDAMENTO LEGAL 1.1 Ley 872

de 2003: ARTÍCULO 2 o. “ENTIDADES Y AGENTES OBLIGADOS. El sistema de gestión de la calidad se desarrollará y se pondrá en funcionamiento en forma obligatoria en los organismos y entidades del Sector Central y del Sector Descentralizado por servicios de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden Nacional, y en la gestión administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las demás ramas del Poder Público en el orden nacional………..

PARÁGRAFO 1º. La máxima autoridad de cada entidad pública tendrá la responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestión de la Calidad que se establezca de acuerdo con lo dispuesto en la presente ley. El incumplimiento de esta disposición será

causal de mala conducta”. (Subrayado y negrilla fuera de texto)ARTÍCULO 6

º. “NORMALIZACIÓN DE CALIDAD EN LA GESTIÓN.

En ningún caso el decreto que expida la norma técnica podrá alterar ni desarrollar temas relativos a la estructura y funciones de la administración, al régimen de prestación de servicios públicos, al estatuto general de contratación de la administración pública, ni aspectos que pertenezcan a la competencia legislativa general del Congreso. Cada entidad definirá internamente las dependencias y funcionarios que de acuerdo con sus competencias deban desarrollar el Sistema de Gestión de la Calidad, sin que ello implique alteración de su estructura o tamaño”. (Subrayado y negrilla fuera de texto)

1.2 DECRETO 4110

DE 2004

Artículo 2 °. “El establecimiento y desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos y entidades públicas a que hace referencia el artículo 2° de la Ley 872 de (sic) 2004, será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás funcionarios de la respectiva entidad”.

1.3 CIRCULAR No. 06 de 2005. Departamento Administrativo de la Función Pública: “1. La implementación de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, deberá estar a cargo de un funcionario de primer nivel, distinto al Jefe de Control Interno, Auditor o quien haga sus veces en

cada una de las entidades....”

2. CONSIDERACIONES Y RECOMENDACIONES De conformidad con los fundamentos legales expuestos, se procede a continuación a hacer el análisis jurídico del proyecto de acto administrativo de la referencia: 2.1 Competencia: Se proyecta la expedición del acto administrativo en ejercicio de lo dispuesto en los numerales 11, 12 y 13 del artículo 8 del Decreto 1512 de 2000, según los cuales el Señor Ministro puede crear grupos de trabajo (num 11), crear órganos de asesoría y coordinación (num 12) y señalar las políticas generales de la entidad (num 13).

Se considera que la competencia alegada genera inconsistencia en cuanto a la naturaleza del comité que se crea, toda vez no queda claro si se trata de un grupo de trabajo o de un órgano de asesoría y coordinación. Se sugiere entonces se analice la posibilidad de enunciar como competencia la conferida en el numeral12 del artículo 8 del Decreto 1512 de 2000 en concordancia con lo dispuesto en el artículo 2 del Decreto 49 de 2003, dejando claro en el contenido del acto administrativo que el Comité de Gestión de Calidad de la Gestión General, se constituye como un órgano de asesoría y coordinación. En el mismo sentido de la disposición legal de competencia que se enuncie, debe ser redactada la parte considerativa del proyecto. 2.2 Artículo 1:

Crea el Comité de Gestión de Calidad, no obstante el nombre que se le asigna no corresponde con el epígrafe del proyecto, razón por la cual se sugiere se estudie la posibilidad de unificar la denominación.

V. G. “Comité de Gestión de Calidad de la Gestión General del Ministerio de Defensa”.

En el mismo sentido y atendiendo la responsabilidad asignada a los Jefes de las Entidades, en el parágrafo del artículo 2 de la Ley 872 de 2003 reglamentado en el artículo 2 del Decreto 4110 de 2004, se sugiere tener en cuenta que solo se está creando el Comité referido para la Gestión General del Ministerio, pero no se observa que se impartan instrucciones o lineamientos para este efecto, en las demás dependencias que conforman la entidad, V. G. Comando General de las Fuerzas Militares, Dirección General Marítima. En este mismo artículo se dispone que el Comité de Gestión de Calidad se encargará de la “definición de los lineamientos comunes del Sistema de Gestión de Calidad en la Gestión General”. Al analizar esta redacción con relación a lo dispuesto en el artículo 1 de la Ley 872 de 2003 y artículo 1 del Decreto 4110 de 2004, se sugiere se replantear la redacción en el sentido de establecer que el comité que se crea se encargará del establecimiento e implementación del Sistema de Gestión de Calidad con sujeción a la norma técnica de calidad en la Gestión Pública que se adoptó con carácter obligatorio para las entidades, en el Decreto 4110 de 2004. 2.3 Artículo 2: Con relación a la redacción de este artículo, se plantean las siguientes sugerencias: § Establecer los integrantes con expresiones genéricas pero identificables en cuanto a los cargos: V.G. El Secretario General del Ministerio de Defensa.

§ Se encuentra inconsistencia en cuanto a la representación que se asigna al Secretario General, toda vez que se enuncia es representante de la Dirección, cuando debería ser del Ministro. § Teniendo en cuenta las funciones de implementación del Sistema de Calidad que se asigna al Comité que se crea, no se estima viable la inclusión como integrante directo, del Jefe de Control Interno de la Entidad, en virtud de las directrices impartidas por el Departamento Administrativo de la FunciónPública, en la Circular No. 06 de 2005. Se sugiere entonces si estima pertinente, incluir al Jefe de Control Interno en el proyecto de acto administrativo, no como integrante del Comité, sino asignándole la función de verificación y evaluación permanente del Sistema de Gestión de Calidad que sea implementado, con el fin de que ostente la calidad de evaluador independiente. 2.4 Artículo 3: Hace referencia a las funciones del Comité de Gestión de Calidad, con relación a las cuales es necesario indicar: § Se asigna como una de sus funciones la creación del Equipo Técnico de Calidad, sin que se tenga claridad con la competencia de este órgano para hacer una designación en este sentido. Se sugiere se estudie la posibilidad de consagrar en su lugar la de solicitar a la autoridad competente, la asignación de funciones a los servidores públicos que se requieran como soporte para el adecuado desarrollo de las actividades relacionadas con la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad. § Se sugiere se estudie la posibilidad de interrelacionar las funciones del comité con las actividades dispuestas en el artículo 4 de la Ley 872 de 2003 como obligatorias para las entidades con el fin de

implementar el Sistema de Gestión de Calidad. § En el mismo sentido se sugiere se asigne v. g. al Jefe de Control Interno, como función dentro del contenido del acto administrativo, la obligación contenida en el artículo 3 del Decreto 4110 de 2004, relacionada con el sistema de seguimiento del Sistema de Gestión de Calidad. 2.5 Artículo 4: No se encuentra claro el concepto de “alta dirección” a que se hace referencia en el inciso segundo, razón por la cual se requeriría para su análisis se determine cual es el alcance de esta expresión. Las funciones específicas que se asignan al Presidente del Comité, se considera deben ser dispuestas como obligaciones de medio y no de resultado como se encuentran actualmente al incluir como verbo “asegurar”. 2.6 Artículo 6: Dispone las funciones del Secretario Técnico del Comité, no obstante en el contenido del proyecto no se encuentra definido que funcionario actúa en tal calidad. En el mismo sentido la función asignada de elaborar las actas de reuniones del comité se encuentra asignada también al Director del Proyecto, razón por la cual se sugiere revisar la redacción con el fin de evitar duplicidad de funciones asignadas.Reciba un cordial saludo,

ALEX DE JESÚS SALGADO LOZANO

Jefe Oficina Asesora Jurídica

ASTRID ROJAS SARMIENTO

Abogada Negocios Generales

CARLOS ALBERTO SABOYA GONZALEZ

Coordinador Negocios Generales RESOLUCION ______ DE 2005 (    ) Por la cual se crea, conforma y reglamenta el Comité de Gestión de Calidad de la Gestión General

EL MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL,

en uso de sus facultades legales, en especial la conferida en los numerales 11,12 y 13 del artículo 8 o del Decreto 1512 de 2000, y

EL MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL,

en uso de sus facultades legales, en especial la conferida en los numerales 11,12 y 13 del artículo 8 o del Decreto 1512 de 2000, y CONSIDERANDO: Que de conformidad con lo establecido en los numerales 11,12 y 13 del artículo 8 º del Decreto 1512 de 2000, le compete al Ministro señalar las políticas generales del Ministerio de Defensa Nacional, velar por el adecuado y oportuno cumplimiento de sus funciones y coordinar las actividades de sus dependencias; así como fijar las pautas para la planeación y el control de las funciones realizadas por dependencias de la entidad. Que la Ley 812 de 2003, mediante la cual se aprueba el Plan Nacional de Desarrollo 2003-2006, establece en el numeral 6, literal b) del artículo 8 ° que con el fin de mejorar la competitividad de las entidades públicas, estas adoptarán sistemas de calidad total y eficiencia administrativa, buscando en lo posible la certificación de calidad ISO.

Que el Ministro de Defensa Nacional, tiene como propósito generar la excelencia en el cumplimiento de la misión institucional y vincular a los funcionarios de la entidad en el cumplimiento de metas globales, así como asegurar la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes del Ministerio.Que de conformidad con lo establecido en los numerales 4, 10, 15 y 21 del artículo 10 del Decreto 049 del 13 de enero de 2003 “Por el cual se modifica parcialmente la estructura del Ministerio de Defensa

Nacional”, le compete a la Secretaria General del Ministerio de Defensa Nacional, diseñar metodologías para elaborar y/o actualizar los manuales de procesos y procedimientos de cada una de las direcciones del Ministerio y coordinar su elaboración, desarrollo e implementación. Que conforme lo establece la Ley 872 de 2003, mediante la cual se estipula la creación del Sistema de Gestión de Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público, se hace necesario conformar el Comité de Gestión de Calidad de la Gestión General que garantice el mejoramiento continuo de la calidad de los servicios ofrecidos. Que para hacer posible el mejoramiento de los procesos y el uso racional de los recursos humanos, físicos y técnicos, es necesario la integración y el compromiso de todos los funcionarios del Ministerio de Defensa Nacional.

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. CREACIÓN DEL COMITÉ. Crear el Comité de Gestión de Calidad, que se encargará de la definición de los lineamientos comunes del Sistema de Gestión de Calidad en la Gestión General, como una herramienta de mejoramiento continuo, que brinde confiabilidad a los clientes externos e internos sobre los servicios ofrecidos; de liderar la estrategia de gerencia de calidad; ofreciendo la infraestructura necesaria y la planeación de su puesta en marcha, comprometiendo a toda la entidad y los recursos necesarios para ello, mediante el seguimiento y evaluación del proceso y sus resultados a fin de identificar oportunidades de mejoramiento.

ARTÍCULO 2o. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE GESTIÓN DE CALIDAD. El Comité de

Gestión de Calidad estará integrado por:

• La Secretaria General, quien lo presidirá y será la representante de la Dirección. - El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, quien actuará como Director del Proyecto para la Implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad de la Gestión General. - El Jefe de la Oficina de Control Interno. - El Coordinador del Grupo de Desarrollo Talento Humano. - Jefes de Oficina y Directores de las áreas asociadas tanto a los procesos misionales como a los transversales y de control.

ARTÍCULO 3o. FUNCIONES DEL COMITÉ DE GESTIÓN DE CALIDAD. Son funciones del Comité de Gestión de Calidad las siguientes:- Apoyar y asesorar al Ministro de Defensa Nacional en la formulación de lapolítica y los objetivos de calidad de la entidad. - Establecer los objetivos y estrategias necesarios para la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad en la Gestión General. - Fomentar la adopción de un enfoque de gestión basado en procesos y procurar su implementación en la Gestión General. - Procurar porque existan los recursos necesarios para el desarrollo y continuidad del Sistema de Gestión de Calidad. - Garantizar el compromiso de la alta dirección del Ministerio de Defensa Nacional en la planeación, implementación y mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad. - Aprobar la documentación que surja en el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad y realizar la gestión necesaria para su divulgación y aplicación. - Definir estrategias y mecanismos que propicien, en los funcionarios, la interiorización de la filosofía

intrínseca del sistema de gestión basado en calidad. - Efectuar a revisión del Sistema de Gestión de Calidad, analizar su desempeño y tomar acciones para su mejoramiento. - Crear el Equipo Técnico de Calidad como soporte para el adecuado desarrollo de las actividades relacionadas con la implementación y mantenimiento del sistema de Gestión de Calidad del Ministerio de Defensa Nacional y con base en los perfiles establecidos por el Director del Proyecto, establecer los integrantes y las principales funciones. - Las demás funciones que le asigne el Ministro de la Defensa Nacional, relacionados con el Sistema de Gestión de Calidad.

ARTICULO 4o. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ DE GESTIÓN DE CALIDAD.

Son funciones del Presidente del Comité de Gestión de calidad las siguientes: - Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad. - Informar a la alta dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión de Calidad y de cualquier necesidad de mejora. - Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la entidad. - Representar al Ministerio de Defensa Nacional, en asuntos relacionados con la calidad ante organismos externos. - ARTÍCULO 5º. FUNCIONES DEL DIRECTOR DEL PROYECTO. Además de las funciones que le pueda establecer el Comité de Gestión de Calidad, el Director del Proyecto deberá adelantar losiguiente: - Definir las directrices del Sistema de Gestión de Calidad aplicable en el Ministerio de Defensa

Nacional, presentarlo al Comité para su aprobación y dirigir su implementación y mantenimiento. - Asegurar el establecimiento, implementación y mantenimiento de los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de Calidad y velar por la documentación necesaria para demostrar su aplicación. - Informar al Comité de Gestión de Calidad sobre el desempeño del Sistema de Gestión de Calidad y de cualquier necesidad de mejoramiento. - Efectuar la gerencia integral para garantizar el éxito del proyecto y la aplicación del Sistema de Gestión de Calidad propio de la entidad. - Establecer el perfil y requisitos de los miembros del Equipo Técnico de Calidad necesario para la adecuada implementación y mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad en la entidad. - Dar apoyo técnico en la definición de la política para el Sistema de Gestión de Calidad. - Formular recomendaciones, asesoramiento y apoyo a la entidad para lograr la certificación del Sistema de Gestión de Calidad y su continua renovación. - Consolidar y preparar la información necesaria para que el Comité de Gestión de Calidad realice la revisión del Sistema de Gestión de Calidad. - Interactuar permanentemente con las instancias necesarias para la adecuada implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad de la Gestión General. - Liderar, interactuar y dar pautas para la creación y funcionamiento del Equipo Técnico de Calidad de la Gestión General. - Procurar que todos los procesos y procedimientos diseñados por la entidad estén alineados con los propósitos y objetivos del Sistema de Gestión de Calidad. - Elaborar las actas de las reuniones del Comité de Gestión de Calidad.

• Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de cumplir con los requisitos del cliente en todos los niveles de la entidad. - Apoyar el diseño y la implementación de mecanismos que permitan la medición de la satisfacción de los clientes, así como emprender acciones al respecto. - Las demás funciones que le asigne el Comité, relacionadas con el Sistema de Gestión de Calidad de la

Gestión General. ARTÍCULO 6o. FUNCIONES DEL SECRETARIO TÉCNICO. Son funciones del Secretario Técnico del Comité de Gestión de Calidad las siguientes: - Elaborar las agendas y actas de las reuniones del Comité, las cuales serán firmadas por el Presidente y el Secretario Técnico, respectivamente.- Citar a las reuniones ordinarias y a las extraordinarias cuando así lo disponga el Presidente del Comité de Gestión de Calidad. - Recopilar y presentar las sugerencias propuestas allegadas al Comité de Gestión de Calidad. - Rendir los informes que se soliciten relacionados con el Comité. - Las demás asignadas por el Comité de Gestión de Calidad. ARTÍCULO 7°. REUNIONES DEL COMITÉ DE GESTIÓN DE CALIDAD. El Comité de Gestión de Calidad deberá reunirse cuando la Secretaria General lo considere necesario o por solicitud del Director del Proyecto. Todo lo tratado en las sesiones del Comité de Gestión de Calidad constará en actas. A las reuniones del Comité de Gestión de Calidad podrán asistir, con voz pero sin voto, otros funcionarios del Ministerio de Defensa Nacional, invitados de otras entidades y particulares cuando el

Comité de Gestión de Calidad lo considere conveniente. ARTÍCULO 8o. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D. C., a de agosto de 2005. El Ministro de Defensa Nacional

CAMILO OSPINA BERNAL

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.

Última actualización: 20 de abril de 2024