MINDEFENSA - Concepto 0057445 de 2005

CONCEPTO 57455 DE 2005

(diciembre 22)

Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Señor Coronel

LUIS MAURICIO RAMIREZ RODRIGUEZ

Director Financiero Ejército Nacional Gn.

Asunto: Procedimiento pagos contratos reserva presupuestal 2004

En atención al Oficio No. 205489-CE-JELOG-DIFIN-AS-488 del 16 de Diciembre/05 y recibido en esta Dirección el 19-Dic/05, relacionado con el procedimiento a seguir en el Sistema SIIF para registrar la obligación y posterior pago de los saldos sin que se hayan entrado los elementos, en las nuevas cláusulas que están en proceso de modificación de la forma de pago de contratos constituidos en Reserva Presupuestal de 2004, me permito informar al señor Coronel Director Financiero del Ejército, lo siguiente:

1. En cuanto al primer numeral del oficio ya referenciado correspondiente a que se determinaron como documentos exigidos para el pago del contrato de la reserva el contrato de transporte internacional o documento equivalente suscrito y en firme con flete prepagado a cargo del CONTRATISTA; lista de embarque; factura comercial; Certificado de Origen; contrato de seguro de transportes a todo riesgo; garantía de pago, bancaria o de seguros expedido a favor del Ministerio por una entidad autorizada y no el alta de almacén, es procedente manifestar, que esta Dirección en ningún momento está de acuerdo en que se adelante el registro de la Obligación en el Sistema Integrado de Información Financiera sin el

lleno de los requisitos establecidos para el efecto y mucho menos sin que se haya efectuado la entrada de los elementos de conformidad con lo pactado en los contratos . Al respecto es pertinente recordar lo siguiente: 1.1 El artículo 23 del Decreto 2789 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público del 31-Agosto/04 “Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación”, dispone: “ Artículo 23 . Soportes documentales para el registro de la gestión financiera en el SIIF Nación”. Todo Registro de información que realicen las entidades usuarias en el SIIF Nación, asociado a la ejecución presupuestal, al registro de obligaciones y a la ordenación de pagos, debe estar soportado en documentos legalmente expedidos , los cuales serán parte integral del acto administrativo o del contrato por medio del cual se comprometen las apropiaciones. La Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público yla Contaduría General de la Nación señalarán cuales son los documentos mínimos que se deben considerar en cada una de las etapas de la gestión financiera pública . Las entidades usuarias del SIIF Nación establecerán mediante resolución el procedimiento y los requisitos que se debe seguir en cada una de las etapas de la gestión financiera pública ”. (Subrayado fuera de texto). Con fundamento en lo anterior, año a año se ha elaborado el Manual de Procedimientos Financieros, las políticas y previsiones a tener en cuenta por parte de las Unidades Ejecutoras para adelantar el proceso

financiero y el registro de la información. Es así como, mediante Circular No. 262-MDVGIDFGAD-13 del 19-Octubre/05 se envió a las Unidades Ejecutoras el “Manual de Procedimientos Financieros” el cual en el Capítulo I “EJECUCIÓN VIGENCIA ACTUAL CADENA PRESUPUESTAL EGRESOS “ Literal A. “SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA SIIF NACIÓN” Ordinal 2.6 “Obligación y Orden de Pago” contempló: “ 2.6 Obligación y Orden de Pago. Se entiende por Obligación el monto adeudado producto del desarrollo de los compromisos adquiridos por el valor equivalente a los bienes recibidos, servicios prestados y demás exigibilidades, pendientes de pago, incluido los anticipos, los pagos anticipados que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratación administrativa. Se entiende por reconocimiento de obligación y ordenación del pago: El acto administrativo por medio del cual el funcionario del cargo, reconoce a favor de un tercero, de acuerdo con la naturaleza del gasto, una obligación o cuenta por pagar, según se cumpla con alguna de las siguientes condiciones: Recepción de bienes, obras o servicios; vencimiento de una fecha de pago, en el caso particular del reconocimiento de intereses; pago de anticipos previstos en un contrato; obligaciones generadas por norma legal, sentencia o conciliación…”. Igualmente, se establecieron en cada uno de los conceptos del gasto los documentos requeridos para el reconocimiento de la Obligación. De otro lado, se expidió la Directiva Ministerial Permanente No. 21

-MDVGIDF-13 del 12Septiembre/05 por la cual se indican las “Políticas y disposiciones de orden financiero para el pago de compromisos contractuales”, en donde se indican desde el punto de vista financiero los documentos requeridos para el pago según las modalidades de pagos y clases de contratos, la cual derogó la Directiva Permanente No. 007 del 14-Marzo/96 sobre “Aplicación normas y disposiciones vigentes para el control de la ejecución y pago de compromisos contractuales por competencia no delegada en pesos y dólares” donde igualmente, se indicaban los documentos requeridos para el pago. En tal virtud, la Unidad Ejecutora debe dar cumplimiento a los diferentes documentos expedidos los cuales están bajo las normas legales vigentes. 1.2 Como es de conocimiento, el artículo 89 del Decreto 111 del 15 de Enero de 1996 dispone: “Las apropiaciones incluidas en el Presupuesto General de la Nación son autorizaciones máximas de gasto que el Congreso aprueba para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31 de diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y, en consecuencia, no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contracreditarse.Al cierre de la vigencia fiscal cada órgano constituirá las reservas presupuestales con los compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación . Las reservas presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen.

Igualmente, cada órgano constituirá al 31 de diciembre del año cuentas por pagar con las obligaciones correspondientes a los anticipos pactados en los contratos y a la entrega de bienes y servicios”. (Subrayado fuera de texto). De otra parte, el artículo 38 del Decreto 568 del 21-Marzo/96 “Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995, orgánicas del Presupuesto General de la Nación”, estipula: “Las reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas por los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación, que no se ejecuten durante el año de su vigencia fenecerán ” (Subrayado fuera de texto). Así mismo, el Decreto 4365 del 23 de Diciembre/04 “Por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal de 2005, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos” en el artículo 35 señala: “…Las cuentas por pagar y las reservas presupuestales correspondientes a la vigencia fiscal de 2004 que no se hayan ejecutado a 31 de diciembre de 2005, expirarán sin excepción. En consecuencia, deben reintegrarse a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional… (sic)” (Subrayado fuera de texto). En consecuencia, teniendo en cuenta que los contratos son de la vigencia fiscal de 2004 (constituidos en Reserva Presupuestal) su plazo máximo de ejecución es a 31 de diciembre de 2005. Por consiguiente, si

no se produce la entrada de los elementos antes del 31 de diciembre/05 no se podrá adelantar la obligación y por ende, el proceso de pago y como ya se referenció, la reserva presupuestal fenecerá. Es pertinente manifestar, que no se puede entender como ejecutada la Reserva Presupuestal sino se recibieron bienes y/o servicios a favor de la Entidad, toda vez, que el Sistema SIIF exige que se cumplan las condiciones contables de que el bien y/o servicio se reciba y además, que sea a satisfacción, aspecto que debe ser certificado por el funcionario competente, es decir, que efectivamente se haya desarrollado el objeto de la apropiación y por lo tanto, recibido el objeto contractual. 1.3 Consecuente con lo anterior, es preciso indicar que si bien es cierto, las normas contractuales permiten efectuar modificaciones a los contratos también lo es, que las presupuestales no admiten realizar modificaciones a una reserva presupuestal. De otra parte, necesariamente cualquier modificación a un contrato debe armonizarse con las normas presupuestales, toda vez, que el ciclo presupuestal requiere de la interacción de las áreas y además, porque se presentan hechos tanto contables como administrativos que inciden en los mismos y que no pueden ser desconocidos por la administración, ya que para reconocer un pasivo se debe haber recibido algo a cambio, en otras palabras, el objeto del contrato. 1.4 En virtud a la integrabilidad del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF, en el momento de elaborar la obligación, el sistema automáticamente registra el pasivo bien sea por el incremento de

activos o causación del gasto. Así las cosas, el registrar una obligación sin el recibo de bienes o servicios a satisfacción implica que contablemente se reflejen activos y pasivos inexistentes contraviniendo el principio de causación, que a su tenor literal establece: “Los hechos financieros,económicos y sociales deben registrase en el momento en que sucedan, independientemente del instante en que se produzca la corriente de efectivo que se produzca de éstos. El registro se efectuara cuando surjan los derechos y obligaciones ” (Subrayado fuera de texto). Así mismo, no se contaría con el documento soporte de la entrada al almacén como recibido a satisfacción y por ende, no se tendría el cumplimiento del contrato para realizar la Obligación. 1.5 Teniendo en cuenta que a la fecha se está señalando en el Oficio No. 205489-CE-JELOG-DIFINAS-488 del 16-Dic/05 que no habrá entrada de elementos y como ya se indicó, por ser contratos de la Reserva Presupuestal que de no ejecutarse a 31 de diciembre/05 fenecen, la Unidad Ejecutora tendría que en coordinación con la Oficina Jurídica hacer efectiva la aplicación de las multas a que haya lugar.

2. En cuanto a lo concerniente a establecer pagos por encima del 50% de anticipo o pago anticipado en los contratos interadministrativos, es procedente indicar: Se tuvo conocimiento que se pretende establecer pagos por encima del 50% con fundamento en los conceptos emitidos el 17 de octubre de 1995 y 22 de noviembre de 2002 de la Sala de Consulta y

Servicio Civil del Consejo de Estado relacionados con consulta sobre los desembolsos que se pueden pactar en los contratos interadministrativos que celebra la Red de Solidaridad Social y el Sistema Integrado de Transporte Masivo para Bogotá. Financiación. Convenio Interadministrativo. Sobre el particular, esta Dirección considera que los conceptos se emitieron para situaciones particulares como son la Red de Solidaridad Social y el Sistema de Transporte Masivo los cuales se están fundamentando en reglamentaciones especiales . Es así como, para la Red de Solidaridad Social su origen se encuentra en la voluntad del constituyente el cual no le impuso restricciones y para el Sistema Integrado de Transporte Masivo para Bogotá, se trata de un compromiso adquirido con el Distrito de Bogotá, para la financiación del mismo bajo las Leyes 310 y 336 de 1996, tal y como lo indica la Sala de Consulta en los conceptos . En consecuencia, se considera que no se puede generalizar, ya que es necesario analizar en forma detallada cada situación y las variables que la puedan afectar, aspecto que necesariamente se debe tratar desde el punto de vista legal con la correspondiente Oficina Jurídica de la Unidad Ejecutora. De otro lado, el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80/93 dispone: “En los contratos que celebren las entidades estatales se podrá pactar el pago anticipado y la entrega de anticipos, pero su monto no podrá exceder el cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato .

Los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales ” (Subrayado fuera de texto). Al respecto, se tiene que la Ley en ningún momento está efectuando excepción alguna para los contratos interadministrativos por consiguiente, se entiende que se debe dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 80 de 1993. De otro lado es de manifestar, que no es procedente ni pertinente bajo ningún punto de vista que se esté planteando la alternativa de estipular anticipos o pagos anticipados con los valores constituidos en Reserva Presupuestal.3. Con relación a la cesión de contratos a un proveedor diferente con el que se contrato inicialmente y se reciben los elementos en el país de origen, se tiene: 3.1 De conformidad con lo indicado por la Dirección General del Presupuesto Público Nacional en el Concepto No. 011592 del 25-Marzo/04, “el objeto de un contrato estatal debe ser real y determinado, lo que implica restricciones a su modificación, por lo mismo resultaría improcedente variar la reserva presupuestal originada en aquel ” (Subrayado fuera de texto). 3.2 El artículo 71 del Decreto 111 del 15 de Enero de 1996 estipula: “ Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos. Igualmente, estos compromisos deben contar con registro presupuestal para que los recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a que haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos…” (Subrayado fuera de texto).

financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a que haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos…” (Subrayado fuera de texto). En consecuencia, las reservas presupuestales deberán contar con los requisitos exigidos en el artículo 71 ya mencionado, los cuales no pueden ser modificados posteriormente, toda vez, que con el registro del compromiso se perfecciona el acto administrativo, y los recursos que lo financian no pueden ser desviados a ningún otro fin. En igual sentido, el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, tampoco permite realizar modificaciones a los actos mediante los cuales se ampararon las Reservas Presupuestales Constituidas ya que el Sistema opera bajo la normatividad legal vigente. Por consiguiente, como no se puede modificar la reserva presupuestal constituida el debe ser es liquidar el contrato y por ende, efectuar el acta de anulación de la Unidad Ejecutora y remitirla a la Dirección de Finanzas para su posterior gestión ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y la Dirección General del Presupuesto Público Nacional, motivo por el cual no habría lugar a la cesión. 3.3 Es procedente señalar, que con respecto a la cesión de contratos esta Dirección solicitó concepto a la Directora General del Presupuesto Público Nacional mediante Oficio No. 45259-MDVGIDFGAD-074 del 10-Octubre/05 del cual se está a la espera de la respuesta, toda vez, que como ya se indicó de

acuerdo a las normas y a la funcionalidad del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación no se pueden efectuar modificaciones de las Reservas Presupuestales. Finalmente, es de mencionar, que el presente concepto se expide con el alcance del artículo 25 del Decreto No. 01 del 02 de Enero de 1984 “Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo” que en su tercer párrafo indica: “…las respuestas en estos casos no comprometerán la responsabilidad de las entidades que las atienden, ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución”. Cordialmente, Capitán de Navío

JAIME JEFFERSON PEÑA PINZON

Director FinancieroPU. HARRY PALACIOS Economista

PE. MARTHA LUCÍA RAMÍREZ G.

Coordinadora Grupo Análisis y Difusión

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.

Última actualización: 20 de abril de 2024