MINDEFENSA - Concepto 15 de 2004

CONCEPTO 15 DE 2004

(junio 1)

Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL CONCEPTO 15MDJNG-810 DEL 01.06.2004

Señor Coronel ®

RAUL CASTRO ANTE

Jefe Oficina Control Interno Ministerio de Defensa Nacional Asunto: Concepto proyecto de carta circular.

Apreciado Coronel: En atención al oficio No. 519 MDCIP-889, mediante el cual solicita concepto jurídico sobre el contenido del proyecto de carta circular "Directrices generales para el funcionamiento, articulación y coordinación de las dependencias que cumplen funciones de Control Interno en el Sector Administrativo Defensa Nacional"; comedidamente previo el análisis jurídico del tema objeto de consulta, esta Oficina

presenta las siguientes consideraciones:

I. COMPETENCIA De acuerdo con lo dispuesto en el numeral 1° del articulo 15 , del Decreto 049 del 13 de enero de 2003, la Oficina Asesora.Jurídica del Ministerio de Defensa Nacional, es competente para asesorar al Ministro, Viceministros, Secretario General, Directores y demás dependencias en los asuntos relacionados con las funciones a cargo del Ministerio.

II. FUENTES FORMALES

a. Constitución Política de 1991, artículos 209 y 269 . b. Ley 87 de 1993, "Por el cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones". c. Ley 489 de 1998, "Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del articulo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones". d. Decreto 1172

entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del articulo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones". d. Decreto 1172 de 1999, "Por el cual se dictan normas sobre el nombramiento de los jefes de control interno de las entidades y organismos públicos del orden nacional".e. Decreto 2145 de 1999. "Por el cual se dictan normas sobre el sistema nacional de control interno de las entidades y organismos de la administración pública del orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones". f. Decreto 2539 de 2000. "Por el cual se modifica el Decreto 2145 de 1999"

III. PROBLEMA JURIDICO Si bien el Jefe de la Oficina de Control Interno de este Ministerio, remite a esta Oficina Asesora Jurídica el proyecto carta circular, se requiere concepto especifico respecto de: 3.1 Conceptuar sobre la viabilidad de la propuesta de articulación que debe existir con las diferentes dependencias, Inspección General de las Fuerzas Militares, Inspección General de cada fuerza y de la Policía Nacional, así como con los Grupos de Trabajo que cumplen funciones de Control Interno en el Ministerio de Defensa Nacional y las Oficinas de Control Interno de las Entidades Adscritas y Vinculadas. 3.2 Se precisa que se haga un pronunciamiento sobre la procedencia y conveniencia del contenido del proyecto de circular para la firma del señor Ministro de Defensa Nacional.

IV. CONSIDERACIONES Y FUNDAMENTOS Antes de abordar el análisis de los temas que se plantean en el acápite de problemas jurídico, conviene precisar que en el pasado ante la solicitud de concepto que se requiriera por parte de la Oficina de Control Interno de este Ministerio, respecto de un proyecto de directiva permanente, esta Oficina Asesora Jurídica precisó: “Ahora bien, la Oficina Jurídica del Ministerio de Defensa Nacional, respetuosa de las competencia legal y reglamentada, fijada por la Ley 87 de 1993 y Decreto 2145 de 1999, preceptos, según los cuales corresponde al consejo superior Asesora del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, emitir conceptos, proponer adopción de políticas, formular orientaciones y unificar los criterios que deben regir el sistema de control interno, acoge el concepto emitido por el Presidente de dicha corporación, del cual se extrajeron los argumentos y conclusiones más relevantes.

Por Io que en todo caso, se sugiere ajustar las condiciones de comunicación y coordinación entre la Oficina de control interno del Ministerio de Defensa Nacional y las Inspecciones Generales del Comando General de las Fuerzas Militares Comandos de Fuerza y Dirección General de la Policía Nacional, de acuerdo con los parámetros fijados por la ley 87 de 1993, Decreto 2145 de 1999 y demás normas concordantes. En cuanto al primer punto presentado a título de problema jurídico, relacionado con la propuesta de

viabilidad de articulación que debe existir con las diferentes dependencias, Inspección General de las Fuerzas Militares, Inspección General de cada fuerza y de la Policía' Nacional, así como con los Grupos de Trabajo que cumplen funciones de Control Interno en el Ministerio de Defensa Nacional y las Oficinas de control Interno de las Entidades Adscritas y Vinculadas, conviene indicar que tal y como se precisó en Iineas anteriores, ésta Oficina en el pasado sugirió ajustar las condiciones de comunicación y coordinación, deacuerdo con los parámetros fijados por la Ley 87 de 1993 y el Decreto 2145 de 1999, entre las diferentes dependencias que cumplen algunas funciones de control interno en el Ministerio de DefensaFuerzas Militares y Policía Nacional, circunstancia que en esta oportunidad se cambia la denominación por la de articulación; pero que en el fondo a punta hacia el mismo propósito. De manera en Io que respecta a este punto es predicable Io conceptuado mediante Concepto No. 073 MD3NG-810 del 23 de noviembre de 2001. En este orden de ideas, a continuación se presentan unas consideraciones relacionadas con el texto del proyecto de la carta circular que se adjunta para revisión: El proyecto de carta circular con contiene: "Directrices generales para el funcionamiento, articulación y coordinación de la Oficina de Control Interno del Ministerio de Defensa Nacional con los Departamentos, Grupos o Áreas que cumplen funciones de control interno en las dependencias del Ministerio de Defensa Nacional y las Oficinas de Control Interno de cada Entidad Adscrita v Vinculada

que conforman el Sector Administrativo Defensa Nacional. Sea Io primero indicar, que el Sector Administrativo está integrado por el ministerio o departamento administrativo, las superintendencias y demás entidades que la ley o el Gobierno Nacional definan como adscritas o vinculadas a aquellos, según correspondiere a cada área, de manera que el Sector Defensa está integrado por las entidades adscritas y vinculadas al Ministerio de Defensa Nacional, que en líneas generales, están señaladas por el articulo 7 del Decreto 1512 de 2000, modificado parcialmente por el Decreto 049 de 2003, y que en su gran mayoría corresponden a entidades descentralizadas. Es claro que por disposición de la ley, la orientación del ejercicio de las funciones a cargo de los organismos y entidades que conforman un sector administrativo, está a cargo del ministro o director del departamento administrativo a cuyo despacho se encuentran adscritos o vinculados, sin perjuicio de las potestades de decisión, que de acuerdo con la ley y los actos de creación o de reestructuración, les correspondan. En concordancia con lo anterior, no podemos perder de vista que en todo caso, que la responsabilidad del control interno de las entidades descentralizadas adscritas o vinculadas a este Ministerio, sigue siendo del representante legal o máximo directivo de la misma. Esto para precisar que el proyecte de carta circular, en lo relativo a las entidades descentralizadas, tan solo debe contener disposiciones que orienten el ejercicio de las respectivas funciones, sin que sea adecuado dar un mis tratamiento de destinatarios o colocar en un mismo plano de igualdad, en el proyecto de carta circular, a las Oficinas

de Control interno Disciplinario de las entidades descentralizadas y a las dependencias de este Ministerio de desempeñan funciones de control interno. Lo anterior demanda una clara distinción entre las directrices que tienen como destinatarios a las Oficinas de Control Interno Disciplinario de las entidades descentralizadas y las dependencias internas de este Ministerio que cumplen funciones de control interno. Resulta pertinente además indicar que dentro de la enumeración de dependencias que se hace en el numeral 4o del proyecto de carta circular, se observa que no se menciona a la Dirección General Marítima, dependencia con autonomía administrativa y financiera de conformidad con el literal "j" del articulo 54 de la Ley 489 de 1998.En cuanto al numeral 4.1, contiene varios incisos, en primer lugar se debe indicar que esta Oficina Asesora.Jurídica, esta de acuerdo con la instrucción contenida en el primer inciso, de no crear al interior de este Ministerio, Oficinas de Control Interno independientes, no por conveniencia, sino por disposición de la misma ley, Así mismo, en el segundo inciso, se recomienda en el proyecto de carta circular, dada la "magnitud, cobertura, complejidad y especialidad de las funciones a cargo del Ministerio de Defensa Nacional, que al interior de sus dependencias se "organicen departamentos, grupos o áreas que cumplan funciones de control interno establecidas en la Ley 87 del 29 de noviembre de 1993, Decreto 2145 del 4 de noviembre de 1999, Decreto 1537 del 26 de julio de 2001 y demás normas que regulan el Sistema de

Control Interno'. Al respecto, se debe partir de la base que en la actual estructura del Ministerio de Defensa Nacional, dada precisamente la complejidad y especialidad de las funciones que desarrolla, como antes se advirtió, se cuenta con una infraestructura administrativa y Logística al servicio de unas dependencias que ya desempeñan funciones de control interno, razón por la cual, se sugiere antes de propender por su eliminación o extinción, Io cual demanda de por si, un esfuerzo económico y administrativo, que a través de instrumentos como el que nos ocupa, (directivas o cartas circulares) se fijen directrices generales que faciliten y promuevan su articulación y coordinación con la Oficina de Control Interno de este Ministerio, con el propósito de garantizar el cumplimiento del mandato legal, desvirtuando o corrigiendo de esta manera situaciones que eventualmente pueden presentarse y que han sido objeto de observaciones por parte de los entes de control, como el caso de la procuraduría General de la Nacional, sobre la gestión de este Ministerio en la contratación administrativa, afirmó que "el control interno hasta ahora implementado, posiblemente no sea el resultado de políticas institucionales trazadas por el Ministerio, sino productor del criterio aislado de Io que cada una de las dependencias considera, debe ser objeto de control". Si bien en general del contenido del proyecto de la carta circular, se infiere la aceptación de la coexistencia de las Inspecciones Generales del Comando General, de cada una de las fuerzas y de la Policía Nacional, quienes cumplen funciones de control interno en áreas operativas y administrativas, se

pretende concentrar sus funciones en forma exclusiva al cumplimiento de actividades de valoración del riego, accesoria, acompañamiento, evaluación y seguimiento; no se considera viable su cumplimiento a corto plazo, toda vez que algunas de esas funciones de carácter jurisdiccional y disciplinarias, han sido asignadas por la Ley o normas con fuerza de Ley y no mediante TOE(s), actos administrativos aprobados por los Comandos de Fuerza, Comando General de las Fuerzas Militares y el Despacho del señor Ministro, Io que en consecuencia demanda que a través de cuerpos normativos de igual o superior categoría (leyes o Decretos Leyes) se modifiquen. En síntesis esta Oficina, comparte en líneas generales la posibilidad que mediante directivas permanentes y/o cartas circulares, actos que contienen instrucciones que deben ser acatadas u observadas por sus destinatarios el Ministro de Defensa Nacional formule las políticas y directrices con el propósito de dirigir y mejorar la actividad administrativa, en especial Io relacionado con el Control Interno, de conformidad con el mandato constitucional y legal. En cuanto al numeral 5° del proyecto de directiva, se sugiere que los lineamientos allí señalados se planten a titulo de recomendación en Io que respecta a las entidades descentralizadas dada su naturalezajurídica, como se indicó desde el principio de este concepto. La recomendación de designar como jefe de las dependencias del Ministerio de Defensa Nacional que desempeñan funciones de control interno, a personas del nivel directivo, con título de formación

profesional en áreas que pertenezcan a las ciencias del Derecho, Económicas, Contables y afines, así como tener experiencia en las actividades objeto de control interno, se sugiere efectuar su revisión, en cuanto a las áreas especificas del saber, habida consideración que las funciones de control que desempeñan las Inspecciones de las fuerzas, Comando General y de la Policía Nacional, además de ser administrativas, son también operativas, supuesto de hecho que demanda su adecuación, en concordancia con el artículo 7 ° del Decreto Ley 1790 de 2000, siempre y cuando como se indica en el mismo proyecto de carta circular se garantice "la integridad e independencia mental" del servidor público que le permita hacer un análisis y evaluación objetiva de los procesos y procedimientos a todo nivel, (unidad operativa mayor, menor) dentro de su respectiva competencia (Comando General FuerzasPolicía Nacional).

V. ALCANCE DEL CONCEPTO El presente concepto fue sometido a consideración del comité de conceptos que para el efecto conformó la.jefatura de la Oficina.jurídica Asesora de este Ministerio, con participación de los señores coordinadores de los grupos internos de trabajo de esta Oficina, quienes estuvieron de acuerdo con su contenido.

Conviene recordar que en un concepto no es posible avocar situaciones particulares, por cuanto ello demanda el análisis de las circunstancias especificas y de las variables que se puedan hallar, por consiguiente resultaría desacertado darle alcance de una decisión a éste, toda vez que la competencia, supuesto jurídico para las decisiones por regla general no confluyen en las mismas dependencias que Io

emiten. De acuerdo con el artículo 9 ° de la Resolución Ministerial No. 6530 del 13 de junio de 1995, por la cual se reglamenta el ejercicio del derecho de petición en el Ministerio de Defensa Nacional y la Policía Nacional y se establece el mecanismo de participación ciudadana y comunitaria, las respuestas de las consultas formuladas al Ministerio de Defensa, se harán mediante conceptos que no comprometen su responsabilidad ni son de obligatorio cumplimiento o ejecución. Así mismo, es preciso advertir que la función de establecer criterios de interpretación legal de ultima instancia dentro del Ministerio, que le había sido encomendada a la Oficina.jurídica del Ministerio de Defensa Nacional en el artículo 22 del Decreto 1512 de 2000, fue derogada por el Decreto 049 de 2003, circunscribiendo este concepto a los términos del articulo 25 del Código Contencioso Administrativo, según el cual no comprometen la responsabilidad de quien los expide, ni serán de obligatorio cumplimiento. De conformidad con todo Io anteriormente expuesto, la Oficina Asesora.jurídica del Ministerio de Defensa Nacional, presenta la siguiente:

VII. CONCLUSION: 7.1 En Io relacionado con la viabilidad de la articulación que debe existir con las diferentesdependencias, Inspección General de las Fuerzas Militares, Inspección General de cada fuerza y de la Policía Nacional, as; como con los Grupos de Trabajo que cumplen funciones de Control Interno en el Ministerio de Defensa Nacional y las Oficinas de control Interno de las Entidades Adscritas y Vinculadas, conviene indicar que ésta Oficina en el pasado sugirió ajustar las condiciones de comunicación y coordinación, de a cuerdo con los parámetros fijados por la Ley 87 de 1993 y el Decreto 2145 de 1999, entre las diferentes dependencias que cumplen algunas funciones de control

comunicación y coordinación, de a cuerdo con los parámetros fijados por la Ley 87 de 1993 y el Decreto 2145 de 1999, entre las diferentes dependencias que cumplen algunas funciones de control interno en el Ministerio de Defensa –Fuerzas Militares y Policía Nacional, circunstancia que en esta oportunidad si bien se cambia la denominación por la de "articulación", en el fondo a punta hacia el mismo propósito. De manera en Io que respecta a este punto es predicable Io conceptuado mediante Concepto MDJNG--810 del 23 de noviembre de 2001. 7.2 La responsabilidad del control interno de las entidades descentralizadas adscritas o vinculadas a este Ministerio, sigue siendo del representante legal o máximo directivo de la misma. Esto para precisar que el proyecto de carta circular, en Io relativo a las entidades descentralizadas, tan solo debe contener disposiciones que orienten el ejercicio de las respectivas funciones, sin que sea adecuado dar un mismo tratamiento de destinatarios o colocar en un mismo plano de igualdad, en el proyecto de carta circular, a las Oficinas de Control Interno Disciplinario de las entidades descentralizadas y a las dependencias de este Ministerio de desempeñan funciones de control interno. 7.3. En la actual estructura del Ministerio de Defensa Nacional, dada precisamente la complejidad y especialidad de las funciones que desarrolla, como antes se advirtió, se cuenta con una infraestructura administrativa y Logística al servicio de unas dependencias que ya desempeña funciones de control interno, razón por la cual, se sugiere antes de propender por su eliminación o extinción, Io cual

demanda de por sí, un esfuerzo económico y administrativo, que a través de instrumentos como el que nos ocupa, (directivas o cartas circulares) se fijen directrices generales que faciliten y promuevan su articulación y coordinación con la Oficina de Control Interno de este Ministerio, con el propósito de garantizar el cumplimiento del mandato legal. 7.4 En síntesis esta Oficina, comparte en Iineas generales la posibilidad que mediante directivas permanentes y/o cartas circulares, actos que contienen instrucciones que deben ser acatadas u observadas por sus destinatarios, el Ministro de Defensa Nacional formule las políticas y directrices con el propósito de dirigir y mejorar la actividad administrativa, en especial Io relacionado con el Control Interno que permitan y faciliten el cumplimiento de sus funciones.

PROYECTÓ;

CARLOS ALBERTO SABOYA GONZALEZ

Abogado Grupo Negocios Generales e Informática Jurídica AVALÓ; ALEX DE JESUS SALGADO LOZANO Jefe Oficina Asesora JurídicaDisposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.

Última actualización: 20 de abril de 2024