MINDEFENSA - Concepto 63 de 2002

CONCEPTO 63 DE 2002 (11 diciembre)

Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL CONCEPTO 63MDJNG-810 DEL 11.12.2002

ASUNTO: Respuesta solicitud concepto expedición certificaciones tiempo de servicio.

AL  Doctora

LUZ MARINA AGUILERA LEON

Coordinadora Grupo Archivo General GN.

Apreciada doctora: Comedidamente yen atención al oficio No. 6241 MDAGR-714 de septiembre 5 de 2002, mediante el cual se solicita concepto jurídico sobre viabilidad de expedir certificación de tiempo de servicio respecto de tres casos de soldados, que prestaron sus servicios en diferentes unidades, pero de los cuales no reposa ninguna documentaci6n en el Archivo General del Ministerio de Defensa Nacional, me permito comunicarle que ya esta Oficina en concepto jurídico No. 038 MDJNG-810 DE agosto 15 de 2002, se pronunció sobre la viabilidad de certificar por parte de esa dependencia sobre documentos que no reposan en los archivos, concepto en el que se hace alusión a las siguientes consideraciones: “ La citada ley define el archivo como · un conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o instituci6n que los produce y a los ciudadanos...

Así mismo se señala por la ley como una de las finalidades del archivo contribuir con los fines esenciales del Estado Colombiano consagrado en el articulo 8 que reza: "Es obligación del Estado y de

las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la nación. En desarrollo de dicha función el archivo debe garantizar la efectividad de los derechos y deberes consagrados en la Constitución en los términos previstos por la ley, toda vez que los documentos que lo conforman son imprescindibles para la toma de decisiones de la administración... El Grupo Archivo General asume la función asignada por la ley a la Secretaria General en cuanto a la conservación de la memoria histórica del Ministerio de Defensa Nacional y como tal a través de su Coordinador certifica y autentica los requerimientos presentados por la ciudadanía, de conformidad con las fundones asignadas al cargo Profesional Especializado 3010-18 Coordinador del Grupo.En este orden de ideas solo corresponde al Grupo Archivo General del Ministerio de Defensa certificar sobre la autenticidad de los documentos que reposen en dicha dependencia y que de conformidad con lo dispuesto en la ley fueren acumulados en un proceso natural en el transcurso de la gestión de la entidad y conservados respetando un orden lógico.." Sobre el caso especifico del señor RAMON ANTONIO BARCO LORA, que vuelve a ser objeto de consulta, se recomendó lo siguiente: "Por lo anterior no resulta viable que por dicha dependencia se certifique sobre la existencia, veracidad o autenticidad de documentos que no reposan en los archivos de la esa dependencia. Lo anterior no obsta para que las dependencias responsables del reconocimiento prestacional entren a valorar las pruebas presentadas por los particulares para el reconocimiento de sus derechos, de acuerdo con el principio de la sana critica.

En todo caso se recomienda, en aras de dar solución a la situación del señor RAMON ANTONIO BARCO LORA, coordinar con la Armada Nacional para que con fundamento en la certificación que se anexa sobre tiempo de servicio se proceda a elaborar la hoja servicios del citado peticionario, documento que se incorporará en los antecedentes que reposan en el Archivo General y sobre el cual se podrá certificar conforme lo solicita el Grupo Prestaciones Sociales del Ministerio de Defensa, quien se encuentra conociendo de la cuota parte pensional consultada por la empresa ALCALIS DE COLOMBIA LTDA - En liquidación." Como quiera que los casos expuestos por esa Coordinación respecto de los señores ORLANDO LASPRILLA VASQUEZ y la señora OLGA MARIA RODRIGUEZ RICAURTE, comparten los mismos argumentos del concepto emitido respecto de la situaci6n del señor BARCO LORA, esta oficina se remite a las recomendaciones y conclusiones allí formuladas y en este sentido se ratifica en que no resulta viable que por dicha dependencia se certifique sobre la existencia, veracidad o autenticidad de documentos que no reposan en los archivos de la Instituci6n. No obstante lo anterior frente a los casos de los dos últimos nombrados se encontró lo siguiente:

CASO DEL SEÑOR ORLANDO LASPRILLA VASQUEZ.

De acuerdo con los antecedentes que se anexan del citado peticionario, se recomienda que por parte de la Oficina Jurídica de la Dirección de Reclutamiento del Ejercito Nacional se analice la documentación que obra sobre el particular, con el fin de que sea la citada Dirección como autoridad máxima en

materia reglamentación del servicio militar, quien finalmente determine la autenticidad y veracidad de los documentos que se aportan por el señor ORLANDO LASPRILLA VASQUEZ, como soporte para acreditar la prestación de su servicio militar, en aras de reconocimiento de tiempo de servicio para efectos pensionales. CASO DE LA SEÑORA OLGA MARIA RODRIGUEZ RICAURTE Revisada la documentación que se aporta de la citada señora, se encuentra que su caso se sustenta en la expedición de una certificación suscrita por el Jefe del Departamento de Personal de la Flotilla Fluvial del Oriente de la Armada Nacional, en donde se hace constar que la señora OLGA MARIA RAMIREZ RICAURTE presta sus servicios en la Armada Nacional del 1° de enero de 1976 al 31 de diciembre delmismo año, cumpliendo un año de servicio activo. Ahora, como quiera que se advierte que la Armada Nacional no remitió en su oportunidad los documentos de la peticionaria para que obraran en el Archivo General, procede adelantar las misma actuación que para el caso del señor RAMON ANTONIO BARCO LORA, en la medida que corresponde a la Oficina de Personal de la Armada Nacional verificar la autenticidad de la certificación que se aporta y efectuar los tramites administrativos correspondientes para la elaboración de la hoja de servicios o expedición del acto administrativo que reconozca el tiempo de servicio de la interesada Para ser enviado al Archivo General del Ministerio de Defensa, para que obre en la hoja de vida de la señora OLGA MARIA RAMIREZ RICAURTE con el fin de que se expidan por esa dependencia las

correspondientes certificaciones de tiempo de servicio, como única prueba valida, que se viene aceptando por las dependencias de Prestaciones Sociales para la aceptación de cuota parte pensional o expedición del respectivo bono pensional. Reciba un cordial saludo,

ELIZABETH JAIMES DE TRUJILLO

Jefe Oficina Asesora Jurídica (e)

BLANCA CECILIA MORA TORO

Coordinadora Grupo N. Generales e. Jurídica (e)

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.

Última actualización: 20 de abril de 2024