MINDEFENSA - Informe Consolidado Auditoría Interna Sistema de Gestión XV Ciclo 2023

DESPACHO DEL MINISTRO

OFICINA DE CONTROL INTERNO SECTORIAL

AUDITORÍA INTERNA SISTEMA DE GESTIÓN

Y DESEMPEÑO INSTITUCIONAL UNIDAD DE GESTIÓN GENERAL INFORME CONSOLIDADO 24 PROCESOSINFORME Página 2 de 23

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UNIDAD GESTIÓN GENERAL

–UNIDAD GESTIÓN GENERAL

Código: DP-F-003

Versión: 2

Vigente a partir de: 29 agosto de 2022

Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcial

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

República de Colombia

FECHA DE EMISIÓN: 24 de Marzo de 2023

INFORME No. 104

OBJETIVO:

Determinar la eficacia del Sistema de Gestión de Desempeño Institucional del Ministerio de Defensa Nacional Unidad Gestión General, frente a los criterios de auditoría establecidos de conformidad con los requisitos de la NTC ISO –9001:2015, aplicación de la normatividad vigente y requisitos de la organización, a través de una muestra representativa de dependencias y procedimientos , así como hacer seguimiento al Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), en cumplimiento de las políticas, las dimensiones y la transversalidad del Sistema de Control Interno, con el propósito de alcanzar la misión y los objetivos institucionales, f ortaleciendo la autorregulación, la autogestión y el autocontrol, en el marco del Modelo Integrado de Gestión, asegurando la mejora continua

INTRODUCCIÓN:

DESARROLLO TEMÁTICO:

autorregulación, la autogestión y el autocontrol, en el marco del Modelo Integrado de Gestión, asegurando la mejora continua

INTRODUCCIÓN:

DESARROLLO TEMÁTICO:

DESARROLLO TEMÁTICO: La auditoría fue comunicada mediante Memorando No. RS20230215013146 de fecha 15 de Febrero de 2023 a toda la organización dando a conocer el objetivo general, el alcance, el cronograma de evaluación para cada proceso.

ALCANCE

La auditoría se efectuará p ara el periodo comprendido entre el 01 de enero de 2022 y el 28 de febrero de 2023 y comprenderá la verificación de una muestra representativa de Dependencias de la integralidad de los 24 procesos de la Unidad de Gestión General, teniendo como criterios de auditoría los lineamientos Institucionales, la Norma Técnica de Calidad ISO-9001:2015, el Modelo Estándar de Control Interno MECI:2014 , la Guía y el Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, hasta la presentación del Informe Final de Auditoría 2023.

ASPECTOS GENERALES

En cumplimiento de lo establecido en el Plan Anual de Auditorías aprobado por el Subcomité de Coordinación de Control Interno de la UGG para la vigencia 2023, cuyos compromisos hacen parte del Plan de Acción de la misma vigencia, y con el ánimo de continuar con el mejoramiento continuo y contribuir con el mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad, como componente fundamental del Modelo Integrado de Planeación y Gestión de la Unidad Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional, el pasado 06 de Febrero de 2023, se dio inicio a la planeación del Decimo quinto Ciclo de Auditoría Interna al Sistema de Gestión y seguimiento al

del Modelo Integrado de Planeación y Gestión de la Unidad Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional, el pasado 06 de Febrero de 2023, se dio inicio a la planeación del Decimo quinto Ciclo de Auditoría Interna al Sistema de Gestión y seguimiento al Modelo Integrado de Planeación y Gestión en la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional, con la expedición del Memorando No. RS20230215013146 de fecha 15 de Febrero de 2023, enviado a través del Correo electrónico del 15 de Febrero de 2023 emitido por la Oficina de Control Interno Sectorial, remitido a los Señores Viceministros, Secretarios, Directores, Jefes de Oficina,INFORME Página 3 de 23

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia Coordinadores y Líderes de Proceso el cronograma General y Detallado del Decimoquinto Ciclo de Auditoría Interna al Sistema de Gestión y Desempeño Institucional del Ministerio de Defensa Nacional Unidad Gestión General 2023.

Así mismo y en atención al procedimiento de Auditoría diseñado por la OCIS, vigente para el presente ciclo de Auditoría y lo dispuesto en la NTC-ISO-19011, el Jefe de la Oficina de Control Interno Sect orial designó a la profesional Ana Yaneth Calderó n Urrea, como

Así mismo y en atención al procedimiento de Auditoría diseñado por la OCIS, vigente para el presente ciclo de Auditoría y lo dispuesto en la NTC-ISO-19011, el Jefe de la Oficina de Control Interno Sect orial designó a la profesional Ana Yaneth Calderó n Urrea, como Líder y Auditora Principal del proceso de Auditoría Interna, versión XV Ciclo 2023 de la UGG, quien inició la preparación del Plan General de Auditoría Interna en el mes de Febrero 2023, para lo cual conformó un equipo multidisciplinario de 16 Auditores con apoyo del Comando General de las Fuerzas Militares, el Obispado Castrense, la Dirección Logística, la Dirección Centro Corporativo GSED, la Oficina de Relación con el Ciudadano y desde luego la Oficina de Control Interno Sectorial, para adelantar el proceso auditor a una muestra representativa de 27 dependencias de los 24 procesos establecidos (Estratégicos, Misionales, Transversales y Evaluación) que conforman el Mapa de Procesos de la U nidad de Gestión General, en razón a que la Oficina de Control Interno Sectorial no dispone del número de auditores certificados necesarios para adelantar el proceso en forma simultánea.

El Ciclo de auditoría realizada a los 24 procesos del Sistema de Gestión implementado en la UGG del Ministerio de Defensa Nacional, tuvo como objetivo fundamental “Revisar, evaluar y hacer seguimiento a la gestión de los procesos de la UGG, a través de una muestra representativa de dependencias y procedimientos, con el fin de verificar la conformidad con los requisitos de la NTC ISO – 9001:2015 y aplicación de la normatividad vigente, así como el cumplimiento de las metas, generando recomendaciones que permitan alcanzar

representativa de dependencias y procedimientos, con el fin de verificar la conformidad con los requisitos de la NTC ISO – 9001:2015 y aplicación de la normatividad vigente, así como el cumplimiento de las metas, generando recomendaciones que permitan alcanzar la misión y los objetiv os institucionales, fortaleciendo la autorregulación, la autogestión y el autocontrol, encaminados a lograr el mejoramiento continuo Institucional, en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión de la UGG -2019”, a través de los siguientes objetivos específicos:

1. Evaluar la medición y análisis de los 24 Procesos del Ministerio de Defensa Nacional Unidad Gestión General

2. Confirmar el grado de cumplimiento del Plan de Acción vigencia 2022 y el primer bimestre de 2023 de la dependencia auditada.

3. Valorar los riesgos identificados en los Procesos y efectuar seguimiento a las actividades planteadas para el tratamiento y monitoreo de los mismos.

4. Evaluar el desarrollo de los compromisos para la mejora resultado de revisión por la Dirección.

5. Evaluar la aplicación de la política de calidad, el liderazgo y compromiso de los Procesos Estratégicos, Misionales, Trasversales y Evaluación Independiente, en concordancia con el Sistema de Gestión y Desempeño Institucional.

6. Evaluar selectivamente el cumplimiento de los roles y responsabilidades de los servidores públicos, verificando que estén definidas claramente, así como la autoridad en la toma de decisiones, su competencia para el desarrollo de las mismas, especialmente de aquellos cargos que afecten la conformidad del servicio.

7. Valorar la eficacia del Sistema de Gestión de evaluación y desempeño institucional, comprobando que los procesos

las mismas, especialmente de aquellos cargos que afecten la conformidad del servicio.

7. Valorar la eficacia del Sistema de Gestión de evaluación y desempeño institucional, comprobando que los procesos y desarrollo del trabajo en las distintas áreas y grupos se ajusten a los procedimientos documentados, enmarcados en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión de la UGG.INFORME Página 4 de 23

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8. Analizar la evaluación de los indicadores de los Procesos Estratégicos, Misionales, Transversales y Evaluación Independiente, al igual que las acciones de mejoramiento formuladas respecto al comportamiento de los mismos.

9. Evaluar la efectividad de las acciones formuladas para atender las no conformidades, las oportunidades de mejora y las observaciones evidenciadas en las auditorias de calidad realizadas por el ICONTEC y la Oficina de Control Interno Sectorial, durante la vigencia 2021.

10. Verificar la evaluación de la satisfacción del cliente y el estado de las PQRS a diciembre 2022 y Primer Bimestre

2023.

11. Verificar el cumplimiento de las – Transferencias Primarias, Instruct ivo emitido en la vigencia 2022 por el Grupo Archivo General y Cronograma de visitas y seguimiento a la aplicación TRD – Transferencias Documentales

Primarias.

2023.

11. Verificar el cumplimiento de las – Transferencias Primarias, Instruct ivo emitido en la vigencia 2022 por el Grupo Archivo General y Cronograma de visitas y seguimiento a la aplicación TRD – Transferencias Documentales

Primarias.

12. Evaluar el grado de actualización del MIPG en los Procesos Estratégicos, Misionales, Transversales y Evaluación Independiente de la Unidad de Gestión General en los siguientes aspectos:

• Adecuación de la Institucionalidad

• Identificación de la Línea Base

• Resultados del Autodiagnóstico por políticas transversal al proceso

• Evaluación de las Dimensiones Operativas teniendo en cuenta los Atributos de calidad

13. Evaluar la responsabilidad para cada componente del MECI, adaptada a las líneas de Defensa.

14. Revisar los compromisos establecidos en las actas del Comité de Gestión y Desempeño Institucional 2022., así mismo, se debe verificar las responsabilidades establecidas en las Resoluciones números 0864 del 20 de abril de 2021 y 1621 del 06 de abril de 2022 y el Decreto 1874 de 2021.

Se definió en los criterios de auditoría que es necesario hacer seguimiento a la actualización del MIPG y auditar transversalmente todos los sistemas articulados para evaluar la alineación de los procesos a las Dimensiones y Políticas de MIPG y la efectivi dad en los controles del MECI que permitan obtener los resultados esperados en los planes estratégicos; razón por la cual en la prueba de recorrido se tomó por lo menos un procedimiento de cada dependencia para verificar todos los numerales de la norma, el cual sería

los controles del MECI que permitan obtener los resultados esperados en los planes estratégicos; razón por la cual en la prueba de recorrido se tomó por lo menos un procedimiento de cada dependencia para verificar todos los numerales de la norma, el cual sería seleccionado, aplicando la metodología de muestreo basado en juicios establecido en el anexo B, numeral B.3.2 de la NTC-ISO19011.INFORME Página 5 de 23

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Actualmente en la fecha de la auditoría, en la Suite Visión Empresarial se encuentra cargado el siguiente Mapa de Procesos que es transversal en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión de la Unidad de Gestión General:

Grafica 1. Mapa de Procesos del Sistema de Gestión y Desempeño Institucional Fuente Suite Visión Empresarial MDN UGG

En el Plan General de Auditoría se establecieron entre otras las siguientes variables: Las dependencias a auditar en cada proceso, el objetivo central de la Auditoría y los objetivos específicos, así como el alcance, la metodología y los criterios de auditoría en los cuales se involucraron la totalidad de los numerales de la NTC-ISO-9001:2015. Así mismo se definieron los equipos de auditoría resultantes

se involucraron la totalidad de los numerales de la NTC-ISO-9001:2015. Así mismo se definieron los equipos de auditoría resultantes de la evaluación de perfiles y competencias realizado por la auditora líder y aprobado por el Jefe de la Oficina de Control Interno Sectorial en la matriz de evaluación de competencias ; se establecieron las funciones tanto para el auditor líder como para el equipo auditor y finalmente se estableció la metodología para el cálculo de la muestra a la cual se aplicaron las encuestas de mejor amiento del Sistema de Gestión, Programa General de Auditoría y en el Cronograma por proceso.

Se estableció en el Programa General de Auditorías por parte del auditor líder, otros lineamientos a tener en cuenta en el desarrollo del proceso auditor como: la elaboración de los planes de trabajo por proceso, la elaboración de las actas de apertura y cierre de las auditorías por proceso, el d iligenciamiento del formato “Verificación de Condiciones” de acuerdo a la información en las pruebas de recorrido.INFORME Página 6 de 23

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia Los equipos auditores deben tener en cuenta la normatividad interna que se menciona a continuación con el fin de presentar el Informe final de auditoría por proceso, y así facilitar la consolidación del Informe Final y la alineación de los Procesos a las Dimensiones,

República de Colombia Los equipos auditores deben tener en cuenta la normatividad interna que se menciona a continuación con el fin de presentar el Informe final de auditoría por proceso, y así facilitar la consolidación del Informe Final y la alineación de los Procesos a las Dimensiones, Políticas y lid erazgos establecidos por el administrador del sistema en la organización debemos tener en cuenta los siguientes requisitos emitidos:

Que mediante Resolucion 4859 del 09 de julio de 2018 “ por la cual se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, se integra al Modelo Estándar de Control Interno en el Sector Defensa, se conforma el Comité Institucional de Gestión y desempeño y el subcomité del Coordinación del Sistema de Control Interno de la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional “, se derogó l apolítica de Gerencia Pública Activa para el sector defensa, con el fin de articular el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), en el sector defensa y el Modelo Estándar de Control interno (MECI), se unificó la política de Ger encia Pública Activa en un único Sistema Integrado De Gestión y desempeño, en virtud a lo establecido en el decreto 1499 de 2017 y el decreto 612 de 2018.

A través de la Resolución No. 3343 del 27 de noviembre de 2020 se adoptó Modelo Integrado de Planeación y Gestión, se integra al Modelo Estándar de Control Interno, se conformó el Comité Institucional De Gestión y Desempeño y el Subcomité de Coordinación

del Sistema de Con trol Interno en la Unidad de Gestion General del Ministerio de Defensa y se derogó la Resolucion 4859 de 2018.

En el mes de marzo 2021, el DAFP actualizó el Manual Operativo Del Modelo Integrado De Planeación Y Gestión, entrando en Vigencia la Versión 4, en la cual se incluyó la Política De Compras Y Contratación Pública dentro de la Dimensión Direccionamiento Estratégico y Planeación , se actualizaron los contenidos de la Política Gestión Documental , Servicio Al Ciudadano , Gestión Presupuestal y Eficiencia Del Gasto Publico y Control Interno, se incorporó el modelo de explotación de datos -CONPES 3920 en los lineamientos de la Política de Gobierno Digital se actualizaron los ámbitos de aplicación de las Políticas de Defensa Jurídica, Gestión de la Información Estadística e Integridad, se actualizó el marco normativo de las Políticas De Integridad, Transparencia, Racionalización de Tramites y Mejora Normativa , se amplió la información sobre la Medición Del Desempeño Institucional y se actualizaron los criterios diferenciales.

Mediante Resolución No. 0955 de 03 de mayo 2021, se actualizó el Comité Institucional De Gestión y Desempeño y el Subcomité de Coordinación del Sistema de Con trol Interno en la Unidad de Gestion General del Ministerio de Defensa y se derogó la Resoluc ion 3343 de 2020.

Mediante Resolución No. 3418 del 10 de septiembre 2021 por la cual se modifica parcialmente la Resolución No. 0955 de 03 de mayo

de 2021 “Por la cual se actualiza parcialmente el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, se integra al Modelo Estándar de Control Interno en el Sector Defensa, se conforma el Comité Institucional de Gestión y desempeño y el subcomité del Coordinación del Sistema de Control Interno de la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional “. Mediante decreto No. 1874 de 2021, se modificó la estructura del Ministerio de Defensa Nacional, creando nuevas dependencias y estableciendo las funciones. Mediante Resolución No. 1621 del 06 de abril de 2022 “Por la cual se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, se integra al Modelo Estándar de Control Interno en el Sector Defensa, se conforma el Comité Institucional de Gestión y desempeño y elINFORME Página 7 de 23

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia subcomité del Coordinación del Sistema de Control Interno de la Unid ad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional “ y deroga la Resolución No. 0955 de 2021 y No. 3418 de 2021.

Cada Equipo Auditor estructuró sus planes de trabajo para sus procesos asignados, con sus cronogramas y en desarrollo de los mismos, realizaron inicialmente una tarea de revisión documental sobre el Sistema de Información Suite Visión Empresarial, apoyados

Cada Equipo Auditor estructuró sus planes de trabajo para sus procesos asignados, con sus cronogramas y en desarrollo de los mismos, realizaron inicialmente una tarea de revisión documental sobre el Sistema de Información Suite Visión Empresarial, apoyados en la Matriz de Verificación de Condiciones de Auditoría, estructurada con la totalidad de los requisitos de la NTC -ISO-9001:2015 y en la Matriz de Alineación de Procesos MIPG, con el ánimo de estandarizar los requisitos verificados y la documentación de lo s trabajos de auditoría independientes del Sistema de Gestión, que contiene cada uno de los literales de la Norma, los cua les fueron confrontados con los documentos normalizados del Sistema de Gestión cargados en la Suite Visión Empresarial, verificación que se hizo en la plataforma.

Las pruebas de recorrido se apoyaron en entrevistas y verificación al interior de los procesos auditados, cuyos criterios se enmarcan en el cumplimiento de los numerales de la NTC -ISO-9001:2015 articulada a MECI y al Sistema de Gestión en el marco del Mode lo Integrado de Planeación y Gestión, adoptado en la UGG del Ministerio de Defensa Nacional mediante Resolución No. 1621 de 2022 adecuados con los objetivos de los procesos auditados. Las evidencias encontradas, fueron complementadas con una encuesta encaminada a conocer la percepción cualitativa que se tiene en relación con la operatividad del Sistema de gestión de calidad articulado a los Sistemas de Gestión y Desempeño Institucional y el Sistema de Control Interno como lo establece el Modelo Integrado de Planeación y Gestión adoptado en la UGG en la vigencia 2018 y actualizado en 2022.

articulado a los Sistemas de Gestión y Desempeño Institucional y el Sistema de Control Interno como lo establece el Modelo Integrado de Planeación y Gestión adoptado en la UGG en la vigencia 2018 y actualizado en 2022.

Los hallazgos, resultado de las auditorías realizadas a los 24 procesos fueron socializados y discutidos con los Líderes de Procesos, Dimensiones y Políticas, designados en las Resoluciones No. 0864 20 de abril de 2021 Sectorial y Resolución No. 1621 06 de abril de 2022 Institucional bajo los principios de conducta ética, presentación objetiva y con el debido cuidado profesional ISO 19011:2018, permitiendo a los auditados el derecho a la contradicción, en una reunión de cierre previamente convocada por los Equipos Auditores, cuyas conclusiones se plasmaron por proceso, en una Acta de cierre debidamente documentada.

Las actas de cierre no tuvieron mayores objeciones por parte de los auditados, y los hallazgos evidenciados por los Equipos Auditores, quedaron en firme, los cuales están descritos como No Conformidades y/o Oportunidades de Mejora en el informe de cada Proceso.

El presente informe muestra los resultados consolidados de las auditorías realizadas presencialmente a los procesos individualmente evaluados. Cada informe fue suscrito por el Equipo Auditor designado para el desarrollo del trabajo de campo, cuyos hallazgos para la mejora contenidos en dichos informes fueron socializados y discutidos con los auditados en la s reuniones de cierre, según lo establecido en el Procedimiento de Auditoría, para lo cual se documentaron las actividades mediante plan de trabajo, actas de apertura, de cierre e informes individuales de auditoría que se encuentran anexos en los papeles de trabajo y en la carpeta virtual de

establecido en el Procedimiento de Auditoría, para lo cual se documentaron las actividades mediante plan de trabajo, actas de apertura, de cierre e informes individuales de auditoría que se encuentran anexos en los papeles de trabajo y en la carpeta virtual de la consolidación del presente ciclo de auditoría.

Finalmente para evaluar el Sistema de Gestión y Desempeño Institucional , buscando el mejoramiento continuo, se diseñó y aplicó una encuesta de 30 preguntas encaminadas a conocer la opinión general en relación con el uso y los beneficios que se han obtenidoINFORME Página 8 de 23

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia los funcionarios de la UGG a partir de la puesta en marcha del nuevo Sistema de Desempeño Institucional en la Unidad de Gestión General, dichas encuestas se aplicaron en forma digital a través del Link , enviada por correo electrónico a todos los Servidores Públicos de la UGG en desarrollo del Decim oquinto ciclo de la Auditoría Interna al Sistema de Gestión y Desempeño Institucional y seguimiento a la actualización del MIPG 2023.

Para determinar el número de encuestas a aplicar se utilizó la metodología de muestreo para poblaciones finitas expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, en razón a que en la fecha del muestreo la Unidad de Gestión General conta ba

Para determinar el número de encuestas a aplicar se utilizó la metodología de muestreo para poblaciones finitas expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, en razón a que en la fecha del muestreo la Unidad de Gestión General conta ba con 1.346 servidores públicos entre civiles de planta, civiles en comisión y militares policiales en sus 24 procesos; es decir se conocía la población objeto de auditoría, obteniendo como resultado el número óptimo de encuestas a aplicar, distribuidas proporcionalmente en los diferentes procesos auditados.

Así mismo se evidencia que con la actualización que se ha dado en la implementación y actualización del MIPG busca que se convierta en un marco de referencia basado en riesgos y hacer seguimiento a la gestión institucional para beneficio de los ciudadanos, se ha trabajado en campañas institucionales para mejorar la cultura organizacional al interior de la UGG y generar sinergia a todo el Sector Defensa, razón por la cual en el Decimoquinto Ciclo de Auditoría Interna al Sistema de Gestión y Desempeño Institucional de la UGG 2023 se aumentaron en 6 hallazgos equivalente al 8% en relación con la vigencia 202 1 que fueron 61 hallazgos, para la presente vigencia se determinaron 67 hallazgos.

Es importante resaltar el compromiso y actitud de los servidores públicos auditados para con el Sistema y el proceso de auditoría, de quienes se obtuvo permanentemente colaboración y disposición en aras de lograr mejoramiento continuo de sus procesos, así como el compromiso y responsabilidad de l Viceministro para la Estrategia y Planeación, Directores, Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupo, Gestores de Valor y Servidores Públicos que conforman los equipos Internos de trabajo ; en la mayoría de procesos se

el compromiso y responsabilidad de l Viceministro para la Estrategia y Planeación, Directores, Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupo, Gestores de Valor y Servidores Públicos que conforman los equipos Internos de trabajo ; en la mayoría de procesos se encontraron algunas debilidades de las cuales se dejaron hallazgos para la evaluación, análisis y mejora continua del Sistem a de Gestión y Desempeño Institucional de la UGG en este XV Ciclo de las Auditorías Internas 2023.

HALLAZGOS

Para el Decimoquinto ciclo de Auditorías Internas MDN UGG -2023, se ajustaron los criterios a lo dispuesto en la NTC-ISO-9001:2015 en el sentido de auditar todos los numerales de la norma en las variables identificadas en la matriz de verificación de condi ciones, y dejar como resultado de la evaluación, verificación y seguimiento, los incumplimientos a los requisitos de la Norma, denominados en la NTC -ISO 19011, como “hallazgos de auditoría”. Así mismo se ajustaron los criterios a los requisitos necesarios para la implementación y operación del Modelo Integrado de Pla neación y Gestión MIPG y sus actualizaciones, dispuestos en el Manual operativo del Sistema de Gestión y Desempeño Institucional en su versión 4 de 2021.

El Ambiente de Control observado en el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad Integral, implementado al interior de la UGG del Ministerio de Defensa Nacional bajo la NTC -ISO-9001:2015, refleja un nivel adecuado de actividades tendiente a mantener formalmente el Sistema de Gestión de Calidad, enfocado en el mejoramiento continuo, dando cumplimiento a los diferentes requerimientos normativos, que articulado al Modelo Integrado de Planeación y Gestión se constituye en una herramienta de

formalmente el Sistema de Gestión de Calidad, enfocado en el mejoramiento continuo, dando cumplimiento a los diferentes requerimientos normativos, que articulado al Modelo Integrado de Planeación y Gestión se constituye en una herramienta de seguimiento encaminada a la verificación del cumplimiento de responsabilidades y tareas en todos los niveles de la o rganización,INFORME Página 9 de 23

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia pese a que durante el proceso auditor s e evidenciaron hallazgos que requieren un tratamiento para subsanarlos, se debe tener en cuenta que el sistema requiere tener alineados y solidos sus procesos para lograr la transversalidad que se requiere para obtener los resultados esperados y adelantar las acciones de mejora en forma oportuna por cada una de las áreas responsables de dichas acciones.

Se destaca, que en los informes individuales por Proceso a los Hallazgos se les dio la connotación de , No Conformidades y/u Oportunidades de Mejora, para facilitar la próxima auditoría de Seguimiento de ICONTEC INTERNATIONAL; no obstante que el tratamiento de la mejora es el mismo tanto para las Oportunidades de Mejora como para las No conformidades, en el presente Ciclo se denominaron hallazgos. Así mismo se entenderán como Conformidades de la Norma, todos aquellos requisitos que en los procesos

tratamiento de la mejora es el mismo tanto para las Oportunidades de Mejora como para las No conformidades, en el presente Ciclo se denominaron hallazgos. Así mismo se entenderán como Conformidades de la Norma, todos aquellos requisitos que en los procesos auditados estuvieron ajustados a los diferentes numerales establecidos en la NTC -ISO.9001:2015 y que en la Matriz de Verificación de Condiciones aparecen sin ninguna observación.

En desarrollo del proceso auditor se evaluaron y aplicaron pruebas de recorrid o a un total de 24 procesos en la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional, cuyo resultado arroja un total de Sesenta y siete (67) hallazgos discriminados por proceso de la siguiente manera1:

Hallazgos por Proceso Auditorías internas SG MIPG UGG 2023

Grafica 2. Hallazgos por Proceso. (Fuente Auditoría OCIS 2023)

1 El detalle de los Hallazgos se presenta como parte integral