MINDEFENSA - Informe de Seguimiento al Plan Institucional de Archivo PINAR 2022

MINISTERIO DE DEFENSA

NACIONAL

SEGUIMIENTO

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO "PINAR"

VIGENCIA 2022

2023 DESPACHO MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL Oficina de Control Interno Sectorial--,-!,fi". ·- MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL l.y"'.,. ....... República de Colombia IJ)ertod y Onlen FECHA DE EMISIÓN: 27 de febrero de 2023

OBJETIVO: INFORME Página 1 de 1

Código DP-F-003 SEGUIMNIENTO PLAN INSTITUCIONAL DE Versión· 2 ARCHIVO • PINAR Vigente a partir de. 29 agosto de 2022 Realizar seguimiento al Plan Institucional de Archivo - PINAR, liderado por el Grupo Archivo General del Ministerio de Defensa Nacional.

INTRODUCCIÓN: La Oficina de Control lntemo Sectorial del Ministerio de Defensa Nacional en cumplimiento de lo establecido en el Decreto 612 de 2018, efectúa seguimiento al Plan Institucional de Archivo - PINAR, con el propósito de determinar el grado de avance y cumplimiento en materia archivística.

DESARROLLO TEMÁTICO: En el presente seguimiento se verificaron las actividades adelantadas por el Grupo Archivo General del Ministerio de Defensa Nacional, durante la vigencia 2022, de conformidad con lo establecido en el Decreto 612 de 2018 "Por el cual se fijan directrices para la integración de los planes institucionales y estratégicos al Plan de Acción por parte del las Entidades del Estado".

Con el propósito de alcanzar el objetivo propuesto se tomó como antecedente:

1. Programa y/o cronograma de capacitación archivística desarrollado durante la vigencia 2022

Con el propósito de alcanzar el objetivo propuesto se tomó como antecedente:

1. Programa y/o cronograma de capacitación archivística desarrollado durante la vigencia 2022

2. Lineamientos emitidos mediante circular M20220921009064 de 21 de septiembre de 2022, suscrita por la Secretaria

General del Ministerio de Defensa Nacional.

3. Avance plan de mejoramiento derivado del informe de auditoría del Archivo General de la Nación.

De acuerdo con los antecedentes definidos para el presente informe se obtuvo por parte del Archivo General del MDN la siguiente información:

1. Referente al cronograma de socializaciones archivísticas desarrollado durante la vigencia 2022, se observó que dicho cronograma fue ajustado al Memorando No. 20220921009064 GAG así: • Cronograma Visita de Seguimiento a los Archivos de Gestión y Transferencias Primarias año 2019. Respecto de esta actividad, las dependencias de la Unidad de Gestión General interiorizaron la presentación para manejo y organización de archivos, en la que se establecen lineamientos archivísticos.

Sin embargo, se tuvo la necesidad de atender solicitudes provenientes de algunas dependencias con el propósito de profundizar en las socializaciones así: FONDETEC, Oficina Control Disciplinario Interno, Grupo Procesos Ordinarios. Durante las actividades de socialización respecto de la Organización de Archivos, se capacitaron un total de 28 servidores públicos. De lo anterior, se evidenciaron las actas reunión de trabajo. Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialINFORME Página 1 de 1 fi

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Código: OP-F-003

SEGUIMNIENTO PLAN INSTITUCIONAL DE Versión: 2 República de Colombia ARCHIVO· PINAR l.benud V Orden

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Código: OP-F-003

SEGUIMNIENTO PLAN INSTITUCIONAL DE Versión: 2 República de Colombia ARCHIVO· PINAR l.benud V Orden Vigente a partir de: 29 agosto de 2022

2. En cumplimiento de la circular M20220921009064 de 21 de septiembre de 2022, se programaron un total de 102 transferencias, de las cuales solo se obtuvo un total de 88 dependencias que dieron cumplimiento al cronograma de transferencias de la vigencia 2022, lo que equivale a un 86% de cumplimiento.

Las siguientes dependencias a fecha 31 de diciembre de 2022 se encuentran pendientes de realizar la transferencia primaria de archivo: 1 Despacho del \'1ceministro para la Estrategia y Planeación 2 D1recc1ón de Asuntos Legales 3 DlrecclÓll de Logistica 4 Dirección de Proyección de Capacrdades s Grupo de Calalogación de la Defensa 6 Grupo de Defensa ante Organismos lntemaaonales 1 Grupo de Instrucción y Cooperación s Grupo de Mejoramienk> y Sostenibilidad Presupuestal 9 Grupo de Planeac1ón LogistJca 10 Grupo Estandanzac1on 11 Grupo Evaluación de la Conformidad 12 Grupo lden!JficaCJón y Formulación de Proyectos Asociaciones Púbfico-Pmadas 13 Subdirecoón de Logística y de T ecnologias de la Información y las Comunicac1ones 14 Subdirección de Normas T éet1icas (BOCHICA)

3. Avance al Plan de Mejoramiento Archivístico derivado de la auditoría del Archivo General de la Nación 2022. Respecto de lo anterior, se evidenció la construcción del Plan de Mejoramiento el cual contiene los siguientes aspectos:

3. Avance al Plan de Mejoramiento Archivístico derivado de la auditoría del Archivo General de la Nación 2022. Respecto de lo anterior, se evidenció la construcción del Plan de Mejoramiento el cual contiene los siguientes aspectos:

a. Actualizar, aprobar y publicar el Plan de Gestión Documental - UGG: • Planeación: Se elaboró Plan de Actividades del Programa de Gestión Documental -PGD -UGG con base al Decreto 1080 de 2015 y al Manual de Implementación del PGD del Archivo General de la Nación-AGN. Grado de avance de la actividad 10% • Elaboración del Plan de Gestión Documental: Se recopiló información Mapa de Procesos UGG, referentes normativos PGD y estructura orgánica UGG Decreto 1874 de 2021 y demás normatividad de Resoluciones con funciones de las dependencias UGG. Se aprobó la Política de Gestión Documental y Archivo, Acta Cuarto Comité Institucional de Gestión y Desempeño del 1/12/2022 Grado de avance de la actividad 50% Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional. no está autorizado su reproducción total o parcialINFORME Página 1 de 1 --.:."!fifi (,,..,,-.' ;- MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Código: DP.i:-003 . SEGUIMNIENTO PLAN INSTITUCIONAL DE Versión 2 '2"'1l'S" República de Colombia ARCHIVO • PINAR lbortodyOrden Vigente a partir de. 29 agosto de 2022 • Presentación del Plan de Gestión Documental al Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Grado de avance de la actividad 20% • Publicación en la página web del Ministerio de Defensa Nacional. Grado de avance de la actividad 20%

• Presentación del Plan de Gestión Documental al Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Grado de avance de la actividad 20% • Publicación en la página web del Ministerio de Defensa Nacional. Grado de avance de la actividad 20% • Divulgación del Plan de Gestión Documental -UGG. Grado de avance de la actividad 10%

b. Implementar el FUID en la totalidad de las dependencias productoras de la UGG según las TRD • Planeación: Cronograma de seguimiento de archivos de gestión y transferencias primarias de las dependencias -UGG Grado de avance de la actividad 20% • Implementación del FUID en los archivos de gestión de las dependencias de la UGG: ► Se cumple con el cronograma de seguimiento de archivos de gestión y transferencias primarias de las dependencias -UGG. ► Se socializó el FUID, además, a través de lnfografias y de instructivo del FUID Grado de avance de la actividad 30% • Seguimiento a la implementación del FUID. Grado de avance de la actividad 50% c. Conformar debidamente los expedientes de acuerdo con las TRD, aplicando procesos técnicos de archivo. • Socialización de manejo y organización de archivos de Gestion de la UGG. Grado de avance de la actividad 40% • Seguimiento a la debida conformación de los expedientes en los archivos de gestión. Grado de avance de la actividad 60% d. Regular y generar los lineamientos para la creación, conformación, y gestión de expedientes electrónicos. • Establecer los lineamientos para la creación, conformación y gestión de los expedientes electrónicos en el SGDEA. Grado de avance de la actividad 40% • Seguimiento a la implementación funcional del SGDEA. Grado de avance de la actividad 60%

• Establecer los lineamientos para la creación, conformación y gestión de los expedientes electrónicos en el SGDEA. Grado de avance de la actividad 40% • Seguimiento a la implementación funcional del SGDEA. Grado de avance de la actividad 60%

e. Normalizar los procesos de emisión, numeración, conservación y organización de los actos administrativos • Solicitar a la Dirección de Asuntos Legales, DIVRI, DIMAR y FONDETEC la normalización de los procesos de numeración y control de los actos administrativos que genera la entidad. Grado de avance de la actividad 30% • Seguimiento a la implementación de la normalización de los procesos de emisión, numeración, conservación y organización de los actos administrativos. Grado de avance de la actividad 70% Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialINFORME Pagina 1 de 1

Código: DP-F-003 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

República de Colombia

SEGUIMNIENTO PLAN INSTITUCIONAL DE

ARCHIVO • PINAR

Versión: 2

Vigente a partir de: 29 agosto de 2022

f. Elaborar, aprobar e implementar un Sistema Integrado de Conservación - Sistema Integrado de Conservación. • Planeación. Grado de avance de la actividad 20% • Elaboración del Sistema Integrado de Conservación. Grado de avance de la actividad 40% • Presentación del Sistema Integrado de Conservación al Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Grado de avance de la actividad 20% • Publicación en la página web del Ministerio de Defensa Nacional. Grado de avance de la actividad 10% • Divulgación del Sistema Integrado de Conservación. Grado de avance de la actividad 10%

de avance de la actividad 20% • Publicación en la página web del Ministerio de Defensa Nacional. Grado de avance de la actividad 10% • Divulgación del Sistema Integrado de Conservación. Grado de avance de la actividad 10% Es importante indicar que la información consignada en el presente informe fue aportada por el Gestor de Calidad del Archivo General del Ministerio de Defensa Nacional, de acuerdo con la información que le fue entregada por el Grupo de Desarrollo Archivístico de la misma dependencia objeto de evaluación. ANALISIS Y CONCLUSIONES De acuerdo con los soportes documentales aportados al presente seguimiento al Plan Institucional de Archivo - PINAR, se concluye que el Ministerio de Defensa Nacional cumplió parcialmente las metas establecidas respecto de las transferencias primarias de la vigencia 2022, de conformidad con los lineamientos definidos mediante circular M20220921009064 de 21 de septiembre de 2022. Adelantar acciones de mejora para alcanzar el 100% de las transferencias primarias durante la vigencia 2022.

ELABORÓ: ST. Nicole Yeneyree Romero Marín CARGO: Oficial de Policía Nacional FIRMA: fifi. ga vas

CARGO: Jefe Oficina de Control Interno Sectorial FIRMA Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcial1i FORMATO Páqina 1 de 2

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Códiao DP-F-011

República de Colombia Versión: 1 fi,b ACTA REUNIÓN DE TRABAJO Vigente a partir de: 30 de marzo de 2022

Tema/ Asunto MANEJO Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO Fecha 1611112022 1 Hora Inicio l 14:10 PM / 1 Hora Final l 16:00 PM

de 2022 Tema/ Asunto MANEJO Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO Fecha 1611112022 1 Hora Inicio l 14:10 PM / 1 Hora Final l 16:00 PM Lugar OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO -' t . j ¾ " 1 ' ,. Particloantes ¡ ' l. l lfil Los Seividores Públicos de la Oficina de Control Disciplinario Interno, acorde formato planilla de asistencia

Invitados: Ausentes: Puntos a Tratar/ Orden del d(a Manejo y Organización de los Archivos de Gestión Puntos fido1 / Desarrollo Lineamientos para conformar los archivos de gestión, acorde las Tablas de Retención Documental. 1 Lineamientos para la unidad de conseivación de los procesos disciplinarios.

Lineamientos para organizar los archivos de gestión acorde la TRD. Formato Planilla de asistencia Acuerdos / Co onsable Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NaC1011al, no está autorizado su reproduceoón total o parcial. .. 1 !fi MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL &bw,cw.. República de Colombia

Elaborado por:

WAL TER ENRIQUE PEREJRA GUERRA

Cargo: Auxiliar Área Desarrollo Archivistico

Fecha: 16/11/2022

Firma: Revisado por:

DIEGO FELIPE BUSTOS BUSTOS

Cargo: Jefe Oficina Control Disci linario Interno

Fecha: 16/11/2022

Firma: I FORMATO Páaina 2 de 2

Códiao DP-F-011 Versión· 1 ACTA REUNIÓN DE TRABAJO Vigente a parbr de 30 de marzo de 2022

Fecha: 16/11/2022

Firma: I FORMATO Páaina 2 de 2

Códiao DP-F-011 Versión· 1 ACTA REUNIÓN DE TRABAJO Vigente a parbr de 30 de marzo de 2022 Revisado por

SEBASTIÁN VELÁZQUEZ AGUIRRE

Cargo: Abo ado

Aprobado por:

DORIS CONCEPCIÓN ROJAS

Cargo: PD. Area Desarrollo Archivistico

Fecha: 16/11/2022

Firma: Este documeoto es propiedad del Mimsterio de Defensa Nacional, no está autoñzado su reproducctón total o paraal.

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

República de Colombia

FORMA TO CONTROL ASISTENCIA Página 1 de 2

_Código: DP F-013

Versión: 1

Vigente a partir de: 28 de marzo de 2022

TEMA: GRU PO: t·jal)e\O fi fifiY"l,l(\úfi fiPOSITOR (es) O fifi ci '.Cfit\o._ fififi'. [1?{ f\fi.2/i'fifi D.scírb:nui\ e,, MODERA DOR (es):

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3ffi'S3 l35 /q s(O ,o"] 6fi t6 fi, e? B \-> l 14 Jr✓ \ fa.J:9 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional Nn r.u::.h\ P1tlnrifirin fi11 rPnrnrtnN"thn tntRI n nfiN"1;1Ifi -t-- !Jbor,aly<Wen

TEMA: GRUPO:

FECHA: HORA:

No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 FORMATO Página 1 de 2

MINISTCRIO DE DEFENSA NACIONAL Código: DP-F-013

República de Colombia

CONTROL ASISTENCIA Versión: 1

Vigente a partir de: 28 de marzo de 2022 ...tllti.\CJO :-¡ ◊SCjGf\\Z..l_C.1..0<) c\fi)1 s: ch\\l'-' EXPOSITOR (es) O V\l11,U·c:::_f ó ¡::-,e,\ ,(\,C\. e.o 1\111';! o; <;C, t:'l 1 fi·-í I D fi MODERADOR {es): , fi I -t -t.I,__U........_) • ..... c....,. l.-________ _ IW: lo ? e , e\-<"'

GRADO NOMBRES Y APELLIDOS UNIDAD O

DEPENDENCIA TELEFONO CORREO ELECTRONICO sv ;Cr-1? fi\ I /í6L!l4✓ :JC'/C, //4/c;J ,fidt.Jf.,(.,'A fi,.:._,.,,, t ¡:;fi·n.J < ófi,l¿ Gfi\"') (Q,'t\ {l,

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TEMA: GRUPO:

FECHA: HORA:

No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

República de Colombia

FORMATO CONTROL ASISTENCIA Página 1 de 2

_ Códí_fi DP-F-013

Versión: 1 - - Vigente a partir de: 28 de marzo de 2022 --fi - - {'-1t-t ,1 e Je '/ O 1 fi am ?rt,C.,.10-,) de [\{C ""-'fiI;XPOSITOR (es) O \LJ¡¿U e: { Pe:: ! e;-1 f 1L G ,) e, { ,,,_ ('\f,c.1í'\Ll de· co fi:hc) 01c,?l,o,\Si o_ MODERADOR (es):

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('\f,c.1í'\Ll de· co fi:hc) 01c,?l,o,\Si o_ MODERADOR (es):

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LLL.: _J.o 'P.M GRADO NOMBRES Y APELLIDOS vD fila fifier{?fi tAfiaQ J I " e#fiefil!IIIU ..r._· Ji.., {,(lll(tl TDll!MlfttO ...... fi. i'/,n1,(llf¡fi .. , ,., • ,, ! :,,.le tJ vJ lo) .fi

UN IDAD O DEPENDENCIA 'Ü]:)t - \'A o N oco r 11 Otv 1 TELEFONO 1 CORREO ELECTRONICO 1 FIRMA fim-st¾a 311-ffl? r(Cf 1 1.D1e>fi, v Este documento es propiedad det Ministerio de Delensa Nacional Nn P•IA Al 1tnri1Arln •11 n>nrnrl, irrllln lnfRI n n"rriat! fi FORMATO PaQ,na 1 oe 2 1.• fi SEr.lü í::E DEJE',SA NACION,\L CódlQO DP-F-01 1 Refifitli:a .:fe CGlomb,a VerSIOI\ 1 ... .-.w ACTA REUNION DE TRABAJO Vigente a partir oe 30 de marzc Tema/ Asunto Fecha 1 ; ' de 2022 SOCIALIZACIÓN MANEJO Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO 23.11 ,2022 I Hora Inicio i 1 08:30 af'Tl 1 Hora Final lo1 -00PM Lugar Fondo de Defensa Técn ca Esoecializada de los Miembros de la Fuerza Publica - FondP.tec .

23.11 ,2022 I Hora Inicio i 1 08:30 af'Tl 1 Hora Final lo1 -00PM Lugar Fondo de Defensa Técn ca Esoecializada de los Miembros de la Fuerza Publica - FondP.tec . Partlcinantes 1: ' .. . 0e·sona, de la gesr on do:.,'T1ertal de Fondetec IT11tados N1A A:.ise te-;, ,fi :i. Puntos a J.r.atar I Orden del día,...__,,,....._.__,. SOCIAf.lZhC ON MANEJO Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO. 2 R=\.ISION TRANSFER ENCIA PR1MERARIA DEL ARCHIVO DE GESTIÓN FONDETEC •• P::\ IS1or: HQJ/, )E ,NVE'JTARIO Puntos Tratados / Desarrollo Co··::-::p-cfi T.i.:cni¡;os Je la gestion ,:ocLJmental 2 t,o· r.:i:, :r.dac 3 E lapas ce organizac en documental (clasificación, ordenaeión y descripción) 4 Ret s,or. de la Hc;a de contrcl e inveotano docomental de Fonoetec ,, .1 Acuerdos/C om uomisos Comoromlso Resi,onsable ·:l 1" 1 Fecha fie ,a} obsEr,ac o,es er cuanto al n,ane¡o y la organ zac,ón Lissette Paola 23,11/2 C22 d!!l a·Ch1vo MecIna Castañeda 1 Presen:ac,ón 2 F orn1atc C:introl de Asistencia 1 fi Este docu,rento e$ propiedad del M,n;s•crio de Oelersa NittlOflal. fie e,li autonzldo su rep,oducciOII total o pen;.a1 1

2 F orn1atc C:introl de Asistencia 1 fi Este docu,rento e$ propiedad del M,n;s•crio de Oelersa NittlOflal. fie e,li autonzldo su rep,oducciOII total o pen;.a1 1 --fi FORMATO Pfi,ia 2 de 2 VINIS-EfiO DE DEFENSA NACIONAL COdgo. 'lr-F-0 11 República de Colombia Vers.on. 1 ·-- ACTA REUNIÓN DE TRABAJO V,gente a par:U-de 30 de marn de 2022 Elaborado por. Walter Pereira Guerra Revisado por. Lissette Paola Medina Casta ñeda Cargo: Auxiliar Area Desarrollo Archivlstico Cargo: Asesora Conceptos Legales y Datos Fecha 23/1112022 Fecha: 23/1112022 ./ ./ ',,,,-· ,. __ , F,rma: /¡ /' (/,/ L-----,.... Finna ..... _.:, (,.

Revisado por: Victor Hugo Peña Jiménez Aprobado por Dons Concepción Ro¡as Cargo Líder del Equipo de Conceptos Legales y Datos Cargo: Llder a Desarrollo ArchiVist1co

Firma Fecha· 23/11/2022 Eile fi,er!o e1 fid MI l.1•fi11tet!o fie Oe'efi,a ls1e,o,,tf no esta i!UIOnZado su reo,odueciOn !Dlal 0 pare alfi fili ,. ... 1 fi-·-

MINIS"ERIO OE DEFENSA NACIONAfi

Repi,olica oo Colornbia

FORMATO

CONTROL ASISTENCIA

TEMA: GRUPO: ft:1fil,2ctCIOY' - Or5f!n1zac1on de Ard'I\fi - - - - -- --

Repi,olica oo Colornbia

FORMATO

CONTROL ASISTENCIA

TEMA: GRUPO: ft:1fil,2ctCIOY' - Or5f!n1zac1on de Ard'I\fi - - - - -- --

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Vigente a partir de: 28 de marzo de 2022 _

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Vigente a partir de: 28 de marzo de 2022 _ Wa WQr íl21e1r9 / U¡_;.e,,, ¡,._ CORREO ELECTRONICO b ira. oot1ernn Gfie,c.cr·.i co n.v-nE'Ifi r\,,n, ·';,,{c¡'('.:'r-.1#\..;' r,r , c-c-c .L :";i.;1'.11:l'. ,, r ·(1,, -.:. ,GL.n. fi; .QfiI/. t.i ,firl\r.J\ M• nlln -t. rn,')(:'.'H'( C,,, " ldt.hL - 'hC-t(éi{ • .,,J.¡.,,, .(\<.)fi .c:.c 'Ja/1:'el I e,nr.s1m r.,,,,J.;,,;:,!; <.'i' 'C la ... A _ >•v, 6' I ,..fi.J.,,·'• ... r.,r-.11 r· .,... /i.(,.,,1fi ,,fi,,,.. ucei .,-;-,:i"-'c:-.i{ ,(,"h"' / 7 7 /

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rlJ,"-1 ffE.L_v , . _ -;:, (-?:fi fi ·I, /),?v 1,1 Ailo }P, I / / / / / / / / / / Este dOC1Jmen1o es propiedad del Mlnlsleno de Defensa Nac10nal No esta aulorizado su ,eproducclón lolal o pa1cialfi FORMATO Páqina 1 de 2 \fi MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Código: OP-F-011 fi República de Colombta Versión: 1 ,.,.,e,.. ACTA REUNIÓN DE TRABAJO Vigente a partir de: 30 de marzo de 2022 Tema / Asunto Fecha Lu ar fi Participantes ,. ,' l ' , -, • l. ,. B<ili firrn-,f'i fiD(1 ro0o·r:crc".:t !'{fi) fil, .) }AJ, Vt dif J(//l , fivtcr-- fiC,\J(\ 1' ,, \.)Ji\\<;::, 0\JO(t{; Zoraf<- fi die"º O.ndtQ.SInvitados· . Ausentes· Puntos J tratar / Orden del dla hc.i.nej o 'f. Ói _9Uí \\ c.AC-l0 f"\ c$C Cl{ C"-\\1 '0 E 1 - h'\'1Y\ e.j o 0..f (_"'-. \Y o S ?{ ó C. e. SG ) de l u Oo e u "'"et\. 4 c.__ CJ.. ó fi de. le e; c\c. 6 c. e; -\ 1 o,, d c. 6 r \J ?o d e.. e) \ fi \ (\O,_'( l Q fi

de l u Oo e u "'"et\. 4 c.__ CJ.. ó fi de. le e; c\c. 6 c. e; -\ 1 o,, d c. 6 r \J ?o d e.. e) \ fi \ (\O,_'( l Q fi Este doCIJmen10 es propiedad del Mirusteno de Defensa Nacional, no esta autonzado su reproducción total o parcial '·r .. MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL -·- República de Colombra Lo ,cc ..e. fios o,c. 'h., -kr( la.S1 t--1 é'ct C\O fi Elaborado por v\/ cd .\-c-< e { fi \ ( O\ ..:i t '{ \ fi Fecha: \ L 1 - Oc-t fi Z.0 2..c._ Firma Revisado por Cargo

Fecha: Firma: FORMATO Página 2 de 2 ' Código. DP-F-01 1

Versión: 1

ACTA REUNIÓN DE TRABAJO Vigente a partir de 30 de marzo de 2022 ble Revisado por. "> .,,

U ÑOA N\D u. NA

Fecha: ?0 05

Cargo: -P.b ]) • fi C') ,,-. fi-, 1/,.:.

Fecha: 21 /1,fi/ z ¿

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Fecha 0 (;¡' ,4-., e /, • " Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional. no está autorizado su reproducción lolal o parcial J 1. , e ,7>fi MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL ,e; República de Colombia 't-, L),.,,,aj¡o,J,o

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FORMATO CONTROL ASISTENCIA Pá_gina 1 de 2

Códiqo: DP-F-0 13

Versión 1

Vigente a partir de: 28 de marzo de 2022

TEMA: GRUPO: \vbOe.jQ '{ O,S)G)fiC\C.10:D ckArcb,vtfXPOSITOR {es) O 1\1\.\:\/a)ttí tt{C::.\'\Q G\J<::S {c ,

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UNIDAD O

DEPEND ENCIA BAR ..+ JJ- -13

6P D Ok,S -C't-'o TELEFONO CORREO ELECTRONICO 1 FIRMA y <;; - ·M.o :,{ifi t'°i '1230 vaol11 z• ),A. 4z 1<7él 3S61t::e't]'€- 1 Z,'\ fi6:2-O810«;' J,l"lda. Mo\·,no@.""1 nck(e.•·w. ¡ I

1 Z,'\ fi6:2-O810«;' J,l"lda. Mo\·,no@.""1 nck(e.•·w. ¡ I ! / Este documento es propiedad del Mmisteno de Defensa Nacional No esUt aulorilado su reproduoclón total o parcialNO. M20220921009064 ◄•-----i( Al contesfir por favor cite este numero )

PARA: DESPACHO MIN ISTRO, VICEMIN ISTROS, SECRE TARIA GENER AL, SECRE TARIA DE GABINETE, DIRECCIONES, OFICINAS Y GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO DE LA UN IDAD DE GESTIÓN GENER AL.

DE: ANA MARIA GARZON BOTERO

SECRE TARÍA GEN ERAL FECHA: 21 Septiembr e 2022

Asunto: Cronograma Visita de Seg uimi ento a los Archivos de Gestión y Transferencias Primarias que deberán realizar hasta año 20 19 de las dependencias de la Un idad de

Gestión General. Cordial saludo, En atención a la Ley 594 de 2000 "Ley General de Archivos", Decreto 10 80 de 20 15 , Acuerdo 04 de 20 19 , y teniendo en cuent a la nueva estructura orgánica del Min isterio de Defensa Nacional según Decreto Nº 18 74 del 30 diciembr e 2021 , Resoluciones No.0028 del 7 de ener o 2022, No.0285 del 19 de ener o 2022, No.0379 del 2 de febrero 2022, No.0457 de 8 febrero 2022, No.1 328 del 22 de marzo 2022, No.1 463 del 28 de marzo 2022 y No. 18 53 del 20 de abril 2022; me permito remitir el cronograma de visitas de

No.0457 de 8 febrero 2022, No.1 328 del 22 de marzo 2022, No.1 463 del 28 de marzo 2022 y No. 18 53 del 20 de abril 2022; me permito remitir el cronograma de visitas de seguimiento a los archivos de gestión y transferencias primarias de las dependencias de la Uni dad de Gestión General, para las series y/o subseries que culminaron o finalizaron sus trámites admin istrativos en el año 20 19 y/o años anteriores al año 20 19 y que por cumplimi entos de tiempos de retención en el archivo de gestió n, según la Tabla de Retención Documental de cada ofici na, ya son objeto de transferencia primaria; para lo cual se deben tener en cue nta los sigu ientes parámetros:

1. En caso de no realizar se la transferencia documental, la dependencia deberá jus tificar la razón por la cual no se realiza la transferencia.fi-fi½'! La seguridad elfifi esde todos r , 'l :-;\

2. Interiorizar la presentación para manejo y organización de archivos, en la que se establecen los lineami entos archivísticos.

3. Tener en cuenta los formatos actualizados de Hoja de Control, Formato Úni co de Inventario Documental FUID y Rotulo para carpetas

4. El día de la visita deberá estar presente el gestor documental de la dependencia, qui en debe presentar la carpeta de archivo que contiene los siguientes documentos: Actos Admin istrativos de creación y/o reestructu ración de la dependencia, Tablas de Retención Documental-TRD que les aplica, los Formatos Ún icos de Inventario Documental -FUID de transferencias primarias realizadas entre los archivos de Gestión y el Archivo Central -Grupo Archivo General y demás lineamien tos dados.

dependencia, Tablas de Retención Documental-TRD que les aplica, los Formatos Ún icos de Inventario Documental -FUID de transferencias primarias realizadas entre los archivos de Gestión y el Archivo Central -Grupo Archivo General y demás lineamien tos dados.

5. Se verificarán los expedientes o carpetas de forma física o electrónica en cuant o a su organi zación documental según la TRD: • Clasificación según Series y Subseries document ales de acuer do con TRD • Ordenación documental (cronología) • Foliación, ésta debe corresponder según se ordenen las un idades documentales simples o complejas • Descripción documental que permiten su ide ntificación, localización y recuperación de la información a través de los Rótulos, hoja de control y el FUID • Los document os no deben estar uni dos por material metálico

6. Las Transferencias documentales se recibirán en el Grupo Archivo General

(Ca rrera 31 No. 13-3 0 barrio Pensilvania Bogotá, en horario de 8:00am a 12 :00m, previo envío del FUID al correo jose.garcja@mindefensa gov co con cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha corres pondie nte a cada oficina. En caso de no cumplir con todo lo anterior, se darán 15 días para los ajustes pertinentes y realizar la transferencia documental primaria al Archivo General. Por lo anterior, se solicita disponer lo necesario para dar cumplimiento a las programaciones del cronograma por parte de cada Despacho, Oficina, Dirección y Grupo;así como brindar la atención a los seNidor es públi cos PO Ooris Rojas, PO José William

García, AA Walter Pereira e IMP. lvan Vargas, a partir del 26 de septiembre y hasta el 09 de diciembr e de 2022, con el fin de dar cumplimi ento a las actividades misional es del Grupo Archivo General, lo cual redundar á en beneficio común para el Min isterio de Defensa Nacional, dado que estas actividades son transversales a todos los procesos y procedimient os de la Uni dad Gestión General. Cordialme nte Ana Maria Garzon Botero Secretaria General Anexos: Cronograma en 2 folios

Elaboró: PO. Doris Ro¡asLlder A.rea Desarrollo Archivistico

Revisó• PD18. Luz Marina Aguilera - Coordinadora Grupo Archivo General

Serie: TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES/ Subserie: Transferencias Primarias

Carrera 54 No. 26-25 CAN y. t\ "r ro indefensa goy ,a Twitter @mi ndefensa Faceboolc MindefensaColombia

Youtube: MindefensaColombia

lnstagram M1ndefensaCoMINIS TERIO DE DEFENSA NACIONAL DIRECCIÓN ADMIN ISTRATIVA-GRUPO ARCHIVO GENER AL CRONOGRAMA DE SEGU IM IE NTO A LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN 2022

VISITA DE No. DEPENDENCIAS UNIDAD DE GESTIÓN SEGUIMINIENTO Horario de visita TRANSFERENCIAS

GENERAL AR CHIVOS DE PRIMARIAS GESTIÓN 1 Despacho Min istro 10/1 0/2022 8:00am a 10 :00am 13 /1 0/2022

2 Grupo de Coordinación de Reuniones de 10/1 0/2022 8: 00am a 10 :00am 13 /1 0/2022 Seguridad 3 Dirección de Tecnologias de la 10/1 0/2022 8: 00am a 10 :00am 13 /1 0/2022 Información y las Comuni caciones -TICs 4 Grupo Gobierno Digital 10/1 0/2022 1 0:00 am a 12 :00am 13 /1 0/2022 5 Grupo Estrategia Digital 10/1 0/2022 1 0:00 am a 12 :00am 13/1 0/2022 6 Grupo Seguridad Digital 10/1 0/2022 10 :00am a 12 :00am 13/1 0/2022 7 Grupo Infraestructura y Servicios 10/1 0/2022 1 :00pm a 3:00pm 13/1 0/2022 Tecnológicos 8 Grupo de Sistemas de la Infraestructura 10/1 0/2022 1 :00pm a 3:00pm 13 /1 0/2022 9 Ofic