MINDEFENSA - INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVISTICO PRIMER TRIMESTRE 2024

fi COLOMBIA 11a..fi· viDÁ l ') Defensa

INFORME DE EVALUACIÓN

Seguimiento Plan de Mejoramiento Archivístico 2023 Primer Trimestre 2024 DESPACHO MINISTRO OFICINA DE CONTROL INTERNO SECTORIALINFORME Pagina 2 de 4 fiCOLOMBIA Seguimiento Plan de Mejoramiento Coo,go: DP ¡: l '- j ... f ,l. r1 Defensa VIDA FECHA DE EMISIÓN: 18 de marzo de 2024

INFORME No. 12

Archivistlco Versión 3 2023 Primer Trimestre Vigente a partir de 31 de Mayo de 2023 2024

OBJETIVO: Realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento Archivístico propuesto por el Grupo Archivo General del Ministerio de Defensa Nacional, con ocasión a los hallazgos derivados de la Auditoria Realizada por el Archivo General de la Nación INTRODUCCIÓN: La Oficina de Control Interno Sectorial del Ministerio de Defensa Nacional en cumplimiento de lo establecido en el Decreto 1080 de 2015, efectúa seguimiento al Plan de Mejoramiento Archivístico con el propósito de determinar su grado de avance en cuanto al cumplimiento de las actividades propuestas para subsanar la causa raíz de los hallazgos.

Metodología Utilizada. Para el presente seguimiento se efectuó verificación de la existencia de los soportes documentales que reposan en el Grupo Archivo General, los cuales permiten evidenciar el cumplimiento de cada una de las tareas o actividades propuestas en el PMA.

Desarrollo Temático: En el presente seguimiento se desarrolla en cumplimiento a lo establecido en el ARTÍCULO

que reposan en el Grupo Archivo General, los cuales permiten evidenciar el cumplimiento de cada una de las tareas o actividades propuestas en el PMA.

Desarrollo Temático: En el presente seguimiento se desarrolla en cumplimiento a lo establecido en el ARTÍCULO 2.8.8.3.6. Seguimiento y verificación del Decreto 1080 de 2015, para lo cual se verificaron las acciones adelantadas por el Grupo Archivo General del Ministerio de Defensa Nacional, respecto del Plan de Mejoramiento Archivístico suscrito con el Archivo General de la Nación.

Las evidencias que soportan el cumplimiento de las actividades planeas para subsanar la causa raíz de los hallazgos, se encuentran disponibles en el recurso compartido identificado en el siguiente enlace: https.//arch1vogeneral.sharepoint.com/:f:/q/qaqd/esxwzwrsvskhanmts3kh0qdubatwpm9tt1tlpfy4gbn .!J.da?e 1gu1c □AGN-1-2024-02057, en dicho recurso se crearon seis (06) subcarpetas para un total de cuarenta y dos (42) archivos. En lo que respecta al avance del plan de mejoramiento se tiene lo siguiente: .,fi. '"º fi· (J'HONYD!IIMPIÑO •♦ lt Este documento es propiedad del Mtntsteno de Defensa Nacional no esta autorizado su reproducción total o parcialINFORME Pfigma 3 de 4 [fi COLOMBIA - Seguimiento Plan de Mejoramiento Código DP F 3 1 or-,r A Df LA tJ Defensa Archlvistlco VIDA 2023 Versión: 3 Primer Trimestre Vigente a partir de 31 de Mayo de 2023 2024 Hallazgo No. 1 - Programa de Gestión Documental - PGD

tJ Defensa Archlvistlco VIDA 2023 Versión: 3 Primer Trimestre Vigente a partir de 31 de Mayo de 2023 2024 Hallazgo No. 1 - Programa de Gestión Documental - PGD El plan de mejoramiento consta de cinco (5) tareas las cuales se han cumplido al 100. Hallazgo No. 2 - Inventario único Documental - FUID Para este hallazgo se definieron un total de tres (03) tareas las cuales se encuentran cumplidas al 100% Ha11azgo No. 3 - Organización de los Archivos de Gestión Para superar el hallazgo se definieron dos (02) tareas las cuales se Cumplidas al 100% Hallazgo No. 4 - Gestión de Expedientes Electrónicos Para este hallazgo se definieron dos (02) tareas las cuales se encuentran en el siguiente estado: • Actividad 1 - Establecer los lineamientos para la creación, conformación y gestión de los expedientes electrónicos en el SGDEA - con cumplimiento al 100% • Actividad 2 - Seguimiento a la implementación funcional del SGDEA - fecha final programada para cumplimiento es hasta el 31 de diciembre de 2024 Hallazgo No. 5 - Actos Administrativos (Numeración y Descripción) Para superar el hallazgo se formularon dos (02) tareas las cuales se encuentran desarrolladas al 100% Hallazgo No. 6 - Sistema Integrado de Conservación - SIC Para el presente hallazgo se propusieron cinco (5) tareas las cuales se encuentran en el siguiente estado: • Planeación = 100% • Elaboración del SIC. A la fecha del presente seguimiento se observó que se están adelantando actividades para su complimiento, no obstante, la fecha final de esta actividad está proyectada hasta el 31 de marzo

• Planeación = 100% • Elaboración del SIC. A la fecha del presente seguimiento se observó que se están adelantando actividades para su complimiento, no obstante, la fecha final de esta actividad está proyectada hasta el 31 de marzo de 2024, razón por la cual su cumplimiento se verá reflejado en el informe de seguimiento que se desarrolle en el segundo trimestre de la vigencia en curso. • Presentación del SIC al Comité Institucional de Gestión y Desempeño= 0.00% - fecha final de la actividad 21 de abril de 2024 •M•1111144fi fij ... fi[mON Y DfiCMPlÑO _.,,,. ltM AltlP,t • Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional no está autorizado su reproducción total o parcralINFORME Página 4de 4 fi COLOMBIA Seguimiento Plan de Mejoramiento Código: DP-F 003 -• •• A l "" fi') Defensa Archlvistico VIDA Versión. 3 1 2023

Primer Trimestre Vigente a partir de: 31 de Mayo de 2023 2024 • Publicación en la página web del Ministerio de Defensa Nacional= 0,00% - fecha final de la actividad 15 de mayo de 2024 • Divulgación del SIC= 0,00% fecha final de la actividad 10 de junio de 2024. Conclusión A la fecha del presente seguimiento se observa que el Grupo Archivo General del Ministerio de Defensa Nacional ha cumplido en las fechas estipuladas con cada una las actividades propuestas para subsanar la causa raíz de los hallazgos consignados en el Plan de Mejoramiento Archivístico. Recomendaciones De acuerdo con las evidencias cargadas en el recurso compartido UGN-1-2024-02057, se espera

raíz de los hallazgos consignados en el Plan de Mejoramiento Archivístico. Recomendaciones De acuerdo con las evidencias cargadas en el recurso compartido UGN-1-2024-02057, se espera pronunciamiento por parte del Archivo General de la Nación. La Oficina de Control Interno Sectorial deberá continuar con las actividades seguimiento y evaluación al PMA de conformidad con lo establecido ARTÍCULO 2.8.8.3.6. Seguimiento y verificación del Decreto 1080 de 2015, y reportar de manera trimestral al Archivo General de la Nación hasta tanto esta entidad determine el cumplirrnento de las actividades propuestasComunicar el presente informe de seguimiento a las partes interesadas y publicarlo en la página web institucional. Atentamente, fiIfi tO Aprobado por: Orlando v!fi L Jefe Oficina de Control Interno Sectorial razo Zuñiga - Administrador de Empresas de Control Interno Sectorial Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcial