MINDEFENSA - INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVISTICO TERCER TRIMESTRE 2024

Defensa Seguimiento Plan de Mejoramiento Archivístico 2023 Tercer Trimestre 2024

DESPACHO MINISTRO

Oficina de Control Interno Sectorialfi'i INFORME Página 2 de 7

Código: DP-F-003 ,y, Seguimiento Plan de Versión: 4

Defe Mejoramiento Archivístico Vigente a partir de: 27 de junio de

• 2023

FECHA DE EMISIÓN: 25 de septiembre de 2024

Informe No. 074 2024

OBJETIVO: Realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA) propuesto por el Grupo Archivo General del Ministerio de Defensa Nacional, con ocasión a los hallazgos derivados de la Auditoría realizada por el Archivo General de la Nación.

INTRO DUCCIÓN: La Oficina de Control Interno Sectorial (OCIS) del Ministerio de Defensa Nacional, en cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1080 de 2015, efectúa seguimiento al PMA con el propósito de determinar el grado de avance en cuanto al cumplimiento de las actividades propuestas para subsanar la causa raíz de los hallazgos.

Metodología Utilizada. Para el presente seguimiento se realizó la verificación a la existencia de los soportes documentales que reposan en el Grupo Archivo General, los cuales permiten evidenciar el cumplimiento en cada una de las tareas o actividades propuestas en el PMA.

Desarrollo Temático: El desarrollo del presente seguimiento se fundamenta en lo establecido en el ARTÍCULO 2.8.8.3.6. Seguimiento y Verificación del Decreto 1080 de 2015, para lo cual se confirmaron las acciones adelantadas por el Grupo Archivo General del Ministerio de

El desarrollo del presente seguimiento se fundamenta en lo establecido en el ARTÍCULO 2.8.8.3.6. Seguimiento y Verificación del Decreto 1080 de 2015, para lo cual se confirmaron las acciones adelantadas por el Grupo Archivo General del Ministerio de Defensa Nacional, respecto del Plan de Mejoramiento Archivístico. Así mismo, se tomó como punto de referencia las observaciones del Archivo General de la Nación según comunicación oficial AGN-2-2024-03205 del 09 de abril de 2024. Las evidencias que dan cuenta del cumplimiento a las actividades propuestas se cargaron en el recurso carpeta compartida dispuesta por el Archivo General de la Nación el cual se encuentra identificada como LJAGN-1-2024-09908 Hallazgo No. 1 - Programa de Gestión Documental - PGD. Avance 1000/o De conformidad con el Oficio Radicado No. AGN-2-2024-08485 del 22 de agosto de 2024, suscrito por el Archivo General de la Nación el hallazgo fue superado. j1. _.fJ'Et.: .•.. {IONET Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialDefensa

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2024 Hallazgo No. 2 - Inventario Documental - FUID (Archivos de Gestión, Central e Histórico) y Hallazgo No. 3 - Organización Archivos de Gestión El grado de avance es del 100% en las actividades propuestas, sin embargo, estos hallazgos permanecen abiertos y en seguimiento por parte del Archivo General de la

Histórico) y Hallazgo No. 3 - Organización Archivos de Gestión El grado de avance es del 100% en las actividades propuestas, sin embargo, estos hallazgos permanecen abiertos y en seguimiento por parte del Archivo General de la Nación, hasta que se aporten las evidencias requeridas por esa entidad de conformidad con lo enunciado en la Comunicación Oficial No. AGN-2-2024-08485. Se resalta que, en mesa de trabajo realizada el 26 de agosto de 2024 entre la Subdirección de Inspección, Vigilancia y Control del Archivo General de la Nación y la Oficina de Control Interno Sectorial del Ministerio de Defensa Nacional, se concluyó que, para superar estos hallazgos se requiere: • Inventarios documentales formatos FUID archivo de gestión unidades productoras vigencias 2022 y 2023. • Registro fotográfico o fílmico de los archivos de gestión de las dependencias que integran la Unidad de Gestión General, en donde se evidencie la conformación de expedientes físicos con sus respectivas hojas de control, rotulación, foliación y organización. Para lograr el cumplimiento de este requisito la Oficina de Control Interno Sectorial del Ministerio de Defensa Nacional mediante memorando interno M20240911011458, requirió que el Grupo Archivo de este Ministerio informar las actividades adelantadas para superar el hallazgo. A la fecha del presente seguimiento, las actividades para garantizar el cumplimiento de este requisito se encuentran en desarrollo. Se espera poder remitir lo pedido por el AGN en el reporte del mes de diciembre de 2024. Hallazgo No. 4 - GE!Stión Expedientes Electrónicos - Avance 60% A la fecha del presente seguimiento se reporta un avance del 60%.

pedido por el AGN en el reporte del mes de diciembre de 2024. Hallazgo No. 4 - GE!Stión Expedientes Electrónicos - Avance 60% A la fecha del presente seguimiento se reporta un avance del 60%. Se informa que, para superar el hallazgo el Ministerio de Defensa Nacional ha abordado los siguientes asuntos: En cumplimiento de la tarea se emitió la circular No. 20240116000540 del 16 de enero de 2024, mediante la cual se establecieron los lineamientos para la creación, conformación y gestión de los expedientes electrónicos en el SGDEA. Se observó el memoi-ando M20240520006299 de fecha 20 de mayo de 2024, mediante el cual la Dirección de Tecnologías de la Información y la Comunicaciones TIC's, emite respuesta relacionada con:fi Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcial\':J;' INFORME Página 4 de 7

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1. Nivel de integración con otros sistemas de información del Ministerio de Defensa

Nacional.

2. Flujos documentales implementados e identificados: • PQRS para entidades adscritas al MDN • Comunicados internos

• Actas
• Resoluciones
• Circulares • Directivas • Órdenes de pago • Solicitud de desplazamiento • Actos y actuaciones
• Informes • Tutelas • Formulario de ingreso al MDN - CAN

En fase de desarrollo los siguientes:

1. Tribunal Médico Laboral

2. Certificaciones

3. Poderes

• Solicitud de desplazamiento • Actos y actuaciones
• Informes • Tutelas • Formulario de ingreso al MDN - CAN

En fase de desarrollo los siguientes:

1. Tribunal Médico Laboral

2. Certificaciones

3. Poderes

4. Módulo de Bienestar Político

5. Cuentas por pagar

6. Cobro coactivo

7. Quejas y denuncias del sector Defensa

3. Esquemas de validación de metadatos y descripción para los documentos electrónicos • Roles y responsabilidades

• Contenido • Estructura • Asociación a subseries y tipos de documentos

4. Mecanismos de prevención a largo plazo de los expedientes y formatos de los documentos electrónicos del SGDEA

5. Conformación de los expedientes electrónicos

a. Roles y permisos b. Sección c. Serie y subserie d. Responsable e. Conformación del expediente final •/:?,;,,_ f.•fi-fi-ET t f "''"-AT'fi" i iwfi• .,,, \__,J Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialDefensa

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6. Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos adoptado a su parametrización dentro de la herramienta.

a. Configuración de versión de TRD b. Fondos y subfondos c. Secciones y subsecciones d. Series y Subseries e. Tipos documentales f. Plantillas

parametrización dentro de la herramienta. a. Configuración de versión de TRD b. Fondos y subfondos c. Secciones y subsecciones d. Series y Subseries e. Tipos documentales f. Plantillas

7. Articulación de la Política de Seguridad Digital con la Política de Gestión Documental

Archivos

8. Implementación de documentos audiovisuales dentro del SGDEA (video, audio, fotografías).

9. Utilización de repositorios digitales para el almacenamiento de los documentos y expedientes electrónicos 10.Mecanismo para la digitalización de documentos

a. Digitalización de documentos de entrada individuales b. Digitalización de documentos de entrada masiva c. Carga masiva de documentos al expediente 11.Disposición final de documentos de conformidad con las Tablas de retención Documental del SGDEA Para superar el hallazgo la Dirección de Tecnologías de la Información en Coordinación con el Grupo Archivo del Ministerio de Defensa Nacional, se encuentran adelantando mesas de trabajo que atiendan los requerimientos del Archivo General de la Nación en punto de asegurar: a) Documento "Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivos", aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. b) Tablas de Control de Acceso c) Procedimientos para la creación, conformación, y gestión de expedientes electrónicos que evidencie el cómo se debe gestionar el foliado electrónico, índice electrónico, firma del índice electrónico, metadatos, integridad con series físicas, vínculo archivístico. d) Procedimiento para garantizar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad de los documentos y expedientes electrónicos.y Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa

vínculo archivístico. d) Procedimiento para garantizar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad de los documentos y expedientes electrónicos.y Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcial\t·:/ INFORME Página 6 de 7

Código: DP-F-003 y, Seguimiento Plan de Versión: Defensa Mejoramiento Archivístico Vigente a partir de: 27 de junio de - 2023 2024

Los actos administrativos indicados líneas arriba, fueron aportados al Archivo General de la Nación, en la carpeta compartida AGN1-2024-02057 soportes Hallazgo 408_7 _2024, de acuerdo como se comunica en el informe 032 de 09 de julio de 2024 suscrito por la Oficina de Control Interno Sectorial del Ministerio de Defensa Nacional. Hallazgo No. 5 - Organización y Numeración de Actos Administrativos - Avance 1000/o De conformidad con el Oficio Radicado No. AGN-2··2024-08485 del 22 de agosto de 2024, suscrito por el Archivo General de la Nación el hallazgo fue superado. Hallazgo No. 6 - Sistema Integrado de Conservación - SIC - Avance 60% De acuerdo con las observaciones del Archivo General de la Nación en las que indica que para superar el hallazgo se hace necesario remitir los siguientes soportes: • Acta de aprobación del SIC por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. • Acto administrativo de aprobación del SIC, expedido por el representante legal de la entidad o quien haga sus veces. • Copia de los formatos, planillas y demás instrumentos de seguimiento y control,

• Acto administrativo de aprobación del SIC, expedido por el representante legal de la entidad o quien haga sus veces. • Copia de los formatos, planillas y demás instrumentos de seguimiento y control, para demostrar que la entidad se encuentra implementando el SIC, conforme al cronograma establecido hacer seguimiento al cumplimiento de las actividades programadas por cada uno de los programas de conservación documental.

En virtud de lo anterior, se cargó en la carpeta compartida AGN-1-2024-09908, el Acta No. A20240827000302 correspondiente al tercer Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la vigencia 2024, la cual se encuentra suscrita por el señor Viceministro para la Estrategia y Planeación como Presidente del Comité, con fecha 06 de agosto de

2024. En el citado acto administrativo, se lee la aprobación del Sistema Integrado de Conservación SIC, conforme a la exposición efectuada por el Dr. Jorge Luis PintoCoordinador del Grupo Archivo General (Véase punto 6 del Acta/ páginas 19 y 20).

Por parte de la Oficina de Control Interno Sectorial, se concluyen superadas las actividades relacionadas con de aprobación SIC y emisión de acto administrativo, por cuanto se dispuso para este propósito el Acta A20240827000302 del 06 de agosto de 2024. Se resalta que, de conformidad con lo establecido en el Acuerdo No. 00 1 - 2024 Artículo 6. 1. 1. 7. Aprobación y publicación de los planes del Sistema Integrado de Conservación SIC: Los planes de implementación del Sistema Integrado de Conservación - SIC deben ser aprobados por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, cuyo Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa

SIC: Los planes de implementación del Sistema Integrado de Conservación - SIC deben ser aprobados por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, cuyo Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcial,o;,' ·"- Página 7 de 7

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Defensa Mejoramiento Archivístico Vigente a partir de: 27 de junio de - 2023 2024 sustento debe quedar registrado en las actas del respectivo Comité y publicarse en la web de la entidad luego de su aprobación. Parágrafo. Cuando no sea posible integrar o conformar el Comité Institucional de Gestión y Desempeño que apruebe los planes del Sistema Integrado de Conservación - SIC, por no contar taxativamente con los cargos que integran dicha instancia o sus equivalentes, la aprobación se hará por acto administrativo o documento equivalente expedido por el representante legal. De acuerdo con lo anterior, la Oficina de Control Interno Sectorial a la fecha del presente seguimiento evidenció cumplimiento de (3) tareas de (5) aprobadas en el PMA, lo que se resume en un avance del 60% sobre el hallazgo. ANALISIS Y CONCLUSIONES • De acuerdo con la matriz de seguimiento diseñada por el Archivo General de la Nación, la cual se cargó a la carpeta compartida AGN-1-2024-09908, se refleja un grado de avance de las actividades propuestas en el Plan de Mejoramiento Archivístico del Ministerio de Defensa Nacional / Grupo Archivo General del 86.67%

la cual se cargó a la carpeta compartida AGN-1-2024-09908, se refleja un grado de avance de las actividades propuestas en el Plan de Mejoramiento Archivístico del Ministerio de Defensa Nacional / Grupo Archivo General del 86.67% • Se cargó a la carpeta compartida identificada bajo radicado AGN-1-2024-09908, el soporte documental de los hallazgos que permanecen abiertos. A efecto de aclarar dudas e inquietudes respecto de los soportes aportados por este Ministerio para subsanar la causa raíz de los hallazgos, se podrá tomar contacto al correo reinaldo. lizarazo@mindefensa.gov .co El presente inforfiuimient deberá publicarse en la página web institucional del Ministerio d ensa Naciofial icrositio Informes Oficina de Control Interno. ñiga , Interno Sectorial FIRMA: i V ) APROBÓ: 09(ár iJ:iñ-aarbOSf!).linares CARGO: Jefe OfiGi.nad@-f :órit rol Interno Sectorial (E) Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcial.