MINDEFENSA - Informe Lenguaje Claro y Participación Ciudadana Primer Trimestre 2023 (1)

MINISTERIO DE DEFENSA

NACIONAL

INFORME DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LA

IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE

PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y LENGUAJE CLARO

PRIMER TRIMESTRE 2023

2023

DESPACHO MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL

Oficina de Control Interno SectorialLibertad v Orden MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia Informe No. 106 - 29 de marzo de 2023

Objetivo:

INFORME

INFORME DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

A LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA

DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y

LENGUAJE CLARO

PRIMER TRIMESTRE 2023

Página 1 de 7 Código DP-F-003

Versión: 2

Vigente a partir de: 29 agosto de 2022

Verificar el estado de avance y cumplimiento de la política, planes y actividades orientadas a garantizar la participación ciudadana y públicos interesados que interactúan con el Ministerio de Defensa Nacional, en desarrollo de la Directiva No. 013 de 2019, y evaluar el grado de cumplimiento de la Política de Lenguaje Claro de acuerdo con estipulado en el CONPES 3785 de 2013.

Alcance: Primer trimestre de la vigencia 2023 y comprenderá la verificación de las actividades desarrolladas durante el trimestre por la UGG respecto de la implementación de la Política de Participación Ciudadana a cargo de la Oficina de Relación con el Ciudadano en cumplimiento de lo establecido en el Artículo 35, numeral 5 del Decreto 1874 de 2021 y el cumplimiento del CONPES 3785 de 2013 en relación con el uso de Lenguaje

Claro.

Marco Normativo:

Decreto 1874 de 2021 y el cumplimiento del CONPES 3785 de 2013 en relación con el uso de Lenguaje Claro.

Marco Normativo: Para el desarrollo de la presente evaluación se tuvo en cuenta el siguiente marco normativo: • Constitución Política de 1991: Artículos 1, 2, 13, 20, 23, 40, 45, 74, 79, 95 y 270 • Ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones. • Ley 850 de 2003: Por medio de la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas. • Ley 1474 de 2011: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la Gestión Pública. • Ley 1712 de 2014: Por la cual la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. • Ley 1755 de 2015: Por el cual se regula el derecho fundamental de petición y se sustituye un título del código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo. • Ley 1757 de 2017: Por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación ciudadana. • Ley 55 de 2019: Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022. • Decreto 2623 de 2009: Por el cual se crea el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano. • Decreto 19 de 2012: Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

• Decreto 19 de 2012: Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. • Decreto 2573 de 2014: Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones. • Decreto 103 de 2015: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1713 de 2014 y se dictan otras disposiciones "Gestión de la Información Pública". • Decreto 1070 de 2015: Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector

Administrativo de Defensa. •(Jllllf!! •smoooi fi • (,[ITION Y DESEMPEÑO -.-◄ fifi111'.XIONfi lf;!W.nDi:,Gl'JÍ'J(.lt.lUl· fimlllJnl[lf'Mfifi'Ififi¡ Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcial• MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Libertad V Orden República de Colombia

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INFORME DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

A LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA

DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y

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PRIMER TRIMESTRE 2023

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Código: DP-F-003

Versión: 2

Vigente a partir de: 29 agosto de 2022 • Decreto 1499 de 2017: Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido

• Decreto 1499 de 2017: Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el articulo 133 de la Ley 1753 de 2015. Artículo 2.2.22.2.1. Políticas de Gestión y Desempeño

Institucional. • Manual Operativo MIPG • Conpes 3654 de 2010: Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los Ciudadanos. • Conpes 3785 de 2013: Uso de Lenguaje Claro en la Administración Pública • Conpes 3975 de 2019: Política Nacional para la Transformación Digital e Inteligencia Artificial. • Resolución Ministerial 0864 de 2021: Por la cual se actualiza el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, el Comité Sectorial de Gestión y Desempeño, el Comité Sectorial de Auditoría Interna, se establecen lineamientos sectoriales y se deroga una Resolución. • Resolución Ministerial 0955 de 2021: Por la cual se actualiza el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, se integra el Modelo Estándar de Control Interno, se conforma el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, y el Subcomité de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional. • Directiva 013 de 2019: Lineamientos para la implementación de la Política de Participación Ciudadana en la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional.

Resultados: El presente informe se elaboró considerando la información suministrada por la Dirección de Comunicaciones y la Oficina de Relación Ciudadana (ORC) respecto del uso de Lenguaje Claro y la

Resultados: El presente informe se elaboró considerando la información suministrada por la Dirección de Comunicaciones y la Oficina de Relación Ciudadana (ORC) respecto del uso de Lenguaje Claro y la implementación de la estrategia de Participación Ciudadana.

Participación Ciudadana: Mediante Memorando M20230313002625 del 13 de marzo de 2023, la Oficina de Control Interno Sectorial del Ministerio de Defensa Nacional, solicitó a la Oficina de Relación con el Ciudadano, información relacionada con la Estrategia de Comunicaciones y Participación Ciudadana y Lenguaje Claro definida para la vigencia 2023. Cómo respuesta a lo solicitado, se recibió Comunicación Oficial RS20230329032642 del 28 de la misma vigencia, en el que se indica que la estrategia de participación ciudadana se encuentra publicada en la página WEB del Ministerio de Defensa Nacional en el siguiente enlace: http ·: 1 'w·ww mmdefrnsa.gov.co/irj/portal/Mindefensa/contenido?NavigationTarget;navurl:/ /dcef717717fdedf55e l b8e029da08b7a Al efectuar las verificaciones correspondientes respecto de la información suministrada por parte de la Oficina de Relación con el Ciudadano, se pudo evidenciar que en la página WEB del Ministerio de Defensa Nacional, no figura información alguna respecto de la Estrategia de Participación Ciudadana como se

evidencia en la siguiente captura de pantalla: .,,lflll!f!.llllíMll>f fi e fiEllION YDfüMPEÑO -.-◄ INlffilXJONij 1 t;Ailvr.1 ,1JJ.•J(Jt,'!f..• ),l'>Ji-;¡ff'fi ;;¡p.,w,,at't';:fi Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional,

-.-◄ INlffilXJONij 1 t;Ailvr.1 ,1JJ.•J(Jt,'!f..• ),l'>Ji-;¡ff'fi ;;¡p.,w,,at't';:fi Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialINFORME Página 3 de 7 - - fi fi-.,- MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Código: DP-F-003 ... INFORME DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN Jfi -- A LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA Versión: 2 - .- DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y República de Colombia IJbertod V Oiden LENGUAJE CLARO Vigente a partir de: 29 agosto de 2022 PRIMER TRIMESTRE 2023 Ilustración 1 Captura de Pantalla/ Participa - Estrategia de Participación Ciudadana ...,.._,. - - .,... -· "°' ,. D &. • ,.,fi e CEiiiiiill :l:?<1-:_fi,( f ~:fi:"fifi:JI• .. .,. fi- < • v fi ._fi a .,, ¡ De acuerdo con lo evidenciado, se deben adelantar las acciones correspondientes con el propósito de publicar en la página WEB del Ministerio de Defensa Nacional, la información correspondiente a la Estrategia de Participación Ciudadana. En cuanto al Plan de Trabajo de implementación de la Estrategia de Participación Ciudadana, se obtuvo (02) matrices en las cuales se fijan un total de 56 actividades así: l. Matriz Estrategia de Participación Ciudadana (45) actividades

2. Matriz Plan de Trabajo de la Política de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas (11) Actividades Los anteriores documentos obrarán como anexos al presente informe.

De otra parte, se solicitó a la ORC información relacionada con las actividades de socialización y

Actividades Los anteriores documentos obrarán como anexos al presente informe. De otra parte, se solicitó a la ORC información relacionada con las actividades de socialización y sensibilización definas por dicha dependencia en materia de atención al ciudadano, obteniendo como respuesta el desarrollo de un cronograma de socialización y sensibilización "Capacitaciones Políticas de Relación con el Ciudadano" así: • 14 de abril: Generalidades de Participación Ciudadana • 25 de abril: Ley 1712 de 2014 • 17 de mayo: Promoción del Control Social y Veeduria Ciudadana • 19 de mayo: Lineamientos en servicio ciudadano • 12 de junio: Rendición de Cuentas con enfoque a DDHH y Paz • 18 de agosto: Transparencia y Acceso a la Información • 20 de octubre: Construcción de la Estrategia de Participación Ciudadana 2024 • 16 de noviembre: Racionalización de trámites • 24 de noviembre. Lineamientos en Materia de Servicio al Ciudadano. Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialMINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Libertad y Orden República de Colombia

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PRIMER TRIMESTRE 2023

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Vigente a partir de: 29 agosto de 2022

De acuerdo con dicha programación, se logra evidenciar que se abordarán durante la vigencia 2023 , 4 grandes bloques de participación ciudadana (Servicio al Ciudadano, Transparencia y Acceso a la

Vigente a partir de: 29 agosto de 2022

De acuerdo con dicha programación, se logra evidenciar que se abordarán durante la vigencia 2023 , 4 grandes bloques de participación ciudadana (Servicio al Ciudadano, Transparencia y Acceso a la Información, Racionalización de Trámites y Participación Ciudadana). De lo anterior, se efectuarán las verificaciones correspondientes a cada una de las jornadas con el propósito de validar su cumplimiento. En cuanto al estado actual de las PQRS recibidas en el primer trimestre de 2023, y de conformidad con la información suministrada por la Oficina de Relación con el Ciudadano, se tiene el siguiente análisis: En total se recibieron 9.835 PQRS de las cuales 6.515 se resolvieron dentro de los términos de Ley lo que equivale al 66.24% de efectividad. Las 3.314 PQRS restantes, 1.386 se resolvieron fuera de términos y 1.928 aún permanecen sin resolver. De lo anterior, se requiere adelantar acciones administrativas a fin de resolver la totalidad de las peticiones que aún permanecen pendientes por resolver. De otra parte, durante lo corrido de la presente vigencia se recibieron un total de 378 reclamos, que equivale al 3.84% del total de las PQRS recibidas en el trimestre. De otra parte, se obtuvo que los medios de comunicación más utilizados por los peticionarios del Ministerio de Defensa Nacional durante el primer trimestre de la vigencia objeto de evaluación son: Correo electrónico 7.462 Registro WEB 863 Radicación Física 1.510 9,835 Dirección Sectorial de Comunicaciones Para la vigencia 2023, la Dirección Sectorial de Comunicaciones estableció el Plan Estratégico de Comunicaciones (PECO 2023) en el que se trazan las lineas estratégicas en materia de comunicaciones para

9,835 Dirección Sectorial de Comunicaciones Para la vigencia 2023, la Dirección Sectorial de Comunicaciones estableció el Plan Estratégico de Comunicaciones (PECO 2023) en el que se trazan las lineas estratégicas en materia de comunicaciones para el Ministerio de Defensa, con el objetivo de visibilizar y fortalecer las acciones del Sector Defensa, enfocadas en la protección de la vida de los colombianos y en la construcción de la Paz Total. En este documento se tienen en cuenta los lineamientos ministeriales y operacionales, además se identifican los públicos internos y externos y los grupos de valor asociados a la misionalidad establecida para la Dirección Sectorial de Comunicaciones en el Decreto 1874 de 2021. En el PECO 2023 se identifican los temas fundamentales del Gobierno del Cambio y se establecen los mensajes generales para apoyar las líneas estratégicas de la administración del ministro Iván Velásquez. Finalmente, se trazaron y se identificaron los objetivos, acciones tácticas y campañas que se deberán desarrollar en comunicación interna y externa con el fin de garantizar la divulgación de los principales logros alcanzados por el Ministerio, las instituciones castrenses, las empresas e instituciones adscritas y vinculadas del Sector Defensa, apoyar la lucha antidrogas y contra el crimen organizado, fortalecer las acciones que desde el Gobierno nacional trabajan en la construcción de la Paz Total y en general de las acciones ue a ortan a la construcción de inte ridad lucha anticorru ción. Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialINFORME Página 5 de 7

acciones ue a ortan a la construcción de inte ridad lucha anticorru ción. Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialINFORME Página 5 de 7 --fi fi ;, Código: DP-F-003 ... ,, MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL ' "'fi ir. INFORME DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA Versión: 2 ;pRepública de Colombia DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y Libertod y Orden LENGUAJE CLARO PRIMER TRIMESTRE 2023 Vigente a partir de: 29 agosto de 2022 El Plan Estratégico de Comunicaciones obra como anexo a la presente evaluación Se evidencia en lo corrido de la presente vigencia difusión y comunicación de información de interés general y particular con lenguaje claro y sencillo para los ciudadanos y en general para los grupos de valor identificados realizando diferentes piezas que permitieron la traducción de las normas, directrices y políticas institucionales que tienen como propósito darle cumplimiento a la misión constitucional del Sector Defensa. De igual forma, se obtuvo la matriz de caracterización de usuarios de la Dirección Sectorial de Comunicaciones la cual se anexa al presente informe. Respecto del impacto en la implementación de las actividades definidas por la Dirección Sectorial de Comunicaciones, se observa construcción de indicadores de gestión establecidos por la Dirección los cuales permiten observar, analizar y medir el nivel de satisfacción de los usuarios y grupos de valor en razón de las publicaciones y diferentes actividades desarrolladas desde la citada Dirección. De igual forma, se observa facilidad para acceder a la información desde los diferentes canales de comunicación, contribuyendo a la construcción y sostenimiento de la imagen institucional. De otra parte, la Dirección Sectorial de Comunicaciones realiza permanentemente campañas de

observa facilidad para acceder a la información desde los diferentes canales de comunicación, contribuyendo a la construcción y sostenimiento de la imagen institucional. De otra parte, la Dirección Sectorial de Comunicaciones realiza permanentemente campañas de comunicación interna y externa que permiten el acercamiento de la ciudadanía y de grupos de interés particulares de información institucional y de alto impacto. Es así como en la vigencia 2022 se realizaron campañas para evidenciar la importancia del cuidado del agua, prohibiciones para los servidores públicos en época de elecciones, información sobre las características del soborno y como no confundirlo con otro tipo de prácticas, adecuada disposición de residuos, las siete máximas del Sector Defensa en el Gobierno del Cambio, uso de la plataforma AVAFP. Finalmente, se concluye la evaluación enunciada la modernización de la Página WEB Institucional, mediante la cual se facilita a la ciudadania en general acceder oportunamente a la información. ij GOVCO MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL f D '1# @ - INICIO MINISTEPIO oerEfiSA·,s¡:•,010•0 CEST10fiYDES/.'.F8L_é) : Pfir!CIPfi CENTRODEPllENSA Q Respecto del Lenguaje Claro y Transparencia y Acceso a la Información, se concluye que las entidades están obligadas a destinar más tiempo y recursos administrativos con el propósito de mejorar la comunicación con el ciudadano, garantizando que la información que se entrega por parte de la Entidad sea clara, precisa y oportuna y que responda a las necesidades de forma objetiva, en pro de fortalecer la confianza ciudadana frente a las actuaciones administrativas, las cuales deben estar sujetas a los principios de celeridad,

y oportuna y que responda a las necesidades de forma objetiva, en pro de fortalecer la confianza ciudadana frente a las actuaciones administrativas, las cuales deben estar sujetas a los principios de celeridad, eficiencia y efectividad. En virtud de lo expuesto, se evidencia un notorio grado de madurez por parte del Ministerio de Defensa Nacional, en pro de garantizar y facilitar que la comunidad en general logre acceder a la información respecto del cómo, cuándo y dónde pueden gestionar solicitudes y el tiempo que el trámite conlleva y/ o la forma como acceder a información de interés general. Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcial' MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL libertad v Orden República de Colombia

INF ORME

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Vigente a partir de: 29 agosto de 2022

El seguimiento a las respuestas emitidas por el Ministerio de Defensa Nacional es una actividad realizada por la Oficina de Relación con el Ciudadano con el propósito no solo de verificar el cumplimiento de los términos de ley, sino que además se observa el nivel de claridad de las respuestas otorgadas a las diferentes solicitudes que present an los ciudadano s. De esta forma, se busca: reducir errores, reducir costos administrativos y operativos para la entidad, reducir tiempos, aumentar la eficiencia, eficacia y efectividad en la gestión pública bajo los principios de oportunidad, claridad y transparencia, reducir la presencia de

administrativos y operativos para la entidad, reducir tiempos, aumentar la eficiencia, eficacia y efectividad en la gestión pública bajo los principios de oportunidad, claridad y transparencia, reducir la presencia de intermediarios y promover la trasparencia y el acceso a la información. Conclusiones. Se evidenció la const rucción de un Plan de Trabajo respecto de la implementación de la Política de Participación Ciudadana de acuerdo con lo establecido en la Direc tiva Permanente O 13 de 202 1 "Lineamientos para la Implementación de la Política de Participación Ciudadana en la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional", así como el establecimiento del Plan Estratégico de Comunicaciones de la Dirección Sectorial de Comunicaciones para la vigencia 2023. Recomen daciones. • Verificar la publicación de la Estrategia de Participación Ciudadana en la Página Web del Ministerio de Defensa Nacional. • Efectuar seguimiento a las peticiones pendientes por resolver y adoptar medidas correctivas según corresponda. Anexos l. Matriz Estrategia de Participación Ciudadana (45) actividades

2. Matriz Plan de Trabajo de la Política de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas (1 1)

Actividades

3. Plan Estratégico de Comunicaciones

4. Matriz de caracterización de usuarios de la Dirección Sectorial de Comunicaciones

Elaboró: Reinaldo Lizarazo Zuñí a

Cargo: Auditor Oficina Control Interno Sectorial

Fecha: Aprobó:

Orlando Ve a Na vas

Cargo: Jefe Oficina Control Interno Sectorial Fecha: 29 de marzo de 2023

Firma: Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcial