MINDEFENSA - Informe Lenguaje Claro y Participación Ciudadana Tercer Trimestre 2023

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INFORME DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LA

IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE

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TERCER TRIMESTRE 2023

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INFORME DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

A LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA

DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y

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Código: DP-F-003

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Vigente a partir de: 29 agosto de 2022

Informe No. 170 29 de septiembre de 2023

Objetivo: Verificar el estado de avance y cumplimiento de la política, planes y actividades orientadas a garantizar la participación ciudadana y públicos interesados que interactúan con el Ministerio de Defensa Nacional, en desarrollo de la Directiva No. 013 de 2019, y evaluar el grado de cumplimiento de la Política de Lenguaje Claro de acuerdo con estipulado en el CONPES 3785 de 2013.

Alcance: Tercer trimestre de la vigencia 2023 y comprenderá la verificación de las actividades desarrolladas durante el trimestre por la UGG respecto de la implementación de la Política de Participación Ciudadana a cargo de la Oficina de Relación con el Ciudadano en cumplimiento de lo establecido en el Artículo 35, numeral 5 del

trimestre por la UGG respecto de la implementación de la Política de Participación Ciudadana a cargo de la Oficina de Relación con el Ciudadano en cumplimiento de lo establecido en el Artículo 35, numeral 5 del Decreto 1874 de 2021 y el cumplimiento del CONPES 3785 de 2013 en relación con el uso de Lenguaje Claro.

Marco Normativo: Para el desarrollo de la presente evaluación se tuvo en cuenta el siguiente marco normativo: • Constitución Política de 1991: Artículos 1, 2, 13, 20, 23, 40, 45, 74, 79, 95 y 270 • Ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones. • Ley 850 de 2003: Por medio de la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas. • Ley 1346 de 2009: Por medio de la cual se aprueba la convención sobre los Derechos de las personas con discapacidad • Ley 1474 de 2011: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la Gestión Pública. • Ley 1712 de 2014: Por la cual la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. • Ley 1755 de 2015: Por el cual se regula el derecho fundamental de petición y se sustituye un título del código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo. • Ley 1757 de 2017: Por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación ciudadana.

código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo. • Ley 1757 de 2017: Por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación ciudadana. • Ley 55 de 2019: Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022. • Decreto 2623 de 2009: Por el cual se crea el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano. • Decreto 19 de 2012: Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. • Decreto 2573 de 2014: Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones. • Decreto 103 de 2015: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1713 de 2014 y se dictan otras disposiciones "Gestión de la Información Pública". fifi l1i{fi,fifi1DEífMPfÑO • '.4f IMH JllüNI._ Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialCOLOMBIA f'OHNCIA DF i.A VIDA INFORME Página 3 de 8

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TERCER TRIMESTRE 2023 Vigente a partir de: 29 agosto de 2022 • Decreto 1070 de 2015: Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Defensa. • Decreto 1499 de 201 7: Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015. Artículo 2.2.22.2.1. Políticas de Gestión y Desempeño Institucional. • Manual Operativo MIPG • Conpes 3654 de 2010: Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los Ciudadanos. • Conpes 3785 de 2013: Uso de Lenguaje Claro en la Administración Pública • Conpes 3975 de 2019: Política Nacional para la Transformación Digital e Inteligencia Artificial. • Resolución Ministerial 0864 de 2021: Por la cual se actualiza el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, el Comité Sectorial de Gestión y Desempeño, el Comité Sectorial de Auditoría Interna, se establecen lineamientos sectoriales y se deroga una Resolución. • Directiva 013 de 2019: Lineamientos para la implementación de la Política de Participación Ciudadana en la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional.

Resultados: El presente informe se elaboró teniendo en cuenta la información suministrada por la Oficina de Relación Ciudadana (ORC) y la que se encuentra publicada en la página web del Ministerio de Defensa Nacional.

Resultados: El presente informe se elaboró teniendo en cuenta la información suministrada por la Oficina de Relación Ciudadana (ORC) y la que se encuentra publicada en la página web del Ministerio de Defensa Nacional.

Mediante Memorando M20230928010564 del 28 de septiembre de 2023, la Oficina de Control Interno Sectorial del Ministerio de Defensa Nacional, comunicó a la Oficina de Relación con el Ciudadano el inicio del Seguimiento y Evaluación en materia de Participación Ciudadana y Lenguaje Claro. Participación Ciudadana Para la vigencia 2023 el Ministerio de Defensa Nacional puso en marcha la implementación de una estrategia de Participación Ciudadana mediante la cual no solo se busca garantizar desde esta entidad la interacción Ciudadanía/ Estado, sino que además ofrece garantías de acceso a la información. La citada estrategia se localiza en el siguiente enlace: https: //www.mindefensa.gov.co/iri /portal/Mindefensa/ contenido?NavigationTargcl=navurl: í / dccf717717fde df55e 1 b8e029da08b7 a Considerando la importancia de la comunicación Estado/Ciudadanía, los diferentes grupos de valor pueden acceder a información clara, confiable y oportuna, como, por ejemplo: Seguimiento a Indicadores de Seguridad y Resultados Operacionales disponible en el siguiente enlace https://www.mindefensa.gov.co /iri /go /km/ docs/guid / 80cf24a4-5938-3c l 0-bcbf-e76a085633d8 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialCOLOMBIA VIDA Defensa

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La Oficina de Relación con el Ciudadano en conjunto con las dependencias que conforman el equipo temático de la Política de Participación Ciudadana, articularon cuarenta y cinco (45) actividades participativas es decir once (11) tareas, tales como: actualización de planes, programas o políticas, diagnósticos para la identificación de necesidades, ejecución de programas planeados de la vigencia anterior y seguimiento y evaluación por parte de los Grupos de Valor a todas las actividades participativas publicadas en la página \1/eb del Ministerio de Defensa Nacional. A la fecha del presente seguimiento se evidenciaron ocho (08) tareas al 100%, lo que equivale al 72.72% las tres (03) tareas pendientes tienen fecha de cumplimiento a diciembre de 2023, estas serán verificadas en el próximo seguimiento. A efectos de garantizar la participación ciudadana y simplificación de los trámites y servicios que el Ministerio ofrece, ha puesto a disposición la aplicación "chat box", del mismo modo se ha dispuesto la línea de atención 0180009545413. IIIIIJB,llJl:JJ fi DIVRI m, Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialCOLOMBIA POTENCIA O!: LA VIDA

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Vigente a partir de 29 agosto de 2022 Del mismo modo, se evidenció memorando M20230921010265 del 21 de septiembre de 2023, mediante el cual la Oficina de Relación con el Ciudadano, radicó ante la Dirección de Contratación Estatal estudios previos para la Formación en Leguaje de Señas para los funcionarios que integran el primer nivel de atención en los diferentes puntos de radicación que tiene el Ministerio de Defensa Nacional, con el propósito de garantizar una prestación del servicio incluyente de una manera efectiva, oportuna y de calidad, en todo caso respetando y salvaguardando los Derechos de los ciudadanos. Lenguaje claro El Ministerio de Defensa Nacional ha entendido que el Lenguaje Claro es la forma con la cual la Entidad y sus Funcionarios deben comunicar a los diferentes grupos de valor la información relacionada con la Gestión Institucional y los trámites y servicios que esta ofrece, así como los planes, proyectos, programas, y respuestas a los requerimientos de la ciudadanía en general. Es así como en las comunicaciones verbales o escritas que emite la entidad se tiene especial cuidado para que estas sean claras y simples, evitando el uso de tecnicismos y dado el caso que el uso de estos sea necesario, la entidad se esfuerza por garantizar su entendimiento. Lo anterior¡ con el propósito de priorizar una comunicación asertiva entre ciudadanos y entidad, protegiendo el

y dado el caso que el uso de estos sea necesario, la entidad se esfuerza por garantizar su entendimiento. Lo anterior¡ con el propósito de priorizar una comunicación asertiva entre ciudadanos y entidad, protegiendo el derecho de acceso a la información de todas las personas en las mismas condiciones de igualdad y oportunidad, sin importar sexo, género, etnia, creencias religiosas, discapacidades y diferencias socioeconómicas entre otras. En concordancia con lo anterior, el presente seguimiento evidenció que la información publicada en la página web del Ministerio es clara, veraz, oportuna y fácil entendimiento para la ciudadanía. Del mismo modo, ha incluido mecanismos de interacción con personas con discapacidad, denominado Centro de Relevo del Ministerio de TIC's https: / / centroderelevo.gov.co / 632 /w3-channel.html ' Vide ' Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialCOLOMBIA VIDA

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En cuanto a los trámites y servicios que la Entidad ha puesto a disposición de la ciudadanía, se puede observar los siguientes: •=' x &-fi fi fififi==fifi ==,< ---Mfi >lc ; If1 fi ¡¡¡ '" l¾vwi-- __ ,_:...,fi:w;:;::fifi -fi -fi-fi %'rfi

los siguientes: •=' x &-fi fi fififi==fifi ==,< ---Mfi >lc ; If1 fi ¡¡¡ '" l¾vwi-- __ ,_:...,fi:w;:;::fifi -fi -fi-fi %'rfi Sin embargo, se puede observar que en lo que respecta al certificado CETIL, no hay información clara con la que se comunique a los interesados que dicho documento no es una contraprestación o reconocimiento de carácter económico, lo cual puede llegar a ser mal interpretado por los interesados. Es oportuno señalar que la ausencia de información es un motivo por el cual se genera desinformación a los ciudadanos, como también las posibles actuaciones de personas inescrupulosas que se aprovechan del desconocimiento de los ciudadanos para estafarlos. Atención a PQRSDCF El Ministerio de Defensa Nacional, a través del portal Web ha puesto a disposición de la ciudadanía en general un canal de radicación de PQRSDCF al cual se puede acceder siguiendo la siguiente ruta: https: //vv\vw.mindefensa.gov.co/irj /portal/Mindefensa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialCOLOMBIA PO'f [NCIA DE i.A VIDA Defensa

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La ciudadanía al interactuar con el botón PQR será dirigido a la sede electrónica, la cual proporciona una serie de herramientas para formular solicitudes, así como la posibilidad de consultar el estado

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La ciudadanía al interactuar con el botón PQR será dirigido a la sede electrónica, la cual proporciona una serie de herramientas para formular solicitudes, así como la posibilidad de consultar el estado de estas. M!N!STER;O DE OEFEfiSA l>lAC!ONA.l En lo que corresponde al seguimiento de las PQRSDCF, la Oficina de Relación con el Ciudadano emite de manera trimestral el informe de coordinación y articulación en temas de servicio al ciudadano en la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional, en el cual se refleja el estado actual de las PQRSDCF. Del mismo modo hace seguimiento a las PQRSDCF que se encuentran vencidas así: "La Oficina de Relación con el Ciudadano a través del Grnpo de Análisis y Seguimiento, remite a las diferentes dependencias de la Unidad de Gestión General, Comando General, Fuerzas Militares, PONAL y Entidades del Sector Defensa, el consolidado de PQRSCF vencidas y próximas a vencer, para que sean gestionadas de forma efectiva. Producto de dicho seguimiento se ha evidenciado un considerable número de PQRSCF cuyas respuestas se remiten a los solicitantes o peticionarios posterior a la fecha máxima, por lo que se materializa su vencimiento en el SGDEA, lo anterior obedece a falencias de procedimiento y falta de respuesta por parte de las dependencias, organismos y entidades". (Fuente ORC) Conclusiones En términos generales se concluye cumplimiento de las actividades propuestas en el Plan de Trabajo de Participación Ciudadana, así como la inclusión de buenas prácticas en el mejoramiento del servicio de la

Conclusiones En términos generales se concluye cumplimiento de las actividades propuestas en el Plan de Trabajo de Participación Ciudadana, así como la inclusión de buenas prácticas en el mejoramiento del servicio de la entidad y uso adecuado del Lenguaje Claro de conformidad con lo establecido en el CONPES 3785 de 2013. Recomendaciones Se recomienda continuar las buenas prácticas adoptadas hasta el momento, en cuanto a responder a las necesidades de la ciudadanía de forma clara, oportuna, correcta, objetiva efectiva y eficaz, en pro de fortalecer la confianza de la ciudadana frente a los trámites y servicios que ofrece la entidad. w n tififiOfi YDEIEMPEÑO ·"' !N\\11Jll0t,t Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional. no está autorizado su reproducción total o parcialCOLOMBIA INFORME Página 8 de 8

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TERCER TRIMESTRE 2023 Vigente a partir de: 29 agosto de 2022 Evaluar la necesidad de clarificar la información de trámites y servicios que ofrece la entidad, con ocasión a los evidenciado respecto de la ausencia de información respecto de los CETIL, los cuales no representan o acreditan una contraprestación o reconocimiento de carácter económico para sus beneficiarios. Continuar con las labores de seguimiento y socialización de la Política de Participación Ciudadana a efecto de mitigar el riesgo de que los nuevos servidores públicos ignoren la responsabilidad de facilitar el acceso a la

una contraprestación o reconocimiento de carácter económico para sus beneficiarios. Continuar con las labores de seguimiento y socialización de la Política de Participación Ciudadana a efecto de mitigar el riesgo de que los nuevos servidores públicos ignoren la responsabilidad de facilitar el acceso a la información, así como la traducción de documentación en un Lenguaje Claro y de sencillo entendimiento para el público en general. Evaluar la posibilidad de que información publicada en la página web, pueda ser traducida en diferentes lenguajes, a efectos de garantizar la igualdad y la inclusividad. Continuar con las labores de seguimiento a las PQRSDCF pendientes por resolver y adoptar medidas correctivas según corresponda.

Elaboró: Reinaldo Lizarazo Zuñi a

Cargo: Auditor Oficina Control Interno

Sectorial

Fecha: Revisó:

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Cargo: Auditor Oficina Control Interno

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Aprobó: Orlando Ve a Navas

Cargo: Jefe Oficina Control Interno

Sectorial Fecha: 29 de se tiembre de 2023

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