MINDEFENSA - Informe Lineas de Defensa Para Cumplimiento del MIPG 2023

rí1,_ COLOMBIA ll.fivío'.A

LINEAS DE DEFENSA EN

EL SECTOR DEFENSA

2023 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL OFICINA DE CONTROL INTERNO SECTORIAL ------fi,lll,llr'.!ll"/i,ll,:ttrn■lr■l:fi·r,r,,:1:J.t-+.:;,i;r.:1.r.mir.trar:r.11:i. ------4-M:.l!ald&ii! INFORME Página 2 de 2 J-- Código. DP-F-003 tJ Defensa LINEAS DE DEFENSA Versión: 3 @ COLOMBIA fi vi·oA 1 EN EL SECTOR DEFENSA Vigente a partir de· 31 de Mayo de FECHA DE EMISIÓN: 26 de julio 2023 No 128

OBJETIVO

Objetivo General 2023 Establecer lineamientos que sirvan de guía en la identificación de roles en relación con las Lineas de Defensa al interior del sector defensa, con el fin de dar cumplimiento al Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG INTRODUCCIÓN De conformidad con los parámetros establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP y dando aplicación a lo dispuesto en la ley 909 de 2004 en su artículo 39, Decreto Reglamentario 1227 de 2005 en sus artículos del 98 a 109, y Decreto 2145 de 1999 en su artículo 12 literal d), Circular Nº4 de 2005 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las entidades del orden nacional y territorial, la Oficina de Control Interno del Ministerio de Defensa, realiza el presente diagnóstico de las líneas de defensa al interior del Sector Defensa. Adicionalmente se debe señalar que mediante la expedición del Decreto 1499 de 2017 se articuló el

realiza el presente diagnóstico de las líneas de defensa al interior del Sector Defensa. Adicionalmente se debe señalar que mediante la expedición del Decreto 1499 de 2017 se articuló el sistema de gestión con los sistemas de control interno, definiéndose un solo Sistema de Gestión, el cual se articula con el definido en la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones". Acorde con lo antenor, se define el Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG, el cual permite a todas las entidades del estado, planear, gestionar, evaluar, controlar y mejorar su desempeño, bajo criterios de calidad, cumpliendo su misión y buscando la satisfacción de los ciudadanos, por lo que el Modelo Estándar de Control Interno -MECI continúa siendo la herramienta de operación del Sistema de Control Interno, cuya estructura se actualiza en articulación con el MIPG. En este sentido, es importante aclarar que el MIPG opera a través de 7 dimensiones, las cuales integran políticas, elementos o instrumentos con un propósito común, propias de cualquier proceso de gestión PHVA, adaptables a cualquier entidad pública. Una de estas dimensiones es la de Control Interno, por lo que existirán temas que al estar articulados con éste deberán incorporarse en la medida de las características y complejidad de cada entidad. Dado que el nuevo Modelo Integrado de Planeac1ón y Gestión MIPG definido como el marco de referencia para que las entidades del Estado dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan

que las entidades del Estado dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio, según dispone el Decreto1499 de 2017 y que el MIPG parte de una visión multidimens ional de la gestión organizac1onal, incluye una serie de dimensiones que, agrupan a su vez, políticas, prácticas, herramientas o instrumentos con un propósito común, y que, puestas en marcha de manera articulada e intercomunicada, permiten que el Modelo opere eficaz y eficientemente. - Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialINFORME Página 2 de 2 fi COLOMBIA .P:i;'..s; Código. DP-F-003 <· vmA trJ Defensa LINEAS DE DEFENSA Versión 3 ':¡:' EN EL SECTOR DEFENSA Vigente a partir de: 31 de Mayo de 2023 La estructura definida para el MECI está acompañada de un esquema de asignación de responsabilidades y roles para la gestión del riesgo y el control, el cual se distribuye en diversos servidores de la entidad, no siendo ésta una tarea exclusiva de las oficinas de control interno. Por lo descrito anteriormente este trabajo pretende unificar esfuerzos en la identificación de las lineas de defensa para el sector Defensa, busca fortalecer la comunicación entre los supervisores, auditores internos y externos en la vigilancia del sistema de gestión de riesgos y control interno. DESARROLLO TEMÁTICO El objeto del MIPG Modelo Integrado de Planeación y Gestión, es obtener de la gestión pública la

la vigilancia del sistema de gestión de riesgos y control interno. DESARROLLO TEMÁTICO El objeto del MIPG Modelo Integrado de Planeación y Gestión, es obtener de la gestión pública la satisfacción de las necesidades y derechos de los ciudadanos mediante la obtención de los mejores resultados de su gestión. MARCO NORMATIVO ► Ley 909 de 2004 en su artículo 39, ► Decreto Reglamentario 1227 de 2005 en sus artículos del 98 a 109, ► Decreto 2145 de 1999 en su artículo 12 literal d), ► Circular Nº4 de 2005 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno ► Decreto 1083 de 2015, Decreto único del Sector Función Pública ► Decreto 1499 de 2017. "Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el articulo 133 de la Ley 1753 de 2015. ► Decreto 648 de 2017. "Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública". ► Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión Consejo para la Gestión y Desempeño Institucional. Versión 4, marzo de 2021DAFP. El conjunto de instancias que trabajaran coordinadamente dentro de la institución para establecer las reglas, condiciones, políticas, metodologías para que el Modelo funcione y logre sus objetivos; dichas instancias serán los Comités de Coordinación de Gestión y Desempeño: presidido por el ministro o director del departamento administrativo del sector respectivo y de ellos harán parte los directores,

instancias serán los Comités de Coordinación de Gestión y Desempeño: presidido por el ministro o director del departamento administrativo del sector respectivo y de ellos harán parte los directores, gerentes o presidentes de los organismos y entidades adscritas o vinculadas, encargados de dirigir la implementación y la evaluación de MIPG en las entidades que integran el respectivo sector. La Secretaría Técnica es ejercida por el jefe de la Oficina de Planeac1ón del ministerio o quien haga sus veces. Los roles que las líneas de defensa desempeñan son· El monitoreo y revisión de la gestión de riesgos, está alineada con la dimensión de MIPG de Control interno, que se desarrolla con el MECI a través de un esquema de asignación de responsabilidades y roles. Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcial -@ COLOMBIA ·'j. <· v,oA t::J Defensa .,

1. LINEAS DE DEFENSA

1.1 Línea Estratégica 1 INFORME Página 2 de 2

Código: DP-F-003LINEAS DE DEFENSA Versión: 3

EN EL SECTOR DEFENSA Vigente a partir de: 31 de Mayo de 2023 La linea estratégica esta identificada como la Alta Dirección de la organización, este nivel conoce y analiza el contexto de esta, asi como las amenazas institucionales al cumplimiento de los planes estratégicos, generará lineamientos de acuerdo con los cambios del entorno a nivel Político, Económico, Social, Tecnológico, Ecológico y Legal Tendrá la responsabilidad de definir el marco general para la gestión del riesgo (política de

estratégicos, generará lineamientos de acuerdo con los cambios del entorno a nivel Político, Económico, Social, Tecnológico, Ecológico y Legal Tendrá la responsabilidad de definir el marco general para la gestión del riesgo (política de administración del riesgo) y garantiza el cumplimiento de los planes de la entidad. De otro lado identifica los riesgos de la organización determina los niveles de aceptación o tolerancia a los riesgos identificados y que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos trazados Llevará a cabo periódicamente una revisión de los objetivos de los procesos base de la identificación de los riesgos, con el fin de monitorear su cumplimiento o desviaciones que puedan generar Comité de Coordinación del Sistema Control Interno Identificación del contexto de la organización, Emisión de lineamientos en tema de riesgos y cambios del contexto que afecten el cumplimiento de los objetivos. Su rol es la em1s1ón, revisión, validación y supervisión del cumplimiento de políticas en materia de control interno, gestión del riesgo, seguimientos a la gestión y auditoría interna para toda la entidad. fi-------------------fi----------------- - 1.2 Primera Línea de defensa Controles de Gerencia Operativa (Líderes de proceso y sus equipos). La gestión operacional se encarga del mantenimiento efectivo de controles internos, ejecutar procedimientos de riesgo y el control sobre una base del día a día. La gestión operacional identifica, evalúa, controla y mitiga los riesgos y realiza el tratamiento de los riesgos identificados y que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos operacionales de los procesos. Desarrolla e implementa los procesos de control y gestión de los riesgos, por medio de la identificación 3en cada proceso, su análisis, valoración, monitoreo y acciones de mejora.

procesos. Desarrolla e implementa los procesos de control y gestión de los riesgos, por medio de la identificación 3en cada proceso, su análisis, valoración, monitoreo y acciones de mejora. Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcial1 fi COLOMBIA fivio°A 1 .e?fi'" I'.(X Defensa 'l -- INFORME Página 2 de 2 Código· DP-F-003

LINEAS DE DEFENSA Versión 3

EN EL SECTOR DEFENSA Vigente a partir de: 31 de Mayo de 2023 Se Definen los mecanismos que permitan dar a conocer y profundizar en los servidores la política de riesgos, su metodología y correcta aplicación. Asesorar a los líderes de los procesos y sus equipos en la identificación de riegos los procesos, acorde con la política de riesgos estab lecida. Trabaja en forma coordinada con la oficina de Control interno de la entidad en lo relacionado don las mejoras a la gestión del riesgo dentro de los procesos identificados dentro de la entidad Subcomité Institucional de Coordinación del Sistema de El rol de esta línea es la utilización de medidas de Control Interno de la UGG o quien haga sus veces en el control en las operaciones del día a día de la >---Se_c _to_r_. ___ ----------------< entidad, por consiguiente, identifica, evalúa, controla Segundos comandantes, líderes y/o responsable proceso. y mitiga los riesgos. de Cuando se trate de servidores que ostenten un ! cargo de responsabilidad Uefe) dentro de la 1 estructura organizacional, se denominan controles >-----------------------< Directores, coordinadores o quien haga sus veces. ¡ de gerencia operativa, ya que son aplicados por

de Cuando se trate de servidores que ostenten un ! cargo de responsabilidad Uefe) dentro de la 1 estructura organizacional, se denominan controles >-----------------------< Directores, coordinadores o quien haga sus veces. ¡ de gerencia operativa, ya que son aplicados por líderes o responsables de proceso. -- --------- --------fi---fi----fi-------fi 1.3 Segunda línea de Defensa Media y Alta Gerencia: jefes de planeación o quienes hagan sus veces, coordinadores de equipos de trabajo, comités de riesgos (donde existan), comité de contratación, áreas financieras, de TIC, entre otros que generen información para el Aseguramiento de la operación. Asegura que los controles y procesos de gestión del riesgo de la 1 ª Línea de Defensa sean apropiados y funcionen correctamente, supervisan la implementación de prácticas de gestión de riesgo eficaces Esta línea debe generar reportes Tanto a Planeación como a la Oficina de Control Interno de la entidad en relación con la materialización de riesgos Está conformada por servidores que ocupan cargos 1 del nivel directivo o asesor (media o alta gerencia), Este rol tiene la responsabilidad de superv1s1ón temas transversales para la entidad y rendir cuentas ante la Lideres de proceso, jefes de jefatura, comandantes de Alta Dirección. unidades operativas mayores, menores y sus equivalentes, directores y oficina de planeación o quien Control financiero de la organización. haga sus veces. Gestión del riesgo, cumplimiento a los requisitos: Legal, Ambiental, tecnológico, Político, Económico, Social. Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialfi mfi COLOMBIA i,- <: v1·0A til Defensa ·•

Legal, Ambiental, tecnológico, Político, Económico, Social. Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialfi mfi COLOMBIA i,- <: v1·0A til Defensa ·• 1.4 Tercera Línea de Defensa

INFORME

LINEAS DE DEFENSA

EN EL SECTOR DEFENSA

1 Página 2 de 2j Código DP-F-003 , Versión. 3 Vigente a partir de 31 de Mayo de 2023 _j Asesoría a la primera línea en cuestión de autocontrol relacionado con sus actividades Esta línea se asegura de que los controles y procesos de gestión del riesgo de la 1ª línea de defensa sean apropiados y funcionen correctamente, además, se encarga de supervisar la eficacia e implementación de las prácticas de gestión de riesgo, ejercicio que implicará la implementación de actividades de control específicas que permitan adelantar estos procesos de seguimiento y verificación con un enfoque basado en riesgos. Seguimiento a los lineamientos emitidos por la línea estratégica que son gestionados y verificados por la primera línea. A cargo de la Oficina de Control Interno, Auditoria Interna o quién haga sus veces, la función de la auditoria interna, a través de un enfoque basado en el riesgo, proporcio nará aseguramiento objetivo e independiente sobre la eficacia de gobierno, gestión de riesgos y control interno a la alta dirección de la entidad, incluidas las maneras en que funciona la primera y segunda linea de defensa . .. . -RESPONSABLE - fi fi" -... - - .. 1 ' 1 Comité sectorial de Auditoría Interna - .. . -

la entidad, incluidas las maneras en que funciona la primera y segunda linea de defensa . .. . -RESPONSABLE - fi fi" -... - - .. 1 ' 1 Comité sectorial de Auditoría Interna - .. . - . RbbES . esta línea de defensa está conformada por la Oficina de Control Interno, quienes evalúan de manera independiente y objetiva los controles de 2ª línea de defensa para asegurar su efectividad y cobertura. Así mismo, evalúa los controles de 1 ª línea de defensa que no se encuentren cubiertos y los que inadecuadamente son cubiertos por la 2ª línea de defensa Armonizando los componentes del MECl y el esquema de líneas de defensa se tiene que, la Línea Estratégica debe definir lineamientos claros frente a la estructura de control, por ; lo que específicamente a través del componente Ambiente de ; Control debe generar los espacios para el análisis y seguimiento de los temas relacionados con el Talento Humano, la Integridad y la Planeación Estratégica, claves para que se cuente con un ambiente propicio o favorable al control. Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcial- -- fi COLOMBIA ' -fifi¾ fi POT(""'"" t't): Defensa VIDA · ·i • - INFORME Página 2 de 2

Código: DP-F-003

LINEAS DE DEFENSA Versión. 3

EN EL SECTOR DEFENSA Vigente a partir de· 31 de Mayo de 2023 De igual forma, a través de los demás componentes, podrá tomar decisiones basados en hechos y datos, ya que los miembros de 2ª línea que se identifiquen aportarán

2023 De igual forma, a través de los demás componentes, podrá tomar decisiones basados en hechos y datos, ya que los miembros de 2ª línea que se identifiquen aportarán información a tiempo, con evaluaciones en términos de control y riesgos, lo que facilitará tomar acciones que eviten situaciones no deseadas en la entidad, con lo cual se materializa el enfoque preventivo, elemento fundamental en la búsqueda de contar con Sistemas de Control Interno efectivo en cada una de las entidades del Sector Defensa. Los auditores internos proporcionan a los organismos del Sector y a la alta dirección un seguramiento comprensivo basado en el más alto nivel de independencia y objetividad dentro de la organización Los auditores internos proveen aseguramiento sobre la efectividad de la alta dirección, la gestión de riesgos y el control interno, incluyendo la manera en que la primera y segunda línea de defensa alcanzan sus objetivos de gestión del riesgo y el control efectivo realizado por la primera y segunda línea. 2 implementación de los ambientes de control MECI 2.1 Asegurar un ambiente de control en la organización Tiene el propósito de asegurar un ambiente que permita a la entidad disponer de las condiciones mínimas para el ejercicio de evaluación del Sistema de Control Interno. Requiere del compromiso, el liderazgo y los lineamientos de la alta dirección y del Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno. Un ambiente de control se garantiza cuando existe compromiso con la integridad valores y principios, importante que se incluyan conflictos de interés, actividades comerciales con partes interesadas, uso inadecuado de información privilegiada y otros estándares éticos y de comportamiento. Se debe tener en cuenta la Supervisión del Sistema de Control Interno por parte del Representante

partes interesadas, uso inadecuado de información privilegiada y otros estándares éticos y de comportamiento. Se debe tener en cuenta la Supervisión del Sistema de Control Interno por parte del Representante Legal y la Alta Dirección en el marco del Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno, establecer roles y responsabilidades a todos los niveles de la organización, comprometerse con el crecimiento de las competencias de todo el personal de manera que todas sus actividades estén alineadas con los objetivos de la entidad. Llevar a cabo una adecuada planeación estratégica estableciendo responsables, metas, tiempos que propendan por el seguimiento y aplicación de controles que garanticen el cumplimiento. Cada líder aportará periódicamente datos y hechos que permitan la toma de decisiones y la implementación de una política de riesgos. 2.2 Evaluación del Riesgo Identificar, evaluar y gestionar los riesgos institucionales es un proceso efectuado bajo el liderazgo del equipo directivo y de todos los servidores de la entidad, que le permite identificar, evaluar y gestionar eventos potenciales, tanto internos como externos, que puedan afectar el logro de sus objetivos institucionales. - - Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional no está autorizado su reproducción total o parciali INFORME Página 2 de 2 [fifif6¡ 'í·-fi ¡ Código: DP-F-003 ti:) Defensa LINEAS DE DEFENSA Versión: 3 4 i EN EL SECTOR DEFENSA Vigente a partir de: 31 de Mayo de 2023 En este componente se deben priorizar los riesgos: operativos, legales, presupuestales, financieros y no financieros y su impacto de acuerdo con su nivel de importancia para la organización, su relación con los cambios internos y externos.

2023 En este componente se deben priorizar los riesgos: operativos, legales, presupuestales, financieros y no financieros y su impacto de acuerdo con su nivel de importancia para la organización, su relación con los cambios internos y externos. De otra parte, identificación de los tipos de fraude o corrupción que se puedan presentar dentro de la organización que puedan afectar el cumplimiento de las metas 2.3 Actividades de control Las actividades de control sirven como mecanismo para apalancar el logro de los objetivos y forman parte integral de los procesos. su objetivo es permitir el control de los riesgos identificados, con el fin de lograr los objetivos de la entidad. Se evidencian a través de políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que sean llevadas a cabo aquellas acciones necesarias para administrar el riesgo. Estas actividades, manuales o automáticas, tienen varios objetivos y son aplicadas en diferentes niveles de la organización. En este componente se integra la aplicación de los controles con la evaluación de los riesgos identificados. Se identifican los controles relevantes en la infraestructura tecnológica, los procesos de adquisición, desarrollo y mantenimiento de tecnologías. Se establecen responsabilidades sobre la ejecución de las políticas y procedimientos, las revisa y establece medidas correctivas para las mismas. 2.4 Información y comunicación Este componente permite identificar, capturar y comuni car información pertinente para que los servidores puedan llevar a cabo sus responsabilidades, se deberán utilizar los medios adecuados y en los tiempos oportunos. Se requiere manejar información generada internamente, así como información sobre hechos y condiciones externas necesarias para tomar decisiones y generar informes externos confiables. Se identifican los requisitos de la información, fuentes internas y externas. Identifica información

sobre hechos y condiciones externas necesarias para tomar decisiones y generar informes externos confiables. Se identifican los requisitos de la información, fuentes internas y externas. Identifica información relevante para los grupos de interés, grupos de valor y facilitar las líneas de comunicación. 2.5 Actividades de monitoreo Este componente permite desarrollar las actividades de supervisión continua (controles permanentes) en el dia a día de las actividades, así como evaluaciones periódicas (autoevaluación, auditorías) que permiten valorar: ;... la efectividad del control interno de la entidad pública; , la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; :,.. el nivel de ejecución de los planes, programas y proyectos; .,_ los resultados de la gestión, con el propósito de detectar desviaciones, establecer tendenc ias, y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejora del Sector. Se realizarán evaluaciones periódicas, auditorias para determinar si los componentes del Sistema de Control Interno están funcionando. ANALISIS Y CONCLUSIONES Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autoriZado su reproducción total o parcialfi COLOMBIA <• víoA t.:fi ItT Defensa \_ :¡: •

INFORME

LINEAS DE DEFENSA

EN EL SECTOR DEFENSA Página2 de 2

Código DP-F-003

Versión: 3

Vigente a partir de: 31 de Mayo de

2023El control interno, como instrumento de gestión, procura orientar las acciones minimizando los riesgos y previniendo o detectando los desvíos. En una visión amplia se define como un proceso cuya implantación y mantenimiento es responsabilidad de la máxima autoridad de la organización, en el que

y previniendo o detectando los desvíos. En una visión amplia se define como un proceso cuya implantación y mantenimiento es responsabilidad de la máxima autoridad de la organización, en el que participan todos los miembros que la conforman, basado en el plan de organización, los reglamentos y manuales de procedimiento y en los cinco componentes del modelo, con el propósito de que se fortalezca la responsabilidad, se sustente la rendición de cuentas, y se cumplan adecuadamente los objetivos institucionales, proporcionando una seguridad razonable para el logro de los objetivos.

FIRMA: ,od:,n L Jl/ /J, ELABOfi Luisa Leal Arazán

CARGO: Auditor Interno

FIRMA: REVISÓ: Ana Yaneth Cal

CARGO: Auditor Interno

FIRMA: n Urrea

APROBÓ: Orlando Vega Navas CARGO: Jefe de la Oficina de Control Interno Sectorial • • ,fifi51mw.N fiI. GElllON Y DfüMl'ENO • 'tf lNltlT'JCJON/.l Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional. no está autorizado su reproducción total o parcial