MINDEFENSA - Informe No 0008 Seguimiento Derechos de Autor

F/t,_ COLOMBIA a..fi· VIDA t ··; Defensa

INFORME DE SEGUIMIENTO

NORMAS EN MATERIA DE DERECHOS DE

AUTOR 2024

DESPACHO DEL MINISTRO

OFICINA DE CONTROL INTERNO SECTORIALtfiJ Defensa

INFORME

INFORME DE SEGUIMIENTO

NORMAS EN MATERIA DE DERECHOS DE AUTOR Página 2 de 2

Código: DP-F-003

Versión: 3

Vigente a partir de: 31 de Mayo de

2023

FECHA DE EMISIÓN: 28 DE FEBRERO DE 2024

Numero de informe: 008

INFORME DE SEGUIMIENTO NORMAS EN MATERIA DE DERECHOS DE AUTOR OBJETIVO Verificar el cumplimiento de la Circular No. 017 del 1 de junio de 2011 de la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derechos de Autor, Directivas residenciales 01 del 25 de febrero de 1999 y 02 del 12 de febrero de 2002, Circular No. 04 del 22 de diciembre de 2006 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial, así como el reporte de Información a la Dirección Nacional de Derechos de Autor.

CRITERIOS PARA CONSIDERAR: Circular 04 de 2006 Asunto: Verificación cumplimiento Normas de Uso de Software, cuyo requisito es el siguiente "Verificación, recomendaciones, seguimiento y resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre Software".

Circular 017 de 2011, que en su objetivo y alcance, aclara las condiciones para su recibido: "La información será diligenciada, en los términos de la Circular No. 04 del 22 de diciembre

el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre Software". Circular 017 de 2011, que en su objetivo y alcance, aclara las condiciones para su recibido: "La información será diligenciada, en los términos de la Circular No. 04 del 22 de diciembre de 2006 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial, por el responsable de cada entidad en el aplicativo que para el efecto dispondrá la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor. DESARROLLO TEMÁTICO Teniendo en cuenta lo anterior y conforme con el procedimiento determinado en la Circular 17 de 2011 de la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derechos de Autor, la Oficina de Control Interno Sectorial del Ministerio de Defensa Nacional, en su plan de acción para la vigencia en curso, incluyó la verificación del cumplimiento de las normas en materia de derechos de autor. A continuación, se describe lo observado durante la verificación realizada: El siguiente gráfico ilustra la cantidad total (2078) de equipos de escritorio y portátiles registrados en uso en la entidad: Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional. no está autorizado su reproducción total o parcialPágina 2 de 2 INFORME fi

COLOMBIA Código: DP-F-003 fi- .... t:J Defensa VIDA INFORME DE SEGUIMIENTO Versión: 3 1 NORMAS EN MATERIA DE Vigente a partir de: 31 de Mayo de

DERECHOS DE AUTOR 2023

Computadores 2500 (1) 2000 2078 1711 -¡¡:¡ 1500 "O ..!:! 1000 500 367 o Computador de 1putad r Total mesa Portat ■ Cantidad 1711 367 2078

2500 (1) 2000 2078 1711 -¡¡:¡ 1500 "O ..!:! 1000 500 367 o Computador de 1putad r Total mesa Portat ■ Cantidad 1711 367 2078 El siguiente gráfico ilustra la cantidad total (234) de equipos servidores registrados en uso en la entidad: Servidores 250 (lJ 200 234 aj' "ii 150 "O E 100 50 di lid d o F1s1cofi V1rtt es ■ (.ant dad q4 14 l4 Con el objetivo de realizar la verificación de las licencias adquiridas por la Unidad de Gestion General, se solicitó a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones el listado de licencias adquiridas. Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional no está autorizado su reproducción total o parcial 1 1 1INFORME Página 2 de 2

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(· VIDA l'J Defensa INFORME DE SEGUIMIENTO Versión: 3 NORMAS EN MATERIA DE Vigente a partir de: 31 de Mayo de

DERECHOS DE AUTOR 2023

DESCRIPCIÓN ACTUAL DE LICENCIAS CANTIDAD DE LICENCIAS

LICENCIAS SOLARWINO'S - UGG

LICENCIAS ALIEN VAUL T - UGG

LICENCIAS CYBER ARK - UGG

LICENCIAS TRITON -UGG

!LICENCIA CISCO AMPUGG

LICENCIAS IRON PORT CISCO - UGG

LICENCIA IMPERVA - UGG

LICENCIA NOVASEC - UGG

LICEN CIAS t-lREWALL - Uül.:i

!LICENCIA CISCO AMPUGG

LICENCIAS IRON PORT CISCO - UGG

LICENCIA IMPERVA - UGG

LICENCIA NOVASEC - UGG

LICEN CIAS t-lREWALL - Uül.:i

LICENCIA LINUX - UGG

LICENCIAS XTENDER - UGG

LICENCIAS TEC 4U - UGG

LICENCIA F5 - UGG TOTAL LIC. 1 132

TOTAL LIC. 1 11

TOTAL LIC. 1 12

TOTAL LIC. 1 97

TOTAL LIC. 1 1.803

TOTAL LIC. 1 1.801

TOTAL LIC. 1 1.300

TOTAL LIC. 1 3

TOTAL LIC. 1 1

TOTAL LIC. 1 7

TOTAL LIC. 1 1

TOTAL LIC. 1 7

TOTAL LIC. 1 6

TOTAL LIC. 1 4

Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parciall:J Defensa Página 2 de 2 INFORME Código: DP-F-003

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DESCRIPClóN AC TUAL DE LICENCIAS 1 CANTIDA D DE LICENCIAS LICENCIAS INDENOVA - UGG !TOTAL LIC. 1 168

LICENCIAS NINTEX - UGG ITOTALLIC. 1 2

LICECIAS AUTODESK -UGG !TOTAL LIC. 1 5

LICENCIAS COREL • UGG !TOTAL LIC. 1 9

LICENCIAS ADOBE ACROBAT - UGG !TOTAL LIC. 1 85

LICECIAS AUTODESK -UGG !TOTAL LIC. 1 5

LICENCIAS COREL • UGG !TOTAL LIC. 1 9

LICENCIAS ADOBE ACROBAT - UGG !TOTAL LIC. 1 85

LICECNIAS ADOBE (GRAPHIC DESIGN) • UGG !TOTAL LIC. 1 15

LICENCIAS ESRI - UGG !TOTAL LIC. 1 8

LICENCIAS ESTATA • UGG !TOTAL LIC. 1 5

LICENCIAS CASEWARE - UGG !TOTAL LIC. 1 5

LICENCIAS BABYLON - UGG !TOTAL LIC. 1 20

LICENCIAS BIZAGI !TOTAL LIC. 1 369

LICENCIAS DINCOR !TOTAL LIC. 1 1

AUTOCAD !TOTAL LIC. 1 5

COREL DRAW Con el objetivo de validar el uso de las licencias adquiridas, se realizó una verificación de uso a través del inventario por estaciones de trabajo fijas y portátiles. A continuación, se relaciona el detalle del producto y la cantidad utilizada . ..... (;fi;:;T . Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcial\ J Defensa

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2023 ACROBAT PROFESIONAL Nombne di! Producto I Cantidad a.. ffllelKIO'IN 1 C.inl1d.Mf de 1nsfil.l<,anes P0f producto

Vigente a partir de: 31 de Mayo de

2023 ACROBAT PROFESIONAL Nombne di! Producto I Cantidad a.. ffllelKIO'IN 1 C.inl1d.Mf de 1nsfil.l<,anes P0f producto De acuerdo con la información suministrada la DTICs se observó una diferencia con relación a las licencias (ACROBAT) reportadas en uso. En el reporte de licencias se observaron 85 licencias adquiridas y en el inventario de software en uso se encuentran 99 equipos con el software instalado. Se requiere efectuar la depuración correspondiente o en su defecto que se adquiera la cantidad de licencias necesarias. ADOBE es L..] Non-a" de Producto Cantidad óe lnsUuc;,ones C.ilnUd.td de tn¡,t.-l4c.OlC1o pa p,uduc:.tuEste documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialt!J fi·fifi;;

CISCO AMP

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Noroore de Producto CanUdad de lnstalac iones : e ::-.. :.:- e ant,dad de 1nst.alac.t0nl"S Por productoNo<ro e de Producto C;,ntld...:I de trutfiI.OCKJneS porproct.,ctoEste documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional no está autorizado su reproducción total o parcialPágina 2 de 2 t'J Defensa

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C;,ntld...:I de trutfiI.OCKJneS porproct.,ctoEste documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional no está autorizado su reproducción total o parcialPágina 2 de 2 t'J Defensa

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SOFTWARE AUTODESK Microsoft Office Project Cant1d•d de 1nnalaciones pa pn:,ó.,cto .::i Vigente a partir de: 31 de Mayo de 2023 -= Cantidad de Nombre de Producto lnstalac10nes •-r•- :--:, .:·• roi .. fi• fica,.,·r La"-;t ... fi :ii:., • ••• '¡;: •• I?.fi fi--'e ;r-; f .. L,jf";,..¡;; .::J;l CantJdad de mstal.ico<in,,. pa pn:,ó.,ctO •:: Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialt:J Defensa

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SISTEMA OPERATIVO SERVIDOR SQL SERVER • -,fi....: sfi M•O

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(M\IJdOd de IM1.óc-..s - ..... '" Cantidad de fi1fi C.Jnlld.kt de insralfione:s por productoEste documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional. no está autorizado su reproducción total o parcialINFORME Página 2 de 2 fi-fifi;¡ \ ) Defensa Código: DP-F-003

INFORME DE SEGUIMIENTO Versión: 3 ' NORMAS EN MATERIA DE Vigente a partir de: 31 de Mayo de

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Datos del remitente Entidad Unidad de Gestión General - Ministerio de Defensa Nacional Nit 899.999.003.1 Nombre funcionario Ronal Hernández Cogollo Dependencia Oficina de Control Interno Sectorial Cargo Asesor de defensa Correo Electrónico Ronal. hernandez@mindefensa.gov .co Cantidad de equipos 2078 lEI software se encuentra Si debidamente licenciado? De forma concreta, por favor describa los mecanismos de control que se han implementado en su entidad para evitar que los usuarios instalen programas o aplicativos que no cuenten con la licencia respectiva. En la resolución 7870 de 2022 "Política de Seguridad de la Información para el Sector Defensa" Articulo 13 Política de Seguridad para la Adquisición, Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas de Información. Se indica que "PARÁGRAFO 1. Cualquier software o aplicativo que opere en las entidades del Sector Defensa deberá reportarse y entregarse a las Direcciones de Tecnología o quien haga· sus veces, cumpliendo con los lineamientos técnicos y presupuestales con el fin de salvaguardar la información, brindar el soporte, y

que opere en las entidades del Sector Defensa deberá reportarse y entregarse a las Direcciones de Tecnología o quien haga· sus veces, cumpliendo con los lineamientos técnicos y presupuestales con el fin de salvaguardar la información, brindar el soporte, y demás procesos técnicos que permitan su recuperación en caso de algún incidente o siniestro.". Teniendo en cuenta lo anterior, la Dirección de Tecnologías de Información y las Comunicaciones (DTIC) de la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional, restringe en los equipos de cómputo (desktop y Laptop) los permisos que brindan la posibilidad de instalación de cualquier software, con el objetivo de controlar la instalación de aplicaciones que no se encuentren debidamente licenciadas o autorizadas por la DTIC; para la instalación de cualquier programa de computador, se debe solicitar a la mesa de ayuda (Soporte) la asignación de un requerimiento para que sea atendido por uno de los técnicos autorizados. De forma concreta, describa por favor cuál es el destino final que se le da al software dado de baja en su entidad. La Unidad de Gestion General del Ministerio de Defensa Nacional, cuenta con el procedimiento administrativo y contable para el manejo de bienes, donde entre otras actividades se establece que, mediante acta del comité de bienes de la Unidad de Gestión General y Resolución firmada por la Dirección Administrativa, se procede a descargar del sistema SAP los activos de información y dar de baja por destrucción los elementos inservibles que previo concepto técnico no puedan ser utilizados por la UGG. Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialINFORME Página 2 de 2 fi COLOMBIA Código: DP-F-003

inservibles que previo concepto técnico no puedan ser utilizados por la UGG. Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialINFORME Página 2 de 2 fi COLOMBIA Código: DP-F-003 (· VIDA t:J Defensa INFORME DE SEGUIMIENTO Versión: 3 1 NORMAS EN MATERIA DE Vigente a partir de: 31 de Mayo de

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ANALISIS Y CONCLUSIONES La Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional, da cumplimiento a la normatividad relacionada con la legalidad del Software. Es relevante señalar que la entidad cuenta con los controles correspondientes que le permiten minimizar la posibi lidad de instalación de aplicaciones no autorizadas por la Dirección de Tecnologías de Información y las Comunicaciones, como son la implementación de procedimientos para gestión de requerimientos relacionados con la instalación de programas de computador y la aplicación de políticas a través del directorio activo, por medio del cual se impide a los usuarios realizar la instalación o desinstalación del Software. Los usuarios no cuentan con privilegios de administrador en los equipos de cómputo. Adicionalmente, la entidad cuenta con mecanismos de control automáticos que bl oquean los puertos USB y la descarga de aplicaciones a través de internet. No obstante, se observó que, en el inventario electrónico de licencias instaladas en los equipos de cómputo conectados a la red de datos, se detectó el registro de instalación del software Acrobat en un numero de equipos superior a la cantidad de licencias adquiridas. Se solicita se proceda con la ve cación en sitio, la depuración correspondiente o en caso de ser requeridas, on el pro s de adquisición de producto.

FIRMA:

software Acrobat en un numero de equipos superior a la cantidad de licencias adquiridas. Se solicita se proceda con la ve cación en sitio, la depuración correspondiente o en caso de ser requeridas, on el pro s de adquisición de producto.

FIRMA: ELABORÓ: Ronal Her ández Cogollo CARGO: Asesor de fensa r ·r). \}J'J 1 FIRMA: fi 6.-AUTORIZÓ: Orlando Vega Navas

CARGO: Jefe Oficina de Control Interno Sectorial •.. •··.:;,:;_, flONET

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