MINDEFENSA - Informe Resultados Autoevalucación de Control Interno MECI 2023

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LfiviÓA Informe Resultado Autoevaluación de Control Interno MECI 2023 J \ ·:·) Defensa Oficina Control Interno SectorialINFORME Página 2 de 2 fi COLOMBIA f Código: DF-F-003 (· VIDA \') Defensa Informe Resultado Versión: 3 l Autoevaluación de Control Vigente a partir de: 31 de Mayo de Interno MECI 2023

FECHA DE EM ISIÓN: Julio 24 de 2023

OBJETIVO Proporcionar la estructura básica para evaluar estrategia, gestión y propios mecanismos de evaluación del proceso administrativo de la Unidad de Gestión General - UGG del Ministerio de Defensa Nacional, de acuerdo con los objetivos, estructura, tamaño, procesos y servicios que corresponden a la entidad. INTRODUCCIÓN El Modelo Estándar de Control Interno (MECI) que se establece para las entidades del Estado proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades del Estado, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado. Los principios del Sistema de Control Interno se enmarcan, integran, complementan y desarrollan dentro de los principios constitucionales. Se han identificado los siguientes principios aplicables al

Sistema de Control Interno: DESARROLLO TEMÁTICO El universo previsto para la Autoevaluación del Modelo Estándar de Control Interno MECI contempló a los servidores públicos de la Unidad de Gestión General (UGG), funcionarios civiles (640), militares (531) y policiales (152), de ambos géneros (masculino y femenino), de todos los niveles, que laboran

a los servidores públicos de la Unidad de Gestión General (UGG), funcionarios civiles (640), militares (531) y policiales (152), de ambos géneros (masculino y femenino), de todos los niveles, que laboran en de las instalaciones del Centro Administrativo Nacional (CAN). La planta reportada por el Grupo de Talento Humano es de mil trescientos veintitrés (1.323) servidores públicos. La muestra esperada es de doscientos noventa y nueve (299). Las conclusiones obtenidas en el presente informe fueron resultado de la participación de quinientos cuarenta y siete (547) miembros de la UGG que diligenciaron la encuesta, que como se evidencia en la gráfica incluyó 14 directivos equivalentes al 3%, 205 profesionales equivalentes al 37%, 80 asesores equivalentes al 15%, 57 técnicos equivalentes al 10%, 56 asistenciales equivalente al 10%, 44 oficiales equivalente al 8% y 91 suboficiales equivalente al 17%. ',<,,. 1 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialj· l..,) Defensa .. •··'·'·"''·· {IONET "

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Informe Resultado Autoevaluación de Control Interno MECI CARGO SEXO Homb•e 53% Página 2 de 2

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Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcial[fififiÓÁ r!J • -,fi•s,m.\lAOl fi ,fi GE5TION Y DESEMPEÑO • _.: • hlilllAJO\.i • Defensa

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Informe Resultado Autoevaluación de Control Interno MECI ESTADO CIVIL Union fV-,.Her,.,.¡ .iP Hecho 5% Ca ado (d) NIVEL EDUCATIVO Página 2 de 2

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2023 Este documento es propiedad del Ministerio de D_fifensa Nacional, no está autorizado su reproducc1on total o parcialINFORME Página 2 de 2 j Código DF-F-003 l''J Defensa Informe Resultado Versión: 3 fi COLOMBIA <• vi'óA ¡ Autoevaluación de Control Vigente a partir de: 31 de Mayo de Interno MECI 2023 EDAD De igual forma, el alcance del presente informe se encuentra limitado por el tipo de muestreo realizado, el cual fue aleatorio simple. Dicho tipo de muestreo proporciona una probabilidad igual de participar en la muestra a cada unidad de la población Resultados por Módulos y Componentes

1. Módulo de Control de Planeación y Gestión 66.20% 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023

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2023 La variación porcentual entre el primer semestre de 2023 con respecto al primer semestre de 2022 aumento en 1,41 %. De este módulo se desprenden tres componentes: Componente Talento Humano 62.20% 59 40% 74.42% 81.90% 81.63% 76.04% 75.13% 66.63% 82.84% 78.86% 78.61% 79.44% /Ll2 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 La variación porcentual entre el primer semestre de 2023 con respecto al primer semestre de 2022 tuvo un incremento de 0,83%. El 76% de los respondientes consideran que ha mejorado su desempeño en el puesto de trabajo gracias a las capacitaciones recibidas. Así mismo el 74% de los encuestados consideran que se tienen en cuenta las necesidades de capacitación. El 71 % de los encuestados consideran que las actividades del programa de bienestar social laboral responden a las necesidades institucionales. El 82% de los funcionarios encuestados perciben que los conflictos se resuelven según el documento o código de ética, mientras que el 18% restante considera que no se tiene en cuenta el código de ética

responden a las necesidades institucionales. El 82% de los funcionarios encuestados perciben que los conflictos se resuelven según el documento o código de ética, mientras que el 18% restante considera que no se tiene en cuenta el código de ética para resolver los conflictos. . I (;fifi;·T . Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialINFORME fi-fi;; • t'J Defensa Informe Resultado 1 Autoevaluación de Control Interno MECI Componente Direccionamiento Estratégico 13 60% 90.60% 89.04% 79.81% 72.20% 75.31% 84.08% 82. 73% Página 2 de 2

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2023 88.15% 85 210/ 86.28¼

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0 84.96% )012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 202fi La variación porcentual entre el primer semestre de 2022 con respecto al primer semestre de 2023 tuvo un incremento de 1,32%. Esta dimensión permite realizar las actividades conducentes y pertinentes al logro de los resultados propuestos y a materializar las decisiones plasmadas en su planeación institucional Es necesario decir que la mayoría de los servidores públicos (92%) considera que existe una alta coherencia entre la visión, misión, competencias y funciones asignadas a la entidad. Una proporción igual (90%) señala que hay coherencia entre los planes de gestión anual y la misión y la visión institucionales

coherencia entre la visión, misión, competencias y funciones asignadas a la entidad. Una proporción igual (90%) señala que hay coherencia entre los planes de gestión anual y la misión y la visión institucionales A propósito de la sinergia que debe existir entre la ejecución de los procesos y el cumplimiento de los objetivos planteados, tan solo el 49% señaló que se cumple plenamente, el 37% que se cumple en alto grado, el 14% que se cumple aceptablemente. Las actuaciones de la alta dirección generan confianza en el 80%, de los servidores, Así mismo el 84% consideran que los directivos dan cumplimiento a las funciones de la entidad. ,";fi:·T -,e Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional. no está autorizado su reproducción total o parcial 1INFORME Página 2 de 2 - Código: DF-F-003 \'.) Defensa Informe Resultado Versión: 3 fi-fifi;; 1 Autoevaluación de Control Vigente a partir de: 31 de Mayo de Administración de riesgos 79.92% 6S 40% 66.20% 88.70% 89.81% Interno MECI 2023 77.37% 84.80% 88.30% 85.92% 83.66% 85.64% 88% íl& 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 202fi La variación porcentual entre el primer semestre de 2022 comparado con el primer semestre de 2023 tuvo un incremento de 2,08%. En relación con la administración de los riesgos, el 89% señala que la entidad cumple plenamente o

La variación porcentual entre el primer semestre de 2022 comparado con el primer semestre de 2023 tuvo un incremento de 2,08%. En relación con la administración de los riesgos, el 89% señala que la entidad cumple plenamente o en alto grado con la identificación de los eventos, tanto internos como externos, que afectan negativa o positivamente el logro de los objetivos institucionales. Así mismo el 88% indicó que la organización ha identificado plenamente o en alto grado los riesgos que afectan el desarrollo de los procesos de la entidad. Una proporción similar (88%) expresó que han identificado las causas que generan los riesgos y los efectos que pueden presentarse si se materializan los mismos al interior de la entidad. Sin embargo, el 12% demanda que la entidad aplique más acciones orientadas a evitar, reducir, transferir o asumir los riesgos; así como a implementar mejores controles para prevenir los riesgos de la entidad. El(;:fifi-T fi. '" Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialINFORME fi COLOMBIA l1 ) <• vioA Defensa Informe Resultado 1 Autoevaluación de Control Interno MECI

2. Módulo de control de evaluación y seguimiento

78.71% 69.80% 69.20% fi - - Página 2 de 2

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2023 86.82% 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 La variación porcentual entre el primer semestre de 2022 comparado con el primer semestre de 2023

2023 86.82% 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 La variación porcentual entre el primer semestre de 2022 comparado con el primer semestre de 2023 tuvo un incremento de 1,76%. Vinculado al Módulo de control de evaluación y seguimiento, el 88% de los respondientes reconocieron que hay respaldo y liderazgo de la alta dirección con las políticas y objetivos del control interno No obstante, el 12% demanda mejores controles al interior de los procesos que aseguren la eficiencia y eficacia de estos, puesto que el 86% consideró que los controles definidos cumplen plenamente o en alto grado con su objetivo de reducir los riesgos. El 84% de los servidores públicos perciben que los procesos de quejas y reclamos son insumo para el mejoramiento continuo.

3. Eje Transversal - Información y comunicación 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023

La variación porcentual entre el primer semestre de 2022 comparado con el primer semestre de 2023 tuvo un incremento de 1,27%. Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional. no está autorizado su reproducción total o parcialINFORME Página 2 de 2 fi-fifi;; f

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Autoevaluación de Control Vigente a partir de: 31 de Mayo de Interno MECI 2023 Ligado a la información y la comun icación al interior de la organización, el 82% de los servidor es públicos señalaron que la información que se requiere para realizar las funciones en el puesto de

Interno MECI 2023 Ligado a la información y la comun icación al interior de la organización, el 82% de los servidor es públicos señalaron que la información que se requiere para realizar las funciones en el puesto de trabajo es fácilmente accesible. De hecho, 15 % demanda que se identifique de manera más clara la información que produce la entidad y que es básica para su operación. Lo anterior, debido a que el control de la gestión de los procesos basados en los sistemas de información y la toma de decisiones podría ser más eficaz y eficiente. El 81 % de los respondientes consideraron que los sistemas de información de la organización permiten el cruce de información y servicios entre las entidades, produciendo, a su vez, que exclusivamente el 86% de los funcionarios reconozcan que la entidad cuenta con mecanismos de comunicación óptimos para llegar a las partes interesadas . El Min isterio de Defensa cuenta con: el mecanismo SGDE A para identificar la información externa (Recepción de Peticiones, Quejas, Reclamos y/o Denuncias) y también permite consultar toda la documentación y/o archivos de imp ortancia para el funcionam iento y gestión de la Entidad. Rendición de Cuentas con la intervención de los distintos grupos de interés, veedurías y ciudadanía. Tablas de gestión documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad. En el Minis terio existe un manejo organizado y sistematizado de la correspondencia, así como de los recursos físicos, humanos, financieros y tecnológicos. ANAL ISIS Y CONCLUSIONES , En el Componente de Talento Humano se destaca que la mayoría de los servidores públicos encuestados perciben que los conflictos se resuelven según el documento o código de ética. Sin embargó, se podrían mejorar las actividades del programa de bienestar social laboral.

, En el Componente de Talento Humano se destaca que la mayoría de los servidores públicos encuestados perciben que los conflictos se resuelven según el documento o código de ética. Sin embargó, se podrían mejorar las actividades del programa de bienestar social laboral. , Con Respecto al Com ponente Direccio namien to Estratégico la mayoría de los servidores públicos considera que existe una alta coherencia entre la visión, misión, competencias y funciones asignadas a la entidad. Así mismo consideran que existe coherencia entre los planes de gestión anual y la misión y la visión institucionales. , La admi nistración de riesgos es una herramienta fundamental para la entidad ya que su correcta aplic ación tiene como resultado evitar la ocurrencia de hechos o situaciones que afecten o ento rpezcan la gestión de la entidad. Por lo anterior se realiza seguimiento periódico con el fin de que la gestión de riesgos sea efectiva y evitando así las consecuencias negativas de su materialización. . .... •,.,,,, .... [1fi.NET '" Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialIN FORME Página 2 de 2

Código: DF-F003 fi COLOMBIA <· v,oÁ r' J Defensa Informe Result ado Versión: 3 1 Autoevaluación de Control Vigente a partir de: 31 de Mayo de Interno MECI 2023 ,- En el Módulo de Control de Evaluación y Seguimien to. En la entidad están definidos los procedimientos de auditoría interna basados en evidencia documental que permita ejercer control permanente a la gest-ión admin istrativa. El Programa Anual de Auditorías incluye Auditorías de Gestión y las de Calidad, las cuales son aprobadas por el Comité de Coordinación

control permanente a la gest-ión admin istrativa. El Programa Anual de Auditorías incluye Auditorías de Gestión y las de Calidad, las cuales son aprobadas por el Comité de Coordinación de Control Interno. Los planes de mejorami ento son aprobados por el Señor Ministro, y son reportados a la Contraloría General de la Republica a través del SIRECI, incluyen la asignación de los recursos necesarios para la realización de las acciones propuestas, define responsables, incluye medidas para su seguimiento, fechas limites de implementación y seguimiento de las mejoras. La Oficina de Control Interno realiza seguimiento al cumplimiento de las acciones contenidas en estos planes. ,- En el eje transversal de Información y Comunicación los servidores públicos consideran que se deben mejorar los sistemas de información de la organización en cuanto al cruce de datos y el sistema entre entidades. Aunque existen diferentes medios de acceso de información, como página Web, Intranet, Extranet, SGDEA, Suite Visión Empresarial entre ellos no hay comunicación no es posible hacer cruces de información.

FIRMA: ELABORADO: Sandra Patricia Prieto Barajas

CARGO: Asesor de Defensa

FIRMA: REVISADO: A riana Patricia Roa P

CARGO: Asesor de Defensa FIRMA: r;;J, , /) APROBADO: Ofiavas

CARGO: Jefe Oficina Control Interno Sectorial ,fi • • s1mMAD[

fi 1'1• GEITION Y DESEMPEÑO -.• l,ITllU(IOSAl Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional . no está autorizado su reproducción total o parcial