MINDEFENSA - Informe Seguimiento al Plan de Mejoramiento Agencia Logistica de las FF MM 2021

No 78

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

República de Colombia FORMATO Informe ejecutivo

Código: EI-F-011

Versión: 1

Vigente a partir de: 23 de septiembre de 2019.

Área, Dependencia, Entidad o Proceso Auditado , Agencia Logística de las Fuerzas Militares 1 Período de seguimiento 1 2019 o Evaluación Auditor o Equipo Auditor

1. OBJETIVO

i Sandy Yulipza Merchán Caballero ' Ronal Enrique Hernández Cogollo Osear lván Barbosa Linares Efectuar verificación y seguimiento parcial a través de la toma de muestras aleatorias de los soportes suministrados, que permitan determinar la eficacia y el nivel de cumplimiento de las actividades propuestas en el plan de mejoramiento derivado de la auditoría realizada al Proceso de Créditos en la Agencia Logística de las Fuerzas Militares.

2. ALCANCE Incluye el análisis, verificación y seguimiento de la información suministrada por la Agencia Logística de las FFMM, correspondiente a las actividades propuestas para subsanar los hallazgos relacionados en el informe No.026 del 29 de abril de 2019 "Auditoría Parcial y selectiva al proceso de Créditos de la Agencia logística de las Fuerzas

3. RESULTADOS En cumplimiento del procedimiento de auditoría EI-P-001 "Procedimiento Auditorías Gestión y Seguimiento", se efectuó seguimiento al plan de mejoramiento propuesto por la Agencia Logística de las Fuerzas Militares (AGLO), derivado de los hallazgos identificados en la Auditoría Parcial y selectiva al Proceso de Créditos.

El plan de mejoramiento propuesto por la AGLO cuenta con catorce (14) metas que tienen

Logística de las Fuerzas Militares (AGLO), derivado de los hallazgos identificados en la Auditoría Parcial y selectiva al Proceso de Créditos. El plan de mejoramiento propuesto por la AGLO cuenta con catorce (14) metas que tienen como propósito subsanar las debilidades registradas en los ocho (08) hallazgos contenidos en el informe de auditoría No 026 de 2019. En el presente seguimiento se verificó la eficacia de las metas propuestas para subsanar ocho (08) hallazgos relacionados en el informe de auditoría. A continuación, se presentan los porcentajes de cumplimiento de las actividades propuestas por los responsables de las

acciones.MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

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El estado actual del plan de mejoramiento se encuentra en un nivel de avance del 100% A continuación, se relacionan los resultados de la verificación de las evidencias aportadas para el presente seguimiento:

1. Hallazgos 1 y 5 (100%)

Hallazgo No.1 -Riesgo Financiero -Información de Créditos no razonable En la verificación de los reportes suministrados por los funcionarios encargados de la gestión de créditos, se presentaron varios reportes con registros y cifras diferentes, generando dudas acerca de la confiabilidad de la información financiera sobre el proceso de créditos, lo que no permite contar con una seguridad razonable de la información de créditos. Hallazgo No.5-Riesgo Financiero Presunta duplicidad de Deudores Se observó en el listado de cartera a diciembre 31 de 2018, la cuenta TERCERO GENÉRICO

créditos. Hallazgo No.5-Riesgo Financiero Presunta duplicidad de Deudores Se observó en el listado de cartera a diciembre 31 de 2018, la cuenta TERCERO GENÉRICO con un saldo de 257'174.813,00; al consultar la razón de este cliente, se entregó un listado donde se aclaraban o identificaban algunos deudores, sin embargo, al verificar con el listado general de cartera se duplican algunos deudores, situación que denota ausencia de controles en el manejo y conciliación de la cartera así: NOMBRES Y APELLIDOS SALDO OLWNTE 1 SALDO CARTERA GENÉRICO Gina Paola Díaz Tovar 25' 471.166,00 20'792.526,00 Constanza del Pilar Aguirre 583.990,00 7'028.401,00 González -- Edgar Hemández 7'363.319,00 3'730.511,00 Wilmar Rohtney Posso Castro 14'745.619,00 1 7'947.484,00 Rubén Darío Rentería Martínez 35'866.336,00 26' 601.227,00 Del seguimiento efectuado a las acciones, se evidenció que las metas propuestas para subsanar los hallazgos 1 y 5, se ejecutaron de acuerdo con los soportes cargados en la carpeta compartida, estos son: la trazabilidad de los créditos efectuando los ajustes contables correspondientes y la depuración del tercero genérico. Sin embargo, se evidenció un error repetitivo como fue cargar abonos de cuotas de créditos a usuarios que presuntamente no les habían descontado la cuota correspondiente o no se habían acercado a cancelar por ventanilla el saldo de su deuda, situación que preocupa más aún, es que si algunos usuarios

repetitivo como fue cargar abonos de cuotas de créditos a usuarios que presuntamente no les habían descontado la cuota correspondiente o no se habían acercado a cancelar por ventanilla el saldo de su deuda, situación que preocupa más aún, es que si algunos usuarios de crédito les emitieron paz y salvos.

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Se requiere cuantificar la cartera castigada e identificar cual de esa cartera se encuentra en proceso jurídico y probabilidades de recuperarla. Para las actividades planteadas y teniendo en cuenta que actualmente se está ejecutando una auditoría en la Agencia Logística se verificará la efectividad de las acciones ejecutadas.

2. Hallazgo 2 (100%)

Hallazgo No.2 -Riesgo Financiero - Cartera Migrada Al realizar cruce de la cartera migrada en la vigencia 2016 (archivos de Excel), frente a la cartera a diciembre de 2018, se evidenció que algunos usuarios de cartera presuntamente presentan los mismos o similares valores, y además no figuran como morosos, algunos casos evidenciados son:

NOMBRES YAPELLlDO5

Jific_tor Fe!i:z:ando Arango Granada __ , Fernando T ovar Losada : Jezson Humberto Anteliz ' Jesús Arnobio Escobar SeRura 1 Juan Carmona VALOR$ $ 1'623.152,00 ---- 12 '708 .540, 00 506.948,00 633.534,00 559.511,00 Se observó que la meta propuesta a las actividades de cruces de cartera por tercero actual

VALOR$ $ 1'623.152,00 ---- 12 '708 .540, 00

506.948,00 633.534,00 559.511,00 Se observó que la meta propuesta a las actividades de cruces de cartera por tercero actual frente a saldo a 31 de diciembre de 2016 se efectuó según memorando No.20193240485253ALDOAS-320 de agosto 28 de 2019, donde se evidenció quince (15) usuarios de crédito con saldos iguales o sin movimiento; durante el transcurso de la auditoría en curso se verificará la efectividad de las acciones.

3. Hallazgo_3 y 4 (100%)

Hallazgo No.3 -Riesgo Financiero - Presunta prescripción cobro Se observó el memorando del 26 de mayo de 2015, donde la Jefe Jurídica devuelve carpetas a la Dirección financiera por presunta prescripción en el cobro de algunos usuarios de cartera, sin que a la fecha de la auditoría evidencie su castigo o si por el contrario se recuperaron parte de esos recursos. Hallazgo No.4 -Riesgo Financiero - Cartera de difícil recaudo Se evidenció que algunos usuarios cuyos créditos fueron concedidos en la vigencia 2011 o se desconoce la vigencia, se les realiza anotación como ilocalizables, sin derecho a pensión, sin que la administración tome la decisión de llevarlo a comité de cartera, como se puede apreciar en los siguientes casos:

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Juan Carlos Valencia $ 12'000.000,00

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Informe ejecutivo Vigente a partir de: 23 de septiembre de 2019. fifi;'K

APBritDOS VALOR$

Juan Carlos Valencia $ 12'000.000,00 Rafael Antonio Triana Gómez 3'733.241,00 Maucol Armando Torres Gamarra 1'691.046,00 Juan Carlos Serrato Ramos 1 '731.540,00 Yesid RodríJ?uez Orhz 3'906.956,00 Se evidenció cuatro (4) actas de cuatro comités de cartera, cuatro (4) actas del comité de sostenibilidad contable y dos (2) copias de comprobantes contables que presuntamente reflejan la totalidad de ajustes que se debieron efectuar por castigo de cartera, en la auditoría en curso se verificará la efectividad de la mejora y la justificación en la afectación del ESF A y la cuenta depósitos en Garantía.

4. Hallazgo_6 y 7 (100%)

Hallazgo No.6 -Riesgo financiero -Debilidades Cobro Persuasivo Se evidenció debilidades en el cobro persuasivo en aquellos créditos que entraron en mora, teniendo en cuenta que en algunos casos al ser pasados al cobro coactivo estos ya se encontraban prescritos o los documentos NO reunían los requisitos exigidos por el artículo 422 del Código General del Proceso, incumpliendo lo señalado por el artículo 1 de la Ley 1066 de 2006 y los principios que regulan la Administración Pública contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, que establece que los servidores públicos que tengan a su cargo el recaudo de obligaciones a favor del Tesoro Público deberán realizar su

1066 de 2006 y los principios que regulan la Administración Pública contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, que establece que los servidores públicos que tengan a su cargo el recaudo de obligaciones a favor del Tesoro Público deberán realizar su gestión de manera ágil, eficaz, eficiente y oportuna; así como en el artículo 98 de la Ley 1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el cual señala que las entidades públicas deberán recaudar las obligaciones creadas en su favor, que consten en documentos que presten mérito ejecutivo de conformidad con este código Hallazgo No.7-Riesgo de Debilidades en la Gestión de Cartera de Imposible Recaudo No se evidenciaron los actos administrativos correspondientes a la depuración de la cartera castigada señalada en el artículo 2.5.6.3 del Decreto 445 de 2017 que considera que existe cartera de imposible recaudo la cual podrá ser depurada y castigada siempre que se cumpla alguna de las siguientes causales: a. Prescripción b. Caducidad de la acción c. Perdida de ejecutoriedad del acto administrativo que le dio origen d. Inexistencia aprobada del deudor o su insolvencia demostrada, que impida ejercer o continuar ejerciendo los derechos de cobro.

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Se evidenció la suscripción de un contrato con una central de riesgo a fin de reportar mensualmente el comportamiento positivo y/ o negativo de los deudores, igualmente se

Vigente a partir de: 23 de septiembre de 2019.

Se evidenció la suscripción de un contrato con una central de riesgo a fin de reportar mensualmente el comportamiento positivo y/ o negativo de los deudores, igualmente se contrató un profesional del derecho para tratar de recuperar cartera de difícil recaudo.

S. Hallazgo_8 (100%)

Hallazgo No.8 - Riesgo Tecnológico -Debilidades en la configuración del sistema SAP. Durante la presente auditoria se realizó una verificación aleatoria a los parámetros de seguridad del sistema, observándose las siguientes oportunidades de fortalecimiento del sistema: • No se logró evidenciar un protocolo para la utilización del usuario SAP (Hardcode), el cual cuenta con todas las transacciones disponibles (SAP _ALL). Se sugiere, establecer un protocolo para la utilización y custodia de este usuario. • En la verificación de los parámetros de contraseñas, se observó que la tabla USR40 se encuentra vacía. Se sugiere, identificar y registrar las contraseñas de uso prohibido en la Agencia. • En el reporte correspondiente a los parámetros definidos en el perfil de instancia generados con la transacción RZ10, se observó que tiene definidos los parámetros de seguridad orientados a prevenir el acceso no autorizado; sin embargo, los parámetros login/fails_to_session_end, login/fails_to_user_lock y login/failed_user_auto_unlock no se observaron en el reporte. • En el registro de los roles asignados a todos los usuarios encargados de los créditos, se observó que tienen permisos para realizar modificaciones a los contratos de créditos en el módulo LM. Se sugiere, adelantar un análisis de las transacciones y/ o objetos de autorización en cada de los usuarios del sistema, con el propósito de asegurar que las

observó que tienen permisos para realizar modificaciones a los contratos de créditos en el módulo LM. Se sugiere, adelantar un análisis de las transacciones y/ o objetos de autorización en cada de los usuarios del sistema, con el propósito de asegurar que las opciones asignadas corresponden con sus funciones. Ausencia de controles en el sistema que permitan identificar fácilmente los créditos con novedades (moras, modificaciones entre otros). ACCION DE MEJORA Efectuar configuraciones internas en el sistema SAP y protocolos a las respectivas transacciones de usuario, roles, auditoria, reportes, para el correcto funcionamiento de la seguridad en el módulo de créditos. Se observó la elaboración de un protocolo para la creación y manejo de los usuarios en SAP.

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Informe ejecutivo Vigente a partir de: 23 de septiembre de 2019. PROCESO GESTION DE TECNOLOGIA V SuBPRO(U.0 .,¡-:_fi i .::::rlmil fecha j 12 j _ 10 _j 2017 ] ::_:;fi 8.2 PROTOCOLO SAP Políticas creación y manejo de usuartos SAP Se debe pasar el formato de creación de usuarios que se encuentra en la Suite Visión Empresarial GTI l-0 041 2 Colocar el caso de creación de mesa de ayuda en ta plataforma SAP con alguno de los usuarios que ya cuentan con licencia SAP Se evidencian los reportes de la información registrada en la tabla que almacena las palabras claves que no podrán ser utilizadas como contraseña. Vi&t..antdf vista Tabla P<I' a davei, de dU.ew prohib1daf I VISl.ialiur vista Tabla para claves de acceso protúb<da$ ,fififi fifififi

claves que no podrán ser utilizadas como contraseña. Vi&t..antdf vista Tabla P<I' a davei, de dU.ew prohib1daf I VISl.ialiur vista Tabla para claves de acceso protúb<da$ ,fififi fifififi '$ Pfi CMiá9 a«aso pror'Ch(h&

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¡; 1111 A continuación, se anexa imagen con los valores asignados en la tabla de configuración del sistema SAP. >/lsillill2'lr l'.l('tf1l l'R!) _l>Vd;Mt,;o! >AJ '(.I Y<'fSion IXXXJ.fi 1 ; ¡;¡,, wPa.....,,,. » fi-------------------------- ... --11 ... --.-fi-· 1 :wfifi;fi-eeq 1 enguctó)Z¾1::.ll:. ,1,:;,;At,¡.ir.¡ fifi=t..!l"',4 .,,.._I:: ¡ tcl.5D/,1.a._.1t'111. ... _.1CO°'ll, '. t'"O.].ntp&.,;tllflrt2_n;urt:..t12_t-mt' 1 ::Z:!:fifififi.4>fiJm 1 rfi,:it,Jazo'i'!.d:FJfi_.-o.=:•

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Co(r) Sonia D. Gutíerrez Carrill o Rembert o Porras Carlos H. Mancilla Gamboa De Roberto Vei

CONTE NIDO: INICIO CONTRATO No. 001 -123-201 9 FECHA 09 07 2019

OFIC INA GESTION DE LAS TICS

CARGO Jefe Oficina de las TICs Representante Sonda de Colombia s.a. Supervísor contrato 0011 23201 9 Profesional de defensa Profesional de defensa

1. Reunión con el fin de dar inicio al contrato de prestación de servicios No. 001 -1 23· 201 9, cuyo objeto es "Soporte técnico y funcional para módulos logf stíco y . financiero, roles y perfile s SAP".

Se evidenció el cumplimiento de las acciones propuestas en el plan de mejoramiento, sin embargo; se realizará una verificación parcial y selectiva de las acciones adelantadas por la

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Vigente a partir de: 23 de septiembre de 2019. entidad durante la auditoría que se está realizando en la vigencia 2021 , con el propósito de evaluar la eficacia de las configuraciones y el resultado del contrato suscrito en el 201 9.

4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

de 2019. entidad durante la auditoría que se está realizando en la vigencia 2021 , con el propósito de evaluar la eficacia de las configuraciones y el resultado del contrato suscrito en el 201 9.

4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Se evidenció el cumplimiento en un 10 0% de todas las acciones relacionadas en el plan de mejoramiento propuesto por la entidad.

Se observa un trabajo en equipo con el fin de depurar la cartera de créditos y proceder a su cobro respect ivo, en la auditoría en curso se evaluará la eficacia de las acciones de mejora Dr. Orlando Vega Navas Jefe Oficina de Control Interno Sectorial

Elaboró: Osear Iván Barbosa Linares.

Revisó: Sandy Merchán Caballero - Ronal Hernández Cogollo

Anexos: N/A

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