MINDEFENSA - Informe Seguimiento e-KOGUI Primer Semestre 2019

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia FORMATO Página 1 de 3

Informe Ejecutivo Código: fi5.2 CG-MDNSGOCIS-F040-04

Vigente a partir de: 26 JUL 2017

No. 057 j Fecha: 1 Día 1 Mes 1 Año 1 30 1 08 1 2019 . ' Area, Depfindencia; Eritida.8 o 1>:ro.eese: Asuntos Legales-Grupo Contencioso Constitucional Período del SfiQuimiefito e Evaluaéióh: 1-2019 Auditor/ Equipo Auditor? Sandy Yulipza Merchán Caballero

1. OBJETIVO El Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado e-KOGUI, es el único sistema de gestión de información del Estado, creado para el seguimiento de las actividades, procesos y procedimientos inherentes a la actividad judicial y extrajudicial del Estado, ante las autoridades nacionales e internacionales, siendo esta herramienta la fuente oficial de información sobre la actividad litigiosa del Estado Colombiano.

Su objetivo servir de herramienta para la adecuada gestión del riesgo fiscal asociado a la actividad judicial y extrajudicial de la Nación, así como monitorear y gestionar los procesos que se deriven de aquella actividad. Por lo anterior y en cumplimiento a lo ordenado en el artículo 2.2.3.4.1.14 del Decreto 1069 de 2015 el cual señala la obligatoriedad del Jefe de la Oficina de Control Interno de todas las entidades públicas, de emitir certificación semestral del cumplimiento de las obligaciones impuestas por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del ttstado (ANDJE), correspondiente a la actividad litigiosa reportada para el Ministerio de Defensa Nacional, se procede a dar a conocer los resultados del

públicas, de emitir certificación semestral del cumplimiento de las obligaciones impuestas por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del ttstado (ANDJE), correspondiente a la actividad litigiosa reportada para el Ministerio de Defensa Nacional, se procede a dar a conocer los resultados del seguimiento de la información que debe reposar en el Sistema eKOGUI. Para verificar el cumplimiento de las funciones asignadas al administrador de la entidad y de los apoderados judiciales, se siguieron los parámetros establecidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE), en el instructivo" Perfil Jefe de Control Interno" V.6.0.

2. ALCANCE El periodo del seguimiento realizado comprende el primer semestre de 2019 con corte a 31 de julio.

3. RESULTADOS En abril de los corrientes, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, puso en funcionamiento la nueva versión de eKOGUI 2, trayendo como novedad el módulo de Relación de Pagos y mejoró los módulos de Registro y Actualización de Procesos Judiciales y

Gestión de Comités de Conciliación. Teniendo en cuenta que la nueva versión del eKOGUI se encuentra en fase de estabilización y con el fin de que las entidades tengan un periodo de adaptación a las nuevas funcionalidades del sistema, la ANDJ!z modificó la fecha de presentación de la Certificación que debe emitir las Oficinas de Control Interno correspondiente a primer semestre de 2019 a más tardar el día 30 "Eficacia y Eficiencia con Transparencia" Avenida El Dorado CAN Carrera 54 No 26-25 PBX 3150111 www rníndefensa gov.co Certifieado

SC6710-1MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL FORMATO Pág1na 2 de 3

República de Colombia .

Avenida El Dorado CAN Carrera 54 No 26-25 PBX 3150111 www rníndefensa gov.co Certifieado

SC6710-1MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL FORMATO Pág1na 2 de 3

República de Colombia .

Informe Ejecutivo Código: 95.2 CG-MDNSGOCIS-F040-04 libo!lot!y!lnl,n Vigente a partir de: 26 JUL 2017 de septiembre de los corrientes.

Sin embargo, y en cumplimiento al Plan de Acción trazado para esta Oficina, se realizó el seguimiento planeado, evidenciado el cumplimiento de los siguientes aspectos solicitados en la certificación: a. Ingreso y retiro de apoderados a la Entidad Se encuentran creados los siguientes usuarios de los Perfiles: Administrador del Sistema, Jefe Jurídico, Secretario Tecnico del Comité de Conciliación; no se evidenció los perfiles del Jefe Financiero así como tampoco el del Enlace de Pagos. Capacitación Para el periodo objeto de seguimiento, se evidenció la capacitación de 50 apoderados a nivel nacional, realizadas de manera presencial, vía skype y celular y presencial en la sede de Florencia. b. Procesos judiciales o solicitudes de conciliación prejudicial para la Entidad durante la vigencia de la certificación. Sobre los procesos judiciales, extrajudiciales y conciliaciones, no fue posible realizar el seguimiento solicitado, teniendo en cuenta que el sistema eKOGUI se encuentra en una etapa de implentación, razón por la cual ha presentado inconvenientes para el Ministerio de Defensa respecto a la radicación de los procesos, el cargue de las piezas procesales y otros temas relacionados con los impulsos procesales, tal como se evidenció en el Ofioio No OFI 19-49351

respecto a la radicación de los procesos, el cargue de las piezas procesales y otros temas relacionados con los impulsos procesales, tal como se evidenció en el Ofioio No OFI 19-49351 MDN-DSGDAL de fecha 30 de mayo de los corrientes, dirigido al Doctor Camilo Alberto Gomez Alzate, Director General de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, dichas novedades presuntamente dependen de un desarrollo en los controles de cambios y servicios de mantenimiento que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado está en proceso de contratación; no obstante la jefatura de esta Oficina se reunirá con la Agencia para solucionar de manera expedita los inconvenientes reportados y así dar cumplimiento a lo requerido. CONCLUSIONES El módulo de relación de pagos es una estructura lógica y parametrizada, en la que se puede efectuar la relación entre registros presupuestales, a partir de información suministrada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales o laudos arbitrales a cargo de aquellas entidades que gestionan sus pagos a través del Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF, es decir, cada que la Entidad cargue en el SIIF - Nación los registros presupuestales, Minhacienda suministra a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado los registros presupuestales para subirlos a su vez al Sistema eKOGUI, por lo cual se hace necesario que en el menor tiempo posible se delegue mediante resolución, al funcionario que ejercerá este rol en el sistema, con el fin de depurar los ,fi, _fí lfi \ ¡ -.,.,,,,. Certificado No, GP147•1 "Eficacia y Eficiencia con Transparencia"

mediante resolución, al funcionario que ejercerá este rol en el sistema, con el fin de depurar los ,fi, _fí lfi \ ¡ -.,.,,,,. Certificado No, GP147•1 "Eficacia y Eficiencia con Transparencia" Avenida El Dorado CAN Carrera 54 No. 26-25 PBX 3150111 www rn,ndefensa.qov co tc<><:-11< Certificado SC6710-1MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia FORMATO Página 3 de 3 l""1od10olan Informe Ejecutivo Código: 95.2 CG-MDNSGOCIS-F040-04

Vigente a partir de: 26 JUL 2017 registros presupuestales cargados al sistema desde el mes de mayo sin gestionar y continuar tramitando los nuevos registros.

RECOMENDACIONES ✓ Definir al responsable del usuario para el módulo de Jefe Financiero y Enlace de Pagos y elaborar las respectivas resoluciones ministeriales de los funcionarios ✓ Crear los perfiles de Jefe Financiero y el de Enlace de Pagos en el Sistema eKOGUI. ✓ Realizar el seguimiento a las novedades expuestas a la Agencia, frente a los inconvenientes presentados en el cargue de la información para así dar cumplimiento a lo señalado en el Decreto 1069 de 2015. ✓ Teniendo en cuenta que la certificación se debe remitir a la Agencia Nacional Jurídica del Estado el día 30 de septiembre de los corrientes, esta Oficina coordinará una reunión con esa entidad para solucionar los inconvenientes reportados; de los resultados de la reunión se procederá a reportar la Certificación de cumplimiento.

ORLANDO VEGA NAVAS

Jefe Oficina de Control Interno Sectorial Ministerio de Defensa Nacional

con esa entidad para solucionar los inconvenientes reportados; de los resultados de la reunión se procederá a reportar la Certificación de cumplimiento.

ORLANDO VEGA NAVAS

Jefe Oficina de Control Interno Sectorial Ministerio de Defensa Nacional Elaboró· PO Sandy Yulipza Merchan Caballer1

Revisó: JO. Orlando Vega Navas "Eficacia y Eficiencia con Transparencia"

Avenida El Dorado CAN Carrera 54 No 26-25 PBX3150111 www.mindefensa.qov.co Certificado scmo-1