MINDEFENSA - Informe Seguimiento e-KOGUI Primer Semestre 2020

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

República de Colombia

FORMATO Código: EI-F-011

Informe ejecutivo

Versión: 1

Vigente a partir de: 23 de septiembre de 2019.

1

1. OBJETIVO

El Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado e-KOGUI, es el único sistema de gestión de información del Estado, creado para el seguimiento de las actividades, procesos y procedimientos inherentes a la actividad judicial y extrajudicial del Estado, ante las autoridades nacionales e internacionales, siendo esta herramienta la fuente oficial de información sobre la actividad litigiosa del Estado Colombiano.

Su objetivo servir de herramienta para la adecuada gestión del r iesgo fiscal asociado a la actividad judicial y extrajudicial de la Nación, así como monitorear y gestionar los procesos que se deriven de aquella actividad.

Por lo anterior y en cumplimiento a lo ordenado en el artículo 2.2.3.4.1.14 del Decreto 1069 de 2015 el cual señala la obligatoriedad del Jefe de la Oficina de Control Interno de todas las entidades públicas, de emitir certificación semestral del cumplimiento de las obligaciones impuestas por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE), correspondiente a la actividad litigiosa reportada para el Ministerio de Defensa Nacional, se procede a dar a conocer los resultados del seguimiento de la información que debe reposar en el Sistema eKOGUI correspondiente al primer semestre de 2020.

Para verificar el cumplimiento de las funciones asignadas al administrador de la entidad y de los apoderados judiciales, se siguieron los parámetros establecidos por la Agencia Nacional de

KOGUI correspondiente al primer semestre de 2020.

Para verificar el cumplimiento de las funciones asignadas al administrador de la entidad y de los apoderados judiciales, se siguieron los parámetros establecidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE), en el instructivo “ Perfil Jefe de Control Interno” V.8.0, a través de la plantilla de Excel impuesta para tal fin.

2. ALCANCE El periodo del seguimiento realizado comprende el 01 de Enero a 30 de Junio de 2020.

3. RESULTADOS De conformidad con el Instructivo del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado e -KOGUI, perfil J efe de Control Interno V.8 .0, emitido por la Unidad Administrativa Especial de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, se procedió a realizar un seguimiento aleatorio a cada uno de los íte ms señalados en ese instructivo y a través de la

No.012 Fecha: Día Mes Año 28 08 2020 Área, Dependencia, Entidad o Proceso Auditado Asuntos Legales-Grupo Contencioso Constitucional Período de seguimiento o Evaluación Primer Semestre 2020 (I-2020) e-KOGUI Auditor o Equipo Auditor Sandy Yulipza Merchán CaballeroMINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia

FORMATO Código: EI-F-011

Informe ejecutivo

Versión: 1

Vigente a partir de: 23 de septiembre de 2019.

2

plantilla que dicha entidad dispuso para tal fin; es por eso que esa plantilla se deja como anexo al presente informe de seguimiento ya que contiene la información obtenida y cruzada con el

septiembre de 2019.

2

plantilla que dicha entidad dispuso para tal fin; es por eso que esa plantilla se deja como anexo al presente informe de seguimiento ya que contiene la información obtenida y cruzada con el Abogado Gustavo Gonzalez quien es el administrador del sistema de la herramienta e-KOGUI, y quien atendió de manera virtual los requerimientos realizados. El seguimiento efectuado se hizo de manera remota, teniendo en cuenta la declaratoria de emergencia sanitaria por el c ual está atravesando al país debido a la pandemia denominada COVID 19; los resultados del seguimiento se encuentran en la plantilla mencionada.

4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Como resultado del seguimiento, se evidenció una serie de incumplimientos frente a lo solicitado por la Agencia Nacional Jurídica del Estado en los siguientes ítems: Modulo Usuarios, no se evidenció el acto administrativo mediante el cual se nombran a los responsables de los usuarios Jefe Financiero y Enlace de Pagos.

Modulo Abogados, no se evidenció la inactivación de 18 usuarios abogados que no ejercen actualmente defensa en la entidad. Modulo Prejudiciales, no se evidenció que los abogados estén registrando los procesos en debida forma, lo que dificulta tener estadísticas reales sobre los procesos activos que cursan en contra de la entidad. Módulo de Pagos, se evidenció que dicho modulo no se le está dando aplicación. Pese a que en los seguimientos pasados la auditoría recomendó dar cumplimiento en estricto sentido al módulo de conciliaciones, así como de definir el responsable del módulo d e pagos, se advierte que para el próximo seguimiento , si no se da cumplimiento a lo ordenado por la

sentido al módulo de conciliaciones, así como de definir el responsable del módulo d e pagos, se advierte que para el próximo seguimiento , si no se da cumplimiento a lo ordenado por la ANDJE frente a lo señalado, se correrá traslado de los informes emitidos por esta Oficina a la Oficina de Control Disciplinario Interno para lo correspondiente. RECOMENDACIONES Modulo Judicial Recordar a los apoderados de manera permanente cargar las piezas procesales en el sistema, tal como lo establece el Manual del abogado emitido por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. Recordar a los apoderados que deben calificar el Riesgo procesal en el sistema e -KOGUI de acuerdo a la Resolución Ministerial No 9510 de 2017¸ lo a nterior teniendo en cuenta que se evidenció que habían 516 procesos sin dicha calificación. Recordar a los apoderados que la calificación de la Provisión Contable de los procesos que den como probabilidad de perder el caso “remoto” debe ser igual a cero (0), tal como lo establece la Resolución Ministerial 9510 de 2017. Modulo PrejudicialMINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia

FORMATO Código: EI-F-011

Informe ejecutivo

Versión: 1

Vigente a partir de: 23 de septiembre de 2019.

3

Crear una base de datos interna que permita tener un control sobre los procesos prejudiciales que cursan en contra de la entidad, y registrar y actualizar en el sistema e.KOGUI la totalidad de los procesos donde la entidad es convocada.

ORLANDO VEGA NAVAS

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO SECTORIAL

Elaboró: Sandy Yulipza Merchán Caballero

de los procesos donde la entidad es convocada.

ORLANDO VEGA NAVAS

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO SECTORIAL

Elaboró: Sandy Yulipza Merchán Caballero

Anexos: Plantilla ANDJE de Seguimiento