MINDEFENSA - Informe Seguimiento e-KOGUI Primer Semestre 2022

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

República de Colombia

FORMATO Código: EI-F-011

Versión: 1

Informe ejecutivo Vigente a partir de: 23 de septiembre de 2019. Area, Dependencia, Entidad o Proceso Auditado Asuntos Legales-Grupo Contencioso Constitucional Período de seguimiento O Primer Semestre 2022 (1-2022) e-KOGUI Evaluación Auditor o Equipo Auditor Sandy Yulipza Merchán Caballero

1. OBJETIVO

2022 El Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado e-KOGUI, es el único sistema de gestión de información del Estado, creado para el seguimiento de las actividades, procesos y procedimientos inherentes a la actividad judicial y extrajudicial del Estado, ante las autoridades nacionales e internacionales, siendo esta herramienta la fuente oficial de información sobre la actividad litigiosa del Estado Colombiano. Su objetivo servir de herramienta para la adecuada gestión del riesgo fiscal asociado a la actividad judicial y extrajudicial de la Nación, así como monitorear y gestionar los procesos que se deriven de aquella actividad. Por lo anterior y en cumplimiento a lo ordenado en el artículo 2.2.3.4.1.14 del Decreto 1069 de 2015 el cual señala la obligatoriedad del Jefe de la Oficina de Control Interno de todas las entidades públicas, de emitir certificación semestral del cumplimiento de las obligaciones impuestas por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE), así como el artículo 2.2.21.4.9 literal g) del Decreto 648 de 2017, correspondiente a la actividad litigiosa reportada para el Ministerio de Defensa Nacional, se procede a dar a conocer los resultados del seguimiento de la información que debe reposar en el Sistema e-KOGUI correspondiente al

para el Ministerio de Defensa Nacional, se procede a dar a conocer los resultados del seguimiento de la información que debe reposar en el Sistema e-KOGUI correspondiente al primer semestre de 2022. Para verificar el cumplimiento de las funciones asignadas al administrador de la entidad y de los apoderados judiciales, se siguieron los parámetros establecidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE), en el instructivo "Perfil jefe de Control Interno" V.12, a través de la plantilla de Excel impuesta para tal fin.

2. ALCANCE El periodo del seguimiento realizado comprende el 01 de enero a 30 de junio de 2022.

3. RESULTADOS De conformidad con el Instructivo del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado e-KOGUI, perfil Jefe de Control Interno V.12., emitido por la Unidad Administrativa Especial de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, se procedió a realizar un seguimiento aleatorio a cada uno de los ítems señalados en ese instructivo y a través de laMINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

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Vigente a partir de: 23 de septiembre de 2019. plantilla; es por eso que dicho documento se deja como anexo al presente informe de seguimiento ya que contiene la información obtenida y cruzada con la Abogada Valeria Tacuma quien actualmente es la administradora del sistema de la herramienta e-KOGUI, y quien atendió los requerimientos realizados.

A continuación, se plasma lo evidenciado durante la prueba de recorrido realizada: La certificación se encuentra en una plantilla de Excel definida por la ANJDE, y distribuida en

los requerimientos realizados. A continuación, se plasma lo evidenciado durante la prueba de recorrido realizada: La certificación se encuentra en una plantilla de Excel definida por la ANJDE, y distribuida en seis (6) hojas, así: usuarios activos, abogados, procesos judiciales, arbitrales, pagos y prejudiciales y un resumen general que integra la información registrada en las hojas mencionadas.

USUARIOS: Los usuarios del sistema e-KOGUI en cada una de las entidades serán aquellos que ocupen los

siguientes cargos:

1. Jefe Oficina Asesora Jurídica o quien haga sus veces

2. Administrador del Sistema en la entidad.

3. Abogado de la entidad

4. Secretario Técnico de Comité de Conciliación

5. Jefe de Oficina Financiera o quien haga sus veces

6. Jefe de Oficina de Control Interno o quien haga sus veces

7. Enlace de pagos o quien haga sus veces

8. Formulador de Política de Prevención del Daño Antijurídico o quien haga sus veces.

El usuario de enlace de pagos y formulado de política no se encuentran definidos como usuarios textualmente en el Decreto 1069 de 2015 son perfiles creados en las vigencias 2019 y 2022.

ABOGADOS: Para el primer semestre del 2022, se evidenció la inactivación de diez (10) abogados.

PROCESOS JUDICIALES: Procesos activos al 30 de junio de 2021: La entidad refleja un total de 24459 procesos con notificación o traslado de la demanda a la entidad y con abogado asignado, y la misma cantidad de procesos activos registrados en el e-KOGUI; igualmente se evidenció que 329 procesos se encuentran sin abogado.

notificación o traslado de la demanda a la entidad y con abogado asignado, y la misma cantidad de procesos activos registrados en el e-KOGUI; igualmente se evidenció que 329 procesos se encuentran sin abogado.

PROCESOS PREJUDICIALES: Se evidenció que hay 1849 procesos prejudiciales activos y registrados en la herramienta e­ KOGUI, no obstante, se evidenció que las fichas técnicas del comité de conciliación no están siendo cargadas en el modulo correspondiente, contraviniendo lo señalado por el numeral 2 del artículo 6 del Decreto Ley 4085 de 2011 el cual establece que "serán vinculantes para las entidades públicas del orden nacional todos los instructivos que emita la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado relativos al Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado", igualmente el artículo 2.2.3.4.1.5 del Decreto 1069 de 2015 señala que "los protocolos, lineamientos e instructivos para la implementación y uso adecuado del Sistema Único Gestión e Información Litigiosa del Estado e-KOGUI, serán fijados por la Dirección de Gestión de la

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Información de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y tendrán carácter vinculante para las entidades y organismos destinarios de dicho Decreto." PAGOS: Teniendo en cuenta que el MDN gestiona pagos en SIIF Min hacienda, para el presente seguimiento no se evidenciaron pagos en el módulo correspondiente al primer semestre 2022.

PAGOS: Teniendo en cuenta que el MDN gestiona pagos en SIIF Min hacienda, para el presente seguimiento no se evidenciaron pagos en el módulo correspondiente al primer semestre 2022.

A continuación, se expone las hojas correspondientes a la certificación emitida por parte de esta Oficina a la ANDJE el día 22 de marzo de los corrientes. Usuarios activos JEFE fll'IANCIEfiO

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TERMINADOS EN El<OGUI DURANTE PAM:R SEMESTRE 2022 (2)

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Vigente a partir de: 23 de septiembre de 2019. se confi.an los ptooe-sos: activos en t?-Kogw - c.abdad di?msr,da-do el 30 rle- ,lUNIO Óf> :f:22 qué' tér'tgan oaflicfi de nesgo

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REG•STRO POSTfRIOA AL 31/12/2021

REGiSTfiO ENTRE l OE JULIO Y 31 DE DICIEMBRE DE 2021

REGISTRO EN PR!MU SEMESTRE CE 2021 Y ANTERIORES

TOTAL PRllUO!ClALES TERMINAOOS I SEM. 2022 SEGUN JUR!D.

7ERMINAOOS EN (KOGUl ÚlT!MAACTUAClON l SEM. 2022

Módulo de Pagos 60 40 48 4 45 Pagos Arbitrales Conciliaciones Prejudiciales OBSERVACIONES Abogados ..-'-----fi-------------··7 2S

08S€RVACONE$

919 Para el primer semestre de 2022 no se evidenciaron pagos registrados durante ese lapso, toda vez que en cumplimiento del artículo 53 de la Ley 1955 de 2019 Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 el cual señala: PAGO DE SENTENCIAS O CONCILIACIONES EN MORA. Durante la vigencia de la presente Ley, la Nación podrá reconocer como deuda pública las obligaciones

2018-2022 el cual señala: PAGO DE SENTENCIAS O CONCILIACIONES EN MORA. Durante la vigencia de la presente Ley, la Nación podrá reconocer como deuda pública las obligaciones de pago originadas en sentencias o conciliaciones debidamente ejecutoriadas y los intereses 4• MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia llbi,todv°"""' FORMATO Informe ejecutivo

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Vigente a partir de: 23 de septiembre de 2019. derivados de las mismas, que se encuentren en mora en su pago a la fecha de expedición de la presente Ley. Este reconocimiento operará exclusivamente para las entidades que hagan parte del Presupuesto General de la Nación y por una sola vez. En estos casos, dichas obligaciones de pago serán reconocidas y pagadas bien sea con cargo al servicio de deuda del Presupuesto General de la Nación o mediante la emisión de Títulos de Tesorería TES Clase B. ( ... )" ; el Ministerio de Defensa se encuentra realizando las liquidaciones correspondientes y así dar cumplimiento a lo señalado en la Ley. Para el seguimiento de la próxima vigencia se reportarán los pagos realizados.

4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Se evidencia el cumplimiento a lo exigido por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, respecto a la información que se debe registrar en la herramienta e-KOGUI de la actividad litigiosa correspondiente al primer semestre de 2022. Frente a los usuarios activos se evidenció todos los roles señalados en el instructivo del Sistema único de Gestión e Información

Litigiosa del Estado. RECOMENDACIONES Dar uso al módulo de conciliación, cargando las fichas técnicas del comité de conciliación en el

evidenció todos los roles señalados en el instructivo del Sistema único de Gestión e Información Litigiosa del Estado. RECOMENDACIONES Dar uso al módulo de conciliación, cargando las fichas técnicas del comité de conciliación en el módulo dispuesto para tal fin, toda vez que durante los seguimientos realizados se ha observado que los abogados de la Entidad no gestionan las solicitudes de conciliación de este módulo en su totalidad de conformidad con lo establecido en el numeral 1 del artículo 2.2.3.4.1.1 O del Decreto 1069 de 2015. tfldb:NAVAS Jefe Oficina Control Interno Sectorial

Elaboró: PD Sandy Yulipza Merchán Caballerocí{

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