MINDEFENSA - Informe Seguimiento e-KOGUI Segundo Semestre 2019

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

República de Colombia FORMATO Informe ejecutivo

Código: EI-F-0 1

Versión: 1

Vigente a parti. de: 23 de septiembre de 2019.

Area, Dependencia, Entidad o Proceso Auditado Asuntos Legales-Grupo Contencioso Constitucion Período de seguimiento o Evaluación Segundo Semestre 2019 (11-2019) e-KOGUI Auditor o Equipo Auditor Sandy Yulipza Merchán Caballero

1. OBJETIVO El Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Esta<;lo e-KbGul, 0 es el único sistema de gestión de información del Estado, creado para el seguimiento de las actividades, procesos y procedimientos inherentes a la actividad ¡judicial y extrfijudicial del Estado, ante las autoridades nacionales e internacionales, siendo esta herramienta la fuente oficial de información sobre la actividad litigiosa del Estado Colombiano.

Su : objetivo servir de herramienta para la adecuada gestión del riesgo fiscal asiciado a la actividad judicial y extrajudiciál de la Nación, así como monitorear y gestionar los procesos que se deriven de aquella actividad.

1 Por lo anterior y en cumplimiento a lo ordenado en el artículo 2.2.3.4.1.14 del Decreto 1069 de 2015 el cual señala la obligatoriedad del Jefe de la Oficina de Control Interno d;e todas las entidades públicas, de emitir certificación semestral del cumplimiento de las opiigaciones impuestas por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE), corre:Spond!ente a la actividad litigiosa reportada para el Ministerio de Defensa Nacional, se procfie a dar a

entidades públicas, de emitir certificación semestral del cumplimiento de las opiigaciones impuestas por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE), corre:Spond!ente a la actividad litigiosa reportada para el Ministerio de Defensa Nacional, se procfie a dar a con,ocer los refiultados del seguimiento de la información que debe reposar en el,pistema eKOGUI correspondiente al segundo semestre de 2019. ·, Para verificar el cumplimiento de las funciones asignadas al administrador de la efitidad y de los apoderados judiciales, se siguieron los parámetros establecidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE), en el instructivo " Perfil Jefe de Cont ¡ ol Interno" V.7.0

2. ALCANCE El periodo del seguimiento realizado comprende el 01 de Julio a 31 de Diciembre dJ 2019.

3. RESULTADOS De conformidad con el Instructivo del Sistema Único de Gestión e lnformacidn Litigiosa .del Estado e-KOGUI, perfil Jefe de Control Interno V.7.0, emitido por la Unidad Administrativa Especial de la Agencia Nacional de Defensa Juríd_ica del r tado, seFORMATO Código: EI-F-01 1 • MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Versión: 1 1 República de Colombia lill!tlodyOwden Informe ejecutivo Vigente a partir de: 23 tle septiembre de ?019. - - procedió a realizar un seguimiento aleatorio a cada uno de los ítems señala6os en ese instructivo. ! .

a. Ingreso y retiro de Usuarios del Sistema e-KOGUI 1 Frente a este item, se evidenció que el Ministerio de Defensa Nacional mediante Resolución No 7918 de 2016 designó como administrador del sistema al Abo'gado

instructivo. ! . a. Ingreso y retiro de Usuarios del Sistema e-KOGUI 1 Frente a este item, se evidenció que el Ministerio de Defensa Nacional mediante Resolución No 7918 de 2016 designó como administrador del sistema al Abo'gado GUSTAVO ALBERTO GONZALEZ, quien tiene bajo su responsabilidad la vifilancia del : registro portuno de la información que debe ser ingresada por parte de los apfiderados al e-KOGUI. Como resultado de la prueba de recorrido realizado, se evidenció que se fincuentran creados los siguientes usuarios en los perfiles del Sistema e-KOGUI: 1 • Administrador del Sistema • Jefe Jurídico • Secretario del Comité de Conciliación . El perfil de Jefe Financiero y el Enlace de Pagos aún no se han creado, pese a que en el seguimiento realizado para el primer semestre de 2019, esta auditoría recomendó la creación de lós usuarios para dar cumplimiento a lo exigido por ANDJE. ¿ Que procentajes de abogados que ejerce la defensa judicial de a entidad estuvieron activos durante el periodo auditado? Rta: Se evidenció que el 100% de los abogados ejercieron su defensa juGlicial. Durante el ultimo semestre ¿ Que porcentaje de abogados que ejercía a defensa judicial de la entidad se retiró y fue inactivado en el Sistema? Rta: Se evidenció; que el 3% de los retirados fue inactivad9 del sistema. b. Capacitación , Porcentaje de abogados activos que están creados en el Sistema que\ recibió al menos una capacitación durante el ultimo año. Ata: de manera docu1entada se evidenció que el 7% de los abogados activos en el sistema los han capacitado; sin

, Porcentaje de abogados activos que están creados en el Sistema que\ recibió al menos una capacitación durante el ultimo año. Ata: de manera docu1entada se evidenció que el 7% de los abogados activos en el sistema los han capacitado; sin -embargo es preciso aclarar que de manera constante el Administrador del Sistema ¡ capacita através del correo electronio o medios virtuales a los abogados que lo ¡ requieren. c. ¿Los siguientes usuarios recibieron al menos una capacitación en el último año?

Ata: se evidenció capacitación al administrador del sistema ( por Abrte de la ANDJE), jefe jurídico, secretario tecnico del comité de conciliación, exfepto a los usuarios de enlace de pagos y jefe financiero.

d. Conciliaciones Prejudiciales 2.

FORMATO Código: EI-F-q11

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Versión 1 ,.\ ' • República de Colombia Informe ejecutivo Vigente a partif de: 23 de -·- septiembre de 2019. Porcentaje de conciliaciones extrajudiciales de la entidad registradas en l1 e-KOGUI ' Rta_: Se evidenció que el 35% de las conciliaciones extrajudiciales se ¡encuentran registradas en el e-KOGUI para el periodo objeto de seguimiento. Porcentaje de conciliaciones terminadas que fueron actualizadas rurante el periodo.

Rta: Se evidenció que el 33% de las conciliaciones terminadas en el segundo ¡emestre de 2019 fueron actualizadas en el e-KOGUI. 1 ,(

e. Procesos Judiciales ¡ Porcentaje de procesos judiciales de la entidad registrados e el e-KOGUI (totalidad de procesos de la entidad) Rta: se evidenció que el 100% de los procesos de ia¡ entidad se

e. Procesos Judiciales ¡ Porcentaje de procesos judiciales de la entidad registrados e el e-KOGUI (totalidad de procesos de la entidad) Rta: se evidenció que el 100% de los procesos de ia¡ entidad se encuentran registrados en el e-KOGUI. 1 Porcentaje de procesos juidiciales terminados que fueron actualizados durante el segundo semestre de 2019 Rta: el 100% de los procesos que fueron terminados I durante el periodo de tiempo evaluado fueron actualizados. f. Provisión Contable y Calificación del Riesgo j Se encuentra registrada y actualizada_ el 96 % de la provisión contable y cali icación del riesgo correspondiente al segundo periodo de 2019. 1 '

4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 1 • Frente al seguimiento a la actividad litigiosa que se debe reportar a través de fi e-KOGUI, . esta Oficina advierte un Rie9go de Incumplimiento frente al reporte de la i formación : prejudicial, del módulo prejudicial puntualmente el tema de las co ciliaciones prejudiciales. Teniendo en cuenta que si bien es cierto está creado el peifil de¡ Secretario Técnico del Comité de Conciliación, dicha información referente a las fichas qui' se deben . presentar a esos Comités no reposan en el módulo correspondiente, pues son elaboradas •con base en un formato que establecido por el ICONTEC, sin considerar que efita fictia es vinculante conforme a lo dispuesto en el Inciso 2 del artículo 6 del Decreto Lfiy 4085 de ·2011, y el artículo 2.2.3.4.1.5 del Decreto 1069 de 2015.

Por lo anterior se recomienda: • Cargar y actualizar la información del Módulo correspondiente a Concilialiones

·2011, y el artículo 2.2.3.4.1.5 del Decreto 1069 de 2015.

Por lo anterior se recomienda: • Cargar y actualizar la información del Módulo correspondiente a Concilialiones • Fortalecer el equipo de trabajo con el fin de asignar un responsable de la etapa prejudicial, que es el modulo donde presenta mayor debilidad.

3FORMATO Código: EI-F-0) 1

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Versión: 1

República de Colombia Informe ejecutivo Vigente a partifi de: 23 de il ,....,,...., septiembre dfi 2019. • Crear los perfiles de Jefe Financiero y el de Enlace de Pagos en I el Sistema eKOGUI. • Asignar de manera inmediata el responsable del Enlace de Pagos en el sistema eKOGUI. "

ORLANDO VEGA NAVAS

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO SECTORIAL Elaboró: Sandy Yulipza Merchán Caballeroír} Anexos: Certificación correspondiente al seQIÍndo semestre 2019 4• [á seguridad -­ es de todos· EL SUSCRITO JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO SEC ORIAL DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL CERTIF ICA Que en cumplimiento al artículo 2.2.3.4.1.14 del Decreto 1069 de 2015" or el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho" ue deroga el Decreto 2052 de 2014, el cual dispone que: "Los Jefes de Control Inte o de cada entidad verificarán el cumplimiento de las obligaciones establecidas e111 el presente capítulo a través de los procedimiento internos que se establezcan y de conformidad con

Decreto 2052 de 2014, el cual dispone que: "Los Jefes de Control Inte o de cada entidad verificarán el cumplimiento de las obligaciones establecidas e111 el presente capítulo a través de los procedimiento internos que se establezcan y de conformidad con los protocolos establecidos por la Dirección de Gestión de Información de la Agencia, y enviarán semestralmente a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, certificación sobre el resultado de la verificación, sin perjuicio de las acc ones que se estimen pertinentes dentro de los planes de mejoramiento institucionales p a asegurar la calidad de la información contenida en el sistema". Que en la plataforma e-KOGUI se encuentra cargada la información de la actividad litigiosa de este Ministerio correspondiente a 60120 procesos, de los cuale 24351 son procesos activos y 35769 procesos terminados, con corte a 31 de Diciemb e de 2019. Bogotá 28 de Febrero de 2020.

cfW¿_ ORLANDO VEGA NAVAS

Jefe Oficina Control Interno Sectorial del Ministerio de Defens Calle 26 No 69 - 76 Centro Empresarial Elemento - Edificio Agua (torre 4) www.mindefensa.gov.co

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