MINDEFENSA - Informe Seguimiento e-KOGUI Segundo Semestre 2021

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

República de Colombia

FORMATO Código: EI-F-011

Versión: 1

Libe!lod ' Orde<, Informe ejecutivo Vigente a partir de: 23 de septiembre de 2019. ' No. 15 Fecha: Dia Mes Año 28 03 2022 Area, Dependencia, Entidad o Proceso Asuntos Legales-Grupo Contencioso Constitucional Auditado Período de seguimiento o Segundo Semestre 2021 (11-2021) e-KOGUI Evaluación Auditor o Equipo Auditor Sandy Yulipza Merchán Caballero

1. OBJETIVO El Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado e-KOGUI, es el único sistema de gestión de información del Estado, creado para el seguimiento de las actividades, procesos y procedimientos inherentes a la actividad judicial y extrajudicial del Estado, ante las autoridades nacionales e internacionales, siendo esta herramienta la fuente oficial de información sobre la actividad litigiosa del Estado Colombiano.

Su objetivo servir de herramienta para la adecuada gestión del riesgo fiscal asociado a la actividad judicial y extrajudicial de la Nación, así como monitorear y gestionar los procesos que se deriven de aquella actividad. Por lo anterior y en cumplimiento a lo ordenado en el artículo 2.2.3.4.1.14 del Decreto 1069 de 2015 el cual señala la obligatoriedad del Jefe de la Oficina de Control Interno de todas las entidades públicas, de emitir certificación semestral del cumplimiento de las obligaciones impuestas por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE), correspondiente a la actividad litigiosa reportada para el Ministerio de Defensa Nacional, se procede a dar a conocer los resultados del seguimiento de la información que debe reposar en el Sistema e­

impuestas por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE), correspondiente a la actividad litigiosa reportada para el Ministerio de Defensa Nacional, se procede a dar a conocer los resultados del seguimiento de la información que debe reposar en el Sistema e­ KOGUI correspondiente al segundo semestre de 2021. Para verificar el cumplimiento de las funciones asignadas al administrador de la entidad y de los apoderados judiciales, se siguieron los parámetros establecidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE), en el instructivo "Perfil jefe de Control Interno" V.11, a través de la plantilla de Excel impuesta para tal fin.

2. ALCANCE El periodo del seguimiento realizado comprende el 01 de Julio a 30 de diciembre de 2021.

3. RESULTADOS De conformidad con el Instructivo del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado e-KOGUI, perfil Jefe de Control Interno V.11., emitido por la Unidad Administrativa Especial de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, se procedió a realizar un seguimiento aleatorio a cada uno de los ítems señalados en ese instructivo y a través de la plantilla; es por eso que dicho documento se deja como anexo al presente informe deMINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

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Vigente a partir de: 23 de septiembre de 2019. seguimiento ya que contiene la información obtenida y cruzada con la Abogada Valeria Tacuma quien actualmente es la administradora del sistema de la herramienta e-KOGUI, y quien atendió de manera virtual y presencial los requerimientos realizados.

A continuación, se plasma lo evidenciado durante la prueba de recorrido realizada:

quien actualmente es la administradora del sistema de la herramienta e-KOGUI, y quien atendió de manera virtual y presencial los requerimientos realizados. A continuación, se plasma lo evidenciado durante la prueba de recorrido realizada: La certificación se encuentra en una plantilla de Excel definida por la ANJDE, y distribuida en cinco (5) hojas, asi: usuarios activos, abogados, judiciales, prejudiciales, arbitramentos, pagos y un resumen general que integra la información registrada en las hojas mencionadas.

USUARIOS: Se incluyeron las capacitaciones impartidas a la ANJDE para el mes de junio de la vigencia pasada, toda vez que para el seguimiento anterior se habían solicitado y estas fueron aportadas después del cierre del informe efectuado. Frente a la capacitación de la herramienta e-KOGUI a los abogados, se evidenció capacitación de ciento ocho (108) apoderados impartidos por el administrador del sistema a través de la herramienta microsofts teams.

Sin embargo se evidenció que el usuario correspondiente al perfil del Jefe Financiero aún no ha sido creado en el sistema, incumpliendo lo establecido e el artículo 2.2.3.4.1.12 del Decreto 1069 de 2015 el cual establece como función del Jefe Financiero la de "gestionar, de acuerdo a sus competencias en el SISTEMA UNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD LITIGIOSA DEL ESTADO e-KOGUI, el proceso de pago de sentencias, conciliaciones y laudo arbitrales, bajo los principios de celeridad, eficacia y eficiencia" y "vigilar que todos los procesos judiciales tengan el valor de la provisión contable registrada en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado e-KOGUI en caso de perdida".

judiciales tengan el valor de la provisión contable registrada en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado e-KOGUI en caso de perdida".

ABOGADOS: Se inactivaron 8 abogados durante el segundo semestre del año 2021.

JUDICIALES: Procesos activos al 30 de junio de 2021: La entidad refleja un total de 24133 procesos con notificación o traslado de la demanda a la entidad y con abogado asignado, y 24133 procesos activos registrados en el e-KOGUI; igualmente se evidenció que 296 procesos se encuentran sin abogado.

PREJUDICIALES: Se evidenció que hay 1872 procesos prejudiciales activos y registrados en la herramienta e­ KOGUI, no obstante, se evidenció que las fichas técnicas del comité de conciliación no están siendo cargadas en el modulo correspondiente, contraviniendo lo señalado por el numeral 2 del artículo 6 del Decreto Ley 4085 de 2011 el cual establece que "serán vinculantes para las entidades públicas del orden nacional todos los instructivos que emita la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado relativos al Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado", igualmente el artículo 2.2.3.4.1.5 del Decreto 1069 de 2015 señala que "los protocolos, lineamientos e instructivos para la implementación y uso adecuado del Sistema Único Gestión e Información Litigiosa del Estado e-KOGUI, serán fijados por la Dirección de Gestión de la Información de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y tendrán carácter vinculante para las entidades y organismos destinarios de dicho Decreto."

PAGOS:

Información de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y tendrán carácter vinculante para las entidades y organismos destinarios de dicho Decreto."

PAGOS:

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Informe ejecutivo Vigente a partir de: 23 de septiembre de 2019. Teniendo en cuenta que el MDN gestiona pagos en SIIF Min hacienda, para el presente seguimiento se evidenció 194 pagos enlazados al 31 de diciembre de 2021. A continuación, se expone las hojas correspondientes a la certificación emitida por parte de esta Oficina a la ANDJE el día 22 de marzo de los corrientes. Usuarios activos Abogados Judiciales Pagos Prejudiciales Arbitrales USUARIOS ACTIVOS i----------------..-,-------F-,avor 01h,tnc1ar los campos Aesa ados F..:ha d• dil,gtnclamiento d• planblla 22/03/20221 Favor D1hcenc1ar los campos Rtsaltados

ROL TIENE EL ROL fECHA CREACIÓN EN EkOGUI NOMBRE

JEFE FINANCIERO No

JEFE JURIDICO si 16/04/2021 JORGE EOUARDO VAlOEAAAMA BELTRÁN

ENLACE DE PAGOS SI 9/07/2021 OIANAJUllffii PARRA PARDO

JEFE CONTROL INTERNO si 17/07/2015 ORIANDO VEGA NAVAS

SECRETARIO TÉCNICO si 10/06/2016 DIANA MARCE\A CAÑON PARADA

ADMINISTRADOR DE LA ENTIDAD si 15/06/2016 GUSTAVO ALBERTO GONZAlEl ECHMRRI

FECHA ÚLTIMA CAPACITACIÓN ,, ACTUALIZADO

CESfiC-U"-1. ZADO

ADMINISTRADOR DE LA ENTIDAD si 15/06/2016 GUSTAVO ALBERTO GONZAlEl ECHMRRI

FECHA ÚLTIMA CAPACITACIÓN ,, ACTUALIZADO

CESfiC-U"-1. ZADO

21/06/2021 23/07/2021 16/06/2021 20/04/2021 El usuano correspend1tnte al Jefe f1nanc1ero no hfi sido crt:ado. ti usuaflo del administrador de-1 sistema estaba baJO careo de Stñofi Gusu1,..o Gonza ez hasta ei 30 de Jumo de 2021, toda vez que el se retiro dt 1a entidad y qu,en asum,o dicha func1on fue: la Señora Lina Maria Cast·o Obstrvac1onts Abogados Usuarios Judiciales Pagos Arbitrales Prejudiciales Favor O•hgcnc,ar los campos Rcsattado5, Fecha de dili¡finctamiento de plantilla Abogados al 31 de diciembre de 2021 ';•¡u••• . . ICANTIOAO DE ABOGADOS lmGANOO

1 ABOGADOS CREADOS EN fKOGU I ACTIVOS !ABOGADOS CON CORREO ACTUAUZAOO RETIRADOS fN lA ENTIDAD SEGUNDO SEMESTRE 2021

INACTIVAOOS EN EKOGUt SEGUNDO SEMESTRE 2021

Obsfirvaciones: 22/03/2022

·• 163 163 163 8 8 Tienen lnformaclon laborail f!JS,rfi-.11 .. :z ifi..n eitS•ra' ,r d,ror,ogado:, r¡;j♦c►a,: •«-fi•l'O"

163 163 8 8 Tienen lnformaclon laborail f!JS,rfi-.11 .. :z ifi..n eitS•ra' ,r d,ror,ogado:, r¡;j♦c►a,: •«-fi•l'O" 5olr:-rt''l.tt'wrrvi1.0 qu, r•n90 ,,._ 'r:ra!lfio poMo ir./e•rr!JC.·<"" •«'g-nfi=:za Posteriores al 01·01·2020 Entre 21-03-2019 y 31·12-2019 Capac1taic1oncs anteriores al 21-03-;rn19 El usuario de.l sistema. hai Impartido cap¡¡citaciones a los aboe-ados de mane,a virtu.a a travfis de la herramienta mlcrosolts team 16 16 16 165 108 22 o 3FORMATO Código: EI-F-011

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Judiciales U1u1nos ffiíttth!Hihfi hiál·ttimflii .. , ' .... , ,■1.1•• :· 1 '

CAl</TIOAO Of PROCESOS ACTIVOS

PROCl:SOS ACTIVOS REG1STRI\OOS EN EXOGUI

PROCESOS SIN ,'.BOGADO ASIGNA00/11

Pagos Prejudiciales Procesos Judiciales Vigente a partir de: 23 de septiembre de 2019. Ir i inicio fovo, Oifigu<hr to, C ,.,.,., Rc.filkfido, 22/03/20221 ·1■11r. t• 241331 2413:ll 2$61

septiembre de 2019. Ir i inicio fovo, Oifigu<hr to, C ,.,.,., Rc.filkfido, 22/03/20221 ·1■11r. t• 241331 2413:ll 2$61 (,/)r,UW,J.,.,.1,.,w. .. .twM4Anl.fifi!flfi•-fifJ,.¿fr.J,,,,.J.,,,.¿,.fiWf ,,,,-.,,,w,,,,,.,,,.;,n1.,J,,Jl1tt.1r.,-,.,n_,J,,;,,_,

AltrlCACION DE l<IESGO

PROCESOS ACTIVOS EN CAI.IOAO O!MANOAOO Al 3fi 12-2021

PROCESOS CON CAl.lflCA SEGUNOO SEMESTRI; 2021

PROCESOS CON CAl.lflC ANTERIOR A 30·06·2021

PROCESOS SIN CAllflCAC N

23SI 23SI S31 ACTUALIZACIÓN CANTIDAD PROVISIÓN CONT ABlE (6) CON a PROCESOS PROVISIÓN Stk<e1o•t 11S pro<tto, tcffltfi' o ti tc911bdo Hfktllt de 2021 J lkM h :;,91.1te:fltt Ot>h

CONDENAS

PROCCSOS ANALIZADOS

PROCl'SOS OESf AVORABIES

Prejudiciales Usuarios Judiciales

PREJUDlCIALES AtnvASAl 31-U-2021

TOT.>.L PREJVOICIALESACTI'IOS TOT.>.L PilEJUCICIALES ._CTIVOS EN EfiOGUI ,EGIHRO FOSTIS!Oq .\l 01.07¡'2021

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REGISTRO ENTRE l DEENEROY30 OEJUNIO 20" 1 >!GISTRO EN ZOZOY •NTERIOqfS TOT.>.L PREJUDICl"-1.fS TIRMIN= 11 SEU 021 rERMIfi= ULTIMA .. CTUACIÓ II SEM. 2021 415 60 23 52 S2 S2 Pagos

PR06A51llOAO IX PERDER [l CASO AlT A 13$55

PROBABUWl IX PERDER El CASO MEOIA fi

PROl!IIBILIOIIO Of: PERDER El C,'.SO 8"J,'. 660

PROeA811.IOAO Of PERDER El CASO REMOTA 3612 (6) Solo.- , .. ,;«,.,.1o, p,omo, "'"°' • olid><I -><lo '131 d• OIClfM8RE d< 202! q.. t(t.9:W. colifto<ió. de ,tt,90

08$ERVACIONES

141 103 4S 34S3 .._ ________________________ _ Arbitrales Abogados -Conciliaciones Prejudiciales Favor Dili¡enc1■r 101 C•mfipo_s_R•_•_•l_ta_do_, _________________ fi S..lo1tc1crt t.nl ,...t.1,1at•1. ,le fiSe pre¡udmalu 1c-t1.o--s fí!&11tr1do .. •ntias. jfi 1d91t.l10 1 oe 20fi1 y COl'l"pt.t::.e I Slt\.lltl"te t1tl1 U.lmOAD 1872 1872

oe 20fi1 y COl'l"pt.t::.e I Slt\.lltl"te t1tl1 U.lmOAD 1872 1872 1215 591 6ó 17S71 16ó00 P,ocesos qut: eftctiv1mtnt• st t:n<t11ntr1n 1cti\'OS 1 Procesos que H •nc.u•ntran termin,1d01 1 08SERV .. CIONES 651 ssl U únin fu4nte de ínform¡¡clón ut1Hl»• es el reporte de pr•Jud1ci1lts del sistem1 Frente a esta hoja, se resalta la labor realizada por los apoderados y liderados por la administradora del sistema, toda vez que depuraron aquellos procesos que se encontraban cargados de vigencias pasadas y que aún no habían sido terminados y se encontraban activos en el sistema e-KOGUI. 4FORM ATO Código: EI-F-0 11 -- : ••-,:

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Repú blica de Colombia Informe ejecutivo l.ibe<1od V Cl,de,1 Vigente a partir de: 23 de septiembr e de 20 19 .

4. CONCL USIONES Y RECOMEND ACIONES Se evidenc ia el cumplimiento a lo exigido por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, respecto a la información que se debe registrar en la herramienta e-KOGUI de la actividad litigiosa correspon diente al segundo semestre de 2021.

RECOMEND ACIONES Se reitera la necesidad de crear el perfil del jefe Financ iero, así como de dar cumplimiento del cargue de las fichas técnicas del comité de conciliación en el módulo dispuesto para tal fin, toda

RECOMEND ACIONES Se reitera la necesidad de crear el perfil del jefe Financ iero, así como de dar cumplimiento del cargue de las fichas técnicas del comité de conciliación en el módulo dispuesto para tal fin, toda vez que durante los seguimientos realizados se ha observado que los abogados de la Entidad, no gestionan las solicitudes de conciliación de este módulo en su totalidad de conformidad con lo establecido en el numeral 1 del artículo 2. 2.3.4.1.1 O del Decreto 1069 de 2015.

ORfiAVAS

Jefe Oficina Control Interno Sectorial Elaboró.PO Sandy Yu/ipza Merchán Caballero 5