MINDEFENSA - Informe Seguimiento e-KOGUI Segundo Semestre 2022

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

República de Colombia

FORMATO Código: EI-F-011

Versión: 1

Informe ejecutivo Vigente a partir de: 23 de septiembre de 2019. No.107 Mes 03 Area, Dependencia, Entidad o Proceso Auditado Asuntos Legales-Grupo Contencioso Constitucional Período de seguimiento O Segundo Semestre 2022 (11-2022) e-KOGUI Evaluación Auditor o Equipo Auditor Sandy Yulipza Merchán Caballero

1. OBJETIVO

Año 2023 El Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado e-KOGUI, es el único sistema de gestión de información del Estado, creado para el seguimiento de las actividades, procesos y procedimientos inherentes a la actividad judicial y extrajudicial del Estado, ante las autoridades nacionales e internacionales, siendo esta herramienta la fuente oficial de información sobre la actividad litigiosa del Estado Colombiano. Su objetivo servir de herramienta para la adecuada gestión del riesgo fiscal asociado a la actividad judicial y extrajudicial de la Nación, así como monitorear y gestionar los procesos que se deriven de aquella actividad. Por lo anterior y en cumplimiento a lo ordenado en el artículo 2.2.3.4.1.14 del Decreto 1069 de 2015 el cual señala la obligatoriedad del Jefe de la Oficina de Control Interno de todas las entidades públicas, de emitir certificación semestral del cumplimiento de las obligaciones impuestas por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE), así como el artículo 2.2.21.4.9 literal g) del Decreto 648 de 2017, correspondiente a la actividad litigiosa reportada para el Ministerio de Defensa Nacional, se procede a dar a conocer los resultados del

2.2.21.4.9 literal g) del Decreto 648 de 2017, correspondiente a la actividad litigiosa reportada para el Ministerio de Defensa Nacional, se procede a dar a conocer los resultados del seguimiento de la información que debe reposar en el Sistema e-KOGUI correspondiente al semestre de 2022. Para verificar el cumplimiento de las funciones asignadas al administrador de la entidad y de los apoderados judiciales, se siguieron los parámetros establecidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE), en el instructivo "Perfil jefe de Control Interno" V.13, a través de la plantilla de Excel impuesta para tal fin.

2. ALCANCE El periodo del seguimiento realizado comprende el 01 de Julio a 31 de Diciembre de 2022.

3. RESULTADOS De conformidad con el Instructivo del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado e-KOGUI, perfil Jefe de Control Interno V.13., emitido por la Unidad Administrativa Especial de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, se procedió a realizar un seguimiento aleatorio a cada uno de los ítems señalados en ese instructivo y a través de lallbe!lodyo.Jeo

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Vigente a partir de: 23 de septiembre de 2019. plantilla; es por eso que dicho documento se deja como anexo al presente informe de seguimiento ya que contiene la información obtenida y cruzada con la Abogada Valeria Tacuma quien actualmente es la administradora del sistema de la herramienta e-KOGUI, y quien atendió los requerimientos realizados.

A continuación, se plasma lo evidenciado durante la prueba de recorrido realizada:

quien actualmente es la administradora del sistema de la herramienta e-KOGUI, y quien atendió los requerimientos realizados. A continuación, se plasma lo evidenciado durante la prueba de recorrido realizada: La certificación se encuentra en una plantilla de Excel definida por la ANJDE, y distribuida en seis (6) hojas, así: usuarios activos, abogados, procesos judiciales, arbitrales, pagos y prejudiciales y un resumen general que integra la información registrada en las hojas mencionadas.

USUARIOS: Los usuarios del sistema e-KOGUI en cada una de las entidades serán aquellos que ocupen los

siguientes cargos:

1. Jefe Oficina Asesora Jurídica o quien haga sus veces

2. Administrador del Sistema en la entidad.

3. Abogado de la entidad

4. Secretario Técnico de Comité de Conciliación

5. Jefe de Oficina Financiera o quien haga sus veces

6. Jefe de Oficina de Control Interno o quien haga sus veces

7. Enlace de pagos o quien haga sus veces

8. Formulador de Política de Prevención del Daño Antijurídico o quien haga sus veces.

El usuario de enlace de pagos y formulado de política no se encuentran definidos como usuarios textualmente en el Decreto 1069 de 2015 son perfiles creados en las vigencias 2019 y 2022.

ABOGADOS: Para el primer semestre del 2022, se evidenció que no se inactivaron abogados en la herramienta, toda vez que para el periodo objeto de verificación hubo abogados que renunciaron, pero el administrador del sistema se encuentra corroborando la información que ellos deberían cargar al e-KOGUI y así proceder a su inactivación.

PROCESOS JUDICIALES:

en la herramienta, toda vez que para el periodo objeto de verificación hubo abogados que renunciaron, pero el administrador del sistema se encuentra corroborando la información que ellos deberían cargar al e-KOGUI y así proceder a su inactivación.

PROCESOS JUDICIALES: Procesos activos al 31 de diciembre de 2022: La entidad refleja un total de 24290 procesos con notificación o traslado de la demanda a la entidad y con abogado asignado, y la misma cantidad de procesos activos registrados en el e-KOGUI; igualmente se evidenció que 309 procesos se encuentran sin abogado.

PROCESOS PREJUDICIALES: Se evidenció que hay 1839 procesos prejudiciales activos y registrados en la herramienta e­ KOGUI, no obstante, se evidenció que las fichas técnicas del comité de conciliación no están siendo cargadas en el modulo correspondiente, contraviniendo lo señalado por el numeral 2 del artículo 6 del Decreto Ley 4085 de 2011 el cual establece que "serán vinculantes para las entidades públicas del orden nacional todos los instructivos que emita la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado relativos al Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado", igualmente el artículo 2.2.3.4.1.5 del Decreto 1069 de 2015 señala que "los protocolos, lineamientos e instructivos para la implementación y uso adecuado del Sistema Único Gestión 2liberud vO.detl

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Vigente a partir de: 23 de septiembre de 2019.

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Vigente a partir de: 23 de septiembre de 2019. e Información Litigiosa del Estado e-KOGUI, serán fijados por la Dirección de Gestión de la Información de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y tendrán carácter vinculante para las entidades y organismos destinarios de dicho Decreto." PAGOS: Teniendo en cuenta que el MDN gestiona pagos en SIIF Min hacienda, para el segundo semestre de 2022 y una vez verificado la herramienta e-KOGUI, se evidenció una relación de diez pagos con su respectivo número registro presupuesta!.

A continuación, se expone las hojas correspondientes a la certificación emitida por parte de esta Oficina a la ANDJE el día 13 de marzo de la presente vigencia. Usuarios activos Abogados Judldales f«ho fi dil ncu1mltnto de l;tnt,lf.11 faverO, enc,artos<amoosRie:sa1tados JfF[ l'JNANC1ffi

JfF-f JUR10lCO

J[F[ CONTROL [NJt'RNO SffifiE'T.U:O "'ÍOI CO ADM fli -fi Of LA fNTIOAO Abogados s, s, SI ., s, Atbítrales +■;;;.a USUARIOS ACTIVOS Usuarios Judiciales Arbitrales Prejudiciales .. ,. jFrcha de dlll¡tnc,am•ento de plantilla Abogados al 30 de junio de 2022 ...... .. . 1 l.:::,,JI

USUARIOS ACTIVOS Usuarios Judiciales Arbitrales Prejudiciales .. ,. jFrcha de dlll¡tnc,am•ento de plantilla Abogados al 30 de junio de 2022 ...... .. . 1 l.:::,,JI

CANTIOAO DE A80G.ADOS llTIGANOO SEGUN JURIOICA

ABOGADOS CREADOS (N EJ<OGUI AC""IVOS

ABOGADOS CON CORREO ACTUALIZADO

RITIIWXlS Eti lA ENTIDAD PRIMER SEMESTRE 202 2 SEGÚN JURJOICA INACTIVAOOS fN EKOGUt PRIMER SEMESTRE 2022 flM>r Otffilar tos campos R.es..Jtados ""' 210 210 .fi 210 23 o St:fitone una mt2S1ta de' 21 eboi'fiJ;j:5 ac:r:es 't ::fiptt·e las ¡uttr:tt tobio {l}S.viJIJOJ:_'OMHld«tJR•tHJobog6:iOClofrJJadfi r,-,.,JJan Solc-,mtl#tft'ÍlailJ"Htanf.ofi.!Sa,1¡1111G"Úljrxm:tdonr«¡•wad:1 tllMA CAPA.OTAOÓN AB06AOOS ACTIVOS Posteriores al 0l-ot-2020 Entre 2Hl3-2019y 31·12.-2.019 Sin capacltarn)n 20 1S 1S 180 180 o A ta feche n están inactlvando eo ht herramienta los ebopdos que.,:;,r retiraron en el se¡..indo se-fistre dt 2022, toda vez que st 6tá firiflcando le información. qve. tlfos no

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Judiciales Usuarios At,oeados M#@llP% ,2 11\iM@@!tfi;¡;t

CANllO.AO O! PROCESOS ACTIVOS 5.EGIJN JVRJO!CA

PROCESOS ACTIVO!; REGtslR.AOOS fN EXOGUI

PRoc.ESOSS1N A.BOGADO ASIGNADO(!

PROCfi TERMINADOS DURANTE PRIMER SEMESTRE 2022 SEGÚNJUIUOtCA.

TfR",,ilNo\005 EN D:OGUI OUP.ANTE PRIMER SEMESTRE 202212 /1JCat>fttmoeort.-.MmX11J Procesos Judiciales Fw«Ol=ilos (4J(.q,.,,,,Qt-OMWMll'fidfW000"""-030tlt.j>ltllo<R'1t:Jl fifi-•-iil:Jll•lltA«QJtt:1Ul'IIIIIIM«adR:Jml'10

Vigente a partir de: 23 de septiembre de 2019.

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PROCESOS ACTIVOS EN 8:.0GUI EN CAl.JOAOOEMANOAOO AL i0-06-l02l

PROCESOS EN EKOGUI CON CAUflCAOÓN PRIMER SEMESlltE" 2022

PROCESOS E.-. E.KOGUI CON CAUr,O.OÓN AkTERIORA 31-ll-2021 ,,. PROCBOS EH ElroGUI SIN CAURCAOÓN "'

ACJUAUZAOÓfi C:..NTIOAD

PROCE50TERMINAOOS EN Ell:OC,UI Al. 30 DEJUNlO 2022

ACJUAUZAOÓfi C:..NTIOAD

PROCE50TERMINAOOS EN Ell:OC,UI Al. 30 DEJUNlO 2022

PROCESOS ACTIVOS EN EXOGUI CON ESTAOOTERMINAD0(3

Sfi@cdone 13' procesos tem1n,x!M "' el primer semntre de 2022 y llfie fi sl¡vlertetabl•:

PROCESOS AHALIZAOOS

PROCESOS TERMINADOS CON Ut<:UTORlA

PMOCESOS Df'.SfAVORA8lfS

PROC(SOS QUE GENERAN EROGACIÓN ECONÓMtCA

PROCtsOS CON V.At.OA CON OC NA MAYOR A CERO

Prejudiciales Usuorios Judiciales

PREIUOJClAlES ACTIVAS AL 30 0&-2022

TOTAL PREJUDICIALES ACTIVOS SEGÚN JURIOICA

TOT Al PRE.IUOJClALES ACTIVOS EN EKOGUI

REGISTRO POST"JUOR Al 31/12/XJ21

REGISTRO ENTRE l OEJULIOY 31 DE DICIEMBRE DE 2021

REGISTRO EN PRIMER SEMESTRE DE 2021 Y ANTERIORES lOTAl PREJUDICIALES lERMINAOOS I SEM. 2022 SEGÚN JURIOICA

TERMINADOS EN EKOGUI ÚLTIMA ACTUACIÓN I SEM. 2022

Módulo de Pagos . ..,, ., ,. 4C •• ., 45 (6) fiose conskterfi los procesos«ttvos en e-J(oevf • a lid.o definc:.do ,1 JO de JUNIO de 2022 qlN! tenpii califiudón d• riti¡o Arbitrales Abogados Miiliriiil·F Conciliaciones Prejudiciales

califiudón d• riti¡o Arbitrales Abogados Miiliriiil·F Conciliaciones Prejudiciales favorOIII enaar losCamrfi"°'-•esa_lt_ad_os ________________ fi 1B39 1839 970 231 638 1233 1233

Selea: lone UM muestra de 36 prejudit1;¡!e.sac.ttvos r .. g,strados a:"l!l'>-s de l deo enero de 2022 y complete la siguiente tabla Procesos que efectivamente se encuentran activos 1 86

Procesos aue se enruentran terminados 1 OBSERVAOONES El Sistema vruco de Gesttón e lnfomweton lrt•gfisa del EstadoeKOGUt es li úni Actualmente este Ministerio continua con el cumplimiento al artículo 53 de la Ley 1955 de 2019 Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 el cual señala: PAGO DE SENTENCIAS O CONCILIACIONES EN MORA. Durante la vigencia de la presente Ley, la Nación podrá reconocer como deuda pública las obligaciones de pago originadas en sentencias o conciliaciones debidamente ejecutoriadas y los intereses derivados de las mismas, que se encuentren en mora en su pago a la fecha de expedición de la presente Ley. Este reconocimiento operará exclusivamente para las entidades que hagan parte del Presupuesto General de la Nación y por una sola vez. En estos casos, dichas obligaciones de pago serán 4FORMATO Código: EI-F-011 --; ··o ;')

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República de Colombia Informe ejecutivo libe,tudfi O,de,¡ Vigente a partir de: 23 de septiembre de 2019.

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República de Colombia Informe ejecutivo libe,tudfi O,de,¡ Vigente a partir de: 23 de septiembre de 2019. reconocidas y pagadas bien sea con cargo al servicio de deuda del Presupuesto General de la Nación o mediante la emisión de Títulos de Tesorería TES Clase B. ( ... )"; el Ministerio de Defensa se encuentra realizando las liquidaciones correspondientes y así dar cumplimiento a lo señalado en la Ley.

4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Se evidencia el cumplimiento a lo exigido por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, respecto a la información que se debe registrar en la herramienta e-KOGUI de la actividad litigiosa correspondiente al segundo semestre de 2022. Frente a los usuarios activos se evidenció todos los roles señalados en el instructivo del Sistema único de Gestión e

Información Litigiosa del Estado. RECOMENDACIONES Dar uso al módulo de conciliación, cargando las fichas técnicas del comité de conciliación en el módulo dispuesto para tal fin, toda vez que durante los seguimientos realizados se ha observado que los abogados de la Entidad no gestionan las solicitudes de conciliación de este módulo en su totalidad de conformidad con lo establecido en el numeral 1 del artículo 2.2.3.4.1.1 O del Decreto 1069 de 2015.

OfiGA NAVAS

Jefe Oficina Control Interno Sectorial

Elaboró: PO Sandy Yulipza Merchán Caballera'l\_

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