MINDEFENSA - INFORME SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVISTICO SEGUNDO TRIMESTRE 2024

Defensa Seguimiento Plan de Mejoramiento Archivístico 2023 Segundo Trimestre 2024 DESPACHO MINISTRO Oficina de Control Interno SectorialINFORME Página 2 de 2 \ ) Código: DP-F-003 1

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Defensa Mejoramiento Archivístico Vigente a partir de: 27 de junio de - 2023 2024

FECHA DE EMISIÓN: 09 de julio de 2024

Informe No. 032

OBJETIVO: Realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento Archivístico propuesto por el Grupo Archivo General del Ministerio de Defensa Nacional, con ocasión a los hallazgos derivados de la Auditoría Realizada por el Archivo General de la Nación.

INTRODUCCIÓN: La Oficina de Control Interno Sectorial del Ministerio de Defensa Nacional en cumplimiento de lo establecido en el Decreto 1080 de 2015, efectúa seguimiento al Plan de Mejoramiento Archivístico con el propósito de determinar su grado de avance en cuanto al cumplimiento de las actividades propuestas para subsanar la causa raíz de los hallazgos.

Metodología Utilizada. Para el presente seguimiento se efectuó verificación de la existencia de los soportes documentales que reposan en el Grupo Archivo General, los cuales permiten evidenciar el cumplimiento de cada una de las tareas o actividades propuestas en el PMA.

Desarrollo Temático: El presente seguimiento se desarrolla en cumplimiento a lo establecido en el ARTÍCULO 2.8.8.3.6. Seguimiento y verificación del Decreto 1080 de 2015, para lo cual se verificaron las acciones adelantadas por el Grupo Archivo General del Ministerio de Defensa Nacional, respecto del

2.8.8.3.6. Seguimiento y verificación del Decreto 1080 de 2015, para lo cual se verificaron las acciones adelantadas por el Grupo Archivo General del Ministerio de Defensa Nacional, respecto del Plan de Mejoramiento Archivístico suscrito con el Archivo General de la Nación. Así mismo, se tomó como punto de referencia para el presente seguimiento las observaciones que efectuó el Archivo General de la Nación en la comunicación oficial AGN-2-2024-03205 del 09 de abril de 2024. De este modo, las evidencias que dan cuenta del cumplimiento a las actividades propuestas se cargaron en el recurso compartido creado por el Archivo General de la Nación el cual se encuentra identificado como AGN-1-2024-02057 y se encuentra en la siguiente ruta: Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialINFORME Página 2 de 2 ,) J Código: DP-F-003 Defensa Seguimiento Plan de Versión: 4 Mejoramiento Archivístico Vigente a partir de: 27 de junio de - 2023 2024 https://archivoqeneral. sharepoint.com/GAGD/Documentos%20compartidos/Forms/Alllte ms. aspx?sw = bypass&bypass Reason = aba ndoned&id = %2 FGAG D%2FDocu mentos +com pa rtidos%2FGesti%C 3%B3nComunicacionesOficialesAGN %2FControlComunicacionesOficial es%2FGesti% C3%B3n 2024%2FComunicaciones Entradas%2F02 Febrero%2FAGN-12024-02057&p=true&ga = 1 Las carpetas en las cuales se cargaron las evidencias se encuentran identificadas como se muestra en la siguiente ilustración:

2024-02057&p=true&ga = 1 Las carpetas en las cuales se cargaron las evidencias se encuentran identificadas como se muestra en la siguiente ilustración: -soPORiES ,-;ALL.:.ZGO 1 • 0o_C-_202.t -SOPORTES r-:ALLAZGO 2 - os_ofi_2024

SOPORTES -ALLAZGO 3 - os_cfi_2024

SOPORTES ;...ALLAZGO ¿ . ce_o _202.1 -SOPORTES '"'ALLAZGO 5 - ce_C7 _2024 "SOPORTES '"'ALLAZGO 6 - os_o-_202.1

Ilustración 1 Soportes Hallazgos Hallazgo No. 1 - Programa de Gestión Documental - PGD. De acuerdo con la comunicación del AGN arriba señalada la cual indica lo siguiente: La Subdirección de Inspección, Vigilancia y Control conmina a la Entidad a continuar con el proceso de elaboración de este instrumento archivístico. Se recuerda a la Entidad que para dar por superado este hallazgo, deberá remitir los siguientes soportes: • Programa de Gestión Documental - PGD, elaborado conforme a los procesos archivísticos contemplados en el marco normativo, en concordancia con los procedimientos interno de cada entidad, incluyendo metas a corto, mediano y largo plazo para el desarrollo sistémico de la gestión documental. • Estructura del PGD conforme documento técnico y que contemple el desarrollo de los programas específicos. • El PGD debe incluir, mapa de proceso de la entidad, presupuesto anual para la implementación del PGD. •. -•;:-fi,. {1aNET _.,.. .. fi Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialINFORME Página 2 de 2

implementación del PGD. •. -•;:-fi,. {1aNET _.,.. .. fi Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialINFORME Página 2 de 2 ) Código: DP-F-003 1

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Defensa Mejoramiento Archivístico Vigente a partir de: 27 de junio de - 2023 2024 • Acta de aprobación del PGD por el Comité Interno de Archivo o Comité Institucional de Gestión y Desempeño (Ítem 6 del artículo 2.8.2.5.11 del decreto 1080 de 2015) • Enlace de publicación del PGD en la página web, con los respectivos soportes (2.8.2.5.12 del decreto 1080 de 2015) • Registros o informes de seguimiento a la implementación del PGD, en armonía con el programa específico de Auditoría y Control (artículo 2.8.2.5.11 del decreto 1080 de 2015) En virtud de lo anterior, la Oficina de Control Interno Sectorial verificó la existencia de los soportes requeridos y se cargaron las evidencias para validación del AGN en el recurso compartido AGN-1-2024-02057, carpeta identificada como SOPORTES HALLAZGO 1 - 08_07 _2024 así: l. Programa de Gestión Documental - PGD. El cual, de acuerdo con la información suministrada por el Grupo Archivo General del Ministerio de Defensa Nacional, se formuló con base en el Manual Implementación de un Programa de Gestión Documental del Archivo General de la Nación, en los procedimientos internos y demás normas en materia archivística.

El PGD incluye:

formuló con base en el Manual Implementación de un Programa de Gestión Documental del Archivo General de la Nación, en los procedimientos internos y demás normas en materia archivística.

El PGD incluye: • Mapa de procesos de la entidad. Véase numeral l. 7 .3.1 página 32 del PGD • Presupuesto anual para la implementación del PGD. Véase numeral l. 7 .2

Económicos página 26 del PGD.

2. Cronograma Plan de Trabajo Programa de Gestión Documental-PGD.

3. Acta Cuarto Comité Institucional de Gestión y Desempeño 2023 No.

A20231212000225 del 21 de noviembre de 2023 y mediante la cual se aprobó el PGD. Véase página 11 a 14.

4. El enlace en el cual se encuentra publicado el PGD corresponde al siguiente: https: //www. mindefensa.gov .co/irj/portal/Mindefensa/contenido ?NavigationTarget =navurl :/ /73ff4edd7cb30902851de6ffladlcce2

Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialfi'¡) DefensaE ii 0 F##I 1

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S. De igual forma, junto al presente informe se cargaron los informes de seguimiento al cumplimiento del PMA realizados por la Oficina de Control Interno Sectorial, así como los informes de avance en la Implementación PGD.

De acuerdo con los soportes aportados, esperamos que la Subdirección de Inspección,

al cumplimiento del PMA realizados por la Oficina de Control Interno Sectorial, así como los informes de avance en la Implementación PGD. De acuerdo con los soportes aportados, esperamos que la Subdirección de Inspección, vigilancia y control de por superado este hallazgo. Hallazgo No. 2 - Inventario Documental - FUID (Archivos de Gestión, Central e Histórico) De conformidad con lo requerido por el Archivo General de la Nación en la comunicación AGN-2-2024-03205 del 09 de abril de 2024, para superar el hallazgo No. 2 se cargaron las siguientes evidencias: • Inventarios documentales (Archivo central, transferencias primarias, formato FUID archivo de gestión), en virtud de lo requerido se cargó la siguiente información AGN-1-2024-02057, carpeta identificada como SOPORTES

HALLAZGO 2 - 08_07 _2024:

o Inventario Documental Archivo central o Muestra Inventario Transferencias Primarias o Formato FUID Archivos de Gestión o Formato Hoja de Control o Evidencia uso Hoja de Control y FUID Unidades Productoras g}- Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialINFORME Página 2 de 2 \ ) Código: DP-F-003 1 Versión: 4 Defensa Seguimiento Plan de Mejoramiento Archivístico Vigente a partir de: 27 de junio de - 2023 2024 • Procedimiento establecido por la entidad para la entrega de los cargos o por culminación de obligaciones contractuales que incluya la entrega de los archivos mediante inventario documental. De acuerdo con lo anterior, se cargó la siguiente evidencia:

• 2023 2024 • Procedimiento establecido por la entidad para la entrega de los cargos o por culminación de obligaciones contractuales que incluya la entrega de los archivos mediante inventario documental. De acuerdo con lo anterior, se cargó la siguiente evidencia: o Circular No. M20221226012966 del 26 de diciembre de 2022 Mediante la cual se establecen las Directrices para la entrega del puesto de trabajo en caso de renuncia, declaración de insubsistencia, traslado, comisión, licencia no remunerada mayor a 15 días o vacaciones de los servidores públicos de la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional. o Formato Entrega de Puesto GT.-F-115, actualizado el 05 de octubre de 2023, véase numeral c) De acuerdo con lo anterior, esperamos que la Subdirección de Inspección, vigilancia y control de por superado este hallazgo.

Hallazgo No. 3 - Organización Archivos de Gestión De conformidad con los requisitos enunciados en la comunicación del Archivo General de la Nación para superar el hallazgo, el cual indica:

1. El PGD debe incluir los procedimientos para efectuar las actividades de organización, clasificación, ordenación y descripción.

2. Expedientes o unidades documentales con procesos técnicos: preparación física e identificación, tales como, retiro de material abrasivo, depuración, foliación e identificación de estas.

3. Conformación de los expedientes o unidades documentales, atendiendo los principios archivísticos y los tipos documentales que señala las TRD para cada una de las series.

4. Inventarios documentales en los archivos de gestión.

5. Identificación de gavetas, estantería y demás mobiliario dispuesto para el almacenamiento de los archivos de gestión, con el código y nombre de la serie

una de las series.

4. Inventarios documentales en los archivos de gestión.

5. Identificación de gavetas, estantería y demás mobiliario dispuesto para el almacenamiento de los archivos de gestión, con el código y nombre de la serie documental, conforme a las Tablas de Retención Documental.

Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialINFORME Página 2 de 2 \ ) Código: DP-F-003

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6. Hoja de control, para las series complejas de la entidad, por ejemplo: Historias laborales, contratos, procesos judiciales, investigaciones, licencias urbanísticas entre otras.

7. Procedimiento y formato diligenciado para el control del préstamo de expedientes.

8. Procedimientos articulados con el PGD, que garanticen la implementación de controles para la seguridad, custodia y reserva de la información, en armonía con los instrumentos que cita la Ley de Transparencia. Índice electrónico acorde con el esquema definido en la plataforma de interoperabilidad definido por el Ministerio de Tecnologías (si aplica)

El informe de Auditoría del 03 de marzo de 2022, en el hallazgo No. 3 indica: "Organización de los Archivos de Gestión. La entidad no conforma adecuadamente los expedientes, por lo tanto, presuntamente no cumple con la conformación de los archivos de gestión". En virtud de lo anterior y en especial atención al citado informe de auditoría, se cargaron al recurso compartido AGN-1-2024-02057, carpeta identificada como SOPORTES

de gestión". En virtud de lo anterior y en especial atención al citado informe de auditoría, se cargaron al recurso compartido AGN-1-2024-02057, carpeta identificada como SOPORTES HALLAZGO 3 - 08_07 _2024 las siguientes evidencias: • Programa de Gestión Documental - PGD en el cual se puede observar en el numeral 2.4. todo lo correspondiente a la organización clasificación, ordenación y descripción. • Guía para el manejo, organización de archivos y transferencias documentales. • Muestra (E videncia fotográfica) conformación expedientes. De acuerdo con lo anterior, esperamos que la Subdirección de Inspección, vigilancia y control de por superado este hallazgo. Hallazgo No. 4 - Gestión Expedientes Electrónicos En las actividades anteriores realizadas por la Oficina de Control Interno Sectorial del Ministerio de Defensa Nacional y que corresponden al avance en el proceso de gestión de Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialINFORME Página 2 de 2 \) ) Código: DP-F -003 Defensa Seguimiento Plan de Versión: 4 Mejoramiento Archivístico Vigente a partir de: 27 de junio de - 2023 2024 fi Expedientes Electrónicos, se reportó un porcentaje del 0%. En virtud de lo anterior, el Archivo General de la Nación emitió las siguientes observaciones: Para dar por superado el hallazgo deberá remitir los siguientes soportes, o avances que haya frente a estos a saber: • Procedimientos para la creación, conformación, y gestión de expedientes electrónicos: foliado electrónico, índice electrónico, firma del indice electrónico,

el hallazgo deberá remitir los siguientes soportes, o avances que haya frente a estos a saber: • Procedimientos para la creación, conformación, y gestión de expedientes electrónicos: foliado electrónico, índice electrónico, firma del indice electrónico, metadatos, integridad con series físicas, vínculo archivístico. • Procedimiento que garantice la Autenticidad, Integridad, Inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad de los documentos y expedientes electrónicos. • Procedimiento para la conformación y gestión de expedientes híbridos. • Organizar los documentos físicos y electrónicos incluyendo metadatos a través de cuadros de clasificación documental. • Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD). • Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD. En atención a las observaciones emitidas por el Archivo General de la Nación en la comunicación oficial AGN-2-2024-0 3205 del 09 de abril de 2024, se cargaron en el recurso compartido identificado AGN-1-2024-02057, carpeta identificada como SOPORTES HALLA ZGO 4 - 08_07 _2024 los soportes para validación de la Subdirección de Inspección, Vigilancia y Control: • MEMORANDO CIRCULAR 202401 16000540 - Mediante la cual se establecen los Lineamientos para la creación, conformación y gestión de los expedientes electrónicos en el SGDEA • Procedimiento para garantizar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad de los documentos y expedientes electrónicos: Se carga

Lineamientos para la creación, conformación y gestión de los expedientes electrónicos en el SGDEA • Procedimiento para garantizar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad de los documentos y expedientes electrónicos: Se carga al recurso compartido la siguiente evidencia: o M20240520006299 Respuesta de solicitud de aspectos del SGDEA . •.. •;·fi-. f1fi.fiET ·fi . Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialINFORME Página 2 de 2 \ ) Código: DP-F-003 ·¡

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Defensa Mejoramiento Archivístico Vigente a partir de: 27 de junio de - 2023 2024 • Modelo de Requ isitos (MOREQ) para la Creación, Conformación y Gestión de Expedientes Electrónicos. De acuerdo con la información suministrada por el Archivo General del Ministerio de Defensa Nacional, la implementación del MOREQ se encue ntra al 95% cómo se puede observar en la sigu iente tabla: DESCRIPfi ION No. Requerimientos Cumplidos No Cumplidos % Cumplimiento CLASIFICACION Y ORGANIZACIÓN 41 41 o 100% RETENCION Y DISPOSICIÓN 13 13 o 100% CAPTURA E INGRESO DE DOCUMENTOS 29 28 1 97% BUSQUEDA Y PRESENT.fiCIÓN 15 13 2 87% META OATOS 7 7 o 100% CONTROL Y SEGURIDAD 39 36 3 92% FLUJOS DE TRABAJO 20 16 4 80% REQUE RIMIENT OS NO FUNCIONALES 20 20 o 100% 1

TOT4L 184 174 10 95%

CONTROL Y SEGURIDAD 39 36 3 92% FLUJOS DE TRABAJO 20 16 4 80% REQUE RIMIENT OS NO FUNCIONALES 20 20 o 100%

1 TOT4L 184 174 10 95% Finalmente, se observó que se encuentra pendiente por cumplimiento el siguiente requi sito: • Tablas de Control de Acceso a los Expedientes Electrónicos, no obstante, la Oficina de Control Interno Sectorial evidenció que en los exped ientes electrónicos queda trazabilidad de los usu arios que han interactuado con el expediente como se observa en la siguiente imagen : Este documento es propiedad del M1nisteno de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcial\J INFORME Página 2 de 2

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Defensa Seguimie nto Plan de Versión : 4 Mejoramiento Archivístico Vige nte a partir de: 27 de junio de - 2023 2024 Hallazgo No. 5 - Organización y Numeración de Actos Administrativos De conformidad con las observaciones emitidas desde el Archivo General de la Nación las cuales indican que para superar el hallazgo se hace necesario remitir copia del procedimiento por el cual esté documentando el proceso de normalización y conformación del consecutivo general de numeración de actos administrativos ( ... ). La observación fue acogida favorablemente por el Ministerio de Defensa Nacional, es así como en entregas anteriores se han enviado los soportes que dan cuenta de las acciones adelantadas para subsanar el halla zgo. En esta oportunidad se efectuó seguimiento al proceso de normaliz ación de la numeración de los actos administrativos, logrando obtener que el procedimiento antes citado fue

adelantadas para subsanar el halla zgo. En esta oportunidad se efectuó seguimiento al proceso de normaliz ación de la numeración de los actos administrativos, logrando obtener que el procedimiento antes citado fue elaborado y se encuentra en proceso de normalización y liberación por parte del Grupo de Gestión y Valor Público, a efecto de que este documento se articule con la Norma Técnica de Calidad ISO 9001 en lo que corresponde a los documentos controlados. Por lo anterior, se cargó para validación del AGN, en el recurso compartido identificado AGN-1-2024-02057, carpeta identificada como SOPORTES HALLAZGO 508_07 _2024, los siguientes soportes:

• Procedimiento Numeración Actos Administrativos
• Procedimiento Numeración Resoluciones
• Formato Numeración Resoluciones • Formato Resoluciones Ministeriales • Directiva Permanente 0018 de 2023

Así mismo, se cargó en la subcarpeta los soportes de trazabilidad de las acciones adelantadas a efecto de lograr subsanar la causa raíz del hallazgo. De acuerdo con lo anterior, esperamos que la Subdirección de Inspección, Vigilancia y Control de por superado este hallazgo. Hallazgo No. 6 - Sistema Integrado de Conservación - SIC De acuerdo con las observaciones del Archivo General de la Nación en las que se indica que para superar el hal lazgo se hace necesario remitir los siguientes soportes: • •ffi•s , . .,. X t Gf500'l Y Ofil\'.Pt\-0 ..,,.. ., .. • .,...;tfi·T . \,, - Este documento es propiedad del Minis terio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialINFORME Página 2 de 2

. \,, - Este documento es propiedad del Minis terio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialINFORME Página 2 de 2 \ ) Código: DP-F003

Seguimiento Plan de Versión: 4

Defens a Mejoramiento Archivístico Vigente a partir de: 27 de junio de - 2023 2024 • Diagnóstico Integral de Archivos (requisito previo a la formulación de los planes del SIC) • Documento Sistema Integrado de Conservación, que contenga el desarrollo del Plan de Conservación Documental y el Plan de Preservación Digital a largo Plazo. • Acta de aprobación del SIC por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. • Acto administrativo de aprobación del SIC, expedido por el representante legal de la entidad o quien haga sus veces. • Copia de los formatos, planillas y demás instrumentos de seguimiento y control, para demostrar que la entidad se encuentra implementando el SIC, conforme al cronograma establecido hacer seguimiento al cumplimiento de las actividades programadas por cada uno de los programas de conservación documental. Por lo anterior, se cargó en el recurso compartido identificado AGN-1-2024-02057, carpeta identificada como SOPORTES HALLAZGO 6 - 08_07 _2024, las siguientes evidencias así: • Diagnóstico Integral de Archivos, el cual fue elaborado por el Archivo General de la Nación según contrato interadministrativo No. 146 de 2023 suscrito entre Ministerio de Defensa Nacional y el Archivo General de la Nación. Además se incluyen los siguientes soportes: o Matriz DOFA o Matriz Ruta de Acción o Informe de Laboratorio - GDO-F0-03 del 30 de noviembr e de 2023

Ministerio de Defensa Nacional y el Archivo General de la Nación. Además se incluyen los siguientes soportes: o Matriz DOFA o Matriz Ruta de Acción o Informe de Laboratorio - GDO-F0-03 del 30 de noviembr e de 2023

• Documento Sistema Integrado de Conservación ANALISIS Y CONCLU SIONES Se evidencia compromiso por parte del Grupo Archivo General y demás Dependencias del Ministerio de Defensa Nacional, quienes, con su disposición y aplicación de buenas prácticas en el manejo, conservación y preservación de los archivos, demuestran su compromiso para sacar adelante el Plan de Mejoramiento Archivístico, el cual está fi Este documento es propiedad del Mi nisterio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialfi fi , ·G · j ':i INFORME Página 2 de 2 '-' r./, Código: DP-F-003

Defensa Seguimiento Plan de Versión: 4 Mejoramiento Archivístico Vigente a partir de: 27 de junio de ..- 2023 2024 ori entado a subsanar la causa raíz de los hallazgos consignados en el Informe de Aud itoría del Archivo General de la Nación. Los documentos soporte para el presente seguimiento de avance sobre cada uno de los hal lazgos, fueron sumin istrados por el Grupo Archivo General del Ministerio de Defensa Nacional, los cuales se cargaron por la Ofici na de Control Interno Sectorial del mismo Minis terio, en el recurso compartido AGN-1-2024-02057. A efecto de aclarar dudas e inqui etudes respecto de los soportes aportados por este Minis terio para subsanar la causa raíz de los hallazgos, se podrá tomar contacto al correo

A efecto de aclarar dudas e inqui etudes respecto de los soportes aportados por este Minis terio para subsanar la causa raíz de los hallazgos, se podrá tomar contacto al correo reinaldo.lizar azo@mindefensa.qov.co El presente informe de seguimiento deberá publicarse en la página web institucional del Minis terio de Defe sa fi en el micrositio Informes Oficina de Control Interno. FIRMA. --------==-:;;;;;::.:::------ ELABORÓ: PQ -:.-_;;;;fiL'7.iz::a:.".rafizfio Z u ñ iga a de Control Interno Sectorial FIRMA: fi }o l."'º '=orrib G. fi,>\)

REVISÓ: PO. Catalina Gamba Castro

CARGO: Líder de Desarrollo Archivístico - Grupo Archivo General

FIRMA:

REVISÓ: PO. I

CARGO: Coo/í

FIRMA: el Montaña Paez

dor Grupo Archivo General (E) APROBÓ: O CARGO: Je e-fifi§;;;;;;:.:,fi;;, o Sectorial (E) Este documento es propiedad del Minis terio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcial