MINDEFENSA - Resolución 0546 de 2019

RESOLUCIÓN 546 DE 2019

(febrero 4) Diario Oficial No. 50.857 de 4 de febrero 2019 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Por la cual se crea el Subcomité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable en el Ministerio de Defensa Nacional Unidad Gestión General - Dirección Administrativa y se dictan otras disposiciones. LA DIRECTORA ADMINISTRATIVA (E), en uso de las facultades legales que le confiere el artículo 10 de la Resolución 9041 de 2018, en concordancia con la Resolución 193 de 2016 expedida por el Contador General de la Nación, y CONSIDERANDO: Que los artículos 209 y 269 de la Constitución Política determinan la obligatoriedad de las entidades y organismos del sector público para diseñar y aplicar métodos y procedimientos de Control Interno. Que de conformidad con lo establecido en la Ley 87 del 29 de noviembre de 1993 “por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones” y normas reglamentarias, el autocontrol y la autoevaluación debe ser una herramienta gerencial para mejorar los estándares de calidad, mediante la evaluación permanente de los procedimientos que inciden en la razonabilidad de los Estados Financieros de la Dirección Administrativa. Que el artículo 27 de la Ley 489 de 1998 creó el Sistema Nacional de Control Interno, conformado por el conjunto de instituciones, instancias de participación, políticas, normas, procedimientos, recursos, planes, programas, proyectos, metodologías, sistemas de información, y tecnología aplicable, en concordancia con los principios constitucionales de la función administrativa. Que el numeral 31 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, establece que es deber de todo servidor

planes, programas, proyectos, metodologías, sistemas de información, y tecnología aplicable, en concordancia con los principios constitucionales de la función administrativa. Que el numeral 31 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, establece que es deber de todo servidor público adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen. Que el numeral 52 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, define como falta gravísima no dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz. Que las entidades que conforman el sector público tienen la obligación de adelantar las gestiones administrativas necesarias para garantizar que la información contable revele en forma fidedigna su realidad económica, financiera y patrimonial. Que mediante el Título 21 del Decreto 1083 de 2015, se adoptó la actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano (MECI).Que esta resolución le permitirá a la Dirección Administrativa disponer de una herramienta de control y verificación para garantizar que la totalidad de los hechos, transacciones y operaciones sean incorporados al proceso contable, generando así Estados Financieros razonables que coadyuven a mantener el fenecimiento de la cuenta fiscal.

Que para ejercer un mejor control en el proceso de identificación, medición, clasificación, registro, elaboración y presentación de los Estados Financieros, análisis, interpretación y comunicación de la información contable, se requiere establecer procedimientos y puntos de control que faciliten la gestión financiera en la Dirección Administrativa del Ministerio de Defensa Nacional - Unidad Gestión General, en concordancia con la Ley 1314 de 2009, a través de la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia. Que el artículo 6o de la norma ibidem, establece que bajo la dirección del Presidente de la República y con respeto de las facultades regulatorias en materia de contabilidad pública a cargo de la Contaduría General de la Nación, los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de Comercio, Industria y Turismo, obrando conjuntamente, expedirán principios, normas, interpretaciones y guías de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información, con fundamento en las propuestas que deberá presentarles el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, como organismo de normalización técnica de normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información. Que en concordancia con los objetivos de la Ley 1314 de 2009, la Contaduría General de la Nación, en el marco de sus competencias constitucionales y legales, emitió la Resolución 533 de 2015, “por la cual se incorpora en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a Entidades de Gobierno y se dictan otras disposiciones”. Que en la Resolución número 9041 del 19 de diciembre de 2018 “por la cual se conforma el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Defensa Nacional, los Subcomités de

Gobierno y se dictan otras disposiciones”. Que en la Resolución número 9041 del 19 de diciembre de 2018 “por la cual se conforma el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Defensa Nacional, los Subcomités de Sostenibilidad en cada Unidad Ejecutora, y se dictan otras disposiciones”, señala textualmente “Que dada la estructura del Ministerio de Defensa Nacional y la complejidad del mismo, se considera pertinente la constitución e integración del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Defensa Nacional y Subcomités en cada Unidad Ejecutora como instancias asesoras de las áreas contables y financieras de la Entidad Contable Pública 11100000 Ministerio de Defensa Nacional, teniendo en cuenta que a través de ellas se agregan reportes de información contable”, RESUELVE: ARTÍCULO 1o. Crear el Subcomité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable en el Ministerio de Defensa Nacional - Unidad Gestión General - Dirección Administrativa. ARTÍCULO 2o. El Subcomité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Dirección Administrativa -Unidad Gestión General - Ministerio de Defensa Nacional, estará integrado por los siguientes funcionarios: - Director Administrativo, quien lo preside.- Director de Asuntos Legales. - Director de Finanzas.

• Coordinador Grupo Financiero. - Coordinador Grupo Prestaciones Sociales. - Contador Unidad Gestión General - Dirección Administrativa, quien será el Secretario. - Tesorera principal. - Jefe Oficina de control Interno o su delegado.

PARÁGRAFO 1o. El Jefe de la Oficina de Control Interno o su delegado, tendrá derecho a voz pero no a voto. PARÁGRAFO 2o. El Subcomité podrá invitar a los funcionarios que estime conveniente para el desarrollo de temas puntuales.

a voto. PARÁGRAFO 2o. El Subcomité podrá invitar a los funcionarios que estime conveniente para el desarrollo de temas puntuales. PARÁGRAFO 3o. Serán funciones del Secretario: a) Elaborar el orden del día. b) Citar a reunión a los integrantes del subcomité. c) Elaborar el acta de cada reunión. d) Verificar previo al comité los documentos y propuestas que serán presentadas, en su condición de contador. e) Llevar el archivo de los documentos relacionados con el comité. f) Las demás que le sean asignadas por el comité. ARTÍCULO 3o. Son funciones del Subcomité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable. a) Analizar las propuestas que presente el Contador para implementar y desarrollar el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema Contable Público de la Unidad Gestión GeneralDirección Administrativa. b) Analizar y evaluar los procedimientos Administrativos y Financieros de la Unidad Gestión GeneralDirección Administrativa, a fin de crear mecanismos que conduzcan a generar Estados Financieros razonables. c) Analizar la depuración de valores contables, con base en los informes y recomendaciones que presenten las áreas que generan información para los Estados financieros, con la gestión administrativa realizada y los soportes documentales correspondientes. d) Crear mecanismos de control que permitan verificar el cumplimiento de las políticas yprocedimientos acordados en los diferentes comités. PARÁGRAFO ÚNICO. El Subcomité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable realizará sesiones ordinarias trimestralmente y extraordinarias cuando se estime necesaria, previa citación de sus integrantes. ARTÍCULO 4o. Los procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema Contable, involucra a todas

sesiones ordinarias trimestralmente y extraordinarias cuando se estime necesaria, previa citación de sus integrantes. ARTÍCULO 4o. Los procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema Contable, involucra a todas las Direcciones, Oficinas, Grupos de trabajo y funcionarios de las distintas áreas de la Unidad Gestión General - Dirección Administrativa, de información de tipo financiero, económico y social, que sea reconocida, medida, revelada y presentada en los Estados Financieros. ARTÍCULO 5o. Coordinación Grupo Financiero - Contabilidad. Le corresponde al Contador verificar previo a los cierres contables mensuales, como mínimo los siguientes aspectos: a) Que la información de tipo financiero, económico y social que se debe reconocer, medir, revelar y presentar en los Estados Financieros con sujeción a la normatividad vigente. b) Que se lleven a cabo las diferentes actividades del proceso contable, por los responsables directos de la información contable, para garantizar la existencia y efectividad de controles. c) En concordancia con lo establecido en la Ley 87 de 1993, promover la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con el proceso contable. d) Elaborar lista de chequeo que permita verificar que la totalidad de los registros manuales tales como: provisiones, amortizaciones, depreciaciones, ajustes, etc., que se realizan en el periodo contable correspondiente. e) Verificar previo al cierre del período contable que el boletín de caja o estado diario de fondos y

valores entregado por la Tesorería coincide con los saldos de bancos que reflejan los Estados Financieros, se debe dejar evidencia de la conciliación bancaria. f) Verificar que el Estado de Propiedad, Planta y Equipo reportado por el almacenista coincide con las cifras que reflejan los Estados Financieros, para lo cual debe dejar evidencia de la conciliación. g) Verificar que los anticipos o pagos anticipados fueron debidamente amortizados con las entregas parciales o totales de los bienes o servicios. h) Verificar que las Cuentas por Cobrar se encuentren conciliadas con las oficinas que generan la información. i) Verificar que el reporte entregado por la Dirección de Asuntos Legales, con relación al proceso litigioso coincide con los saldos que reflejan los Estados Financieros y dejar evidencia de conciliación. j) Controlar que se realice el registro de Beneficios a Empleados a corto plazo y la subvención de gastos de nómina remitidos por la Coordinación de Talento Humano.k) Controlar que se realice el registro de Beneficios a Empleados a largo plazo (cesantías retroactivas) remitido por la Coordinación de Prestaciones Sociales. l) Verificar que se elaboraron las actas de conciliación de los bienes y fondos recibidos o transferidos por la Dirección Administrativa a las diferentes Unidades Ejecutoras. m) Verificar que la totalidad de los reintegros e ingresos soportados por la Tesorería fueron clasificados en el sistema SIIF. n) Verificar que se realizó el registro correspondiente a las inversiones patrimoniales remitido por la

Dirección de Finanzas. o) Verificar que las conciliaciones bancarias se encuentran al día y fueron remitidas a la Tesorería mensualmente. p) Realizar arqueos de caja menor, para verificar el cumplimiento de la resolución de manejo de cajas menores. q) Verificar mensualmente y de manera selectiva, que el sistema calcula depreciación de los bienes tangibles y la amortización de bienes intangibles, de acuerdo con la Política número 1 Propiedades, Planta y Equipo, establecida por la Dirección de Finanzas y sus actualizaciones. r) Comunicar mensualmente los saldos contables con entidades estatales, con el propósito de conciliar y controlar las operaciones recíprocas. s) Verificar que mensualmente se elabore el cruce de información tributaria entre contabilidad y tesorería. t) Tener control de los plazos de vencimiento de la información exógena, de acuerdo con la normatividad emitida por la DIAN, la Secretaría de Hacienda Distrital de Bogotá y los Municipios. u) En el evento que se presenten inconsistencias, preparar las correcciones necesarias en el sistema Muisca de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en relación con la información exógena reportada y coordinar con la Tesorería la transmisión de las mismas. v) Verificar que la información correspondiente a los beneficios pos-empleo, sean actualizados a través de la Dirección de Planeación y Presupuestación del sector Defensa. w) Solicitar al almacenista la certificación del levantamiento físico de los inventarios y verificar que las

cifras coinciden con los registros de los Estados Financieros. x) Controlar que la Coordinación de Prestaciones Sociales remita mensualmente las cuentas de cobro correspondiente a cuotas partes pensionales y que las mismas sean registradas en los Estados Financieros. y) Verificar que las cajas menores se hayan legalizado definitivamente. ARTÍCULO 6o. Contador General de la Unidad de Gestión General.Le corresponde al Contador informar al Subcomité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, alguna de las siguientes situaciones: a) Valores que afecten la situación patrimonial que no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad. b) Responsabilidades que, por omisión o falta de gestión en las obligaciones por parte de las áreas responsables, originaron el hecho económico. ARTÍCULO 7o. Coordinación Grupo Financiero - Tesorería. Le corresponde al Grupo Financiero -Tesorería verificar previo al cierre de Tesorería, los siguientes aspectos: a) Verificar que la totalidad de las operaciones de ingreso y egreso, quedaron registradas en el Estado Diario de Fondos y Valores. b) Verificar que el Estado diario de Fondos y Valores o Boletín de Caja sea remitido a contabilidad con una periodicidad diaria. c) Verificar que las observaciones realizadas por contabilidad en relación con el Estado Diario de Fondos y Valores o Boletín de Caja, fueron tenidas en cuenta por Tesorería. d) Verificar que fueron depuradas las partidas conciliatorias durante el mes respectivo. e) Ejercer el control individualizado por cada beneficiario de los acreedores varios constituidos.

f) Verificar que el informe correspondiente a embargos judiciales fue actualizado y conciliado con la Dirección de Asuntos Legales y fue remitido a contabilidad. g) Verificar que los ingresos recaudados fueron identificados y los documentos soporte fueron remitidos a contabilidad para su respectiva clasificación. h) Verificar que una vez efectuado el cierre mensual de Tesorería y dentro de los primeros dos días del mes siguiente, se remita a Contabilidad el Estado Diario de Fondos y Valores correspondiente al último día del mes anterior. ARTÍCULO 8o. Coordinación Grupo de Prestaciones Sociales. Le corresponde a la Coordinación del Grupo Prestaciones Sociales realizar las actividades descritas a continuación y que inciden en la razonabilidad de los Estados Financieros: a) Remitir a la Dirección Administrativa dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes los beneficios a largo plazo - Cesantías retroactivas. b) Remitir a la Dirección Administrativa las cuentas de cobro por concepto de cuotas partes pensionales, dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes, debidamente refrendadas por el Coordinador(a) para ser numeradas, fechadas y contabilizadas.c) Informar a la Dirección Administrativa los valores por concepto de cuotas partes pensionales por pagar, para su registro en los Estados Financieros, dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes. d) Remitir los formatos relacionados con la información exógena a reportar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, el último día hábil del mes de enero de cada vigencia.

e) Informar al área de Tesorería del Grupo Financiero oportunamente, el recaudo de las cuentas por cobrar para el registro en los Estados Financieros. f) Remitir oportunamente al área de Contabilidad, las cuentas por cobrar que se generen diferentes a cuotas partes pensionales para el registro en los Estados Financieros. ARTÍCULO 9o. Dirección de Asuntos Legales. Le corresponde a la Dirección de Asuntos Legales realizar las actividades descritas a continuación y que afectan la razonabilidad de los Estados Financieros: a) Mantener actualizado el sistema SILOG con las novedades que afectan el proceso litigioso con los respectivos soportes documentales, de acuerdo con la probabilidad de pérdida para el reconocimiento de la obligación. b) Remitir a la Dirección Administrativa el reporte correspondiente a los procesos litigiosos, dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes, debidamente refrendado por el Director de Asuntos Legales, el cual se constituye como documento soporte mensual de los Estados Financieros. c) Remitir a la Dirección Administrativa el reporte de novedades correspondientes a los cobros en etapa coactiva, dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes. d) Remitir a la Dirección Administrativa el reporte correspondiente a los deudores morosos, con una periodicidad semestral, en las siguientes fechas: e) Informar a la Dirección Administrativa cuando se expidan los actos administrativos que generen flujo de fondos, tales como: acuerdos de pago, sanciones, etc., para que sean revelados en los Estados

Financieros. f) Remitir a la Dirección Administrativa las novedades que surjan con relación a los inmuebles a cargo de la Unidad Gestión General. g) Asesorar a la Dirección Administrativa a través del Grupo de Procesos Ordinarios en todos los aspectos relacionados con los bienes inmuebles a cargo de la misma. h) Informar oportunamente al Grupo Financiero la constitución de los títulos judiciales y la aplicaciónde los mismos. ARTÍCULO 10. Coordinación Grupo Talento Humano. Le corresponde a la Coordinación del Grupo de Talento Humano remitir a la Dirección Administrativa, la información que a continuación se relaciona y que incide en la razonabilidad de los Estados Financieros, así: a) Reporte información exógena correspondiente a los pagos efectuados al personal activo, el cual deberá remitir en el mes de enero de la vigencia siguiente a la que se realizaron los pagos. b) Remitir los beneficios a empleados a corto plazo y las subvenciones de gastos de personal, dentro de los primeros tres días de cada mes. ARTÍCULO 11. Dirección de Finanzas. Le corresponde a la Dirección de Finanzas remitir a la Dirección Administrativa, la información que a continuación se relaciona y que incide en la razonabilidad de los Estados Financieros, así: a) Informe de la valoración de las inversiones previo al cierre trimestral. b) Información correspondiente al cargue de los ingresos y clasificación por concepto de Fondo de Defensa Nacional, dentro de los primeros cinco días del mes.

c) Oficios apoyo a Unidades Ejecutoras para la trasferencia de fondos, un día antes de la fecha acordada con la Unidad Ejecutora. d) Conciliaciones bancarias correspondientes a las cuentas del Fondo de Defensa Nacional, en virtud al control que ejerce en el recaudo del mismo, dentro de los primeros quince días del mes siguiente al periodo conciliado. ARTÍCULO 12. Dirección Administrativa. Le corresponde a la Dirección Administrativa remitir al Grupo Financiero la información que a continuación se relaciona y que incide en la razonabilidad de los Estados Financieros, así: a) Reporte del estado de procesos administrativos dentro de los primeros cinco días de cada mes, a través del asesor(a) de la Dirección Administrativa. ARTÍCULO 13. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las Resoluciones 3539 del 28 de junio de 2010, 3725 del 14 de junio de 2012 y las normas que le sean contrarias. Publíquese y cúmplase. Dada en Bogotá, D. C., 4 febrero de 2019.La Directora Administrativa (E), Ministerio de Defensa Nacional, Unidad Gestión General, Karina Lucía de la Ossa Vivero.

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Última actualización: 20 de abril de 2024