MINDEFENSA - Resolución 3660 de 2022

RESOLUCIÓN 3660 DE 2022

(mayo 13) Diario Oficial No. 52.033 de 13 de mayo de 2022 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Por la cual se reglamenta el trámite interno del Derecho de Petición en el Ministerio de Defensa Nacional, Comando General, Fuerzas Militares y Policía Nacional y se dictan otras disposiciones. EL MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL, en ejercicio de la facultad legal que le confiere el artículo 22 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1o de la Ley 1755 de 2015, en concordancia con el artículo 3o , numeral 2 del Decreto número 1874 de 2021, y CONSIDERANDO: Que el artículo 23 de la Constitución Política establece el Derecho Fundamental de Petición, según el cual toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas ante las autoridades administrativas por motivos de interés general o particular y a obtener pronta respuesta dentro de los términos establecidos en la ley. Que para los efectos previstos en la presente resolución, se entiende que el Ministerio de Defensa Nacional está integrado por la Unidad de Gestión General, el Comando General de las Fuerzas Militares, el Ejército Nacional, la Armada Nacional, la Fuerza Aérea Colombiana y la Policía Nacional. Que de conformidad con el inciso 3 del artículo 6o de la Ley 962 de 2005, toda persona podrá presentar peticiones, quejas, reclamaciones, denuncias o recursos, mediante cualquier medio tecnológico o electrónico del cual dispongan las entidades y organismos de la Administración Pública, disposición concordante con el artículo 7o numeral 8 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Que de conformidad con el artículo 22

tecnológico o electrónico del cual dispongan las entidades y organismos de la Administración Pública, disposición concordante con el artículo 7o numeral 8 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Que de conformidad con el artículo 22 de la Ley 1437 de 2011 las autoridades deben reglamentar el trámite interno de las peticiones que les corresponda resolver y la manera de atender las quejas, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y consultas que les corresponde resolver. Que la Ley 1437 de 2011 en sus artículos 13 a 33 , sustituidos por el artículo 1o de Ley 1755 de 2015, regula las actuaciones administrativas relacionadas con el derecho de petición de interés general y particular, el derecho de petición de informaciones, el derecho de petición de documentación, el derecho de formulación de consultas, así como las reglas generales de presentación, requisitos, términos y forma de resolverlos. Que de conformidad con lo establecido en el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, en toda entidad deberá existir por lo menos una dependencia encargada de atender las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias de los ciudadanos.Que de conformidad con la Sentencia T-235 de 2011 de la Corte Constitucional, las comunidades indígenas son sujetos de especial protección constitucional y se les requiere brindar una atención preferencial, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 13 de la Constitución Política de Colombia, especialmente en sus incisos 2 y 3, ordenan a todas las autoridades prodigar un trato especial

(favorable) a grupos y personas que se encuentran en condición de vulnerabilidad o en situación de debilidad manifiesta. La caracterización de los pueblos indígenas como sujetos de especial protección constitucional atiende a su situación de vulnerabilidad, originada en aspectos históricos, sociales y jurídicos. Que, de conformidad con la Ley 1581 de 2012, sobre la protección de datos personales, aquellas peticiones que hagan referencia a recolección, trámite o modificación de datos personales deberán cumplir con los términos mencionados en la misma, y se hace necesaria la inclusión del trámite de las peticiones relacionadas con la Ley de Protección de Datos Personales, la cual reconoce y protege el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos que sean susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada. Que en virtud de los principios constitucionales y legales que protegen y regulan las peticiones de carácter verbal, así como la atención preferencial que debe recibir la población de especial protección constitucional, se requiere armonizar el trámite interno con los valores expuestos en la normativa. Que, de conformidad con los artículos 12 y 13 del Decreto número 019 de 2012, se requiere brindar atención preferencial a niños, niñas, adolescentes, mujeres gestantes, personas en situación de discapacidad, adultos mayores, veteranos de la Fuerza Pública, y personas desplazadas por la violencia, por ser considerados como sujetos de especial protección constitucional. Que el Decreto número 1008 de 2018, por el cual se establecen los lineamientos generales de la política de Gobierno Digital y se subroga el capítulo 1 del título 9 de la parte 2 del libro 2 del Decreto número 1078

Que el Decreto número 1008 de 2018, por el cual se establecen los lineamientos generales de la política de Gobierno Digital y se subroga el capítulo 1 del título 9 de la parte 2 del libro 2 del Decreto número 1078 de 2015, Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones establece lineamientos generales de la Política de Gobierno Digital para Colombia, antes estrategia de Gobierno en Línea, la cual desde ahora debe ser entendida como el uso y aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones para consolidar un Estado y ciudadanos competitivos, proactivos, e innovadores, que generen valor público en un entorno de confianza digital. Que, de conformidad con la Sentencia T-211 de 2019 de la Corte Constitucional se reconoce a las víctimas del conflicto armado, como sujetos de especial protección, por lo que se incluyó en el parágrafo 2 del artículo 9o de la presente resolución, el cual hace referencia a la población que requiere atención preferencial. Que teniendo en cuenta que la interacción por medios electrónicos entre el ciudadano y las entidades del Estado son cada vez más frecuentes, se incluyen las redes sociales como canales de recepción de PQRSD, lo que permitirá avanzar hacia la mejora de servicio de acuerdo con los nuevos canales de comunicación que proponen los avances tecnológicos actuales a través de internet. Que con la expedición del presente acto administrativo se pretende avanzar en la consolidación de una cultura organizacional que incorpore altos estándares de calidad en la gestión, que emplee las mejoresprácticas de la administración pública y que desarrolle permanentemente las competencias gerenciales de los servidores públicos del Sector Defensa. Que de conformidad con el Decreto número 1874 de 2021 se modifica la estructura del Ministerio de

de los servidores públicos del Sector Defensa. Que de conformidad con el Decreto número 1874 de 2021 se modifica la estructura del Ministerio de Defensa Nacional, se crean nuevas dependencias, funciones y se dictan otras funciones. Que de conformidad con el inciso 1 del artículo 35 del Decreto 1874 de 2021, son funciones de la Oficina de Relación con el Ciudadano definir lineamientos relacionados con el servicio al ciudadano, con base en las políticas públicas, diagnósticos, estándares de calidad y atribuciones respectivas del Ministerio de Defensa Nacional y del Sector Defensa. Que de conformidad con la normativa y jurisprudencia actuales, es necesario actualizar la reglamentación interna del derecho de petición y especificar los términos para resolver peticiones en cuanto a días hábiles. Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE: ARTÍCULO 1o. OBJETO Y MODALIDADES DEL DERECHO DE PETICIÓN ANTE AUTORIDADES. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades, en los términos señalados en esta Resolución, por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución completa y de fondo sobre la misma.

Toda actuación que inicie cualquier persona ante las autoridades implica el ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política, sin que sea necesario invocarlo. Mediante él, entre otras actuaciones, se podrá solicitar: el reconocimiento de un derecho, la intervención de una entidad o funcionario, la resolución de una situación jurídica, la prestación de un servicio,

requerir información, consultar, examinar y requerir copias de documentos, formular consultas, quejas, denuncias y reclamos e interponer recursos. El ejercicio del derecho de petición es gratuito y puede realizarse sin necesidad de representación a través de abogado, o de persona mayor cuando se trate de menores con relación a las entidades dedicadas a su protección o formación. PARÁGRAFO. El Ministerio de Defensa Nacional, Comando General de las Fuerzas Militares, las Fuerzas Militares y la Policía Nacional deberán contar con oficinas, dependencias o grupos encargados de tramitar y hacer seguimiento a las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias, consultas y felicitaciones de su competencia en cumplimiento al artículo 76 de la Ley 1474 de 2011. ARTÍCULO 2o. NATURALEZA DEL DERECHO DE PETICIÓN. Sin que sea necesario invocar el artículo 23 de la Constitución Política, el Ministerio de Defensa Nacional tramitará toda actuación que inicie cualquier persona en los términos previstos en la Ley 1437 de 2011 sustituida en sus artículos del 13 al 33 por la Ley 1755 de 2015, por motivos de interés general o particular, y a obtener pronta resolución completa y de fondo sobre la misma y por ende se sujetará a las reglas previstas en la presente resolución.En virtud del principio de buena fe, la presentación por cualquiera de los medios a que se refiere la presente resolución de una solicitud en los términos de que trata el artículo anterior, deberá ser

tramitada como una manifestación del derecho de petición, sin que pueda negarse su recepción, tramitación y resolución, salvo en los casos expresamente previstos en la presente resolución. ARTÍCULO 3o. INCORPORACIÓN DE PRINCIPIOS Y NORMAS GENERALES APLICABLES A LOS TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. Con el fin de garantizar el carácter fundamental del derecho de petición, se entienden incorporados a la presente resolución los principios y normas generales aplicables a los trámites y procedimientos administrativos contenidos en el Decreto número 2106 de 2019, por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública. ARTÍCULO 4o. FINALIDAD DE LA ACTUACIÓN DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL. La actuación administrativa a cargo de los servidores públicos del Ministerio de Defensa Nacional tiene por objeto el cumplimiento de los cometidos estatales, la adecuada prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados. ARTÍCULO 5o. TITULARES DEL DERECHO DE PETICIÓN. Tiene derecho a presentar peticiones toda persona colombiana o extranjera, sin embargo, y de conformidad con lo previsto en el artículo 219 de la Constitución Política, ningún miembro de la fuerza pública en servicio activo podrá dirigir peticiones al Ministerio de Defensa Nacional, excepto sobre asuntos que se relacionen con el servicio y la moralidad del respectivo cuerpo. ARTÍCULO 6o. GRATUIDAD Y ACTUACIÓN EN SEDE ADMINISTRATIVA. Las actuaciones realizadas por el Ministerio de Defensa Nacional para recibir, tramitar y atender efectivamente los derechos de petición son gratuitas, y no requieren de intermediario o abogado para su

ARTÍCULO 6o. GRATUIDAD Y ACTUACIÓN EN SEDE ADMINISTRATIVA. Las actuaciones realizadas por el Ministerio de Defensa Nacional para recibir, tramitar y atender efectivamente los derechos de petición son gratuitas, y no requieren de intermediario o abogado para su tramitación, con excepción de la interposición de recursos en la actuación administrativa y de aquellas actuaciones en las cuales solo los abogados en ejercicio podrán intervenir como apoderados o agentes oficiosos de conformidad con las disposiciones del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo o de leyes especiales. ARTÍCULO 7o. TÉRMINO Y CONDICIONES PARA RESOLVER LAS DISTINTAS MODALIDADES DEL DERECHO DE PETICIÓN. Toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción, sin perjuicio del término especial para resolver las siguientes modalidades del derecho de petición:

1. Las peticiones de documentos y de acceso a la información pública deberán resolverse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la administración ya no podrá negar la entrega de dichos documentos al peticionario, y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

2. Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con lasmaterias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a su recepción.

PARÁGRAFO 1o. Cuando por razones excepcionales y plenamente justificadas no sea posible dar respuesta dentro de los plazos de que trata el presente artículo a las peticiones formuladas al Ministerio

PARÁGRAFO 1o. Cuando por razones excepcionales y plenamente justificadas no sea posible dar respuesta dentro de los plazos de que trata el presente artículo a las peticiones formuladas al Ministerio de Defensa Nacional, el servidor público responsable de proferir la respectiva respuesta deberá informar al peticionario, dentro del plazo fijado en el presente artículo y que corresponda según la modalidad de petición de que se trate, sobre la circunstancia que impide dar respuesta dentro del plazo fijado en este artículo para ello, señalando a la vez el término razonable dentro del cual se resolverá o dará respuesta definitiva a la petición formulada, el cual no podrá ser superior al doble del fijado en este artículo para el efecto. PARÁGRAFO 2o. De conformidad con la Ley 1581 de 2012, sobre la protección de datos personales, aquellas peticiones que hagan referencia a recolección, trámite o modificación de datos personales deberán cumplir con los términos mencionados en la misma. PARÁGRAFO 3o. El Ministerio de Defensa Nacional, Comando General de las Fuerzas Militares, las Fuerzas Militares y la Policía Nacional deberán encaminar acciones para garantizar las respuestas efectivas a las PQRSD al ciudadano dentro de los términos establecidos en esta resolución. ARTÍCULO 8o. PRESENTACIÓN Y RADICACIÓN DE PETICIONES. Las peticiones podrán presentarse por escrito, o verbalmente y deberá quedar constancia de esta, o a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos. Los recursos se presentarán conforme a las

normas especiales previstas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, así como aquellas que regulen el respectivo procedimiento. Cuando una petición no se acompañe de los documentos e informaciones requeridos por la ley, en el acto de recibo la autoridad deberá indicar al peticionario los que falten. Si este insiste en que se radique, así se hará dejando constancia de los requisitos o documentos faltantes. Si quien presenta una petición verbal pide constancia de haberla presentado, el servidor público la expedirá en forma sucinta. De acuerdo con el artículo 15 de la Ley 1437 de 2011 sustituido por el artículo 1o de la Ley 1755 de 2015, las autoridades podrán exigir que ciertas peticiones se presenten por escrito, y pondrán a disposición de los interesados, sin costo, a menos que una ley expresamente señale lo contrario, formularios y otros instrumentos estandarizados para facilitar su diligenciamiento. En todo caso, los peticionarios no quedarán impedidos para aportar o formular con su petición argumentos, pruebas o documentos adicionales que los formularios no contemplen, sin que por su utilización las autoridades queden relevadas del deber de resolver sobre todos los aspectos y pruebas que les sean planteados o presentados más allá del contenido de dichos formularios. A la petición escrita se podrá acompañar una copia que, recibida por el servidor público respectivo con anotación de la fecha y hora de su presentación, y del número y clase de los documentos anexos, tendrá

el mismo valor legal del original y se devolverá al interesado a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos. Esta autenticación no causará costo alguno al peticionario. PARÁGRAFO 1o. En caso de que la petición sea enviada a través de cualquier medio idóneo para lacomunicación o transferencia de datos, esta tendrá como datos de fecha y hora de radicación, así como el número y clase de documentos recibidos, los registrados en el medio por el cual se han recibido los documentos. PARÁGRAFO 2o. Ninguna autoridad podrá negarse a la recepción y radicación de solicitudes y peticiones respetuosas. PARÁGRAFO 3o. El tratamiento de datos personales y protección de la información de quienes presentan peticiones a través de los diferentes canales se someterá a los principios rectores establecidos en la normativa vigente de tratamiento de datos personales y protección de la información. ARTÍCULO 9o. PRESENTACIÓN DE PETICIONES VERBALES. Las peticiones verbales y las solicitudes de acceso a la información pública ante el Ministerio de Defensa Nacional podrán ser presentadas en forma presencial, por vía telefónica, por medios electrónicos o tecnológicos o a través de cualquier otro medio idóneo para la comunicación o transferencia de voz, ante las dependencias de las Oficinas de Relación con el Ciudadano o quienes hagan sus veces en el Ministerio de Defensa Nacional, quienes procederán a transcribirlas y a radicarlas en las Oficinas de Gestión Documental o puntos de radicación, cancillerías o dependencias que hagan sus veces.

Las Oficinas de Relación con el Ciudadano o quienes hagan sus veces en el Ministerio de Defensa Nacional, deberán dejar constancia y radicar las peticiones verbales que se reciban, por cualquier medio idóneo que garantice la comunicación o transferencia de datos de la información en el interior de la entidad, el peticionario podrá solicitar copia de la constancia de haber presentado la respectiva petición por el mismo medio de recepción de la misma, constancia que le será remitida una vez radicada la respectiva petición por el servidor encargado de su recepción, por cualquier medio escrito o electrónico. La constancia de presentación de las peticiones verbales a que se refiere el inciso anterior deberá contener como mínimo, los siguientes datos:

1. Número de radicado o consecutivo asignado a la petición.

2. Fecha y hora de recibido.

3. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante y/o apoderado, si es el caso, con indicación de los documentos de identidad y de la dirección física o electrónica donde se recibirá correspondencia y se harán las notificaciones. El peticionario podrá agregar el número de fax o la dirección electrónica. Si el peticionario es una persona privada que deba estar inscrita en el registro mercantil, estará obligada a indicar su dirección electrónica.

4. El objeto de la petición.

5. Las razones en las que fundamenta la petición. La no presentación de las razones en que se fundamenta la petición no impedirá su radicación, de conformidad con el parágrafo 2 del artículo 16 de la Ley 1437 de 2011 sustituido por el artículo 1o de la Ley 1755 de 2015.

6. La relación de los documentos que se anexan para iniciar la petición. Cuando una petición no se

de la Ley 1437 de 2011 sustituido por el artículo 1o de la Ley 1755 de 2015.

6. La relación de los documentos que se anexan para iniciar la petición. Cuando una petición no se acompañe de los documentos e informaciones requeridos por la ley, en el acto de recibo se deberáindicar al peticionario los documentos o la información que falten, sin que su no presentación o exposición pueda dar lugar al rechazo de la radicación de la misma, de conformidad con el parágrafo 2 del artículo 16 de la Ley 1437 de 2011 sustituido por el artículo 1o de la Ley 1755 de 2015.

7. Identificación del servidor responsable de la recepción y radicación de la petición.

8. Constancia explícita de que la petición se formuló de manera verbal.

El Ministerio de Defensa Nacional deberá centralizar en sus respectivas líneas de atención al ciudadano, la recepción y constancia de radicación de las peticiones presentadas telefónicamente, y habilitarán los medios tecnológicos o electrónicos de que trata el artículo 11 de la presente resolución, de manera que se permita la recepción de peticiones verbales en los términos y condiciones establecidos en el siguiente inciso, incluso por fuera de los horarios de atención al público. Se deberá dejar constancia y radicar las peticiones que se reciban, por cualquier medio idóneo que garantice la comunicación o transferencia de datos de la información en el interior de la entidad. La respuesta al derecho de petición verbal deberá darse en los plazos establecidos en la ley. En el evento en que se dé respuesta verbal a la petición, se deberá indicar de manera expresa la respuesta suministrada al peticionario en la respectiva constancia de radicación. PARÁGRAFO 1o. Las personas que hablen una lengua nativa o un dialecto oficial de Colombia

en que se dé respuesta verbal a la petición, se deberá indicar de manera expresa la respuesta suministrada al peticionario en la respectiva constancia de radicación. PARÁGRAFO 1o. Las personas que hablen una lengua nativa o un dialecto oficial de Colombia podrán presentar peticiones verbales ante cualquier autoridad en su lengua o dialecto. Las autoridades habilitarán los respectivos mecanismos que garanticen la presentación, constancia y radicación de dichas peticiones. Cuando las entidades no cuenten con intérpretes en su planta de personal para traducir directamente la petición, dejarán constancia de ese hecho y grabarán el derecho de petición en cualquier medio tecnológico o electrónico, con el fin de proceder a su posterior traducción y respuesta. PARÁGRAFO 2o. Recibirán atención especial y preferente en el momento de presentar una petición, las siguientes personas quienes por disposición legal se encuentren catalogadas como sujetos de especial protección: - Niños, niñas y adolescentes - Adulto mayor - Mujeres gestantes - Persona en situación de discapacidad - Desplazados por la violencia - Víctimas del conflicto armado - Veterano de la Fuerza Pública - Grupos étnicos PARÁGRAFO 3o. Cuando la petición se presente verbalmente ella deberá efectuarse en la oficina o dependencia que cada entidad defina para ese efecto.PARÁGRAFO 4o. Deberán presentarse por escrito aquellas peticiones reguladas por normas especiales que correspondan a trámites y servicios a cargo del Ministerio de Defensa Nacional, que prevean en las

disposiciones que las rigen su presentación de manera escrita y a través de formularios o cualquier otro instrumento estandarizado para el efecto, los cuales deberán ser publicados en la página web según corresponda. PARÁGRAFO 5o. El Ministerio de Defensa Nacional, Comando General, Fuerzas Militares y la Policía Nacional deberán garantizar a través de las oficinas de relación con el ciudadano o quienes hagan sus veces, en articulación con las oficinas de sistemas o quienes hagan sus veces, como también con áreas administrativas, un sistema de turnos acorde con las necesidades del servicio y nuevas tecnologías para una ordenada atención a los usuarios. PARÁGRAFO 6o. El Ministerio de Defensa Nacional, Comando General, Fuerzas Militares y la Policía Nacional deberán mantener actualizada la información respecto de las líneas telefónicas en su página web para la adecuada presentación de peticiones verbales. ARTÍCULO 10. PRESENTACIÓN DE PETICIONES ESCRITAS. Cuando las normas especiales que regulen las distintas actuaciones administrativas que se surtan ante el Ministerio de Defensa Nacional lo requieran, podrá exigirse que determinadas peticiones se presenten por escrito; para ello, se pondrán a disposición de los interesados, formularios y otros documentos virtuales y físicos para su diligenciamiento en la página web del Ministerio y en las distintas sedes del mismo, así como instructivos para su diligenciamiento que den cuenta de los requisitos y documentos requeridos para la presentación de las distintas peticiones regladas. Tales formularios no tendrán costo alguno, salvo que las normas especiales que regulen la actuación administrativa respectiva lo establezcan. Los

peticionarios podrán aportar en todo caso, los documentos adicionales que consideren útiles para que sea resuelta su petición, sin que el servidor público encargado de resolver la misma pueda obviar su consideración al momento de resolverla. El peticionario podrá solicitar al servidor público encargado de la recepción de una petición escrita, la certificación o copia de esta que deberá aportar, en la cual se anotará la fecha y hora de su presentación, así como el número y clase de documentos anexos, esta copia tendrá el mismo valor legal del original y se devolverá al interesado a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos sin costo alguno para este. ARTÍCULO 11. PRESENTACIÓN Y TRÁMITE DE PETICIONES POR MEDIOS ELECTRÓNICOS. Se admitirán y se tramitarán peticiones recibidas por el Ministerio de Defensa Nacional por cualquier medio idóneo para la comunicación electrónica o transferencia de datos, siempre y cuando reúnan los requisitos previstos en el artículo 13 y en las normas especiales que regulen las actuaciones administrativas de competencia del Ministerio, y se dirijan a las direcciones de correo electrónico o formularios de datos establecidos para el efecto en las páginas web del mismo Ministerio, Comando General, Ejército Nacional, Armada Nacional, Fuerza Aérea Colombiana y Policía Nacional. Recibida una petición por medios electrónicos o mensajes de datos, el servidor público responsable de la administración de la cuenta o casilla electrónica respectiva deberá enviar al peticionario un mensajeelectrónico a la cuenta de correo reportada acusando recibo de la comunicación entrante, indicando la

fecha, hora y número de radicado asignado. Recibida una petición por este medio electrónico, esta tendrá como datos de fecha y hora de radicación, así como el número y clase de documentos recibidos, los registrados en el medio por el cual se han recibido los documentos. Cualquier peticionario que presente solicitudes por escrito, de manera verbal o por cualquier medio de comunicación electrónico o transferencia de datos podrá solicitar en el escrito de radicación de su petición o al momento de formularla que la actuación continúe surtiéndose a través de mensajes de datos, en cuyo caso suministrará su dirección de correo electrónico a fin de que el servidor público competente la incorpore en la base de datos que se establezca para el efecto, a fin de que las comunicaciones y notificaciones producidas con ocasión de la actuación respectiva se surtan electrónicamente a la cuenta de correo reportada en cuyo caso se entenderá surtida la respectiva notificación a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo respectivo, fecha y hora que deberá certificar el servidor público competente. En todo caso, el peticionario podrá en cualquier momento solicitar al servidor público competente que las notificaciones y comunicaciones que deban serle remitidas se surtan por cualquier otro medio de comunicación. Las peticiones y comunicaciones radicadas por medios electrónicos se entenderán efectuadas oportunamente cuando existan términos para su presentación establecidos por las normas especiales que regulen las actuaciones administrativas que se surten ante el Ministerio de Defensa Nacional, siempre y cuando se hayan presentado hasta antes de las cero (0) horas del día siguiente, y se radicarán y se trasladarán al servidor público competente al día hábil siguiente a su presentación. PARÁGRAFO. Las entidades adoptarán los procedimientos internos con el fin de recibir PQRS a través de las redes sociales, a las cuales en todo caso deberá asignarse un radicado.

radicarán y se trasladarán al servidor público competente al día hábil siguiente a su presentación. PARÁGRAFO. Las entidades adoptarán los procedimientos internos con el fin de recibir PQRS a través de las redes sociales, a las cuales en todo caso deberá asignarse un radicado. ARTÍCULO 12. DEBER DE TRÁMITE OPORTUNO. Es un deber del servidor público de la Entidad atender y tramitar las peticiones dentro de los términos establecidos en la ley y conforme al procedimiento adoptado por la Oficina de Relación con el Ciudadano de la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional. Ningún servidor público podrá negarse a la recepción y radicación de solicitudes y peticiones respetuosas. PARÁGRAFO. La Oficina de Control Interno Sectorial con el acompañamiento de la Oficina de Relación con el Ciudadano del Ministerio de Defensa efectuarán el seguimiento correspondiente para garantizar el cumplimiento del trámite oportuno a las peticiones por parte de los servidores públicos del Sector Defensa. ARTÍCULO 13. CONTENIDO DE LAS PETICIONES ESCRITAS O POR MEDIO ELECTRÓNICO. Toda petición deberá contener, por lo menos:

1. La designación del Ministerio de Defensa Nacional o de cualquiera de sus dependencias. No podrá rechazarse el trámite y radicación de la petición por la ausencia de designación de la dependencia encargada del trámite de esta, o por la designación de una