MINDEPORTE - Circular Externa 2 de 2021

CIRCULAR EXTERNA No. 002-2021

Bogotá DC, Enero de 2021

PARA: PRESIDENTES Y/O REPRESENTANTES LEGALES, CONTADORES, REVISORES

FISCALES Y TESOREROS DE LIGAS DEPORTIVAS DEPARTAMENTALES .

Asunto: POR LA CUAL SE IMPARTEN INSTRUCCIONES RELACIONADAS CON LA

PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Apreciados doctores: En uso de las facultades legales establecidas en el artículo 52 de la Constitución Nacional, Ley 181 de 1995, Decreto Ley 1227 y 1228 de 1995,artículo10°delaLey1445de2011,numeral30delartículo4° de la Ley 1967 de 2019, artículo 15 del Decreto 1670 de 2019 y demás normas concordantes y conformidadcon lo establecido en el Decreto 1670de2019"...Porelcualseadoptalaestructurainterna del Ministerio...", en su articulo 15, esta Dirección tiene la función de solicitar a entidades, personas y organismos deportivos que hacen parte del Sistema Nacional del Deporte, información de naturaleza jurídica, técnica, deportiva, recreativa, administrativa, contable o financiera sobre el desarrollo de sus actividades, cuando se requiera para el esclarecimiento de hechos relacionados con la administración, supervisión o funcionamiento de los integrantes del sistema sometidos a su inspección, vigilancia y control. Así mismo tiene la función de realizar estudios, análisis y seguimiento de la información financiera y contable de los organismos deportivos, y demás información producto de las acciones de inspección, vigilancia y control del Sistema Nacional del Deporte.

En tal sentido esta Dirección procede a expedir la presente Circular Externa, con el fin que los organismosdeportivos tengan en cuenta los siguientes aspectos contenidos en las diferentes normas que regulan la materia en la preparación, revisión, certificación y dictamen de los estados financieros, y el informe anual de gestión de representante legal. Página 1 de 5 Preparación de los estados financieros: Los estados financieros deben cumplir estrictamente las disposiciones de las Normas Internacionales de Información Financiera - NIIFapartirdelaLey1314de2009,consusrespectivosDecretos2420y2496 de 2015 en el que se reglamentaron las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información y Decretos 2706 de 2012 y 3022 de 2013 en los que se reglamentó y clasificó el marco técnico para los grupos NIIF plenas, MIPYMES y microempresas. En tal sentido, el organismo deportivo de acuerdo al grupo determinado procederá a darcumplimientoa los marcos técnicos normativos establecidosenlosanexosdelosdecretosanteriormenteseñalados,como también a las modificaciones expedidas por el Gobierno Nacional. La preparación de los estados financieros están bajo la responsabilidad de la administración, esto es, el representante legal y contador público, entendiendo que el contador público aunque no hace parte del mando organizacional del organismo deportivo, suapoyoresultafundamentalparapoderllevaracabosu preparación. Certificación de los estados financieros: En este documento se debe declarar el cumplimiento del marco de información financiera aplicable al organismo deportivo, incluyendo los requisitos de reconocimiento, medición, presentación y revelación.

Debeser suscrito por representante legal y contador público de acuerdo con el artículo37delaLey 222 de 1995 "...Elrepresentantelegalyelcontadorpúblicobajocuyaresponsabilidadsehubiesenpreparadolos estados financieros deberán certificar aquellos que se pongana disposición de los asociados o de terceros. La certificación consisteendeclararquesehanverificadopreviamentelasafirmacionescontenidasenellos,conformealreglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros..." En tal sentido, esta certificación debe expresar que los estados financieros: Antes de ser dispuestos a terceros fueron verificados. Fueron tomados fielmente de los libros contables. Todos los hechos económicos fueron reconocidos, descritos y clasificados. No contienen imprecisiones, vicios ni errores. Deninguna manera esta certificación debe ser suscrita por el revisor fiscal, debido aquese configuraría unainhabilidad de acuerdo con lo previsto en la Ley 43 de1990conrelaciónalejerciciodela profesión de Contador Público, descritas en los artículos 42, 47, 48, 49, 50 y 51: “…Artículo42.ElContadorPúblicorehusarálaprestacióndesusserviciosparaactosqueseancontrariosalamoraly a la ética o cuando existan condiciones que interfieran el libre y correcto ejercicio de su profesión. Artículo 47. Cuando un Contador Público hubiere actuado como funcionario del Estado y dentro de sus funciones oficiales hubiere propuesto, dictaminado o fallado en determinado asunto, no podrá recomendar o asesorar personalmenteafavoroencontradelaspartesinteresadasen el mismonegocio.Estaprohibiciónseextiendepor el término de seis (6) meses contados a partir de la fecha de su retiro del cargo.

Artículo 48. El Contador Público no podrá prestar servicios profesionales como asesor, empleado contratista a Página 2 de 5 personasnaturalesojurídicasaquieneshayaauditadoocontroladoensucarácterdefuncionariopúblicoodeRevisor Fiscal. Esta prohibición se extiende por el término de un año contado a partir de la fecha de su retiro del cargo. Artículo 49. El Contador Público que ejerza cualquiera de las funciones descritas en el artículo anterior, rehusará recomendar a las personas con las cualeshubiereintervenido,y no influirá para procurar que el caso sea resuelto favorablementeodesfavorablemente.Igualmente,no podrá aceptar dádivas, gratificaciones o comisiones que puedan comprometer la equidad o independencia de sus actuaciones. Artículo50.CuandounContadorPúblicosearequeridoparaactuarcomoauditorexterno,RevisorFiscal, interventor decuentasoárbitroencontroversiadeordencontable,seabstendrádeaceptartaldesignaciónsitiene,conalgunade las partes, parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, primero civil, segundo de afinidad o si median vínculoseconómicos,amistadíntimaoenemistadgrave,intereses comunes o cualquier otra circunstancia que pueda restarle independencia u objetividad a sus conceptos o actuaciones. Artículo51.CuandounContadorPúblicohayaactuadocomoempleado de una sociedad rehusará aceptar cargos o funcionesdeauditorexternooRevisorFiscaldelamismaempresaodesusubsidiariay/ofilialesporlomenosdurante seis (6) meses después de haber cesado en sus funciones…”

Notas a los estados financieros:

Son parte integral de los estados financieros, comprenden un resumen de las políticas contables significativas y explicación detallada de forma cualitativa de las cifras presentadas en los estados financieros. Estas notas deben estar suscritas por el representante legal y el contador público que tuvo a cargo su preparación. El hecho de no detallar los números de las notas en los estados financieros y tampoco revelarlas ni disponerlas a los asociados, organismos de control, entre otros, es un incumplimiento del requerimiento en su presentaciónyrevelación,loquesignificaquelasdeclaracionesquerealizalaadministración,están incompletas y los informes no cumplen con las disposiciones legales y reglamentarias. Laanterior situación sepuedellegaraconsiderarparaquelaasambleaseabstengadeaprobarlos estados financieros,asícomogenerarelreportealMinisteriodelDeportesobreelincumplimientodel organismo deportivo. Informe anual de gestión de representante legal: En este informe de gestión el representante legal describe la situación económica, jurídica y administrativa del organismo deportivo ocurrida durante el respectivo año de gestión, detallando entre otros aspectos: Losacontecimientosimportantesocurridosduranteelañoyeneltiempotranscurridohastala fecha de realización de la asamblea. La evolución previsible del organismo deportivo. El estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual, derechos de autor, adquisición del software contable. Siel organismo deportivo cumplió con la obligación de realizar el registro de las bases de datosRNBD ante la Superintendencia de Industria y Comercio, en cumplimiento de La Ley 1581 de

2012yeldecreto 090 del18deenerode2018,relacionadosconlaproteccióndedatos personales. Página 3 de 5 Esto en los casos que el organismo deportivo recolecte, almacene, use o circule datos personales, bien sea en archivos físicos o electrónicos. Estados financieros dictaminados: El punto de partida del revisor fiscal, inicia cuando recibe por parte de la administración los estados financieros debidamente firmados y certificados por representante legal y contador público, así como el informeanual de la gestión adelantada por el representante legal; posteriormente el revisorfiscal realiza el análisis y evaluación de la información, con el propósito de expresar una opinión profesional e independiente pronunciándose entre otros aspectos: Cumplimiento o no del marco de información financiera. Regularidad del sistema contable. Empresa en funcionamiento. Responsabilidades de la Administración y Gobierno Corporativo en relación con los estados financieros. Responsabilidades del Revisor Fiscal en relación con la auditoría de los estados financieros. Informe sobre otros requerimientos legales y reglamentarios. Funcionamiento normal de las operaciones. Eficiencia en el cumplimiento del objeto social. Opinión sobre cumplimiento legal y normativo. Opinión sobre la efectividad del sistema de control interno Firma, fecha del dictamen y domicilio del revisor fiscal El dictamen y opinión del revisorfiscalsedebeemitir,deacuerdoconlodispuestoenelartículo38dela Ley 222 de 1995 "... Son dictaminados aquellosestadosfinancieroscertificados que se acompañen de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas..."

Deacuerdo con lo anterior, esta dirección poneenconsideracióncomoórganodecontrolysiguiendo los lineamientos normativos vigentes en esta materia, se tenga en cuenta el documento de Orientación Técnica #17 emitido por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública en agosto de 2019 para revisores fiscales, del cual anexamos copia. Cuotas de las cuotas de afiliación y cuotas de sostenimiento: La cuota de afiliación es pagadaporunasolavezporpartedelosclubesafiliados,incluidosloscasospor desafiliación de acuerdo con lo establecido en la Ley 49/1993 parágrafo artículo 19. Elregistrocontable debe realizarse en las cuentas del patrimonio o fondo social. La cuota de sostenimiento es el valor fijado en asamblea o por estatutos, incluyendo la periodicidad, el registro contable debe realizarse en las cuentas del ingreso operacional. Deigualforma y como lo hayan fijado en los estatutos lecorresponderáaltesorerorealizarelrecaudo y seguimiento a los respectivos valores, los cuales a su vez deben ser registrados correctamente en la contabilidad, y es allí donde el revisor fiscal al momento de expedir certificaciones debe tomar la información como sustento para preparar la certificación Página 4 de 5 Cumplimiento de la presente circular: La presente circular rige a partir de la fecha de expedición y será tenida en cuenta para verificar el cumplimiento en la presentación de los estados financieros por parte de los organismos deportivos.

Sanciones: DeevidenciarincumplimientosestaDirecciónpodráimponersanciones,deacuerdoconloprevistoenlos artículos2.7.3.4y siguientes del Decreto 1085de2015,artículo38ysiguientesdelDecretoLey1228 de

1995. Cordialmente Lilia Viviana Forero Alvarez Directora Técnica de la Dirección de Inspección, Vigilancia y Control Anexo:documento de Orientación Técnica #17 emitido porelConsejoTécnicodelaContaduría Pública en agosto de 2019 para revisores fiscales Revisado por: William Fernando Guzman Roa / 20-01-2021 09:07

Elaboro: Alicia Alfonso / Revisó William Guzmán Página 5 de 5