MINDEPORTE - Circular interna 17 de 2024

Ministerio del Deporte

Av. 68 N° 55-65 PBX (601) 4377030

Línea de atención al ciudadano: 018000910237 - (601) 2258747

Correo electrónico: contacto@mindeporte.gov.co, página web: www.mindeporte.gov.co

CIRCULAR INTERNA No.

DE: 120 - Despacho del Ministro / Oficina Asesora Jurídica Bogotá, 29 agosto de 2024.

PARA: Funcionarios y contratistas que ejercen la defensa judicial del Ministerio del

Deporte.

ASUNTO: Lineamientos frente al reporte y actualización de la información en el Sistema e-KOGUI.

En aras de fortalecer el seguimiento que realiza la Oficina Asesora Jurídica del Ministerio del Deporte frente a las funciones desempeñadas por los abogados que ejercen la representación extrajudicial y judicial de la entidad, se dan a conocer las siguientes funciones que le asisten a los apoderados frente al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado – eKOGUI, las cuales se encuentran establecidas en el artículo 2.2.3.4.1.10 del Decreto 1069 de 2015 con el propósito de reportar y mantener actualizada la información derivada de sus procesos judiciales y/o conciliaciones prejudiciales asignadas a su cargo:

1. Registrar y actualizar de manera oportuna en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUl, las solicitudes de conciliación extrajudicial, los procesos judiciales, y los trámites arbitrales a su cargo.

2. Validar la información de solicitudes de conciliación, procesos judiciales y

Información Litigiosa del Estado - eKOGUl, las solicitudes de conciliación extrajudicial, los procesos judiciales, y los trámites arbitrales a su cargo.

2. Validar la información de solicitudes de conciliación, procesos judiciales y trámites arbitrales a su cargo, que haya sido registrada en el Sistema por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado e informar a la Agencia, dentro de los 15 días siguie ntes al ingreso de la información, cualquier inconsistencia para su corrección.

3. Diligenciar y actualizar las fichas que serán presentadas para estudio en los comités de conciliación, de conformidad con los instructivos que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado expida para tal fin.

4. Calificar el riesgo en cada uno de los procesos judiciales a su cargo, con una periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se profiera una sentencia judicial sobre el mismo, de conformidad con la metodología que determine la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

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5. Incorporar el valor de la provisión contable de los procesos a su cargo, con una periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se profiera una sentencia judicial sobre el mismo de conformidad con la metodología que se establezca para tal fin.

Así mismo, se deberán tener en cuenta las siguientes funciones comunes para los

una periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se profiera una sentencia judicial sobre el mismo de conformidad con la metodología que se establezca para tal fin.

Así mismo, se deberán tener en cuenta las siguientes funciones comunes para los usuarios del Sistema eKOGUI en atención con lo señalado en el artículo 2.2.3.4.1.13 del Decreto 1069 de 2015:

1. Asistir a las jornadas de capacitación sobre el uso y alcance del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del EstadoeKOGUI, que convoque la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o el administrador de entidad.

2. Salvaguardar, en el marco de sus competencias funcionales, la confidencialidad de la información contenida en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI y adoptar las medidas efectivas para la protección de dato s personales de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente.

3. Dentro del marco de sus competencias funcionales, responder por la veracidad y oportunidad de la información que reporten en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado –eKOGUI.

Las funciones contenidas en el artículo 2.2.3.4.1.10 del citado Decreto, deberán ser incluidas dentro de los contratos de los abogados que ejercen la representación extrajudicial y judicial de la entidad, así como del abogado que apoy e el rol de administración en el Sistema eKOGUI, con el fin de dar cumplimiento con lo establecido en la normatividad vigente y en general a las funciones que le otorga el

extrajudicial y judicial de la entidad, así como del abogado que apoy e el rol de administración en el Sistema eKOGUI, con el fin de dar cumplimiento con lo establecido en la normatividad vigente y en general a las funciones que le otorga el numeral 5 del artículo 9 del Decreto 1670 de 2019 a la Oficina Asesora Jurídica.

Cordialmente,

MIGUEL ANTONIO DE LA HOZ GARCÍA.

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Proyectó: Ema Gutiérrez Quiroz – Oficina Asesora Jurídica

Wendy Padilla Orozco – Oficina Asesora Jurídica