MINDEPORTE - Comunicado asambleas de afiliados - Organismos deportivos RADICADO 2020EE0009600

http://gesdoc.mindeporte.gov.co/SGD_WEB/www/validateDocument.jsp?id=%2Fe0VfJR0LMNMwVsEFnvg7g%3D%3D Cód. Dependencia y Radicado No Bogotá D.C. Señores

ORGANISMOS DEPORTIVOS

Asunto: Asambleas de Afiliados – Organismos Deportivos.

COMUNICADO Organismos Deportivos Dentro del marco las jornadas de acompañamiento que se vienen adelantando a las distintas Federaciones Deportivas Nacionales y de conformidad con las disposiciones impartidas por el Gobierno Nacional, mediantelascualessebusca que se adopten de forma unificada, coordinada y organizada las medidas y acciones necesarias para mitigar la expansión del Coronavirus COVID – 19, nos permitimos comunicar algunas instrucciones, con base en las siguientes directrices normativas:

1. El Ministerio de Salud y Protección Social mediante el Decreto 385 del 12 de marzo de 2020, declaró la emergencia sanitaria en todo el territorio nacional.

2. El Ministerio del Deporte a través de Circular No. 001 del 12 de marzo de 2020, informó que a partir de la fechadesuscripciónyhastaeldía 30 de mayo de 2020, se suspende en el territorio colombiano la organización y realización de eventos deportivos de carácter masivo, superiores a 500 personas.

3. Por medio de la Directiva Presidencial No.02 del 12 de marzo de 2020, se establecieron las medidas para atender la contingenciageneradapor el COVID-19, a partir del uso de las tecnologías de la información y las telecomunicaciones – TIC, tales como el trabajo en

casa por medio del uso de las TIC y el uso de herramientas colaborativas.

4. El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo mediante el Decreto 398 de 2020, reglamentó parcialmente elartículo19delaLey222 de 1995, en lo referente al desarrollo de las reuniones no presencialesdelasjuntas de socios, asambleas generales de accionistas Página 1 de 6 o juntas directivas.

5. El Ministerio del Interior a través del Decreto 457 de 2020, impartió las instrucciones en virtud de la emergencia sanitaria generada por la pandemia del Coronavirus COVID-19 y el mantenimiento del orden público.

6. El Ministerio de Justicia yelDerechopormedio del Decreto Legislativo No.491 del 28 de marzo de 2020, adoptó medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de lasautoridadespúblicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas,en el marco del Estado de Emergencia Económica,

Social y Ecológica.

7. El Ministerio del DeportemediantelasResolucionesNo.000488 y 000521 de fecha 30 de marzo y28deabrilde2020respectivamente, suspendió los términos para las actuaciones y procesos administrativos que se tramitan ante el Ministerio del Deporte, y se establecen medidas relacionadas con el Servicio Integral al Ciudadano con ocasión del Decreto No. 457 de 2020.

8. Los términos a los que hace referencia los Actos Administrativos antes mencionados, se encuentran circunscritos a Procedimientos Administrativos Sancionatorios, respuestas a

Derechos de Petición, requerimientos de los organismos de control y la suspensión de la Atención al Público en general. Así mismo, es importante indicar algunas de las características y requisitos necesarios para el desarrollo de las asambleas por parte de los organismos deportivos integrantes del Sistema Nacional del Deporte, con ocasión a la Emergencia Sanitaria que afronta en país, en los siguientes términos: Reunión Ordinaria Los afiliados de unorganismodeportivo,se reunirán ordinariamente en asamblea general por lo menos una vez al año en la época fijada en losestatutos y, en silencio de éstos dentro de los tres (3) meses de cada año, con el objeto de decidir todo asunto que se relacione con la administración,considerar lascuentasyestados financieros del ejercicio precedente, examinar la situación del organismo,marcha del mismoy desarrollo del objeto social,entre otros aspectos, y por lo tanto tienen un orden del día preestablecido en los estatutos.

Características: Se debe desarrollar por lo menos una vez al año Se debe convocar a todos los afiliados, a través de una Resolución en la cual se determinarán la fecha, hora y lugar.

El temario a desarrollar está dirigido a deliberar y decidir aspectos relacionados con los lineamientos financieros y contables del organismo deportivo. También se podrá efectuar la elección de los integrantes de la estructura funcional del organismo, si es el caso. Página 2 de 6 La convocatoria de la reunión se comunicará atodos los afiliados con no menos de veinte (20) días hábiles de antelación a la fecha fijada para la reunión. Reunión Extraordinaria

Los afiliados al organismo deportivo, se reunirán en forma extraordinaria en cualquier tiempo para tratar asuntos urgentes o específicos, razónporla cual los puntos a tratar deben ser precisos y no debe incluirse el punto de proposiciones y varios en el orden del día.

Características: Se puede desarrollar en cualquier tiempo.

Se debe convocar a todos los afiliados, a través de una Resolución en la cual se determinarán la fecha, hora y lugar. El temario a desarrollar está dirigido a temas específicos y urgentes. No se puede modificar el orden del día, sin embargo una vez agotado el mismo y por decisión de la mayoría de los afiliados, se podrán tratar temas adicionales. La convocatoria de la reunión se comunicará a todos los afiliados con la antelación fijada en los estatutos sociales vigentes del organismo deportivo. Reunión Universal Se presenta cuando estando reunidos todos los afiliados al organismo deportivo, deciden constituirse en asamblea general.

Características: Se debe reunir la totalidad de losafiliados,con reconocimiento deportivo vigente y a paz y salvo. Con un solo afiliado que falte, las decisiones adoptadas serán ineficaces.

Debe existir voluntad de constituirse en Asamblea General de afiliados, ya que de otra manera se trataría de una reunión informal. No requiere de convocatoria previa. Puede realizarse en cualquier tiempo. Puede efectuarse en cualquier sitio, dentro o fuera del domicilio social. Reunión Extraordinaria con Carácter de Ordinaria En el evento en que la reunión de carácter ordinario no se realice en la época fijada en los estatutos o en la ley, los afiliados serán convocados a una reunión extraordinaria para que

deliberen y decidan sobre los temas propios de la reunión ordinaria, razones por las cuales se denomina Asamblea Extraordinaria con carácter de Ordinaria, exceptuando siempre el punto de proposiciones y varios. Página 3 de 6

Características: Se realiza fuera de la fecha prevista en los estatutos para la reunión ordinaria, razón principal por lo que se considera extraordinaria.

Debe insertarse el orden del día en la convocatoria. Se estudian los estados financieros y se presentan los informes de gestión. La convocatoriadeberealizarseconelmedioprevisto en los estatutos para las reuniones ordinarias. La convocatoria debe realizarse con la antelación prevista en el Decreto 1085 de 2015, que dispone que para las reuniones ordinarias en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convocatoria debe realizarse, por lo menos con veinte días hábiles antes de anticipación. Nopuedeincluirsedentrodelordendel día el punto de proposiciones y varios, por tratarse de una asamblea extraordinaria, y su inclusión tendría como consecuencia la ineficacia de lo que en él se apruebe. Reunión no Presencial El artículo 19° de la Ley222de1995, establece la posibilidad de realizar reuniones de asamblea o junta directiva de manera no presencial, siempre que se cumpla con los siguientes requisitos: Puede realizarse por cualquier medio, siempre y cuando todos los miembros puedan deliberar y decidir de manera simultánea o sucesiva. Debe quedarpruebadelareunión,lacual debe contener la fecha de realización, la hora, los participantes y las decisiones adoptadas. El acta respectiva debe elaborarse y asentarse en el libro correspondiente dentro de los

treinta (30) días siguientes a la reunión. El acta deberá estar firmada por el presidente y secretario del organismo deportivo respectivo. En las reuniones no presenciales la comunicación debe ser simultánea o sucesiva. La simultaneidad se refiere a la posibilidad de interacción inmediata, lo que implica que el emisor transmite su mensaje y el receptorlorecibeen directo, sin dilaciones y pudiendo responder en el mismo instante, es decir que todos los participantes de la reunión de forma concurrente, encuentren disponibles y participen en la reunión; para ello se pueden utilizar mecanismos virtuales, telefónicos, teleconferencia, video conferencia, conferencia virtual y todos aquellos medios que se encuentren al alcance de los afiliados, serán idóneos para la celebración de reuniones no presenciales. Porotraparte,enlasreunionesno presenciales la comunicación también puede ser sucesiva, esto es cuando porescritolosafiliadosmanifiestanelsentidode su voto. En este caso la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado, en el Página 4 de 6 evento que los afiliados hubieren expresado su voto en documentos separados, estos deberán recibirse en un término máximo de un mes, contados a partir de la primera comunicación recibida; dentrodeloscincodíassiguientesala recepción de los documentos donde se indica el sentido del voto, el representante legal informara el sentido de la decisión. La comunicación sucesiva podrá adelantarse mediante la utilización de internet, correo electrónico, o vía «chat», asícomo cualquier otro medio que resulte equivalente funcionalmente,

siempre respetando que el sentido del voto se manifieste por escrito. Con relación a la Reunión no Presencial, es importante mencionar que el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo mediante el Decreto 398 de 2020, reglamentó parcialmente el artículo 19 de la Ley 222 de1995,enlo referente al desarrollo de las reuniones no presenciales de las juntas de socios,asambleasgeneralesdeaccionistaso juntas directivas, por lo tanto, se les sugiere a los organismos deportivos acogerse a las modificaciones allí descritas y realizar las reuniones de asamblea haciendo uso delas distintas plataformas tecnológicas diseñadas para tal fin, lo anterior, durante el término de la Emergencia Sanitaria. Así mismo, este Ministerio se permite aclarar que dentro de nuestras funciones de Inspección, Vigilancia y Control, los trámites relacionados con la inscripción de reformas estatutarias, inscripción de dignatarios, obtención,renovación y actualización del reconocimiento deportivo de las Federaciones y/o Ligas Deportivas, siguen su cuso normal y serán atendidos por los funcionarios del Ministerio del Deporte, haciendo uso de las herramientas tecnológicas, tecnologías de la información y correos electrónicos a través de la modalidad de Trabajo en Casa, atendiendo los tiempos señalados en el Decreto 491 del 28 de marzo de 2020. Ahorabien,encasodeexistiralgunasituación derivada del actual aislamiento obligatorio por la cuarentena del COVID 19, que impida a los organismos deportivos dar respuesta a aquellos tramites que comosemencionóanteriormente, continúan con normalidad, dentro de los periodos

establecidos, dicha imposibilidad deberásernotificada a esta entidad,vía correo electrónico, con el fin de analizar la situación. Finalmente, es pertinente informar a todos los organismos deportivos que integran el Sistema Nacional delDeporte,queindependientementedela situación actual de emergencia sanitaria que atraviesa el país y que de acuerdo con los artículos 45 (Rendiciónde Cuentas) y46 ( Rendición de cuantas al fin del ejercicio) de la Ley222de1995,asícomo el artículo primero de Ley 603 de 2000 (Informe de Gestión) y los estatutos sociales vigentes, es obligación de los administradores de los organismos deportivos, convocar a asamblea ordinaria para hacer el respectivo Informe de gestión, aprobación de estados financieros 2019-2018, aprobación del proyecto de presupuesto 2020 y para los organismos deportivos en especial, la aprobación de actividades, programas y proyectos, lo mismo que el calendario deportivo el año 2020. Una vez realizadalaasambleaordinariade afiliados,de acuerdo con las instrucciones impartidas Página 5 de 6 en este comunicado, el Organismo Deportivo deberá remitir copia del acta de asamblea con sus anexos asaber:EstadosFinancieros 2019-2018 aprobados, Presupuesto 2020 aprobado, Informe de Gestión 2109 y calendario deportivo aprobado para la respectiva revisión de Legalidad. Cordialmente, William Fernando Guzman Roa Coordinador G.I.T Deporte Aficionado, Dirección de Inspección, Vigilancia y Control

Elaboró: Marlon Beltrán - Abogado Contratista

Archivado En: Dependencia: 332 - GRUPO INTERNO DE TRABAJO DEPORTE AFICIONADO Serie: 332-230-DERECHOS DE PETICIÓN (PETICIÓN, CONSULTA, QUEJA, RECLAMO, SUGERENCIA, RECOMENDACIÓN, PETICIÓN DE INFORMACIÓN, SOLICITUD DE COPIAS Y/O EXPEDIENTES, PETICIÓN DE CONGRESISTA, PETICIÓN GUBERNAMENTAL, FELICITACIÓN Y RECONOCIMIENTO)

Expediente: DERECHOS DE PETICION 2020

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