MINDEPORTE - Concepto 2 0000781 del 18 de febrero de 2021

MEMORANDO

Código Dependencia Para: David Alejandro Acosta Cardenas Cargo: Supervisor contrato No. 282 de 2020

De: 120-DESPACHO DEL MINISTRO/OFICINA JURÍDICA

Asunto: Respuesta radicado No. 2021IE0000692

Respetado David, La Oficina Asesora Jurídica, de conformidad con las funciones establecidas en el Artículo 9 numeral 8 delDecreto1670 de2019ydentrodeltérminoestablecidoenelartículo14delCódigode Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, modificado por elartículo1delaLey1755de2015 y el Decreto 491 de 2020,sepermitedarrespuestaalapresentesolicitud,allegadael18denoviembrede 2020, a través del sistema GESDOC, bajo los siguientes términos:

1. PROBLEMA JURÍDICO De conformidad con la consulta elevada por usted ante esta oficina, y en aras a absolver la petición, se considera que el objeto de la misma se concreta en el aparte que se transcribe a continuación: “PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA “Por medio de la presente medirijoaustedesconelfindesolicitarlessesirvanemitirconceptojurídico relativo a la petición que se anexa al presente oficio, relacionado con determinar si es posible o no de que el Comité Paralímpico Colombiano pueda asumir el pago de alojamiento, alimentación, tiquetes nacionales e internacionales, tarjetas de asistencia y transporte interno en Indianápolis, dentro del evento clasificatorio Indianapolis 2021 WORLD SERIES USA, evento que se llevaráacabodel11al18 de abril de 2021, teniendo en cuenta que son fechas posteriores a la fecha de la finalización de la

prórroga que es el 31 de marzo de 2021.”

1. CONSIDERACIONES En consideración al planteamiento de su consulta, esta Oficina en el marco de sus competencias se permiteabsolverlaconformealossiguientesparámetrosfácticosyjurídicos,nosinantesprecisar,quelos conceptosemitidos por la Oficina Asesora Jurídica de Mindeporte, son orientacionesdecarácter general Página 1 de 4 que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares: En primera instancia, es importante dejarenclaroque,nienlasolicitudelevada,nienlacartaadjunta,se indica de manera clara, el tipo de contratación, si es un contrato o convenio, el año, ni el objeto del mismo, lo que hace dificultoso el análisis jurídico del caso que nos presenta.

Ahora bien, es importante empezar refiriéndonos al concepto de supervisión o interventoría de un contratooconvenioestatal,establecidoenlaLey80de1993,elcualhacecontemplalavigilancia directa del contrato, integrada por “un conjunto de funciones o actividades interdisciplinarias necesarias para verificar el cumplimiento de los aspectos técnicos, administrativos, financieros, contables y jurídicos en las etapas de ejecución y terminación del contrato y en cualquier otro momento en el cual lavigilancia sea necesaria.”[1] Este concepto se ha venido ampliando para hacer una referencia a la expresión “gestión contractual”, queopera en tres áreas específicas de la actividad contractual,asaber:enlaadministracióndela entrega y el recibo del bien, obra o servicio, para asegurarse que se cumpla de acuerdo con la calidad, la oportunidad y las condiciones previstas en el contrato; en el manejo de la relación con el proveedor o

contratista,paraque sea una relación abierta y constructiva; y laqueserefierealaadministraciónde las obligaciones contractuales. Frenteaesto,ColombiaCompraEficienteadviertequequienejerceestafunciónnosolamenteselimitaal seguimiento, sino que además debe conocer y entender, los términos y condiciones del contrato, asegurarseque el contrato tiene lasdisposicionesnecesariasparasuseguimiento,advertir oportunamente los riesgos que puedan afectar la eficacia del contrato y tomar las medidas necesarias para mitigarlos, identificar las necesidades de cambio o ajuste, manejar la relación con el proveedor o contratista, administrar e intentar solucionar las controversias entre las partes, organizar y administrar el recibo de bienes, obras o servicios, su cantidad, calidad, especificaciones y demás, atributos establecidos en los documentos del proceso, revisar si la ejecución del contrato cumple con los términos del mismo y las necesidades de la Entidad Estatal, y liquidar el contrato si hay lugar a ello. Enestecontexto,lasactividadesquerealizaelencargodelagestióncontractual,entiéndasesupervisión e interventoría de un contrato estatal, están orientadas a la administración, organización y funcionamiento delcontrato.Es así como la supervisión se define como el seguimientointegral(técnico, administrativo, financiero y jurídico), realizado por la Entidad Estatal a la ejecución de un contrato para asegurar que cumpla con su objeto; esta actividad exige una revisión constante de la ejecución delasprestacionesdel contrato, teniendo como sustento jurídico lo expresadoenelartículo83delaLey1474del12dejuliode 2011, “por la cualsedictannormasorientadasafortalecerlosmecanismosdeprevención,investigación

y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, que dispone lo siguiente: Artículo 83 Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y tutelar la transparencia de la actividad contractual,lasentidadespúblicasestánobligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. Yes que jurisprudencialmente, el concepto de supervisión hasidoestudiadoporlaCorte Constitucional, Página 2 de 4 através de la Sentencia C-037 de 28 de enero de 2003, llamandolaatenciónque"sobreelhechode que elobjetosobreel cualrecaelavigilancia,asabereldesarrollodelcontratoestatal,suponela presencia de recursos públicos, y que en este sentido la labor de vigilancia que se le encarga para que el desarrollo del contrato se ajuste a los términos del contrato y a la realización de los fines estatales específicos que con él se persiguen, implica la protección de esos recursos", es decir, que elsupervisor debe vigilar que, no solo se cumpla lo establecido en el objeto y las obligaciones, sino que debe dar un buen manejo a los recursos fijados en él, esto porque son públicos y repercuten en la eficiencia y transparencia de la gestión pública. Esasí,que la labor de la supervisión es una típicafunciónadministrativaqueenvistealossujetosque la ejercenen facultades para garantizar el adecuado cumplimiento del negociojurídicoestatal, permitiendo que puedan solicitar explicaciones, aclaraciones o informes del caso, e incluso impartir órdenes e

instrucciones, en forma escrita, para que se adelanten todas las gestiones requeridas para el adecuado desarrollo del objeto contractual o convencional. Cabe señalar que, Colombia Compra Eficiente[2] ha establecido, dentro de las principales funciones asignadas a quienes ejercen la vigilancia y control de los contratos estatales, las siguientes: Conocer y entender los términos y condiciones del contrato. Advertir oportunamente los riesgos que puedan afectarlaeficaciadelcontratoytomarlasmedidas necesariasparamitigarlosdeacuerdoconelejerciciodelaetapadeplaneacióndeidentificación de riesgos y el manejo dado a ellos en los documentos del proceso. Hacer seguimiento del cumplimiento del plazo del contrato y de los cronogramas previstos en el contrato. Identificar las necesidades de cambio o ajuste. Manejar la relación con el proveedor o contratista. Administrar e intentar solucionar las controversias entre las partes. Organizaryadministrarelrecibodebienes,obrasoservicios,sucantidad,calidad,especificaciones y demás atributos establecidos en los documentos del proceso. Revisar si la ejecución del contrato cumple con los términos del mismo y las necesidades de la Entidad Estatal y actuar en consecuencia de acuerdo con lo establecido en el contrato. Aprobar o rechazar oportunaydeformajustificadaelrecibodebienesyserviciodeacuerdoconlo establecido en los Documentos del Proceso. Informar a la Entidad Estatal de posibles incumplimientos del proveedor o contratista, así como entregar los soportes necesarios para que la Entidad Estatal desarrolle las actividades correspondientes. Solicitar los informes necesarios, convocar a las reuniones integrar comités y desarrollar otras

herramientas encaminadas a verificar la adecuada ejecución del contrato. Informar y denunciar a las autoridades competentes cualquier acto u omisión que afecte la moralidad pública con los soportes correspondientes. Suscribir las actas generadas durante la ejecución del contrato para documentar las reuniones, acuerdos y controversias entre las partes, así como las actasparcialesdeavance,actasparcialesde recibo y actas de recibo final. Llevar a cabo las labores de monitoreo y control de riesgos queseleasignen,encoordinacióncon elárearesponsabledecadariesgoincluidoenelmapacorrespondiente,asícomolaidentificacióny tratamientodelosriesgosquepuedansurgirdurantelasdiversasetapasdelcontrato.(Subrayafuera de texto) Página 3 de 4 En ese orden de ideas, el supervisor del contrato tiene la labor de establecer, junto con el contratista, la viabilidad de asuntos relacionados con la ejecución del contrato, esto teniendo en cuenta el objeto, la fecha de terminación del mismo, la posibilidad de prorrogar nuevamente el contrato o convenio, entre otros.Ensudefecto,sicontractualmentenoesposibleatenderalasolicitudrealizadaporelcontratista, el supervisor debe responder negativamente a esta. En caso de no existir la posibilidad de acceder al requerimiento del contratista, se sugiere analizar la posibilidad de elaborar de un nuevo contrato que tenga por objeto la realización del evento y así determinar las cargas que tendría cada una de las partes contractuales, tales como asumir gastos de alojamiento, alimentación, tiquetes, etc. En los anteriores términos, se da respuesta al tema objeto de consulta, no sin antes manifestarle que

conforme a lo establecido artículo 28 de laLey1437de2011CódigodeProcedimientoAdministrativoy deloContenciosoAdministrativo,modificadoporelartículo1delaLey1755de2015,elartículo230 de laConstituciónPolítica, el artículo 26 del CódigoCivilylaLey153de1887,losconceptosson criterios auxiliares de interpretación, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, motivo por el cual, las apreciaciones y argumentos que fundan la respuesta únicamente sirven para dar una ilustración de carácter general con el propósito que el peticionario asuma su propia posición conforme al grado de análisis y conocimiento adquirido. Cordialmente, Lilia Viviana Forero Alvarez

Cargo: Jefe Oficina Asesora Jurídica (E)

[1] Circular 21 de 2016 de la Procuraduría General de la Nación [2]Colombiacompraeficiente.GuíaparaelejerciciodelasfuncionesdesupervisióneinterventoríadeloscontratosdelEstado.Documentopublicado 20-10-2016. Informe. Freayder García.

Elaboró: Liliana Mercedes Vanegas AguilarProfesional Especializado OAJ

Revisó: Diana Fernanda Candia Angel / 18-02-2021 11:56

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