MINDEPORTE - Concepto 33 0006780 25 de octubre 2021

MEMORANDO

Código Dependencia

PARA: YENNY ALEJANDRA AGUIRRE CAÑON

Apoyo Administrativo DE: 120-DESPACHO DEL MINISTRO/OFICINA JURÍDICA ASUNTO: Respuesta a solicitud concepto con radicado número 2021IE0006780

De manera atenta y en atención a su solicitud elevada con radicado número 2021IE0006780 , en la cual requiriere el análisis jurídico de la solicitud de transcripción de incapacidad de la señora DIANA PAOLA CORTESESCAMILLAante la NUEVA EPS S.A. La Oficina Asesora Jurídica sepermitedarrespuesta en los siguientes términos:

I. ANTECEDENTES: 1.Eldía27 de enero de 2020 mediante comunicado2020EE0000874,elMinisteriodelDeporteradico ante la NUEVA EPS S.A incapacidades de la señora DIANA PAOLA CORTES ESCAMILLA en los periodos: 26 de diciembre 2019 por 10 días 12 de enero de 2020 por 30 días

2. El día 30 de junio de 2020 mediante comunicado 2020EE0011290, el Ministerio del Deporte presenta solicitud de estado de pagos de incapacidades de la señora DIANA PAOLA CORTES ESCAMILLA.

3. Medianteradicado2020EE0015373del18deagostode2020seenvíanuevamentealaNUEVAEPSS.A. solicitud de estado de pagos de incapacidades antes mencionadas. Solicitud que fue reiterada con los siguientes radicados: 2020EE0018281, 4. la Nueva EPS S.A. comunica al ministerio que no puede transcribir las incapacidades hasta tanto no se remita copia de la Historia Clica de la funcionaria por lo que mediante oficio 2020EE0017543 y correo

electrónico de fecha 4 de septiembre de 2020 le es solicitado a la señora DIANA PAOLA CORTES ESCAMILLA y reiterado con el comunicado 2020EE0018285 y correo electrónico de fecha 21 de septiembre de 2020 3.Enfecha 24 de noviembre de 2020, la Nueva EPS S.A. mediantecorreoelectrónicoemiteRespuestaa la solicitud radicados, en los siguientes términos: Página 1 de 6 “En respuesta a solicitudseinformaqueparaelprocesodetranscripcióndeincapacidadesy/olicenciases necesario el soporte de incapacidad, lo anterior basado en:

1. Es necesario que los usuarios transcribanlasincapacidadesennuestrasoficinasdeatenciónalafiliado; se hace énfasis en que el trámite de transcripción debe ser realizado por los afiliados y NO por los aportantes, a fin de mantener la reserva de la historia clínica con base en lo dispuesto en la Resolución 1995 de 1999, Articulo 14: ACCESO A LA HISTORIA CLÍNICA. Podrán acceder a la información contenida en la historia clínica, en los términos previstos en la Ley: 1) El usuario. 2) El Equipo de Salud. 3) Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley. 4) Las demás personas determinadas en la ley.

PARÁGRAFO. Elacceso a la historia clínica, se entiende en todos los casos, única y exclusivamente para los fines que de acuerdo con la ley resulten procedentes, debiendo en todo caso, mantenerse la reserva legal. Con base en los conceptos y normatividad citados en su misiva, se puede concluir que el trámite de transcripción corresponde al afiliado y no al empleador, al empleador le corresponde el de solicitar el

reconocimiento económicoconlaincapacidadtranscritaenlaEPSrespectiva.Artículo121delDecreto019 de 2012.

2. Concepto jurídico N° 201611600649671 en cual se expresa: “debe advertirse que no existe una norma que regule de forma expresa la transcripción de incapacidades, en este caso, como ya sehaseñalado,será entonces la Entidad Promotora de Salud en virtud desuautonomía,quienestablecerásitranscribeonolas incapacidades y las condiciones en que lo hará.” El anterior concepto ene los efectos determinados en el artículo 28 delCódigodeProcedimientoAdministrativoydeloContenciosoAdministrativo,sustituidoensu título II, por el artículo 1 de la Ley 1755 de 20154.

Así las cosas las EPS dentro de su autonomía pero en observancia de las normas que regulan el SGSSS y demás normaslegalesvigentes,debedeterminarelprocedimientoquelepermitavalidarlocorrespondiente; porlocuallasEPSnoprecisanlossoportesderesumenclínicodeincapacidadconelánimodeobstaculizar algún trámite, sino por el contrario para garantizar la correcta administración de los recursosdeSGSSSy la eficiente articulación de la información para reconocer económicamente las incapacidades y licencias con base en lo establecido en el Código sustantivo del trabajo artículos 227 y237, así como en la Circular 011 de 1995 numerales 4 y 5; así mismo efectuar las remisiones de forma oportuna a las AFP y ARL de acuerdo a la información que se logre validar a través de los resúmenes clínicos. Esperamos haber aclarado su inquietud y le expresamos nuestra permanente disposición para atenderlo

(a).”

4. Igualmente, se evidencia en varios correos que la Nueva EPS S.A manifiesta que la transcripción de la incapacidadno se realiza por la falta de envió de la historia clínica de la señoraDIANAPAOLA CORTES Página 2 de 6

ESCAMILLA. 5.laseñora DIANA PAOLA CORTES ESCAMILLA remitecopiadelahistoriaclínicamediantecorreo de fecha14de enero de 2021 al Grupo Interno de Talento Humano. La cual fuere remitida la NuevaEPS S.A mediante correo electrónico del 20 de abril de 2021. 6.Enfecha2dejuliode2021laNuevaEPSS.A,emiterespuestaalassolicitudesenviadasporel Ministerio del deporte para el reconocimiento de las incapacidades, en los siguientes términos: “Bogotá DC, 02 de julio de 2021 Derecho de petición – 1631672

Señor(es): MINISTERIO DEL DEPORTE

yeaguirre@mindeporte.gov.co Referencia: Derecho de petición PQR – 1631672 Respetado señor(a): Reciba un cordial saludo en nombre de NUEVA EPS S.A. Agradecemos su confianza al exponernos sus inquietudes, lo que nos permite trabajar permanente y así identificar acciones de mejora que conlleven a fortalecer nuestro servicio. Con ocasión a su petición, nos permitimos informarle que, el fin de dar respuesta a su solicitud, hemos realizado una validaciónennuestrossistemasdeinformaciónydeatenciónalafiliadoparatranscripciónde Incapacidades y Licencias. En virtud de lo anterior, se logró evidenciar que lasincapacidadesbajoradicadoECH2001822confecha

de inicio 26/12/2019 y bajo radicado ECH2001825 con fecha de inicio 12/01/2020, se encuentran en estado devuelto bajo la causal: Falta epicrisis y/o soporte de la atención médica, que origino la incapacidad(Resolución 2266 de 1998 Articulo20), sin ser subsanadoporpartedel solicitanteala fecha, así mismo, que según el artículo 23 de la Resolución 2266 de 1998, ya ha pasado un año desde su atención médica por lo que no es procedente la radicación o la transcripción de las incapacidades. ARTICULO 23. DE LOS TÉRMINOS PARA LA TRANSCRIPCIÓN Y COBRO DE INCAPACIDADES O LICENCIAS PORMATERNIDAD. El afiliado dispone de un año a partir de la fecha de ocurrencia del evento que originó la incapacidad o la licencia por maternidad para solicitar la transcripción del certificado y el pago del subsidio correspondiente, siempre y cuando haya cumplido los períodos de cotización respectivos para tener derecho a éste. PARAGRAFO. El funcionario competente tiene un plazo máximo de tres (3) días hábiles para hacer la transcripción, contados a partir del día en que se recibe la solicitud con el lleno de todos los requisitos. Página 3 de 6 Esperamos haber aclarado su inquietud y le expresamos nuestra permanente disposición para atenderlo (a). Cordialmente, DIRECCIÓN DE PRESTACIONES ECONOMICAS GERENCIA DE RECAUDO Y COMPENSACION” (Negrilla y Cursiva fuera de texto)

II. ANALISIS JURIDICO Antes de realizar el análisis jurídico solicitado es importantetenerpresentequeelauxilioporincapacidadse

define como el reconocimiento de la prestación de tipo económico y pago de la misma que hacen las Entidades de Seguridad Social a sus afiliados cotizantes no pensionados, por todo el tiempo en que estén inhabilitados física o mentalmente para desempeñar en forma temporal su profesión u oficio habitual. Deigual forma, la incapacidad, se entiende como, el estado de inhabilidad física omentaldeun trabajador, que le impide desempeñar en forma temporal o permanente su profesión u oficio habitual. En materia de Riesgos Profesionales, el Artículo 2º de la Ley 776 de 2002 define la incapacidad temporal como aquella que,segúnel cuadroagudodelaenfermedadolesiónquepresenteelafiliadoalSistemaGeneralde Riesgos Profesionales, le impida desempeñar su capacidad laboral por un tiempo determinado. De esta incapacidad se debe realizar la transcripción, que es el acto mediante el cual un funcionario competente, traslada al formato único oficial la incapacidad o licencia ordenada por médico u odontólogo tratante en ejercicio legal de su profesión, pero no adscrito al ISS. Al respecto el Decreto 19 de 2012 “Porel cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.” en su artículo 121 establece: “ (…) ARTÍCULO 121. Trámitedereconocimientodeincapacidadesylicenciasdematernidadypaternidad.El trámite para el reconocimiento de incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad o paternidad a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, deberá ser adelantado, de manera directa, por el empleador ante las entidades promotoras de salud, EPS. En consecuencia, en ningún caso

puede ser trasladado al afiliado el trámite para la obtención de dicho reconocimiento. (…)” Asímismo,endiciembredel2013,elconlaexpedicióndelDecreto2943-2013,quemodificóelparágrafo1º delartículo40 del Decreto 1406 de 1999 y dispuso que estarán a cargodelosempleadoreslas prestaciones económicas correspondientes a losdosprimerosdíasdeincapacidadoriginadaporenfermedad,general,yde las EPS, a partir del tercer día, de conformidad con la normatividad vigente. ElMinisteriodela Protección Social, hizo lo propio, mediante concepto No. 182 del 2004,al pronunciarse sobre el tema de la transcripción de las incapacidades, en los siguientes términos: Página 4 de 6 “Así las cosas yexpuestalanormatividadanterior,setienequepordisposiciónlegallasincapacidadesson reconocidas por el Sistema General de Seguridad Social en Salud a través de las EntidadesPromotorasde Salud, razón por la cual, es claro que siendo las EPS las que deben reconocer en principio las incapacidades, estas deben ser expedidas por los médicos dé dicha entidad o de su red prestadora. No obstante,loanterior,siunaincapacidadhasidoexpedidaporunmédiconoautorizadoparaelloporla EPS, se ha consagrado la figura de la transcripción de la incapacidad, según la cual, la incapacidad expedida se traslada al formulario oficial de la EPS donde está afiliada la persona y con fundamento en esto, se procede al reconocimiento de la misma. Por lo anteriormente expuesto, se concluye que toda incapacidad expedida por el médico u odontólogo no

autorizadoparaelloporlaEPS,debesertranscritaenlostérminosycondicionesqueseñaleparael efecto cadaEPSysiellonoocurrió,laincapacidadnoseráválidayelempleadornodebeaceptarla.”(Negrillay Cursiva fuera de texto) LuegodelarevisiónrealizadaaladocumentaciónremitidaporelGrupoInternodeTalentoHumanose pudo establecer,que si bien, se radicolaincapacidadenlostérminosquelaLeyestablecenoserealizóde manera completatodavez que la Historia Clínica no fue adjuntada, razón por la cual la Nueva EPSS.Ade manera reiterada la solicito como consta en los documentos adjuntos.

III. CONCLUSION: Teniendo en cuenta los antecedentes mencionados, la Oficina Asesora Jurídica,consideraqueesimportante tener presente que según la información inicial suministrada por el Grupo InternodeTalentoHumanoensu comunicadodefecha2dejuliode2021,leasistelarazónalaEPS,todavezqueelprocesode transcripción, serealizabajo los parámetros establecidos porlaEPS,antelainexistenciadedisposiciónlegalqueregule la materia por parte del Ministerio de Protección Social y a la autonomía empresarial de cada Entidad

Promotora. El cual, según comunicado de la Nueva EPS S.A es de: “En virtud de lo anterior, se logró evidenciarque las incapacidades bajo radicado ECH2001822 con fecha de inicio 26/12/2019 y bajo radicado ECH2001825 con fecha de inicio 12/01/2020, se encuentran en estado devuelto bajo la causal: Falta epicrisis y/o soporte de la atención médica, que origino la incapacidad (Resolución 2266 de 1998

Articulo20),sin ser subsanado por parte delsolicitantealafecha,asímismo,quesegúnelartículo23de la Resolución 2266 de 1998, ya ha pasado un año desde su atención médica por lo que no es procedente la radicación o la transcripción de las incapacidades.” Por lo anterior, y en consecuencia con lo manifestado por la Nueva EPS S.A la transcripción de la incapacidad delaseñoraDIANAPAOLACORTESESCAMILLAnosepudorealizarporlanosubsanación con él envió a tiempo del documento Historia Clínica, cuando les fue solicitada. La presente respuesta tiene la naturaleza de un concepto jurídico; constituye un criterio auxiliar de interpretación, de conformidad con lo establecido por el artículo 26 del Código Civil y el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo sustituido por la Ley 1755 de 2015. Esperamos, haber dado respuesta a sus inquietudes. Página 5 de 6

AURA ELVIRA GOMEZ MARTINEZ

Jefe Oficina Asesora Jurídica – Mindeporte

Anexos: (Opcional)

Elaboró: Leidy Yamira Suárez Bernal - Abogada Contratista OAJ

Revisó:

AURA ELVIRA GOMEZ MARTINEZ

25-10-2021 09:55 Página 6 de 6