MINDEPORTE - Directrices notificación por actuaciones administrativas

Bogotá, 26 de mayo de 2020

Señores: Organismos Deportivos Pertenecientes al Sistema Nacional del Deporte.

Ref: Notificación Actos Administrativos GIT Actuaciones Administrativas Dirección de

Inspección, Vigilancia y Control del Ministerio del Deporte. La presente con el fin de informar a todo aquel interesado con respecto a la forma en la que se realizaran las notificaciones de los actos administrativos proyectados por el GIT de Actuaciones Administrativas y expedidos por la Dirección de Inspección Vigilancia del Ministerio del Deporte, toda vez que debido a la situación bajo la cual nos encontramos se dificulta efectuar las notificaciones de manera física. En este sentido la Ley 1437 de 2011 en su capítulo IV desarrolla la “UTILIZACIÓN DE MEDIOS ELECTRÓNICOS EN EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO.”, en particular en el artículo 56 que regula la notificación electrónica se establece: “ARTÍCULO 56. NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA. Las autoridades podrán notificar sus actos a través de medios electrónicos, siempre que el administrado haya aceptado este medio de notificación. Sin embargo, durante el desarrollo de la actuación el interesado podrá solicitar a la autoridad que las notificaciones sucesivas no se realicen por medios electrónicos, sino de conformidad con los otros medios previstos en el Capítulo Quinto del presente Título. La notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar la administración.” negrillas y subrayado fuera de texto. De conformidad con lo anterior y en lo que respecta la situación fáctica que vivimos el Ministerio de Justicia y del Derecho expidió el Decreto 491 del 28 de marzo de 2020 “Por el

cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica” determinó en su artículo 4: “Artículo 4. Notificación o comunicación de actos administrativos. Hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, la notificación o comunicación de los actos administrativos se hará por medios electrónicos. Para el efecto en todo trámite, proceso o procedimiento que se inicie será obligatorio indicar la dirección electrónica para recibir notificaciones, y con la sola radicación se entenderá que se ha dado la autorización. En relación con las actuaciones administrativas que se encuentren en curso a la expedición del presente Decreto, los administrados deberán indicar a la autoridad competente la dirección electrónica en la cual recibirán notificaciones o comunicaciones. Las autoridades, dentro de los tres (3) días hábiles posteriores a la expedición del presente Decreto, deberán habilitar un buzón de correo electrónico exclusivamente para efectuar las notificaciones o comunicaciones a que se refiere el presente artículo. El mensaje que se envíe al administrado deberá indicar el acto administrativo que se notifica o comunica, contener copia electrónica del acto administrativo, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo. La notificación o comunicación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar la

administración. (…)” negrillas y subrayado fuera de texto. Si bien es posible la utilización de medios electrónicos para surtir las notificaciones personales, teniendo en cuenta la información de contacto que de los vigilados reposa en el Ministerio, esta requiere como se menciona en la normas ya citadas, autorización por parte del sujeto de notificación. No obstante, lo anterior, el sistema de gestión documental del Ministerio del Deporte Gesdoc permite él envió a dirección electrónica de las comunicaciones generadas con los respectivos documentos adjuntos, generando en la casilla “Registros de auditoria” el registro del envío y recepción de las comunicaciones con fecha y hora. Lo anterior lo vemos ejemplificado en la notificación por aviso, bajo oficio Nº 2020EE0004159 del 18-03-2020, de la Resolución Nº 000338 del 26 de febrero de 2020, notificación enviada a el correo electrónico info@cucutadeportivo.com.co, dirección de notificación electrónica que reposa en el certificado de existencia y representación legal del organismo deportivo

CUCUTA DEPORTIVO FUTBOL CLUB S.A. EN REORGANIZACION.

Imagen 1 Oficio Nº 2020EE0004159 del 18-03-2020 Usando el mismo medio se remitió mediante oficio Nº 2020EE0004302 de fecha 20-03-2020, citación para notificación del auto 015 del 13 de marzo de 2020 a la Señora Catalina Guzmán de los Ríos Presidenta del Club Llaneros S.A. presentando el siguiente registro de auditoria: Imagen 2 Oficio Nº 2020EE0004302 de fecha 20-03-2020 Si bien frente a este segundo caso y de conformidad con la normatividad vigente no es

necesario que la administración certifique fecha y hora de acceso a la comunicación de citación, el sistema en el registro de auditoria puede certificar que el destinatario confirmo la recepción del envío. Por consiguiente y en atención a las directrices presidenciales establecidas mediante el decreto reglamentario 457 del 23 de marzo de 2020 y directiva presidencial 03 del 22 de mayo de 2020 se enviarán las citaciones de notificación personal a las direcciones electrónicas que reposan en el expediente o en los diferentes documentos bajo custodia del Ministerio y si no hay pronunciamiento alguno dentro de los cinco (5) días siguientes al envió de las citaciones, manifestando ser notificados de conformidad con el Artículo 67 de la Ley 1437 de 2011 se procederá a notificar por aviso publicado en la página web del Ministerio, garantizando el cumplimiento de la normatividad vigente.

Proyecto: Juan Sebastián Cortés -Técnico Administrativo Ministerio del Deporte Revisó: Luz Ángela Lenis Garces -Profesional Especializado-Coordinadora GIT Actuaciones Administrativas.