MINDEPORTE - Guía práctica para la realización de asambleas de organismos deportivos

Guía Práctica para la realización de asambleas de organismos deportivos de deporte aficionado del Sistema Nacional Del Deporte A través de esta guía los organismos deportivos del Sistema Nacional del Deporte podrán consultar la forma correcta en la que se deben convocar y realizar las distintas reuniones del máximo órgano social de un organismo deportivo, para lo cual desarrollaremos los siguientes temas:

1. Afiliados

2. Convocatoria a reunión de asamblea de afiliados

3. Clases de reuniones de asamblea de afiliados

4. Realización de las reuniones de asamblea de afiliados

1. Acreditación de credenciales de los afiliados asistentes

2. Desarrollo de la reunión

3. Elección de los miembros del órgano de administración, control y disciplina

5. Actas de las reuniones de asamblea de afiliados

6. Ineficacia de las decisiones adoptadas en una reunión de asamblea

7. Impugnaciones

8. Modelos

1. AFILIADOS • ¿Quiénes son los afiliados de un organismo deportivo?

Son afiliados de un organismo deportivo quienes, una vez realizado el proceso de afiliación establecido en los estatutos del correspondiente organismo deportivo y lo hayan aprobado, obtengan la resolución de afiliación. Igualmente, podrán tener la calidad de afiliados quienes hayan constituido un nuevo organismo deportivo y se denominen afiliados fundadores o constituyentes. Uno de los derechos que se adquieren con la afiliación a un organismo deportivo es el derecho a participar con voz y voto en las reuniones de asamblea, salvo cuando se presenten una o algunas de las siguientes situaciones:

• Estar en mora en los pagos de las cuotas de sostenimiento. • Por el vencimiento del reconocimiento deportivo, en el caso de federaciones, ligas y asociaciones deportivas. • Por decisión de la comisión disciplinaria del organismo deportivo superior sobre su desafiliación.

Es importante tener en cuenta que la mora y el vencimiento del reconocimiento deportivo son causales de ley que implican automáticamente la suspensión de la calidad de afiliado y, por lo tanto, una vez se ponga a día y/o se renueve el reconocimiento deportivo, igualmente de manera automática adquiere de nuevo la calidad de afiliado y puede ejercer sus derechos y participar en las reuniones de asamblea. Solo podrán participar en las reuniones de asamblea los afiliados en pleno uso de derechos y deberes.

2. CONVOCATORIA A REUNIÓN DE ASAMBLEA DE AFILIADOS • ¿Qué es una convocatoria a reunión de asamblea?

Es la citación que se realiza a todos los afiliados para que se reúnan en una fecha, hora y lugar determinados para conformar el máximo órgano social del organismo deportivo de manera que se adopten decisiones trascendentales para el mismo.

Características: • ¿Quién convoca?

Siempre que actúen dentro del periodo estatutario vigente, la competencia recaerá en el órgano competente de conformidad con los estatutos y la ley vigente. En algunos casos excepcionales, la competencia para convocar a una reunión de asamblea podrá tenerla: 1) El Ministerio del Deporte, en el caso de las federaciones deportivas (Decreto 1085 de 2015 artículo 2.3.2.3).

1. El instituto departamental del deporte o quien haga sus veces para las ligas o asociaciones deportivas que se encuentren dentro de su jurisdicción o el instituto municipal o distrital para los clubes deportivos que se encuentren dentro de su jurisdicción (Decreto 1085 de 2015 artículo 2.3.2.3). 3) El Comité para el fomento, promoción y organización de un deporte en caso de que no exista federación o liga deportivas. • ¿A quién se convoca?

Previo a realizar la convocatoria debe confirmarse que el organismo deportivo se encuentre legalmente constituido con el número mínimo de afiliados en pleno uso de sus derechos establecido por la ley o por el Ministerio del Deporte, según el caso. Estando claro que el organismo deportivo cuenta con el número mínimo de afiliados, requeridos para su funcionamiento puede realizarse la convocatoria. En el caso de los afiliados en mora y con reconocimiento deportivo, se sugiere convocarlos igualmente por tener siempre la posibilidad de adquirir su afiliación automática en caso de ponerse a paz y salvo o renovar reconocimiento deportivo en cualquier momento. • ¿Qué contiene? La convocatoria debe contener mínimo los siguientes datos: • Nombre del organismo deportivo • Nombre del órgano que convoca • Clase de reunión

• Fecha • Hora • Ciudad, la cual debe corresponder con el domicilio previsto en los estatutos del organismo deportivo, salvo los casos de reuniones no presenciales y universales. • Dirección completa que permita establecer plenamente el lugar en el que se llevará a cabo la reunión, el cual debe corresponder con el domicilio

principal del organismo deportivo, salvo los casos de reuniones no presenciales y universales. • Orden del día Debe tenerse en cuenta que, cuando se van a aprobar estados financieros, se sugiere indicar a los afiliados que tienen a su disposición todos los documentos para el ejercicio del derecho de inspección. Así mismo, es de obligatorio cumplimiento aportar junto con la convocatoria los documentos que se establezcan en los estatutos sociales para el desarrollo de este tipo de asambleas. El derecho de inspección es la facultad de que disponen todos los afiliados de examinar, directamente o mediante persona delegada para tal fin, los libros y los comprobantes del organismo deportivo, con el fin de enterarse de la situación administrativa y financiera del mismo, la cual por ningún motivo puede ser desconocida por los administradores, sin embargo, los afiliados pueden renunciar al derecho de inspección en el desarrollo de la reunión de asamblea. Este derecho es exigible durante el plazo previsto entre la convocatoria y la fecha de realización de la reunión de la asamblea, es decir, la antelación de la convocatoria y el derecho de inspección operan de manera simultánea. • ¿Cómo se comunica? La convocatoria debe comunicarse a todos los afiliados por escrito con la antelación fijada según el tipo reunión. • ¿Con cuánto tiempo de antelación se convoca? La convocatoria debe realizarse con una antelación o anticipación según lo previsto en la ley para la convocatoria a reunión de asamblea. En el caso de las reuniones ordinarias en las cuales los estados financieros dictaminados deben ser sometidos a consideración de la asamblea para su aprobación e improbación, la antelación será de veinte (20) días hábiles.

En el caso de reunión extraordinaria, la antelación será la establecida en los estatutos. Para realizar el conteo de los días de antelación para la convocatoria se debe tener en cuenta que: • El conteo inicia a partir del día siguiente de la fecha en la que se convocó, es decir, el conteo no incluye el día en el que efectivamente se comunica a los afiliados la citación. • El conteo termina a la medianoche del día anterior al de la reunión, es decir, el conteo no incluirá el día en que se realiza la reunión. • En caso de que en el organismo deportivo se labore los sábados, se entiende que estos son días hábiles y así se incluirán en el conteo de los días para realizar la convocatoria. Esta situación deberá certificarse, salvo que estatutariamente se tengan previstos los sábados como días laborales. • ¿Se deben anexar documentos? En algunos estatutos, se contempla que junto con la convocatoria deben anexarse los documentos relativos al objeto de la reunión, por lo cual, en estos casos, la convocatoria se entiende surtida no solo con la remisión de la citación a la correspondiente sesión, sino que adicionalmente deben adjuntarse dichos documentos. • ¿Se puede desconvocar? Una vez convocados los afiliados a reunión de asamblea con el pleno cumplimiento de las formalidades legales y estatutarias del caso, no es posible desconvocar, es decir, anular la citación a la que se había convocado antes de que se realice la reunión de asamblea, puesto que la convocatoria realizada es obligatoria y dicha conducta implicaría un desconocimiento a los derechos de las minorías.

Es importante advertir que la convocatoria realizada con el cumplimiento de todos sus requisitos equivale a un acto jurídico obligatorio frente a los afiliados, quienes adquieren la vocación de constituirse, en la fecha, hora y lugar establecidos para ejercer sus derechos a deliberar y votar. De manera que, en el evento de recibir la manifestación unánime de los afiliados respecto de la no realización de una reunión convocada con el cumplimiento de los requisitos legales y estatutarios, lo procedente es su no realización.

3. CLASES DE REUNIONES DE ASAMBLEAS DE AFILIADOS Las reuniones de asamblea de afiliados pueden ser de ocho (8) tipos según su propósito y/o situación del organismo deportivo: 1) Reunión de constitución o constitutiva 2) Reunión de asamblea ordinaria 3) Reunión de asamblea extraordinaria 4) Reunión de asamblea extraordinaria con carácter de ordinaria 5) Reunión de asamblea por derecho propio 6) Reunión de asamblea de segunda convocatoria 7) Reunión no presencial 8) Reunión de asamblea universal 1) Reunión de constitución o constitutiva Características • Objetivo: el objetivo de la asamblea de constitución es la creación de un nuevo organismo deportivo. • Fecha de realización: la que libremente consideren los interesados en la constitución o creación del organismo deportivo, o la establecida por el comité provisional designado para su constitución por el ministro del Deporte o la federación deportiva del deporte, según el caso. • Convocatoria: no requiere convocatoria, salvo que, el ministro del Deporte

o la federación deportiva correspondiente haya nombrado comité provisional para su constitución. Se celebra con la asistencia de no menos del número mínimo de personas u organismos deportivos que se requiere, según la ley o lo establecido por el Ministerio del Deporte, para el funcionamiento de un organismo deportivo. • Orden del día: 1) La aprobación de los estatutos sociales, es decir, el documento que contiene las normas de funcionamiento interno del organismo deportivo, siendo imprescindibles los siguientes datos: • Nombre del organismo deportivo

• Objeto
• Duración • Domicilio • Derechos y deberes de los afiliados • Órganos internos: conformación y funciones 2) La elección de las personas que desempeñarán los cargos de los órganos de administración, control y de disciplina, según la estructura que se ha aprobado en los mencionados estatutos.

NOTA: Con la elección del representante legal se podrán iniciar los trámites necesarios ante la autoridad competente para el otorgamiento de la personería jurídica del nuevo organismo deportivo. 2) Reunión de asamblea ordinaria Características • Objetivo: el objetivo de la reunión ordinaria es que los afiliados, por lo menos una vez al año, examinen la situación del organismo deportivo en todos sus aspectos, nombren y designen los miembros de los órganos de la estructura interna (órgano de administración y órgano de control) que le corresponda a la asamblea, deliberar y decidir aspectos relacionados con los lineamientos administrativos, financieros y contables del organismo deportivo, ya sea en la época fijada en los estatutos y, en silencio de estos, dentro de los tres (3)

primeros meses de cada año. En ejercicio del derecho de inspección a los estados financieros por parte de los afiliados, y su correspondiente aprobación o improbación, es importante adjuntar tanto las notas como la certificación a los estados financieros firmadas por contador público y representante legal, dictamen y opinión del revisor fiscal, informe de gestión de representante legal y la propuesta de presupuesto para la siguiente vigencia. Junto con ellos se presenta el Informe de Gestión, que es un documento que presenta una fiel exposición sobre la evolución de los negocios, la situación económica, administrativa, técnica, deportiva y jurídica durante un determinado periodo. Esta información es crucial para la toma de decisiones por parte de los afiliados reunidos en asamblea, ya que la hará más asertiva y propositiva, además, el informe permite comprender el crecimiento y la situación actual del organismo deportivo, lo que facilita establecer las estrategias para lograr los objetivos deseados y puede ayudar a los afiliados a ponerse al día con todo lo sucedido en el club deportivo, club promotor, liga, federación deportiva, asociación deportiva, según el caso. Al ser los estados financieros una representación organizada de la situación y rendimiento financiero de una entidad, su objetivo es suministrar información comprensible, relevante, confiable y comparable entre dos periodos, y son el insumo de los afiliados para la toma de decisiones económicas y deben reflejar los resultados de la gestión realizada por los administradores con los recursos que les han sido confiados. Los estados financieros que deben presentar las entidades dependerán de la clasificación en las que ellas se ubiquen en los grupos NIIF de acuerdo con el valor de sus activos, patrimonio, ingresos y número de empleados, para

lo cual deben consultar los respectivos decretos reglamentarios de la Ley 1314 de 2009; generalmente, los estados financieros son los siguientes: • Estado de situación financiera • Estado del resultado y otro resultado integral • Estado de cambios en el patrimonio • Estado de flujos de efectivo Las notas deben incluir un resumen de las políticas contables significativas y otra información explicativa. También en las asambleas de afiliados se autoriza al representante legal para que gestione ante la DIAN todo lo relacionado con la clasificación y permanencia del Régimen de Tributación Especial para aquellas Entidades sin Ánimo de Lucro, ESAL.

Nota: Las notas a los estados financieros son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros. • Fecha de realización: las reuniones ordinarias se realizarán en la fecha determinada en los estatutos de cada organismo deportivo y, en silencio de estos, dentro de los tres (3) primeros meses de cada año. • Convocatoria: • Quién convoca: siempre que actúe dentro del periodo estatutario vigente, la competencia para convocar estará a cargo de quien preside el órgano de administración. • Cómo convoca: a través de una resolución en la cual se determinarán fecha, hora y lugar, la cual se comunicará por escrito a todos. • Antelación: la convocatoria de la reunión ordinaria se comunicará a todos los afiliados por escrito con no menos de veinte (20) días hábiles de antelación a la fecha fijada para la reunión (término legal).

Veamos este ejemplo: Organismo deportivo que NO labora los sábados Marzo 2022 ◄ Feb. 2022 Abr. 2022 ►

Do. Lu. Ma. Mi. Ju. Vi. Sá.

1 2 3 4 5 C 1 2 6 7 3 8 4 9 5 10 6 11 7 12 13 14 8 15 9 16 10 17 11 18 12 19 20 21 13 22 14 23 15 24 16 25 17 26 27 28 29 30 31 18 19 20 A Día de convocatoria a reunión de asamblea C Día de realización de la reunión de asamblea A Organismo deportivo que labora los sábados Marzo 2022 ◄ Feb. 2022 Abr. 2022 ► Do. Lu. Ma. Mi. Ju. Vi. Sá. 1 2 3 4 5 6 7 C 8 1 9 2 10 3 11 4 12 5 13 14 6 15 7 16 8 17 9 18 10 19 11 20 21 12 22 13 23 14 24 15 25 16 26 17 27 28 29 30 31 18 19 20 A C Día de convocatoria a reunión de asamblea A Día de realización de la reunión de asamblea Nota: Salvo que este estatutariamente previsto que el sábado es un día hábil. Si el organismo deportivo informa que labora el sábado, deberán allegar certificación del revisor fiscal confirmando dicha manifestación para tener en cuenta el sábado dentro del conteo de los términos. • A quién convoca: se debe convocar a todos los afiliados del organismo deportivo en pleno uso de sus derechos y deberes, es decir, con reconocimiento deportivo vigente, a paz y salvo, y sin decisión de la comisión

disciplinaria del organismo deportivo sobre su desafiliación. • Orden del día: tienen un orden del día preestablecido en los estatutos, el cual debe insertarse en la convocatoria. En general, los puntos del orden del día son los siguientes:

A. Llamado a lista, recepción y revisión de credenciales.

B. Designación de comisión verificadora del quórum.

C. Verificación del quórum e instalación.

D. Análisis y aclaraciones a los informes de labores y estados financieros básicos presentados por el órgano de administración.

E. Análisis del informe del revisor fiscal.

F. Aprobación o improbación de los estados financieros básicos.

G. Estudio y adopción de programas y presupuesto.

H. Elección de los miembros del órgano de administración (opcional).

I. Elección de los miembros del órgano de control (opcional).

J. Elección de dos (2) miembros de la comisión disciplinaria (opcional).

K. Elección de los demás cargos que le correspondan a la asamblea

(opcional).

L. Designación de comisión aprobatoria del acta (opcional).

M. Discusión y votación de proposiciones y varios.

Se deberá preservar el derecho de inspección que les asiste a los afiliados, para lo cual en la convocatoria se les informará que para hacer efectivo este derecho, en las oficinas del organismo deportivo respectivo, estarán a su disposición los libros de contabilidad, los libros de actas de asambleas y de reuniones del órgano de administración, la correspondencia relacionada con los negocios, los estados financieros y demás documentos que deben conocer o considerar para su aprobación o improbación.

En algunos organismos deportivos, vía estatutaria, se contempla que junto con la convocatoria debe anexarse los documentos atinentes al objeto de la reunión, por lo cual, en estos casos, la convocatoria se entiende surtida no solo con la remisión de la citación a la correspondiente sesión, sino que adicionalmente deben adjuntarse dichos documentos. Sin embargo, se deberá informar en la convocatoria que los documentos correspondientes estarán a su disposición en las oficinas del organismo deportivo. Son objeto de inspección los siguientes documentos: • Libros de contabilidad con los comprobantes y documentos que justifiquen los asientos consignados en los mismos. • Libros de actas de asambleas y de reuniones del órgano de administración. • Correspondencia relacionada con los negocios • Estados financieros En ningún caso, este derecho se extenderá a documentos o datos que, de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento del organismo deportivo. Es conveniente que los afiliados a quienes se les niegue el derecho de inspección, así como los administradores que lo permitan, dejen constancia sobre el particular. 3) Reunión de asamblea extraordinaria Características • Objetivo: los afiliados al organismo deportivo se reunirán en forma extraordinaria en cualquier tiempo para tratar asuntos urgentes y específicos. • Fecha de realización: cuando se requiera. • Convocatoria: • Quién convoca: Las reuniones extraordinarias serán convocadas por: Siempre que actúe dentro del periodo estatutario vigente, la competencia para convocar estará a cargo del órgano de administración, bien sea por decisión propia o por petición de cuando menos la tercera parte de los

afiliados. • Siempre que actúe dentro del periodo estatutario vigente, el revisor fiscal tiene la facultad para convocar a la asamblea a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario, o por petición de cuando menos la tercera parte de los afiliados, sin que para ello debe elevar petición a los miembros del órgano de administración. • El Ministerio del Deporte, en el caso de las federaciones deportivas. • El instituto departamental del deporte o quien haga sus veces para las ligas o asociaciones deportivas que se encuentren dentro de su jurisdicción, o el instituto municipal o distrital para los clubes deportivos que se encuentren dentro de su jurisdicción. • El comité para el fomento, promoción y organización de un deporte en caso de que no exista federación o liga deportivas. Es importante tener en cuenta que los estatutos de los organismos deportivos que integran el Sistema Nacional del Deporte, por regla general, establecen la posibilidad a los afiliados de formular la petición de convocar a asamblea extraordinaria al órgano de administración o control, petición que deberá ser atendida o negada en el término previsto por los estatutos, es decir, los afiliados no pueden autoconvocarse. • Cómo convoca: a través de una resolución en la cual se determinarán fecha, hora, lugar y el orden del día, la cual será comunicada a todos los afiliados por escrito. • Antelación: se comunicará con el tiempo previsto en los estatutos para este tipo de reuniones. Para este conteo de términos no se tendrá en cuenta ni el día de la convocatoria (en el que efectivamente se comunica a los afiliados

la citación), ni el día de la reunión. • A quién convoca: la convocatoria se comunicará a todos los afiliados del organismo deportivo en pleno uso de sus derechos y deberes, es decir, con reconocimiento deportivo vigente, a paz y salvo, y sin decisión de la comisión disciplinaria del organismo deportivo sobre su desafiliación. • Orden del día: el temario a desarrollar está dirigido a atender temas específicos y urgentes que requieran de la decisión de la asamblea como, por ejemplo: para elección de miembros del órgano de administración, control o de disciplina según corresponda cuando los cargos han quedado acéfalos, reformar los estatutos del organismo deportivo, siempre que se hayan incluido en la convocatoria los anexos previstos en los estatutos para tal fin, entre otros asuntos. • No se puede modificar el orden del día, sin embargo, una vez agotado el mismo y por decisión del 70% de los afiliados presentes, se podrán tratar otros adicionales como, por ejemplo, la reforma de estatutos. • No puede incluirse el punto de proposiciones y varios. 4) Asamblea extraordinaria con carácter de ordinaria Características • Objetivo: en el evento en que la reunión de carácter ordinario no se realice en la época fijada en los estatutos o en la ley, los afiliados serán convocados a una reunión extraordinaria para que deliberen y decidan sobre los temas propios de la reunión ordinaria, razones por las cuales se denomina asamblea extraordinaria con carácter de ordinaria, es una reunión extraordinaria por el tiempo en la que se realiza, pero ordinaria por el orden

del día para el que se cita la misma. Se debe exceptuar siempre el punto de proposiciones y varios, y se podrán poner en consideración reformas estatutarias. • Fecha de realización: se realiza en cualquier momento fuera de la fecha prevista en los estatutos para la reunión ordinaria, razón principal por lo que se considera extraordinaria. • Convocatoria: • Quién convoca: siempre que actúe dentro del periodo estatutario vigente, la competencia para convocar estará a cargo de quien preside el órgano de administración. • Cómo convoca: • Antelación: la convocatoria debe realizarse con la antelación prevista en los estatutos sociales para las reuniones ordinarias. • A quién convoca: la convocatoria se comunicará a todos los afiliados del organismo deportivo en pleno uso de sus derechos y deberes, es decir, con reconocimiento deportivo vigente, a paz y salvo, y sin decisión de la comisión disciplinaria del organismo deportivo sobre su desafiliación. • Orden del día: el orden del día será el mismo que se encuentra previsto en los estatutos para las reuniones ordinarias de asamblea, pero no puede incluirse dentro del orden del día el punto de proposiciones y varios, por tratarse de una asamblea extraordinaria, y su inclusión tendría como consecuencia la ineficacia de lo que en este se apruebe. • El orden del día puede incluir la reforma de los estatutos del organismo deportivo, siempre que se incluyan los anexos previstos en los estatutos para tal fin.

1. Reunión por derecho propio: Características: Objetivo: si no fuere convocada la reunión ordinaria oportunamente dentro de los

tres primeros meses del año, como se establece en los estatutos, los afiliados se reunirán por derecho propio en la época establecida en los estatutos y en el domicilio del organismo, y en caso del silencio de los mismos, será el primer día hábil de mes de abril, a las 10:00 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración del organismo deportivo por encontrarse allí el archivo del organismo y la documentación que será revisada. Se entiende que no hay convocatoria cuando esta no se ha efectuado, se hace fuera de los términos o cuando la citación se hace omitiendo alguno de los requisitos legales y estatutarios en cuanto al medio, antelación y/o persona facultada para realizarla. • Fecha de realización: en la época establecida en los estatutos, y en caso del silencio de los mismos, será el primer día hábil de mes de abril, a las 10:00 a.m. • Quórum: bastará con la presencia de un numero plural de afiliados para que se cumpla con el quórum deliberatorio. • Convocatoria: no requiere de convocatoria previa, y solo puede llevarse a cabo en el domicilio del organismo deportivo y en lugar donde funcione la administración del mismo. • Orden del día: principalmente se estudian los estados financieros y se presentan los informes de gestión, los cuales debieron ser presentados, deliberados y votados en la reunión de asamblea ordinaria que se realiza generalmente durante los tres (3) primeros meses de cada año, salvo que en los estatutos se haya establecido otra fecha. También se podrán tratar todos los asuntos que los afiliados consideren necesarios, incluso la remoción de administradores.

• Antelación: no requiere.

1. Reunión de asamblea de segunda convocatoria: Características • Objetivo: la reunión de asamblea de segunda convocatoria tiene como objetivo brindar herramientas para que se adopten decisiones en un organismo deportivo y se efectúan cuando la reunión ordinaria o extraordinaria debidamente convocada no se haya llevado a cabo por que no se encuentra presente, por lo menos, la mitad más uno de los afiliados en uso de sus derechos.

Si a la hora fijada en la convocatoria de asamblea no se encuentra presente, por lo menos, la mitad más uno de los afiliados en uso de sus derechos, se ordenará un aplazamiento de dos (2) horas. Si después del aplazamiento tampoco se logra el quórum, se citará para el día inmediatamente siguiente, circunstancia en la cual hará quórum la presencia de una tercera parte de los afiliados, salvo cuando se trate de adopción de estatutos y reglamentos o sus reformas, fijación o cambio de domicilio, adopción o cambio de estructura administrativa, actos que requerirán el voto favorable de dos terceras partes de los afiliados. Si al día inmediatamente siguiente tampoco es posible la adopción de decisiones, se podrá citar a reunión de segunda convocatoria. • Convocatoria: • Quién convoca: quien hubiere citado a la reunión inicial. • Cómo convoca: a través de una resolución en la cual se determinarán fecha, hora, lugar y el orden del día la cual la cual será comunicará a todos los afiliados por escrito. • Antelación: la antelación para su convocatoria debe tener en cuenta que su realización no sea antes de diez (10) días hábiles ni después de treinta

(30) días hábiles, contados desde la fecha fijada para la primera reunión.

Veamos un ejemplo: • A quién convoca: la convocatoria se comunicará a todos los afiliados del organismo deportivo en pleno uso de sus derechos y deberes, es decir, con reconocimiento deportivo vigente, a paz y salvo, y sin decisión de la comisión disciplinaria del organismo deportivo sobre su desafiliación. • Orden del día: los mismos previstos en el orden del día de la reunión de asamblea ordinaria o extraordinaria en la cual no fue posible tomar decisiones. 7) Reuniones no presenciales: • Objetivo: las reuniones no presenciales tienen como fin constituir la asamblea general de afiliados sin la comparecencia física de los afiliados.

Cada organismo deportivo podrá realizar sus reuniones de manera presencial, no presencial o mixtas según las consideraciones del momento.

Características: • La comunicación de los asistentes se realiza de manera simultánea y sucesiva a través de algún medio tecnológico o pudiendo tener la calidad de mixtas cuando algunos de sus miembros participan físicamente y los demás de manera no presencial. • Puede realizarse por cualquier medio, siempre y cuando todos los presentes en la reunión puedan deliberar y decidir de manera simultánea o sucesiva. • Al iniciar la reunión, el presidente de esta debe verificar la identidad de quienes participan para garantizar que se trate de quien tiene la calidad de afiliados o su delegado, según el caso. • El representante legal debe dejar constancia en el acta sobre el hecho de que el quórum requerido para la reunión se mantuvo hasta su culminación. • Se deben usar medios tecnológicos confiables para mantener la conexión

por el tiempo requerido y con la calidad necesaria, y así mismo asegurar un método que permita el uso de la palabra y facilite el ejercicio del voto. • Debe quedar prueba de la reunión, la cual debe contener la fecha de realización, la hora, los participantes y las decisiones adoptadas. • El acta respectiva debe elaborarse y asentarse en el libro correspondiente dentro de los treinta (30) días siguientes a la reunión. • El acta deberá estar firmada por el presidente y secretario del organismo deportivo respectivo y, a falta del secretario, puede ser firmada por uno de los miembros. • Fecha de realización: cuando se requiera, ya sea para la realización de una reunión ordinaria, extraordinaria, extraordinaria con carácter de ordinaria, de segunda convocatoria, universal o por derecho propio. . • Convocatoria: • Quién convoca: siempre que actúe dentro del periodo estatutario vigente, el competente según el tipo de reunión de la que se trate. • Cómo convoca: el órgano competente convoca a través de una resolución, la cual será comunicará a todos los afiliados por escrito, en la cual se determinarán fecha, hora, los medios tecnológicos que se utilizarán y la forma de acceder a la reunión por parte de los afiliados o sus representantes, según sea el caso, así como el lugar, si se t